Als Projektmanager müssen Sie wahrscheinlich oft mehrere Projekte gleichzeitig leiten. Sie scheinen alles im Griff zu haben, aber dann taucht irgendwo ein Problem auf, das Ihnen immer mehr Zeit und Energie abverlangt. Sie geraten ins Hintertreffen und schneller als gedacht brennt es an allen Ecken und Enden. Die allzu übliche Ursache: Arbeitsüberlastung.
Projektmanager und Teams, die mit vielen Aufgaben gleichzeitig jonglieren, müssen unbedingt lernen, solche Situationen zu bewältigen und Arbeitsüberlastung zu vermeiden. Wenn dann die unvermeidlichen Probleme auftauchen, geht es nicht auf Kosten des gesamten Projekterfolgs.
Befolgen Sie unsere Tipps für den richtigen Umgang mit mehreren Projekten, hohem Aufgabenvolumen und Arbeitsüberlastung.
Welche Folgen hat die Arbeitsüberlastung?
Wir leben und arbeiten in einem beschleunigten Umfeld mit begrenzten Ressourcen. Viele Unternehmen haben erkannt, dass ihre Teams an mehr als einem Projekt gleichzeitig arbeiten müssen, um konkurrenzfähig zu bleiben. Doch wenn Projektmanager überlastet sind, leiden oft die Projekte.
Dies sind einige der wichtigsten Folgen von Arbeitsüberlastung in Projekten:
- Verzögerungen und verpasste Deadlines. Je mehr Projekte und Aufgaben ein Projektmanager betreut, desto größer ist das Risiko, dass etwas übersehen wird.
- Unvorhergesehene Probleme. Je weniger Zeit ein Projektmanager hat, sich um eine korrekte Planung und Ausführung zu kümmern, desto eher kann etwas schiefgehen. Und überlastete Projektmanager haben Schwierigkeiten, Risiken und Problemen proaktiv vorzubeugen.
- Schlechtere Leistung. Mit der steigenden Zahl an Aufgaben verringert sich die Zeit, die man den einzelnen Aufgaben widmen kann. Darunter leidet oft die Qualität der Arbeit.
- Höhere Abwesenheiten und Personalfluktuation. Wenn Projektmanager und Teams überfordert sind, führt das leicht zu mehr Krankheitstagen, Burnout und sogar Kündigungen.
Erfolgreich mehrere Projekte gleichzeitig managen
Ganz gleich, wie viele Projekte Sie leiten – mit diesen Tipps bekommen Sie sie besser in den Griff:
- Delegieren Sie. Haben Sie erfahrene Kräfte im Team, die einige Ihrer weniger anspruchsvollen Aufgaben übernehmen können? Sie gewinnen dadurch mehr Zeit und Aufmerksamkeit für wirklich wichtige Dinge.
- Steuern Sie die Erwartungen der Stakeholder. Projektmanager haben oft das Gefühl, sie müssten klaglos alles stemmen. Doch wenn Ihre Vorgesetzten und andere Stakeholder nie erfahren, wie viele Aufgaben Sie tatsächlich zu erledigen haben, kommt schnell immer mehr dazu. Außerdem sind sie wahrscheinlich weniger verständnisvoll, falls etwas schiefgeht.
- Priorisieren Sie. Einige Ihrer Aufgaben und Projekte werden zwangsläufig in Konflikt geraten. In solchen Fällen ist es wichtig, dass sich alle Beteiligten (inklusive den Führungskräften) über die Prioritäten einig sind, damit Sie Konflikte schneller lösen können.
- Sparen Sie nicht am falschen Ende. Bei Zeitmangel ist die Versuchung groß, gewisse Punkte zu streichen, um schnell fertig zu werden, aber das hat oft unbeabsichtigte Auswirkungen. Wenn Sie z. B. unter Zeitdruck eine Projektbesprechung absagen, könnten Sie eine wichtige Entwicklung verpassen oder noch viel mehr Zeit verlieren, weil Sie mit allen Beteiligten einzeln sprechen müssen.
- Befolgen Sie die 80/20-Regel. Laut dieser Regel werden 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwands erreicht. Wenn Sie sich also auf die Hauptaspekte eines Projekts konzentrieren statt auf jedes einzelne Detail, können Sie Mikromanagement vermeiden und Ihr Projekt dennoch zum Erfolg führen.
So bewältigen Sie Arbeitsüberlastung ohne zusätzliches Projektpersonal
Als Projektmanager sind Sie sicher manchmal über das Maß ausgelastet, ohne Aufgaben delegieren zu können. Wenn Sie keinen Assistenten haben und Ihre Teammitglieder keine freien Kapazitäten – was dann?
Dies sind unsere sechs Tipps für den Umgang mit Arbeitsüberlastung, wenn das Aufstocken Ihres Teams nicht möglich ist:
- Lehnen Sie Mehrarbeit ab. Es ist nicht immer möglich, Wünsche von Stakeholdern abzulehnen. Wenn aber jemand mit einer neuen Aufgabe zu Ihnen kommt, obwohl Sie alle Hände voll zu tun haben, dann sollten Sie versuchen, die Mehrarbeit abzulehnen oder zumindest auf einen besseren Zeitpunkt zu verschieben.
- Überfordern Sie sich nicht selbst. Fühlen Sie sich von den vielen Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste überfordert? Versuchen Sie, Ihr Arbeitspensum in überschaubare Blöcke aufzuteilen und gruppenweise abzuarbeiten. Denken Sie auch daran, Pausen zu machen und sich zu entspannen, um Burnout zu vermeiden.
- Setzen Sie realistische Deadlines. Ein realistischer Projektplan ist entscheidend, wenn Sie ein hartes Arbeitsprogramm zu bewältigen haben. Mit zu ehrgeizigen Terminplänen laufen Sie eher Gefahr, überfordert zu sein, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert.
- Verbessern Sie Ihr Zeitmanagement. Sie können in weniger Zeit mehr schaffen, indem Sie Ihre Zeitmanagementfähigkeiten verbessern und Ablenkungen reduzieren.
- Implementieren Sie die richtigen Tools. Mit Gantt-Diagrammen, Dashboards und anderen Tools erhalten Sie einen besseren Einblick in Ihr Projekt, sodass weniger Zeit für Projekt-Updates und Status-Meetings erforderlich ist.
- Automatisieren Sie. Durch das Automatisieren von repetitiven, weniger anspruchsvollen Aufgaben verschaffen Sie allen Projektbeteiligten mehr Zeit für wirklich wertschöpfende Tätigkeiten.
Projektmanagement-Methoden bei hoher Arbeitsbelastung
Es gibt mehrere Projektmanagement-Methoden für den Umgang mit hohem Aufgabenvolumen, die Sie vor Überlastung schützen können:
- Abhängigkeiten verfolgen und steuern. Indem Sie voneinander abhängige Aufgaben entsprechend verknüpfen, erkennen Sie, wie unterschiedliche Zeitleisten sich auswirken können und welche Möglichkeiten es gibt, die Belastung zu verteilen, ohne das Gesamtprojekt zu verzögern.
- Tools für Ressourcenzuweisung verwenden. Ressourcenplanungs-Software zeigt auf, wenn Sie und Ihr Team überlastet sind. Sie können erkennen, wer noch freie Kapazitäten hat, und Aufgaben im Team umverteilen.
- Transparenz erhöhen. Mit Tools wie geteilten Kalendern, Gantt-Diagrammen, Projekt-Dashboards und Echtzeit-Reports halten Sie alle Beteiligten in kürzerer Zeit auf dem Laufenden. Zudem helfen sie Ihnen, den Überblick über all Ihre Projekte zu behalten.
- Agile Arbeitsweisen erwägen. Agiles Projektmanagement ist nicht für jedes Projekt geeignet, kann unter den richtigen Voraussetzungen aber sehr helfen, mit hoher Arbeitsbelastung fertig zu werden, weil es klar auf Effizienzsteigerung ausgerichtet ist.
- Scope Creep vermeiden. Wichtig ist, den Projektumfang klar zu definieren und etwaige Änderungen nur im Rahmen eines geordneten Change-Management-Prozesses zuzulassen. So verhindern Sie, dass Projekte über das zu bewältigende Maß hinauswachsen.
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