Anfang 2017 stand unser damals aus drei Personen bestehendes Content-Team hier bei Wrike vor einem ziemlich großen Problem. Da wir jeden noch so kurzen Text, der auf einer öffentlichen Plattform erscheint, Korrektur lesen, wurden wir von mehr als 400 Mitarbeitern mit Anfragen überschwemmt, um allgemeine E-Mails, UI/UX-Tooltipps, Botschaften für Landing-Pages, Materialien zur Vertriebsförderung und sogar Stellenbeschreibungen zu schreiben und zu bearbeiten! So blieb uns ziemlich wenig Zeit für unsere eigentliche Aufgabe: die Erstellung von Inhalten für das Inbound-Marketing.
Da wir keinen Spielraum für weitere Mitarbeiter hatten, bestand unsere einzige Möglichkeit darin, unsere Arbeitsweise zu ändern, um diesem chaotischen Arbeitszustrom Herr zu werden. Genauer gesagt entschieden wir uns dazu, unsere Arbeit mithilfe von Scrum zu erledigen.
Wie die Scrum-Methode Ihnen durch das Chaos hilft
Wir haben bereits Beiträge zum Thema Scrum veröffentlicht. Dies ist eine Arbeitsmethode, bei der Teams die Prinzipien des "Manifests für Agile Softwareentwicklung" nutzen, das 2001 durch führende Software-Entwickler bekannt wurde.
Scrum ist ein Prozess, bei dem Teams große Projekte in übersichtlichen Schritten unterteilen und Schritt für Schritt bearbeiten. Das ermöglicht, dass das Produkt fortlaufend verbessert werden kann. Und obwohl Scrum in der Software-Entwicklung geboren wurde, ist dieses Modell in anderen Bereichen genauso effektiv - von der Produktion bis zum Marketing und sogar bei Projekten wie der Renovierung eines Hauses!
Marcus Miller, Gründer der in Großbritannien ansässigen Agentur für digitales Marketing Bowler Hat, berichtet: "Nachdem wir bei der Arbeit so viel Erfolg mit Scrum hatten, verwendete ich den gleichen Ansatz, um das von uns gekaufte Haus zu renovieren. Es handelte sich um ein viktorianisches Gebäude mit drei Stockwerken, das seit 30 Jahren nicht mehr renoviert worden war. Es gab keine Heizung. Eine vollständige Sanierung war nötig: von den elektrischen Leitungen über die Heizung bis hin zur Wandgestaltung. Scrum half uns bei der Organisation dieses Projekts und dabei, unseren Verstand nicht zu verlieren. Es ist super flexibel und funktioniert ganz gewiss auch außerhalb der Software-Welt. Das ist auch logisch, schließlich findet das LEAN-Konzept seinen Ursprung in Grundsätzen für die Produktion."
Scrum ist ein großartiges Hilfsmittel, mit dem Sie sich einer Fülle von To-do-Punkten stellen können, da dieser Ansatz Teams dazu zwingt, sich nur mit konkret anstehenden Schritten zu befassen, die priorisiert wurden. Riesige Projekte können so in übersichtlichen Schritten erledigt werden.
Was noch besser ist, bei jedem Sprint wird eine minimal funktionsfähige Version des finalen Produkts (das Minimum Viable Product oder MVP) produziert. So kann das Team das Projekt mit jeder Arbeitsphase kontinuierlich verbessern, anstatt zu versuchen, aus dem Stand ein perfektes Produkt zu liefern.
Die Elemente von Scrum
Grundlegend kann man sagen, dass Scrum von seinen Beteiligten drei Rollen erfordert:
- Einen Product Owner, der für den Aufgabenbereich und den Backlog verantwortlich ist und alle Fragen klären kann.
- Einen Scrum Master, der die Standup-Meetings unterstützt und feststellt, auf welche Weise das Team die Arbeit am effizientesten erledigen kann.
- Die Teammitglieder, die in der Regel funktionsübergreifend zusammengestellt sind und unter Lieferdruck stehen.
Der eigentliche Scrum-Prozess beinhaltet:
- Ein Board (entweder physisch oder digital), auf dem das Team sehen kann, welche Aufgaben von wem bearbeitet werden und welchen Status jede Aufgabe hat.
- Der Product Owner unterteilt ein großes Projekt in einzelne Aufgaben (den Backlog) und legt fest, welche Aufgaben aus dem Backlog als erstes bearbeitet werden müssen.
- Teammitglieder bearbeiten ihre Prioritäten während einer spezifischen Zeitspanne, auch Sprint genannt (d.h. ein Tag, eine Woche, zwei Wochen, ein Monat).
- Ein Scrum Master leitet ein tägliches Standup-Meeting, das nicht länger als 10 Minuten dauert, bei dem alle Teammitglieder das Team über ihre Arbeitsfortschritte informieren.
- Am Ende jeder Scrum-Periode wird ein Rückblick gehalten, um zu beurteilen, was gut funktioniert hat und was zukünftig verbessert werden kann (gewonnene Erkenntnisse).
So setzen Sie Scrum richtig ein
Welche Best Practices sollten Sie im Sinn behalten, wenn Sie zum ersten Mal Scrum nutzen?
1. Setzen Sie klare Prioritäten in Ihrem Produkt-Backlog
Zuerst müssen Sie wissen, welche Ihre wichtigste zu erledigende Aufgabe ist.
Der Product Owner muss also eine Liste erstellen, welche Ziele erreicht werden sollen und welche Aufgaben höchste Priorität haben. Dann unterstützt der Scrum Master das Team bei der Ideenfindung, was erledigt werden muss, um diese Ziele zu erreichen und welche Ressourcen (Zeit, Aufwand oder Budget) schätzungsweise erforderlich sind. Der Product Owner legt das MVP fest - was wird geliefert und was nicht. Und das Team entscheidet, wie viele dieser Lieferergebnisse bis zum Ende eines Sprints erbracht werden können.
Seth Messer, Senior Entwickler bei Vecteezy erklärt, warum dieser Prozess von wesentlicher Bedeutung ist, um festzustellen, was getan werden muss, um das Ziel zu erreichen: "Als Entwickler haben wir eine Zeitleiste, das heißt wir haben ein Endziel für eine Arbeitseinheit. Das bedeutet, wir wissen, was wir tun wollen und möchten dies bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erreichen. Ein Beispiel: Vielleicht möchten wir eine neue Version einer Website bis Februar 2018 fertigstellen. Der Einstieg ist einfach und wir wissen auch, wie das Endergebnis aussehen soll (z.B. eine neue Website), aber der große Zeitraum, der dazwischen liegt, ist das Problem. Welche Arbeit muss erledigt werden und wann?"
2. Halten Sie Standup-Meetings kurz und zielgerichtet
Das tägliche Standup-Meeting ist ein wesentlicher Teil des Scrum-Prozesses, da es dem Team die Möglichkeit gibt, gemeinsame Probleme zu besprechen und zusammen auszumerzen. Je nach Teamgröße sollte es nicht länger als 10 oder 15 Minuten dauern. Und obwohl Meetings in der Geschäftswelt mittlerweile gang und gäbe sind, muss sich ein neues Scrum-Team an Standup-Meetings möglicherweise erst gewöhnen.
Gavin Woods, ein von der SCRUM Alliance zertifizierter SCRUM Master, leitet für das Unternehmen PITSS digitale Transformations-Projekte für Kunden aus verschiedensten Branchen und räumt ein, dass es etwas Zeit dauern kann, bis man sich daran gewöhnt. Er sagt: "In einigen Unternehmen bringt die Nutzung von Scrum eine komplette Veränderung der Arbeitskultur mit sich, da dies erfordert, dass Mitarbeiter offen über ihre Arbeit und Schwierigkeiten sprechen und Probleme gemeinsam lösen. Einige Menschen fühlen sich dabei nicht wohl."
"Wenn Sie Scrum zum ersten Mal verwenden, muss der Scrum Master den Beteiligten beibringen, sich stets offen aber präzise zu äußern," sagt Woods. "Dies erfordert vom Scrum Master, dass er sehr direkt und manchmal etwas aufdringlich sein muss, damit Teammitglieder lernen, wie sie sich beteiligen sollen."
Wie schaffen Sie es, dass Standup-Meetings wirklich kurz bleiben? Ganz einfach: Bleiben Sie während des Meetings tatsächlich stehen - so verfällt niemand der Versuchung, länger zu reden als unbedingt nötig. Bitten Sie dann jedes Teammitglied die folgenden drei Fragen kurz und präzise zu beantworten:
- Was haben Sie erreicht?
- Woran arbeiten Sie gerade?
- Mit welchen Hindernissen haben Sie zu tun? / Wobei benötigen Sie Hilfe?
Wenn es manchmal zu lange dauert, etwas Bestimmtes zu erklären, dann sollte dies auf ein anderes Meeting verschoben werden. Ist der Rest des Teams von einer bestimmten Aufgabe nicht zwangsläufig betroffen, braucht diese nur kurz nebenbei erwähnt zu werden.
Das Standup-Meeting macht es möglich, dass Hindernisse sofort besprochen werden können, sobald sie Ihre Arbeitsfortschritte behindern. Daher ist es von äußerster Wichtigkeit, ehrlich zu sein, wenn Sie in einem bestimmten Bereich Hilfe von Ihrem Team benötigen.
3. Dokumentieren Sie gewonnene Erkenntnisse
Vergessen Sie nicht, am Ende jedes Sprints einen Rückblick zu halten. Hierbei handelt es sich normalerweise um ein einstündiges Meeting, bei dem das Team alles bespricht, was gut gelaufen ist, welche Erkenntnisse gewonnen wurden und was bei zukünftigen Sprints verbessert werden könnte.
"Hierbei soll keine lange Liste von Aufgaben zusammengestellt werden", sagt Miller in diesem Artikel. "Der Grundgedanke ist vielmehr, ein oder zwei kleine strategische Verbesserungsmöglichkeiten für den Prozess zu ermitteln. Dies nimmt oft die Form von ein oder zwei Aspekten für jede taktische Herangehensweise an."
Stellen Sie sicher, dass diese Erkenntnisse in Ihrer Wissensdatenbank dokumentiert werden und jedes Teammitglied einfach darauf zugreifen kann. Und lassen Sie nicht zu, dass die negativen Aspekte die Siege Ihres Teams überschatten.
"Es ist wichtig, die Waage zu halten zwischen Problemen und dem, was gut gelaufen ist", sagt Woods, "denn eine positive Einstellung fördert die Kreativität."
Was geschieht, wenn Sie Scrum einführen?
Nachdem wir den Scrum-Prozess intern bei uns eingeführt hatten, stellte unser Content-Team schnell drei Dinge fest:
- Wir konnten unseren Backlog für die Content-Erstellung schnell durcharbeiten.
- Wir konnten Ad-hoc-Anfragen besser bearbeiten, da wir genau wussten, wer die Kapazität hatte, sich darum zu kümmern, und wann.
- Wir haben besser zusammengearbeitet und uns gegenseitig unterstützt, so konnten wir uns viel leichter durch die Aufgaben durchkämpfen.
Ähnliche Ergebnisse erzielen auch unsere Kunden, die Scrum eingeführt haben und Wrike als Tool für die Verwaltung ihres Scrum-Boards verwenden.
Procurify, ein kanadisches Startup für Beschaffungs-Software, fand heraus, dass es durch die Planung seiner Sprints in Wrike 70 % Zeit eingespart hat. Sie haben jetzt transparente Einblicke in die Arbeit der anderen Beteiligten und können teamübergreifend zusammenarbeiten. "Dank eines zentralen Tools für die Verwaltung des gesamten Prozesses", sagt Eugene Dong, Mitgründer und CTO von Procurify, "haben wir einen Überblick darüber, woran einzelne Teammitglieder arbeiten und ob wir damit unsere Unternehmensziele erreichen."
Tactus entwickelt innovative Touch-Screens mit einzigartigen haptischen Tasten, die bei Bedarf auf dem Display erscheinen oder verschwinden. Als sie jedoch die Produktionsgeschwindigkeit erhöhten, bemerkten sie, dass ihre Kommunikation nicht Schritt halten konnte. Durch die Nutzung von Wrike für ihren Scrum-Prozess konnten sie ihre Sprints um 80 % verkürzen - von einer Woche auf einen Tag. „Kollegen erhalten sofort die neusten Informationen, ohne auf das nächste Meeting warten zu müssen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den geplanten Meetings erheblich”, sagt Curtis Ray, VP of Engineering bei Tactus.
Ein letzter Rat für Scrum-Neulinge
Übung macht den Meister. Wie Scrum wirklich gut umgesetzt werden kann, verstehen Sie erst, wenn Sie es ausprobieren und sich voll und ganz darauf einlassen. Sobald Sie das jedoch tun, wird es die Art und Weise wie Ihr Team interagiert und zusammenarbeitet grundlegend verändern.
Zum Abschluss ein paar wahre Worte von Gavin Woods: "Die Einführung von Scrum ist ein Prozess. Wenn Sie einen Kurs belegt haben und zertifizierter SCRUM Master geworden sind, werden Sie als erstes feststellen, dass Scrum sich nicht über Nacht perfektionieren lässt. Alle Aspekte - beginnend mit dem Prozess bis hin zu den Prinzipien - erfordern möglicherweise nicht nur Schulung, sondern manchmal auch eine Veränderung der Arbeitskultur in Ihrem Unternehmen und Team, da es die Art und Weise, wie Dinge erledigt werden, tiefgreifend verändern kann."
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