Zwischen März 2017 und 2018 wurden in 65 Ländern 2.216 Datenschutzverletzungen und mehr als 53.000 Cybersicherheits-Zwischenfälle gemeldet. Im Jahr 2019 dürften diese Zahlen noch höher ausfallen.
Kein Wunder, dass Unternehmen und Kunden um ihre Daten besorgt sind – haben sie die richtigen Tools, um sich zu schützen?
Beziehungen beruhen auf Vertrauen; B2B bildet da keine Ausnahme. Aber Vertrauen erfordert Kommunikation, und Fachdienstleistungsteams stellen fest, dass ihre Kommunikation mit Kunden zunehmend durch Sorgen um den Datenschutz gebremst wird. Für einen erfolgreichen Einsatz brauchen diese Teams oft hochsensible Daten, doch Kunden scheuen sich, alle erforderlichen Informationen bereitzustellen. In unserer Umfrage zu Fachdienstleistungen stimmten 60% der befragten Führungskräfte zu, dass ihre Teams aufgrund von Datensicherheitsbedenken davon abgehalten werden, flexibel zu sein und bessere Beziehungen zu Kunden aufzubauen.
Tatsache ist auch, dass Beziehungen Zeit brauchen. Wie kann Ihr Team also von Anfang an das Vertrauen neuer Kunden gewinnen? Die Antwort: Mit einer sicheren, zentralen Plattform für Datenaustausch, Kommunikation und Zusammenarbeit.
Sicherheit muss kein Hindernis sein – sie kann sogar zu Ihrer Geheimwaffe werden, um sich im Wettbewerb erfolgreich zu differenzieren. Hier umreißen wir drei Möglichkeiten, wie Ihre kollaborative Arbeitsmanagement-Plattform Ihrem Team helfen kann, eine Sicherheitsstrategie zu entwickeln, die Kundendaten wirksam schützt und Sie zum Datenschutz-Helden macht.
1. Gewähren Sie Gastprüfern Zugriff, so dass externe beteiligte Personen Feedback geben und Freigaben erteilen können
Nehmen wir an, Sie arbeiten an einem Projekt und haben gerade ein vertrauliches Dokument für Ihren Kunden erstellt. Wenn Sie nun Feedback von diesem Kunden brauchen oder der Kunde selbst eine weitere Meinung einholen will, müssen Sie das Dokument teilen – doch das Versenden per E-Mail ist mit diversen Risiken verbunden.
Das Einholen von Kunden-Feedback ist an sich schon schwer genug. Tatsächlich zeigt unsere Umfrage, dass das Warten auf Feedback und Freigaben von Kunden einer der größten Gründe für Projektverzögerungen ist. Und Projekte, die Budgets oder Fristen überschreiten, sind der wichtigste Grund für Kundenabwanderung. Wenn Fachdienstleistungsteams Feedback aus mehreren Quellen brauchen, wird es noch schwieriger, Datentransparenz und Sicherheit in Einklang zu bringen.
Kunden wünschen sich eine einfache und sichere Zusammenarbeit mit externen Fachdienstleistungsteams. Aber wie wir jetzt wissen: Das ist leichter gesagt als getan. Die Konsolidierung von Feedback und Kommunikation über E-Mail-Threads, Tabellen usw. zählte in der Umfrage zu den 5 größten Arbeitsherausforderungen.
Zusammenarbeit ist entscheidend, um das Vertrauen von Kunden zu gewinnen. Ohne die richtigen Tools stehen Sie allerdings vor einem Wirrwarr an E-Mails und IMs. Die meisten Fachkräfte kennen die grundlegenden Sicherheitsverfahren (z. B. hier von Consultants 500 zusammengefasst); sie vermeiden verdächtige Anhänge oder Links und laden keine komprimierten Dateien aus unbekannten Quellen herunter. Doch ganz gleich, wie gut ein Team geschult ist: E-Mail-Anhänge stellen immer ein potenzielles Viren-Schlupfloch dar. Auch das versehentliche Weiterleiten sensibler Informationen an den falschen Empfänger kann den Ihre Kunden gefährden.
Wie Wrike die Effizienz und Sicherheit bei der Zusammenarbeit unterstützt
Wrike bietet unter anderem ein Proofing- und Freigabe-Tool auf E-Mail-Basis. Mit Wrike Guest Review können Kunden sichere Einladungen erstellen. Ein passwortgeschützter Link führt den Prüfer zum Dokument in Wrike Proof. Feedback wird direkt im Dokument bereitgestellt; der Kunde entscheidet über Sichtbarkeit und Berechtigungen für Dritte. So erhält der Kunde die volle Kontrolle über seine sensiblen Informationen, während gleichzeitig der Freigabeprozess verbessert wird.
Angenommen, Ihr Dokument durchläuft mehrere Iterationen. Sie können ältere Versionen problemlos ausblenden, um mehr Klarheit zu schaffen und Verwirrung zu vermeiden. Zudem befindet sich das Dokument direkt im Projektmanagement-Bereich; das Feedback ist also sicher und einfach umsetzbar.
Kunden schätzen, dass das Feedback am gleichen Ort wie das Projekt selbst verwaltet wird und zugleich die Sicherheit optimiert wird. So haben Kunden die volle Kontrolle – und volles Vertrauen.
2. Definieren Sie Projektordner-Berechtigungen, um den internen und externen Zugriff zu kontrollieren
Nehmen wir an, Sie sind eine Agentur und betreuen mehrere Kunden, die miteinander im Wettbewerb stehen. Es gilt also, jedes einzelne Kundenprojekt effektiv zu schützen, sogar vor Ihren eigenen Projektmanagern. Sollte Mitarbeiter A Einblick in die Kundendaten von Kollege B erhalten, wäre das ein enormes Sicherheitsrisiko. Die meisten Mitarbeiter würden natürlich nicht gegen die Interessen des Unternehmens handeln, doch idealerweise sollten solche Risiken gar nicht erst entstehen.
Die besten Fachdienstleistungsteams minimieren Risiken wie diese durch Ordner mit benutzerdefinierbaren Berechtigungen innerhalb ihrer Projekte. Eine kollaborative Arbeitsmanagement-Plattform mit strikten Berechtigungsfunktionen bietet die Möglichkeit, das geistige Eigentum von Kunden während der Projektarbeit zu schützen. Benutzerdefinierbare Ordner-Berechtigungen optimieren Transparenz und Sicherheit zugleich. Mithilfe genau eingeteilter, rollenbasierter Berechtigungen können Ihre Kunden zudem regeln, welche Mitarbeiter aus dem eigenen Team die verschiedenen Projekte sehen dürfen.
Die überraschend einfache Antwort auf die knifflige Frage nach Transparenz und Sicherheit? Flexibilität. Indem Sie Kunden diese Optionen bieten, organisieren Sie die gesamte Zusammenarbeit in einem zentralen Bereich, sorgen aber gleichzeitig für die Trennung und die Sicherheit einzelner Projekte. 18% der Befragten in unserer Fachdienstleistungs-Umfrage erwarten von der „Fähigkeit, Sicherheitsvorschriften mit Kundentransparenz in Einklang zu bringen“, die größte positive Auswirkung auf ihr Team. Sicherheitsbedenken sollten Sie also nicht daran hindern, einen vollen Überblick zu behalten – und alle erforderlichen Daten von Ihren Kunden zu bekommen.
Wrike unterstützt Transparenz und Sicherheit bei maximaler Flexibilität
Mit Wrike können Kunden den internen und externen Zugriff auf ihre Projektdaten regeln. Sie bestimmen selbst, wer was sieht, indem sie den Zugriff ganz nach Bedarf definieren.
Klare, rollenbasierte Berechtigungen geben Ihren Kunden die Kontrolle darüber, wie diverse Beteiligte mit einem Projekt interagieren. Sie können umfassende Änderungsvollmachten erhalten, nur gewisse Elemente wie Titel ändern dürfen oder ausschließlich Leserechte haben. Funktionen wie diese helfen Ihnen, schnell ein Vertrauensverhältnis mit Ihren Kunden aufzubauen.
3. Nutzen Sie die Cloud, um Flexibilität, Sicherheit, Transparenz und Zusammenarbeit zu unterstützen
Die Nutzung eines Saas-Tools für das Projektmanagement bedeutet, dass Sie sensible Daten in der Cloud verwalten. Wie wohl fühlen Sie sich dabei? Viele Unternehmen haben Sicherheitsbedenken, weil ihnen die Cloud offener und anfälliger vorkommt. Doch wenn Sie sich durch solche Sorgen abschrecken lassen, fallen Sie zurück, während Ihre Wettbewerber voranschreiten und branchenführende Tools für die Zusammenarbeit mit Kunden einsetzen. Fakt ist, dass Fachdienstleistungsteams maximale Flexibilität brauchen, um auf die Prozesse, Kommunikationspräferenzen und Sicherheitsbedürfnisse ihrer Kunden einzugehen. Und genau diese Flexibilität verleiht Ihnen SaaS.
Alte Sicherheitstools vor Ort ohne die zahlreichen API-basierten Vorteile der Cloud machen es schwer, sich auf Kundenanforderungen einzustellen. Eine Kombination von vorhandenen Sicherheitstools ohne API-Fähigkeiten lässt große Lücken in Bezug auf Transparenz und Kontrolle. Mit APIs können Sie Daten nahtlos zwischen Systemen hin- und herschicken, was die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht und sichere, skalierbare Fachdienstleistungen unterstützt.
All Ihre Sicherheitsfunktionen sollten einem klaren Zweck dienen: der nahtlosen Zusammenarbeit. Solange Ihre Arbeitsmanagement-Plattform eine strenge Sicherheits-Checkliste einhält, ist die Sicherheit Ihrer Zusammenarbeit gewährleistet. Cloud-Sicherheit bietet mehr verfügbare Betriebszeit und mehr Ressourcen. Unternehmen investieren so viel wie nie zuvor in die Sicherheit der Cloud. Laut Gartner werden die weltweiten Ausgaben für Informationssicherheitsprodukte und -dienstleistungen im Jahr 2018 um 12,4% auf 114 Mrd. USD ansteigen.
Um ihre Arbeit mit Vertrauen und Zuversicht zu managen, müssen Ihre Teams und Kunden sich darauf verlassen können, dass sensible Daten durch branchenführende Cloud-Sicherheit geschützt sind. Wrike bietet nicht nur die führende Plattform für kollaboratives Arbeitsmanagement, sondern ergänzt diese laufend durch neue Tools und Funktionen, die Teams flexibel und zugleich sicher machen. Mit Wrike Lock zum Beispiel besitzen Sie die Schlüssel zu Ihren verschlüsselten Wrike-Daten und haben dadurch bessere Kontrolle über Ihre eigenen Daten, vor allem in der Cloud. Überlassen Sie einem spezialisierten Team wie uns den Schutz Ihrer Daten in der Cloud und gewinnen Sie mehr Zeit für Ihre eigentliche Aufgabe – Kunden zu begeistern.
Machen Sie die Sicherheit zu einer Ihrer Fachdienstleistungen
In unserer Umfrage zu Fachdienstleistungen gaben 77% der Teilnehmer an, dass sie über Tools zum Schutz von Kundendaten verfügen. Können Sie es sich angesichts laufend zunehmender Sicherheitsverletzungen wirklich leisten, zu den restlichen 23% zu gehören?
Sicherheit ist ein Differenzierungsmerkmal. Sie hilft Fachdienstleistungsanbietern nicht nur, sich vor Cyberangriffen zu schützen – sie hilft ihnen, sich von der Konkurrenz abzuheben. Wenn Ihre Arbeitsmanagement-Plattform sicher ist, haben Sie und Ihre Kunden ein geschütztes Umfeld zur Entwicklung erfolgreicher Strategien. Ganz gleich, welches Arbeitsmanagement-Tool Sie wählen, es sollte Sie auf jeden Fall dabei unterstützen, sowohl Kundenprojekte zu managen als auch branchenführende Sicherheit für eine umfassende Zusammenarbeit bereitzustellen.
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