Homeoffice und flexible Arbeitsformen haben zwar in den letzten 20 Jahren stark zugenommen, sind aber für viele Arbeitnehmer und ihre Unternehmen längst noch nicht alltäglich. Nun besteht durch das neue Coronavirus die Gefahr, dass Arbeitsstätten dicht machen und Telearbeit verordnet wird. Wrike wollte von den Arbeitnehmern wissen, ob ihre Arbeitgeber auf solch einen bisher nie dagewesenen Fall vorbereitet sind.
Zwischen dem 11. und 12. März 2020 haben wir 1.000 Vollzeitkräfte in Unternehmen mit mehr als 200 Beschäftigten befragt. Wir wollten herausfinden, wie Mitarbeiter, Manager und unterschiedliche Generationen die Telearbeit empfinden und wie gut ihre Unternehmen auf die Herausforderung einer längerfristigen Homeoffice-Pflicht aufgrund der Pandemie vorbereitet sind.
Wir hoffen, dass unsere Erkenntnisse Ihrem Unternehmen dabei helfen werden, besser vorbereitet zu sein, damit Ihre Mitarbeiter auch weiter produktiv und gewinnbringend arbeiten können — und zwar unabhängig davon, wie die Situation sich weiter entwickelt.
Fast die Hälfte der Befragten haben noch nie von zuhause aus gearbeitet
Unsere Umfrage ergab, dass fast die Hälfte der Arbeitnehmer (49 %) noch nie von zuhause aus gearbeitet haben. Weitere 23 % gaben an, dass sie nur unter besonderen Umständen von zuhause aus arbeiten, wie z. B. wenn die Kinder krank sind oder bei extremen Wetterverhältnissen. 9 % der Befragten sagten, dass sie in Vollzeit von zuhause aus arbeiten, und weitere 9 % legen einige Tage Homeoffice pro Woche ein.
Die Mehrheit der Mitarbeiter arbeitet also nach eigenen Angaben nicht von zuhause aus, was Unternehmen vor einige Herausforderungen stellt, damit die Produktivität ihres Teams beim Übergang zur Telearbeit nicht leidet. Unterstützen Sie Ihre Teammitglieder mit bewährten Praktiken für das Homeoffice, damit sie Grenzen setzen können und ihre Ziele verstehen.
Mitarbeiter bezweifeln, dass sie ihre Arbeit von zuhause aus effektiv erledigen können
Laut unserer Umfrage glauben 43 % der Befragten nicht, dass sie ihre Arbeit von zuhause aus genauso effektiv erledigen können. Tatsächlich sagen über die Hälfte (52 %), dass die verordnete Telearbeit die Produktivität ihres Unternehmens stark beeinträchtigen würde.
Den meisten Mitarbeitern (besonders denjenigen, die normalerweise nicht von zuhause aus arbeiten) fällt es schwer, sich an bewährte Verfahren für die Telearbeit zu gewöhnen. Zuhause ist man vielen Ablenkungen ausgesetzt, es fehlt an einem speziellen Arbeitsbereich, wichtige Ressourcen sind nicht vorhanden und vieles mehr. Zudem haben viele Unternehmen nicht die IT-Infrastruktur, um Telearbeit zu unterstützen, so dass es bei Projekten zu Engpässen und Verzögerungen kommt.
Wenn Sie Richtlinien zur Telearbeit vorgeben, sollten Sie Ihre Teams zugleich mit den notwendigen Tools zur Wahrung der Produktivität ausstatten und klare Prozesse zu ihrer Unterstützung schaffen.
Bei der virtuellen Zusammenarbeit kommen immer noch veraltete Methoden zum Einsatz — aber sind sie hilfreich oder eher hinderlich?
In unserer Studie sagten 40 % der Teilnehmer, dass ihr Arbeitgeber nicht über die notwendige Technologie für die Telearbeit verfügt. Trotz der zunehmenden Verbreitung von Echtzeit-Kommunikationstools, wie Instant Messaging und Plattformen für kollaboratives Arbeitsmanagement, bleibt laut unserer Befragten E-Mail das häufigste Tool für die virtuelle Zusammenarbeit (82 %), gefolgt von Telefonkonferenzen (65 %).
Dies sind die weiteren Ränge:
- Videokonferenzen (50 %)
- Messaging-Plattformen (46 %)
- Cloud-basierte Office-Pakete (48 %)
In einer Umfrage zu Produktivität und Engagement, durchgeführt von Wrike im Dezember 2019, nannten die Teilnehmer die Möglichkeit, jederzeit und von überall aus effektiv zu arbeiten, als wichtigen Faktor zur Steigerung der Produktivität und des Engagements. Bereits vor der aktuellen Krise haben Mitarbeiter mehr Möglichkeiten für Arbeitsmanagement und Zusammenarbeit gefordert.
E-Mail kann ein ausgezeichneter Kommunikationsweg sein, führt bei der Projektzusammenarbeit jedoch schnell zum Chaos. Wichtige Informationen gehen in langen E-Mail-Ketten verloren, es gibt zu wenig Transparenz, bei Freigaben wird die Versionskontrolle schwierig und so weiter. Ein Tool für das kollaborative Arbeits- oder Projektmanagement sorgt dafür, dass die Zusammenarbeit und auch die Dokumentenverwaltung zentral an einem Ort erfolgen, damit alle auf dem Laufenden bleiben.
Telefonkonferenzen können nützlich sein, doch wenn man die Gesichter der Kollegen sieht, wird es einfacher, etwaige Probleme zu lösen. Mitarbeiter, die Homeoffice nicht gewöhnt sind, fühlen sich oft isoliert. Ziehen Sie also in Betracht, künftig ein Videokonferenz-Tool einzusetzen, um die menschliche Verbindung aufrechtzuerhalten.
Produktivitätsmessung bei der Telearbeit
Auch die Messung der Produktivität bei der Telearbeit kann eine Herausforderung sein. In unserer Studie gaben Mitarbeiter zu 95 % häufiger als Manager an, dass sie sich nicht sicher sind, wie ihre Homeoffice-Produktivität gemessen wird.
Tatsächlich wussten fast ein Drittel (31 %) der Mitarbeiter nicht, wie ihr Unternehmen die Produktivität bei der Telearbeit misst, und ein weiteres Viertel (23 %) gaben an, dass es keine formelle Messung gibt und die Arbeit daher auf reinem Vertrauen basiert.
Obwohl die meisten Mitarbeiter (71 %) ihren Kollegen vertrauen, auch bei der Telearbeit ein hohes Produktivitätsniveau beizubehalten, liegt es in der Verantwortung der Führungskräfte, klare Prioritäten und Ziele zu setzen, damit die Projekte planmäßig verlaufen. Wenn Sie die Arbeit auf einer einzigen Plattform oder in einem Projektmanagement-Tool zentralisieren, erhalten Sie die Transparenz, die Teammitglieder brauchen, um ihre Leistung zu belegen und zu sehen, was als Nächstes ansteht. Teamleiter können diese Transparenz nutzen, um Engpässe rechtzeitig vorauszusehen und die Lücken zu schließen, damit alle auf dem Laufenden bleiben, auch an entfernten Standorten.
Unterschiedliche Wahrnehmung der Telearbeit in den Generationen
Millennials stimmten zu 44 % eher als Babyboomer im gewissen Maße oder stark zu, dass sie ihre Arbeit von zuhause aus genauso gut erledigen können. Im Gegensatz dazu stimmten Babyboomer zu 51 % eher als Millennials und 19 % eher als die Generation X überhaupt nicht zu, dass sie ihre Arbeit von zuhause aus erledigen können.
Millennials vertrauen der vorhandenen Technologie ihres Unternehmens am meisten. Zudem hatten die Millennials nicht nur mehr Vertrauen in ihre eigene Fähigkeit, von zuhause aus zu arbeiten, sondern gaben auch zu 20 % eher als die Babyboomer und zu 10 % eher als die Generation X an, dass ihr Unternehmen über die notwendige Technologie verfügt, um den Übergang zur Telearbeit bewerkstelligen zu können.
Interessant ist ferner der Fakt, dass über ein Viertel (26 %) der Millennials sagen, ihr Arbeitgeber habe die Bedrohung durch COVID-19 unterschätzt. Nur 18 % der Generation X und 12 % der Babyboomer sagen dasselbe.
Analyse der Umfrage von Wrike-Gründer Andrew Filev
„Die Erkenntnisse dieser Umfrage bieten einige hoffnungsvolle Einblicke, aber es gibt auch ernsthafte Warnsignale in Bezug darauf, wie vorbereitet die Arbeitgeber auf eine mögliche Homeoffice-Pflicht sind. Es ist klar, dass mehr Unternehmen den Wechsel von E-Mail als Hauptmittel der internen Zusammenarbeit vollziehen müssen, damit ihre Mitarbeiter bei der Telearbeit besser abgestimmt sind und schneller kommunizieren können. Zudem sollten sie dringend in Tools investieren, die es Arbeitnehmern ermöglichen, von überall aus Bestleistungen zu erzielen, ob Zuhause oder im Büro.
Diese beispiellose Krise der öffentlichen Gesundheit wird eine Feuerprobe für Unternehmen sein, die zuvor nicht in die Telearbeit investiert haben. Unternehmen, die bereits eine Kultur der virtuellen Zusammenarbeit aufgebaut haben, sind dagegen bestens aufgestellt, sich der Situation anzupassen und weiterhin produktive, motivierte Mitarbeiter zu haben.“
Wie Wrike Ihnen während dieser Zeit helfen kann
Wenn Sie wichtige Projektkommunikation und Assets aus den E-Mails an einen einzigen, zentralisierten Ort verlegen, wird die Zusammenarbeit für Teams an entfernten Standorten einfacher. Die Zentralisierung von Projekten und Arbeitsablauf-Status an einem einzigen Ort versetzt Manager in die Lage, die Arbeitsauslastung zu verteilen, die Leistung zu messen und die wichtigsten Aufgaben zu priorisieren.
In turbulenten Zeiten ist es von entscheidender Bedeutung, dass wir zusammenkommen. Wrike möchte allen Teams die Möglichkeit geben, ihre beste Leistung zu erbringen.
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