Man hat Ihnen gerade die Verantwortung für ein großes funktionsübergreifendes Projekt zugewiesen. Sie beaufsichtigen verschiedene Teams, komplexe Aufgaben und Ressourcen sowie zahlreiche Termine — ein wahrer Balanceakt.
Sie haben gerade erst angefangen und schon kommen die Leute mit Fragen, Bedenken und Ideen zu Ihnen.
Was sollen sie machen? Wann sollen sie damit fertig sein? Wird dieses Projekt die Ziele des eigenen Teams erfüllen? Wäre es nicht besser, die Dinge so zu machen und nicht so?
Schon jetzt haben Sie das Gefühl, dass sich das Projekt in Chaos verwandelt und Sie wissen, es muss Struktur und Ordnung her — und zwar schnell. Was Sie benötigen, ist ein Projektplan.
7 Faktoren beim Aufbau Ihres Projektplans
Sich hinzusetzen, um einen umfassenden Plan zu schreiben, der jedes einzelne Detail des Projekts abdeckt – das scheint schier überwältigend. Ihr Kopf dreht sich beim Gedanken daran, wie viele Mitarbeiter beteiligt sind und was alles getan werden muss.
Aber verzweifeln Sie nicht! Für einen Projektplaner ist es am einfachsten, damit anzufangen, die Kernelemente zu identifizieren, die der Plan abdecken muss. Als Nächstes fügt man diese Elemente auf sinnvolle Weise zusammen und danach füllt man die Lücken auf.
Was sind nun die Kernelemente, die einbezogen werden müssen? Hier sind 7 wichtige Faktoren, die Sie bei der Zusammenstellung eines Projektplans beachten sollten.
Faktor #1: Projektziele
Bevor Sie sich mit den feinsten Details Ihres Projektplans beschäftigen, müssen Sie zunächst das „Was“ und „Warum“ verstehen. Was ist das Projekt und warum machen Sie es?
Nehmen wir an, dass Sie die Verantwortung haben, ein neues Webinar zu entwickeln, mit dem Ziel, Ihrer E-Mail-Liste neue Interessenten hinzuzufügen.
Das ist ein hilfreicher Ausgangspunkt — und er skizziert auch die Aktivität und das beabsichtigte Ergebnis. Aber ein tatsächlich wirkungsvolles Ziel sollte noch genauer formuliert sein, um sicherzustellen, dass alle Projektteilnehmer den gleichen Stand haben, bevor mit der Arbeit begonnen wird.
Führungskräfte geben an, dass der Mangel an klaren Zielen für 37% aller Projektausfälle verantwortlich ist. Statt sich also mit einem eher allgemeinen Ziel – wie dem Obigen – zufriedenzugeben, fügen Sie mehr Details hinzu und machen Sie die Sache quantifizierbar. Auf diese Weise können Sie den Fortschritt überwachen und sofort erkennen, wenn etwas schief läuft.
In diesem Sinne könnte Ihr Gesamtprojektziel so aussehen:
Im zweiten Quartal ein Webinar zum Thema Mitarbeiterengagement ausführen, mit dem Ziel, mindestens 500 qualifizierte Interessenten in unsere E-Mail-Liste aufzunehmen.
Das ist ein ziemlich einfaches Beispiel. Denken Sie daran, dass Projekte auch kleinere Ziele haben können, die sich unter die übergeordnete Zielsetzung einreihen — wobei diese Ziele sogar unterschiedlich sein können, je nachdem, welche Stakeholder beteiligt sind.
Beispielsweise könnten Verkauf und Marketing das Ziel haben, neue Interessenten zu gewinnen, während das PR-Team darauf abzielt, das Medieninteresse zu steigern, und das Produktteam hofft auf wertvolles Kundenfeedback.
Legen Sie jetzt jedes dieser Ziele (die großen und die kleineren) fest, damit Sie sie im Auge behalten können, während Sie den Rest Ihres Projektarbeitsplans gestalten.
INSIDER-TIPP: Ein wirklich wirkungsvolles Ziel zu gestalten, erfordert ein gutes Stück Arbeit. Mit dem SMART Rahmen für die Zieldefinition stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Punkte erfasst werden, während Sie dieses Ziel ausarbeiten.
Faktor #2: Rollen und Verantwortlichkeiten
Gerade an Großprojekten nehmen zahlreiche Personen teil. Das ermöglicht zwar viele Ideen und Innovationen, aber Sie kennen das Sprichwort, dass zu viele Köche den Brei verderben.
Klar und detailliert auszuführen, wer wofür verantwortlich ist, hilft Verärgerungen oder Chaos zu vermeiden. Das ermöglicht auch dem gesamten Team, eindeutig zu erkennen, wer was macht, und für Sie selbst ist es eine wichtige Information, wenn Sie Fristen festlegen sowie Arbeitsauslastungen und Ressourcen verwalten.
Machen Sie deutlich, wer mit welchen Teilen des Projekts umgeht und wer der Ansprechpartner ist, damit alle wissen, an wen sie sich wenden müssen, wenn sie Probleme haben.
Wenn wir bei dem Webinar-Beispiel bleiben, sollte Ihr Projektplan Folgendes enthalten:
- Sie selbst – Projektmanagement-Team: Als Ansprechpartner dienen und das Projekt beaufsichtigen, einschließlich Fristen und Budget.
- Karin – HR-Team: Den Inhalt planen und das Webinar ausrichten.
- Jan – Grafikteam: Die Folien und Werbegrafiken für das Webinar entwerfen.
- Lukas – Marketing-Team: Das Webinar bekannt machen.
- Madeleine – Vertriebsteam: Den Zustrom von Leads überwachen.
Wenn Ihr Projekt besonders groß ist, können Sie an dieser Stelle möglicherweise nicht ganz so detailliert sein. Das ist in Ordnung — zumindest sollten Sie aber ausführen, woran jedes Team oder jede Abteilung arbeitet, damit jeder versteht, wer für welchen Teil des Projekts verantwortlich ist. Eine Scrum- oder Kanban-Projekttafel kann einzelnen Stakeholdern dabei helfen, im Blick zu behalten, wofür sie verantwortlich sind.
Faktor #3: Ressourcen
Projektplanung und Projektdurchführung erfordern eine Menge unterschiedlicher Ressourcen — Dinge wie Materialien, Ausrüstung, Tools und natürlich Mitarbeiter.
In einer vom Project Management Institute durchgeführten Umfrage wurde schlechte Ressourcenplanung als zweithäufigste Ursache für Projektausfälle genannt.
Wenn Sie also gleich zu Beginn identifizieren, welche Ressourcen Ihr Projekt benötigen wird, sind Sie besser in der Lage, diese zu verwalten und zu optimieren, und Sie vermeiden hektisches Umplanen wenn die Zeit knapp wird.
Um die Sache relativ einfach zu halten, wollen wir mal die kleinen und großen Ressourcen, die Sie benötigen, in zwei breite Kategorien unterteilen:
- Ausstattung: Alle Materialien, Werkzeuge, Räume oder Technologie, die Sie benötigen, um das Projekt auszuführen.
- Mitarbeiter: Die Teammitglieder, die Sie benötigen, um das Projekt abzuschließen — ob Vollzeitmitarbeiter, Agenturen, Lieferanten, Auftragnehmer oder jemand anderes.
Halten wir uns an unser Webinar-Beispiel und beginnen wir zuerst mit der Kategorie Ausstattung. Wenn Sie über die gesamte Lebensdauer des Projekts nachdenken, wissen Sie, dass Sie Folgendes benötigen werden:
- Einen reservierten Konferenzraum oder ruhigen Raum, wo Sie das Webinar veranstalten können
- Zugriff auf ein Videoaufnahme-Tool oder eine Videoplattform
- Ein Mikrofon für professionelle Klangqualität
Wie sieht es mit den Mitarbeitern aus? Das ist der Bereich, wo die Ressourcen wirklich dünn verteilt sein können. Sorgen Sie dafür, dass keine einzelne Person oder ein Team mit dem Großteil der Arbeit überladen wird.
Durch Ihre bereits erfolgte Auflistung der Rollen und Verantwortlichkeiten, können Sie leichter bestimmen, wen Sie benötigen und können diese Personen schon vor Projektbeginn bei deren jeweiligen Managern für Ihr Projekt sichern.
Es ist auch wichtig, darüber nachzudenken, welche andere Art von Arbeitskräften Sie benötigen werden, um Ihr Projekt erfolgreich zu machen (etwa eine IT-Person, um die Dinge am Tag des Webinars zum Laufen zu bringen, oder der freiberufliche Designer, der die Grafiken erstellen wird, während sich das Grafikteam auf die eigentlichen Folien konzentriert).
INSIDER-TIPP: Mit Wrike Resource erhalten Sie auf bequeme Weise Echtzeit-Transparenz in all Ihre Ressourcen, sodass Sie diese effektiver verwalten und zuweisen können.
Faktor #4: Budget
Planung im Projektmanagement ist nicht einfach — vor allem, wenn es um Geld geht.
Sie haben wahrscheinlich Warnungen gehört, dass statistisch gesehen die meisten Projekte über das Budget hinausgehen. McKinsey berichtete, dass zum Beispiel große IT-Projekte durchschnittlich 45% über dem Budget liegen.
Vieles davon ist darauf zurückzuführen, dass es schwierig ist, die genauen Kosten eines Projekts zu ermitteln, bevor damit begonnen wird. Außerdem können Überraschungen und unerwartete Hürden auftauchen und die Kosten in die Höhe treiben.
Dennoch müssen Sie schon beim Erstellen Ihres Projektplans mit der Recherche beginnen und abschätzen, welche Kosten durch die verschiedenen Ressourcen entstehen werden, die Sie benötigen.
Was wird das Videoaufnahme-Tool kosten? Was ist mit dem Mikrofon? Benötigt das Marketing-Team ein Budget für Social-Media-Werbung, um das Webinar zu bewerben? Wenn Sie externe Hilfe beauftragen müssen, wie hoch ist deren Projekt- oder Stundensatz?
Notieren Sie diese Preise in Ihrem Projektplan, und fügen Sie dann einen Puffer hinzu, um sicherzustellen, dass Sie nicht zu knapp kalkulieren. Es gibt keine narrensichere Methode zu ermitteln, wie viel Sie hinzurechnen sollten, aber wenn Sie Ihr Budget 10-20% höher ansetzen, ist das in der Regel ein vernünftiger Wert.
Faktor #5: Abhängigkeiten
Projekte können sich oft wie ein riesiger Dominoeffekt anfühlen: Bevor eine Aufgabe angefangen werden kann, müssen meistens eine oder mehrere andere abgeschlossen sein.
Es ist klug, diese Art von Abhängigkeiten schon in den Projektplanungs-Phasen zu identifizieren, damit Sie einen Plan erstellen können, der Sinn ergibt und keine unnötigen Engpässe verursacht.
Beispielsweise kann das Marketing-Team erst dann mit Werbeaktionen beginnen, wenn Sie das Datum und die Uhrzeit bestätigt haben. Und das Grafikteam kann nicht an den Webinar-Folien arbeiten, bevor das Skript fertig ist.
Die Methode des kritischen Pfades (Englisch: critical path method – CPM) kann Ihnen helfen, diese Verbindungen auf einfache Weise zu bestimmen, indem Sie ein Modell des Projekts erstellt, das Folgendes umfasst:
- Eine Liste aller Aufgaben, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind
- Die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben
- Eine Einschätzung des Zeitaufwands für jede Aktivität
Dies zu tun, bevor Sie Ihren Zeitplan auslegen, hilft dabei, die Dinge in eine praktische Reihenfolge zu setzen, wobei Sie auch realistisch mit Ihren Fristen für verschiedene Meilensteine umgehen.
Faktor #6: Zeitplan
Es ist an der Zeit, den Dingen Termine zuzuordnen - nicht unbedingt die einfachste Aufgabe bei so vielen zu berücksichtigenden Faktoren. Glücklicherweise gibt es eine einfachere Möglichkeit, einen realistischen Zeitplan zu erstellen: rückwärts arbeiten. Ermitteln Sie das Datum, an dem das Projekt absolut abgeschlossen sein muss, und arbeiten Sie dann von dort zurück, um einzelne Aufgaben-Meilensteine zu identifizieren.
Während Sie das tun, berücksichtigen Sie die Abhängigkeiten, die Sie identifiziert haben, um sicherzugehen, dass Sie die Dinge in eine sinnvolle Reihenfolge bringen.
Und ähnlich wie bei Ihrem Budget schadet es auf keinen Fall, ein bisschen Puffer mit einzubauen, damit es am Ende nicht zu eng wird. Wir alle neigen dazu, beim Einschätzen der Dauer einer Aufgabe zu optimistisch zu sein, (tatsächlich nennt man das den Planungsfehlschluss), daher ist es immer hilfreich, wenn man etwas zusätzlichen Spielraum eingebaut hat.
Vor diesem Hintergrund könnte ein grober Überblick über Ihren Webinarplan wie folgt aussehen:
- 5. Mai 2019: Gliederung des Webinar-Skripts abgeschlossen
- 11. Mai 2019: Webinar-Skript fertig und an das Grafikteam gesandt
- 25. Mai 2019: Erstellen der Folien abgeschlossen
- 4. Juni 2019: Werbegrafiken abgeschlossen
- 14. Juni 2019: Webinar-Skript und Folien abgeschlossen
- 18. Juni 2019 - 1. Juli 2019: Webinar auf Social Media bewerben
- 1. Juli 2019: Letzter Aufruf zur Registrierung/Tagesende Abschluss der Webinar-Registrierung
- 3. Juli 2019: Tag des Webinars
Faktor #7: Kommunikation
Ein Kommunikationsplan ist eine Notwendigkeit für das Projektmanagement. Studien zeigen, dass 57% aller Projekte aufgrund von Kommunikationsproblemen scheitern. Es ist somit besser, wenn Sie Ihre Erwartungen explizit festlegen.
Ihr Projektplan sollte einige Grundregeln für die Kommunikation festlegen, etwa wie oft Sie kommunizieren und welche Methoden Sie verwenden werden.
Idealerweise beinhaltet Ihr Arsenal an Projektplanungstools eine Art kollaborative Arbeitsverwaltungsplattform, die eine zentrale Kommunikation ermöglicht. Aber Sie sollten auch Dinge wie die folgenden ausführlich festlegen:
- Muss in diesem Tool alle projektbezogene Kommunikation stattfinden? Gibt es Situationen, in denen E-Mails oder Sofortnachrichten in Ordnung sind?
- Werden Sie regelmäßige Statustermine abhalten? Wer soll teilnehmen und präsentieren?
- Erwarten Sie regelmäßig Aktualisierungen von bestimmten Teammitgliedern oder Stakeholdern?
Das mag auf den ersten Blick etwas übertrieben erscheinen, aber wenn es um Projektmanagement und Planung geht, ist es besser, zu detailliert zu sein, als Freiraum für unterschiedliche Interpretationen zu lassen.
Mit den richtigen Grundlagen einen erfolgreichen Projektplan erstellen
Am Anfang kann es ganz schön überwältigend erscheinen, einen Projektplan zu erstellen. Aber es ist viel einfacher, wenn man mit den oben genannten wichtigen Elementen beginnt und dann die Lücken ausfüllt.
Wenn Sie den Einstieg noch schmerzloser gestalten möchten, sollten Sie eine kollaborative Arbeitsverwaltungsplattform wie Wrike in Betracht ziehen. Die dadurch erreichte zentralisierte Kommunikation, Zusammenarbeit in Echtzeit und verbesserte Übersicht über Ressourcen und Arbeitsauslastung, kombiniert mit hilfreichen Tools wie Gantt-Diagrammen und Kalender-Ansichten, vereinfachen das Erstellen einer Projektplan-Vorlage erheblich.
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