Obwohl es bei großen Unternehmen üblich ist, dass ein Vollzeit-Projektmanager zur Belegschaft gehört, kann sich nicht jedes Unternehmen den Luxus erlauben, vor Ort einen erfahrenen PM einzustellen. Vielleicht sind nicht genügend Mitarbeiter vorhanden, damit sich einer von ihnen ausschließlich dem Projektmanagement widmen kann. Oder gewisse Projekte erfordern bestimmte Fähigkeiten, über die Sie in Ihrem Unternehmen nicht verfügen. Oder die finanziellen Ressourcen sind einfach nicht vorhanden.
Manchmal müssen Sie einen externen Projektmanager beschäftigen, um die erforderliche Expertise zur Realisierung eines Projekts zu erhalten. Und es ist von wesentlicher Bedeutung, dass diesem Projektmanager eine Ausführungs-Methode vorliegt, damit er erfolgreich arbeiten kann.
Vernachlässigen Sie Ihre Umsetzungsfähigkeit nicht
Manche Menschen haben einen Masterplan für ihr Leben. Sie erstellen sich Pläne für ihre Ziele und Leistungen, die sie in jedem ihrer Lebensabschnitte erreichen möchten. Aber dann sind sie oft frustriert, wenn es nicht so läuft wie geplant.
So ähnlich geht es manchen Unternehmen: Sie streben danach, ihre Vision, Mission, Wettbewerbsstrategie, Prinzipien und Werte zu definieren, dann lässt jedoch ihre Umsetzungsfähigkeit zu wünschen übrig.
Die vorliegenden Projekte erfolgreich zu realisieren und die erwarteten Resultate zu liefern, das macht einen gute Projektmanager aus. Eine schlechte Projektausführung kann jedoch fatale Folgen haben.
Eine schlechte Projektausführung hat katastrophale Konsequenzen
Werden Projekte schlecht umgesetzt, dann kann dies katastrophale Folgen haben. Hier einige Beispiele:
- Das Entwicklungsbudget von EuroDisney war ursprünglich auf 2,25 Milliarden US-Dollar angesetzt, belief sich letztendlich jedoch 4 Milliarden Dollar.
- Der Jungfernflug der neuen Boeing 787 fand am 15. Dezember 2009 statt, mehr als zwei Jahre später als erwartet.
- Gleichermaßen sorgten Verzögerungen beim A380 zu finanziellen Schwierigkeiten bei Airbus.
- Ende 2001 installierte Rogers Communication eine neue Software, die einen freien Zugriff auf die E-Mail-Adressen ihrer 423.000 Kunden ermöglichte.
Dies sind nur einige wenige Geschichten von gut konzipierten Plänen, die Unternehmen fast in den Konkurs getrieben oder ihrem öffentlichen Ansehen irreparable Schäden zugefügt haben.
Was ist also nötig, um ein Projekt erfolgreich zu realisieren? Hier sind einige wichtige Tipps für eine erfolgreiche Projektabwicklung:
Prüfen Sie die Ausführungskompetenzen eines externen Projektmanagers
Als langjährige Projektmanagerin weiß ich, dass eine erfolgreiche Projektausführung aus mindestens zwei entscheidenden Komponenten besteht:
- Das richtige und machbare Projekt zu identifizieren, das tatsächliche Auswirkungen auf die Realität hat, die verändert werden soll, und dann einen Handlungsplan entwerfen.
- Das Projekt so ausführen, dass am Ende alle Stakeholder zufrieden sind.
Um dies zu erreichen, müssen Sie den richtigen Spezialisten finden. Es ist erstaunlich zu beobachten, wie viele Unternehmen die Verantwortung für die Durchführung ihrer strategischen Projekte an Projektmanager mit mittlerer bis manchmal gar keiner Erfahrung delegieren, ohne sicherzustellen, ob diese über die erforderlichen Fähigkeiten dafür verfügen.
In der heutigen Wirtschaft, in der so viele Informationen online geteilt werden, können Sie ganz einfach den richtigen Experten für Ihr spezifisches Problem finden. Viele Freelancer-Plattformen wie Upwork, Toptal (für Remote-Outsourcing) oder Workhoppers (Kandidaten vor Ort) ermöglichen es Ihnen, einen Projektmanager mit den erforderlichen Fähigkeiten zu finden. Nehmen Sie sich jedoch ausreichend Zeit, um sicherzustellen, dass der Kandidat über die richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen im Bereich der Projektausführung verfügt.
Die traditionelle Vorgehensweise besteht darin, nach "Projektmanagern" mit strahlenden Diplomen und Zertifikaten zu suchen und diese dann mit fortschrittlichster Projektmanagement-Software und im besten Fall mit geeigneten Mitarbeitern und Büroräumen auszustatten.
Aber reicht das aus, wenn Sie einen freiberuflichen Projektmanager engagieren?
Zumeist beurteilen Unternehmen Kandidaten auf Grundlage ihrer fachlichen Kapazitäten im Zusammenhang mit dem fraglichen Projekt. Die Realisierung eines guten Plans erfordert jedoch auch viele soziale Kompetenzen. Um nur einige zu nennen: Teammanagement, Risikomanagement, Führungsqualitäten, Verhandlungen und Kommunikation sind grundlegende Bausteine für eine gute Projektrealisierung.
Um die Kompetenzen eines externen Projektmanagers zu überprüfen, sollten Sie nach Referenzen fragen, die seine Erfahrung in der Umsetzung ähnlicher Projekte nachweisen. Vor allem ist es ratsam, Kandidaten zu ihrer Projektmanagement-Methode zu befragen.
Umsetzung einer ergebnisorientierten Methode
Nach vielen Jahren Erfahrung als Projektmanagerin bin ich erfreulicherweise auf eine Projektmanagement-Methode mit dem Namen "Delivering the 8" ("Alle 8 abliefern") gestoßen, die von einem lokalen Consultingunternehmen namens FTG entwickelt wurde. Diese hob die eigentliche Projektumsetzung beim Projektmanagement hervor.
Die "Delivering the 8"-Methode erfordert eine ergebnisorientierte Managementphilosophie, die sich auf die Lieferergebnisse konzentriert, sehr ähnlich wie die McKinsey Unternehmenskultur. Hierbei liegt das Hauptaugenmerk eines Projektmanagers nicht auf dem Befolgen eines Plans, sondern auf der Lieferung des benötigten Endprodukts.
Das Project Management Institute (PMI) empfiehlt für die Umsetzung von Projekten mindestens drei wesentliche Merkmale. Projekte sollten: fristgemäß geliefert werden, unter Einhaltung des Budgets und mit der vereinbarten Funktionalität und Qualität. Diese drei Aspekte sind von grundlegender Wichtigkeit, reichen jedoch nicht aus, um den Erfolg zu gewährleisten.
Die "Delivering the 8"-Methode berücksichtigt fünf weitere wesentliche Komponenten:
- Eine Lieferung im Einklang mit den strategischen Zielen des Unternehmens,
- die den Kunden zufriedenstellt,
- die das Management zufriedenstellt,
- die das Team zufriedenstellt und
- den Lernprozess aus der kontinuierlichen Evaluierung des Projekts.
Das heißt, einerseits muss der Projektmanager die Ziele des Projekts vor Augen haben und in einem sich wandelnden Umfeld ihre Relevanz sicherstellen, andererseits muss er einen fortlaufenden Evaluierungsprozess für das Projekt einrichten, um die Vorgehensweise kontinuierlich zu verbessern - und all das in Berücksichtigung der verschiedenen involvierten Parteien.
Die erwarteten Ergebnisse zu erreichen, während alle Teammitglieder verärgert sind, gilt nicht als erfolgreiche Projektumsetzung. Eine pünktliche und budgetkonforme Lieferung von Funktionen, die jedoch für die Umsetzung der Unternehmensstrategie nicht mehr von Belang sind, gilt auch nicht als Erfolg.
So bringen Sie Ihre Projektumsetzungs-Kompetenzen auf ein höheres Niveau
Ist es schwierig, bei der Projektumsetzung hervorragende Leistungen zu erbringen? Nicht wirklich, vorausgesetzt Sie haben den Willen zur Veränderung.
Zielgerichtete Schulungsprogramme, organisiertes Coaching und schnelles Einschreiten bei der Abwicklung bestimmter Projekte bringen schnell greifbare, dauerhafte Ergebnisse hervor.
Ihr Unternehmen kann seine Projektumsetzungs-Kompetenzen schnell verbessern, indem es einfache Konzepte und Praktiken auf sich überträgt und anwendet, wie z.B.:
- klare Lieferergebnisse für jeden Projektabschnitt festlegen
- diese Ergebnisse auf die strategischen Ziele ausrichten
- von Beginn an das Engagement aller am Projekt beteiligten Parteien gewinnen
- den Schwerpunkt auf Ergebnisse legen, nicht auf Tätigkeiten
- eine Kultur der Rechenschaftspflicht schaffen
- Teamarbeit mit klar bezeichneten Führungspersonen fördern
- rückwärts arbeiten, von der Deadline bis zum Projektanfang
- fortlaufende Kontrolle, um bei Bedarf Anpassungen am Arbeitsplan vorzunehmen
Projektmanagement ist eine Kunst, die Disziplin und hervorragende Kommunikationsfähigkeiten erfordert. Die Umsetzung des Plans ist der Hauptbestandteil des Erfolgs, mehr noch als der Plan selbst. Jedes Lieferergebnis muss pünktlich, im Rahmen des Budgets und zur Zufriedenheit des Kunden, des Managements und des Teams abgeliefert werden.
Biographie des Autors: Vera Gavizon ist Mitgründerin von Workhoppers, einem Kontaktportal, das Unternehmen hilft, sich direkt mit lokalen Fachkräften für die Vergabe von Freiberufler- und Teilzeit-Jobs in Verbindung zu setzen. Sie hat einen Post-MBA-Abschluss von der McGill University. Viele Jahre lang war sie als Management Consultant bei McKinsey & Co. tätig und hat jahrelange Erfahrung im Bereich privates Eigenkapital. Dann entschied sie sich zu einer großen Veränderung in ihrer Karriere, um die Balance zwischen Arbeit und Familie zu finden. Nachdem sie ihre Arbeit als selbstständige Beraterin begann, entwickelte sie Workhoppers als Lösung für selbstständige Fachleute.
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