Wir haben es immer so gemacht.
Das sind die sechs gefährlichsten Worte, die man in einer Organisation äußern kann. Dennoch gehen sie so manch einem Mitarbeiter leicht von der Zunge.
Warum? Weil Veränderungen brutal sein können. Berechenbarkeit ist beruhigend. Viele bevorzugen es, bei dem zu bleiben, was man kennt, statt zu versuchen, neue Arbeitsweisen zu erlernen und zu meistern.
Es gibt viele Empfehlungen darüber, wie Manager - wie Sie - Mitarbeiter dazu bewegen können, bei Prozessänderungen mitzuwirken. Aber was ist, wenn Sie derjenige sind, der mit diesen Veränderungen zu kämpfen hat?
Lassen Sie sich trösten, Sie sind nicht allein. Neueste Forschungsergebnisse zeigen sogar, dass sich Führungskräfte eher Sorgen bei Prozessänderungen machen als ihre Mitarbeiter.
Es ist schwierig, sein Team mutig durch Prozessänderungen zu führen, wenn man selbst nervös ist.
Wenn Sie sich sehr bemühen müssen, nicht in Panik zu geraten, wenn ein Prozess geändert werden muss, dann werden die folgenden Hinweise für Sie sicherlich hilfreich sein. Untersuchen wir mal genauer, warum Sie bei solchen Änderungen zögerlich sind – und wie man diese Nervosität überwinden kann.
Veränderung ist oft gut, warum also die Furcht vor Prozessänderungen?
Veränderung ist ein normaler und gesunder Bestandteil von Unternehmenswachstum. Wäre das nicht der Fall, würde Jeff Bezos heute noch Bücher aus seiner Garage heraus verkaufen. Doch obwohl Veränderungen sehr natürlich sind, so ist der Widerstand dagegen genauso normal – und dafür gibt es viele Gründe.
Es ist leicht zu glauben, dass wir gegenüber Veränderungen alle die Nase rümpfen, weil von uns dadurch verlangt wird, etwas Neues zu meistern. Es könnte aber auch ein anderer Grund vorliegen. Eventuell wehren wir uns deshalb gegen Veränderungen, weil wir dadurch etwas Vertrautes verlassen müssen.
Laut einer Studie, die 2010 im Journal of Experimental Social Psychology veröffentlicht wurde, haben wir eine unbewusste Neigung, Dinge bevorzugen, die wir schon länger kennen. In unserem Gehirn hat Langlebigkeit eine Menge Gewicht.
Neben unserem Festhalten am Status quo gibt es auch viele andere beängstigende Elemente, die mit Veränderung einhergehen.
Ein empfundener Mangel an Autonomie, eine erhöhte Unsicherheit und unsere Sorge um die eigene Anpassungsfähigkeit machen uns Angst, etwas Neues umzusetzen, schreibt Rosabeth Moss Kanter, Direktorin der Harvard Advanced Leadership Initiative, in ihrem Artikel für die Harvard Business Review.
4 wichtige Tipps für stressfreies Change Management
Dass Sie angesichts einer Prozessänderung nervös werden, ist verständlich und eine normale menschliche Reaktion. Dieser Widerstand ist aber weder förderlich noch produktiv. Jetzt, wo wir die möglichen Ursachen für Ihre Ängste erkannt haben, schauen wir uns mal genauer an, wie Sie lernen können, damit besser umzugehen. Diese vier Schritte werden Ihnen helfen, Ihre Furcht zu überwinden, so dass Sie Ihr Team dazu inspirieren können, die Prozessänderungen begeistert anzunehmen.
1. Akzeptieren Sie, dass Veränderungen unvermeidlich sind
Wir haben es bereits gesagt und wir sagen es noch einmal: Veränderungen sind normal. Das bedeutet auch: Sie sind unvermeidlich. Zu erkennen, dass die eigenen Prozesse nicht statisch sind, ist der erste Schritt, die Angst vor Veränderungen und Change Management zu überwinden. Prozesse sind dazu vorgesehen, ständig verfeinert und optimiert zu werden.
Hören Sie auf, an der Vorstellung festzuhalten, dass es nur einen Weg gibt, um etwas zu erreichen. Dadurch werden Sie mehr Spielraum haben, um neue Methoden zu erforschen und Ihre Aufmerksamkeit auf das Wesentliche zu konzentrieren – das Endziel.
Menschen, die das tun können, „passen sich an und sind proaktiv, denn sie interessieren sich für das, was wirklich zählt: Das Ziel, das sie sich gesetzt haben, zu erreichen“, schreibt Kris Gage, eine Software Managerin und Schriftstellerin, in ihrem Artikel auf Medium.
Sie fährt fort:
„Planer verstricken sich oft darin, sich ,an ihren Plan zu halten‘, so dass sie den Blick für das, was wirklich zählt, verlieren – die Abarbeitung ihrer Checkliste wird wichtiger als das gesteckte Ziel und sie denken, dass der Erfolg dann automatisch kommt.“
Wir sollten also akzeptieren, dass wir – egal wie viel Planung und Strategie wir anwenden – nie in der Lage sein, einen Prozess aufzubauen, der immer perfekt funktioniert.
Prozesse sind dafür gedacht, dass man sie im Laufe der Zeit anpasst und verfeinert. Je früher man diese Tatsache akzeptiert, desto weniger Stress hat man, wenn es an der Zeit ist, Veränderungen durchzuführen.
2. Rücken Sie näher an die Frontlinie
Sie haben jeden Tag eine Menge Kleinigkeiten, die Sie erledigen müssen. Sie lösen Teamkonflikte, überwachen umfangreichere Strategien, erstellen wichtige Berichte… und so weiter.
Das bedeutet, Sie machen Ihre Arbeit. Es bedeutet auch, dass wahrscheinlich etwas Abstand zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern besteht – und das erschwert die Umsetzung von erfolgreichem Change Management. Sie haben wenig bis keinen Einblick in die täglichen Aktivitäten des Teams, wodurch sich Ihre Nervosität darüber, wie sich die Umsetzung der Prozessänderung auf die Mitarbeiter wirklich auswirken wird, noch verstärkt.
Aus diesem Grund empfiehlt es sich, sich etwas mehr „in den Schützengraben“ zu begeben, um so ein besseres Verständnis für den aktuellen Prozess zu gewinnen. Auf diese Weise wird es klar werden, warum eine Änderung erforderlich ist und durch welche Verbesserungen die bestehenden Hindernisse angesprochen werden.
Wie können Sie diese wichtigen Einblicke bekommen, ohne den Ablauf für das Team zu stören? Hier einige Ideen dazu:
- Regelmäßiges "Job Shadowing" durchführen. Wenn Sie beispielsweise eine Marketing-Gruppe leiten, arbeiten Sie vielleicht einen Tag einige Stunden eng mit dem Werbetexter-Team zusammen, und am nächsten Tag mit den Grafik-Designern. Es mag zwar kontraintuitiv erscheinen, mit seinen Untergebenen mitzulaufen, kann aber auch unglaublich aufschlussreich sein.
- Ehrliche Gespräche führen. Wenn ihnen die Gelegenheit gegeben wird, werden sich Ihre direkt unterstellten Mitarbeiter wahrscheinlich nicht scheuen, zu erzählen, was funktioniert und was nicht. Bitten Sie um weitere Erläuterungen, wenn etwas nicht klar ist. Niemand wird deshalb denken, dass Sie nicht auf dem Laufenden sind. Stattdessen wird sich Ihr Team über Ihr Interesse und Ihren Einsatz freuen.
- Ein Arbeitsmanagement-System verwenden. Wenn Sie noch kein gemeinsames Projektmanagement-System oder eine Datenbank für Ihre Arbeit verwenden, dann ist es an der Zeit das zu tun. Dadurch steht Ihnen und allen anderen in Ihrem Team eine einzige Single Source of Truth für alle Vorgänge und Updates zur Verfügung und es ermöglicht Ihnen, bei Bedarf tiefergreifend auf spezielle Punkte einzugehen.
Einfach ausgedrückt, je näher Sie sich an einem Prozess befinden, desto besser werden Sie verstehen, wo die Probleme sind und wie Änderungen helfen können, sie zu lösen. Also, Ärmel hochkrempeln und die Hände schmutzig machen. Dieses erhöhte Verständnis könnte den Unterschied ausmachen, ob Sie Prozessänderungen nervös oder entspannt entgegensehen.
3. Erfolgskennzahlen festlegen
Change Management ist schwierig und kann beängstigend sein. Fortschritt ist dagegen beruhigend. Erfolge zu messen ist jedoch unmöglich, wenn man keine Idee hat, wie Erfolg wirklich aussieht.
Bevor Sie eine Prozessänderung einführen, definieren Sie klare und messbare Ziele für diese Änderung. Dadurch haben Sie ein Ziel, auf das Sie sich konzentrieren können, und definieren außerdem, warum diese Änderung notwendig ist. Anhand dieser Metriken können Sie den Erfolg messen.
Hier ist ein Beispiel, um dies zu verdeutlichen: Ihr Customer-Success-Team hat Ihnen mitgeteilt, dass das derzeitige Verfahren für die Reaktion auf Kundenanfragen nicht funktioniert; es entstehen sehr lange Reaktionszeiten. Eine Änderung ist erforderlich, um die Dinge für Ihr Team reibungsloser und für Ihre Kunden effizienter zu machen.
Das wichtigste Ziel für Ihre Prozessänderung ist also: Die Reaktionszeit auf Kundenanfragen verbessern.
Um dieses Ziel noch wirkungsvoller zu machen, fügen Sie etwas messbares hinzu. Schauen Sie sich Ihre aktuelle durchschnittliche Reaktionszeit an. Liegt sie bei etwa vier Tagen, setzen Sie als Ziel eine Verringerung auf zwei Arbeitstage.
Ihr überarbeitetes, messbareres Ziel würde etwa so aussehen: Reaktionszeit auf Kundenanfragen von vier auf zwei Arbeitstage reduzieren.
Sehen Sie, wie Ihnen das helfen könnte, kontinuierlich auszuwerten, wie die Änderung funktioniert? Einen Monat nach Einführung der Prozessänderung können Sie prüfen, wie die Dinge vorankommen. Auch wenn Ihre Reaktionszeit noch drei Tage beträgt, so ist dennoch eine Verbesserung erzielt worden. Sie wissen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, und können den Ablauf weiter verfeinern.
Es ist sehr wichtig zu definieren, wie Erfolg für Ihre Prozessänderung aussieht. Dieses Ziel ermutigt Sie, wenn die Nerven zu flattern beginnen und Sie können deutlich erkennen, dass die Veränderung wirklich produktiv ist.
4. Einen „Plan B“ aufsetzen
Beruhigt ein messbares Ziel Sie nicht ganz so, wie Sie es gerne hätten, gibt es noch etwas anderes, das Ihnen helfen kann, einer Prozessänderung mit Zuversicht entgegen zu blicken: ein Plan B.
Nicht alle Änderungen funktionieren, und obwohl Sie sie nicht von Anfang an negativ eingestellt sein wollen, ist es nie falsch, über das „Was wäre wenn?“ nachzudenken und zu überlegen, was Sie tun können, wenn sich die Dinge nicht wie geplant entwickeln. Es kann beruhigend sein zu wissen, dass Sie ein Sicherheitsnetz haben, wenn eine geplante Prozessänderung fehlschlägt.
Machen Sie dabei aber nicht den Fehler, zu denken, dass ihr Plan B völlig durchdacht sein muss. Es könnte beispielsweise eine einfache Information an Ihr Team sein, dass Sie die Änderung in einem Monat prüfen werden, um zu sehen, wie sie funktioniert und ob eine Verfeinerung benötigt wird. Ihr Plan B könnte sogar die Rückkehr zu der alten Vorgehensweise bedeuten, bevor alles in Flammen aufgeht.
Zu wissen, dass die Prozessänderung nicht dauerhaft sein muss und dass Sie Spielraum haben, um Anpassungen vorzunehmen – oder die ganze Sache gänzlich verwerfen – wird Ihnen das zusätzliche Selbstvertrauen geben, das Sie benötigen.
Wenn Sie eine Prozessänderung als einen Test betrachten – und nicht als etwas, was das Leben dauerhaft verändern wird – verliert sie plötzlich viel von ihrem Schrecken.
Prozessveränderungen: Stressfrei vorwärts gehen
Man kann nicht immer kontrollieren, was geschieht. Zum Glück kann man aber kontrollieren, wie man darauf reagiert.
Denken Sie daran: Es ist völlig normal, vor einer Prozessänderung nervös zu sein. Man darf nur nicht zulassen, dass man durch die Sorgen gelähmt wird. Um erfolgreich zu sein und sich zu entwickeln, kann man sich nicht damit zufrieden geben, immer nur beim Alten zu bleiben.
Wenn Sie Ihre Sorgen bei Prozessänderungen in Ihrem Team zu überwinden wollen, wenden Sie diese Tipps an, die helfen werden, wichtige Veränderungen zu machen, die Abläufe in ihrem Team verbessern und die Leistung steigern.
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