Sie haben eine erhebliche Menge Zeit und Geld in die Erforschung, den Kauf und die Installation der besten Projektmanagement-Software investiert. Doch wenn Ihr Team die Software nicht nutzt, dann wird das alles leider umsonst gewesen sein.
Eine schlechte Benutzerakzeptanz bedeutet, dass ihr Team die Vorteile der Software nicht ausnutzen kann, wie z.B.:
- Einfaches Erstellen und Ändern von Projekten
- Anlegen einer Wissensdatenbank
- Verbesserte Kommunikation und Berichterstellung
- Erweiterte Änderungs- und Prozesskontrolle
- Bessere Arbeitsablauf- und Ressourcenverwaltung
- Besseres Risikomanagement und Prognosen
Eine schlechte Benutzerakzeptanz bedeutet auch, dass Sie nicht genügend Daten in Ihrem Tool erfassen werden. Dieser Mangel an genauen, wertvollen Daten wird dazu führen, dass Sie keine wertvollen organisatorischen Erkenntnisse gewinnen.
Wir haben die wichtigsten Gründe recherchiert, warum es in einigen Unternehmen selbst für die beste Projektmanagement-Software keine Akzeptanz gibt, und haben die 5 besten Tipps zusammengestellt, die dafür sorgen werden, dass Ihnen das nicht passiert.
5 Gründe, warum in einigen Unternehmen die Projektmanagement-Software nicht genutzt wird
Grund Nr. 1: Die Mitarbeiter nehmen die Software nicht an
Damit Ihre Mitarbeiter eine Änderung akzeptieren können, müssen sie diese zuerst verstehen, damit einverstanden sein und sich der vorgeschlagenen Änderung verpflichten.
Bei der Einführung einer neuen Projektmanagement-Software könnte es aus zwei Gründen einen Mangel an Akzeptanz geben:
- Die Mitarbeiter sind nicht überzeugt, dass ein Projektmanagement-Tool notwendig oder vorteilhaft ist.
- Die Mitarbeiter sind nicht davon überzeugt, dass Sie das beste Projektmanagement-Tool gewählt haben.
Wie man das beheben kann: Änderungen auf individueller Ebene handhaben
Es gibt 7 verschiedene Persönlichkeitstypen, mit denen Sie im Zuge von Change Management zu tun haben können. Diese Persönlichkeiten zu verstehen und Ihre Methode für jeden Typ anzupassen, wird zu einer erhöhten Akzeptanz führen.
Beispielsweise wird ein Skeptiker wahrscheinlich jede vorgeschlagene Änderung nicht mögen, weil dieser Persönlichkeitstyp gerne hätte, dass die Dinge so bleiben wie sie sind. Um deren Akzeptanz zu fördern, sollten sie in den Prozess zur Auswahl der Projektmanagement-Software miteinbezogen werden.
Ein Technophob hingegen würde nicht gerne in den Auswahlprozess einbezogen werden, da ihn das leicht überwältigen könnte. Um die Akzeptanz einer solchen Person zu fördern, wäre es stattdessen besser, ihm individuelle Schulungen für das letztendlich ausgewählte Tool anzubieten. Eine individuelle Unterstützung, Geduld und positive Ermutigung ist für diesen Persönlichkeitstyp wichtig.
Grund Nr. 2: Fehlende Schulungen
Selbst die besten Apps für Projektmanagement werden scheitern, wenn Ihre Mitarbeiter nicht in der Lage sind, sie sicher und bequem zu verwenden. Ihr Team benötigt angemessene Informationen und Schulungen, um sich an Ihre neue Projektmanagement-Software anzupassen.
Einige der besten kostenlosen Projektmanagement-Software Lösungen bieten keinen Support – das bedeutet, dass von den Anbietern ebenfalls keine Schulung oder Einarbeitung erfolgt. Daher liegt es an Ihnen, zu gewährleisten, dass Ihre Mitarbeiter über ausreichende Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, um sich beim Umgang mit dem Tool wohl zu fühlen. Bis sie dieses Komfort-Niveau erreichen, werden sie Ihre neue Software nicht vollständig akzeptieren.
Wie man das beheben kann: In eine Einarbeitung investieren
Sie können die Schulung und Einarbeitung hausintern durchführen oder Sie können den Anbieter bitten, einen erfahrenen Trainer zur Verfügung stellen. So oder so wird die Einarbeitung eine Vorabinvestition erfordern, um sicherstellen, dass Ihr Team das neue Tool erfolgreich akzeptiert.
Eine Schulung durch den Anbieter ist oft effizienter, da er das Wissen, die Erfahrung und die erforderlichen Materialien bereits zur Hand hat. Egal welchen Weg Sie nehmen, die folgenden Methoden sollten Sie in Ihren Schulungsplan mit aufnehmen:
- Liefern Sie nur das wirklich erforderliche Schulungs-Niveau. Sie möchten die Leute nicht mit Unmengen an Informationen überwältigen, die sie gar nicht benötigen.
- Super-User einrichten. Wählen Sie ein paar Leute, die hausinterne Experten für das System werden sollen. Diese Leute werden dann wahrscheinlich die Administratoren mit der höchsten Zugriffsebene sein und können die übrigen User unterstützen, wenn Probleme auftauchen. Sorgen Sie dafür, dass Sie mehr als einen Super-User haben, und wählen Sie Personen, die bestrebt sind, zu lernen und zu helfen.
- Mundgerechte Schulungen anbieten. Konzentrieren Sie sich darauf, kleine Trainingseinheiten anzubieten, in denen die Beteiligten einen Informationsblock aufnehmen und dann selbst ausprobieren können. Große, langwierige Schulungen können es schwierig machen, alles zu behalten, was besprochen wurde.
- Nachfassen. Fragen Sie bei Ihren Mitarbeitern nach, ob sie alles verstanden haben und in der Lage sind, das Gelernte erfolgreich umzusetzen. Es ist auch wichtig, Feedback zu fördern und Sorgen anzusprechen.
Grund Nr. 3: Zu viele Tools
Der heutige digitale Marktplatz bietet Mitarbeitern ein Tool für jede Art von Arbeit, von der Verkürzung von URLs bis hin zur Erzeugung von E-Mail-Signaturen.
Alle lieben Optionen, aber es gibt auch so etwas wie eine Applikations-Überlastung. Dutzende von Tools zu erlernen und jeden Tag zwischen ihnen hin und her zu wechseln, kann mehr ein Hindernis als eine Hilfe sein. Ganz zu schweigen, dass wichtige Informationen isoliert sind oder werden, wenn diese Tools nicht miteinander „sprechen“, sodass Mitarbeiter wertvolle Zeit damit verbringen müssen, zwischen Browser-Tabs oder anderen Schnittstellen zu navigieren, um Texte zu kopieren und einzufügen.
Wie man das beheben kann: Vorhandene Tools integrieren
Die besten Projektmanagement-Tools sind so ausgelegt, dass sie sich mit vielen anderen Systemen integrieren lassen. Das liegt daran, dass selbst die beste Projektmanagement-Software nicht benutzt werden wird, wenn sie auch nur ein weiteres alleinstehendes Tool bildet, das Ihr Team nun zusätzlich nutzen soll.
Um die größtmögliche Akzeptanz zu erreichen, sollten Sie dafür sorgen, dass sich die Software mit den Tools integrieren lässt, die Ihr Team bereits nutzt. Die Integration der vom Team täglich benutzten Tools wie Gmail oder Slack ist eine wirkungsvolle Methode, um den täglichen Gebrauch einer neuen Software zu fördern. Das hilft sicherzustellen, dass die Projektmanagement-Software die neue „Single Source of Truth“ ist, auf die sich die Menschen verlassen und die sie akzeptieren.
Grund Nr. 4: Es gibt keine Universallösungen
Ein weiterer Nachteil kostenloser Projektmanagement-Software besteht darin, dass sie oft so konstruiert ist, dass sie nur zu einer Art von Projekt oder Methodik passt. Es fehlt wahrscheinlich die Adaptierbarkeit und die Nutzer-Anpassungsmöglichkeit, die erforderlich sind, um für das gesamte Unternehmen nützlich zu sein.
Verschiedene Stakeholder werden den Wunsch haben, das Tool unterschiedlich zu verwenden. Verschiedene Sponsoren und Kunden möchten eventuell unterschiedliche Berichte sehen. Das Fazit ist, dass Menschen unterschiedlich sind - und wenn das gewählte Tool diese Unterschiede nicht unterstützt, dann besteht eher die Wahrscheinlichkeit, dass das Tool nicht angenommen wird.
Wie man das beheben kann: Die Nutzeranpassung im Sinn behalten
Es ist wichtig, ein Tool zu wählen, das flexibel genug ist, um verschiedene Projekt-Anforderungen und einzigartige Arbeitsstile der Mitarbeiter zu unterstützen.
Nehmen wir einmal an, Sie befürworten derzeit die Agile-Methode des Projektmanagements, sodass Sie die beste Agile-Projektmanagement-Software gewählt haben. Was passiert, wenn in 6 Monaten ein neues Projekt vorgeschlagen wird, für das sich die PRINCE2-Methode viel besser eignet?
Sie werden sich für eine der folgenden Optionen entscheiden müssen:
- Tool wechseln
- Außerhalb des Tools arbeiten
- Versuchen, das Projekt zwangsweise an das Tool anzupassen
Keine dieser Optionen ist ideal für den Erfolg Ihres Projekts und es können sich Frust und Resistenz in Ihrem Team breit machen.
Wenn Sie Benutzern die Möglichkeit geben, ihr eigenes Nutzererlebnis innerhalb des Tools zu optimieren, verbessert dies auch die Akzeptanzbereitschaft. Wenn es beispielsweise möglich ist, individuelle Ansichten und Berichte zu erstellen, die die eigene Arbeitsweise widerspiegeln, werden sich Ihre Mitarbeiter immer mehr mit der Software anfreunden. Einige Menschen, die eher visuell sind, werden es vielleicht vorziehen, mit einer Zeitleiste zu arbeiten, während andere eine Tabellenansicht bevorzugen.
Grund Nr. 5: Fehlende Befürwortung
Die Forschung zeigt, dass Menschen eine natürliche Tendenz haben, auf Anforderungen einzugehen, wenn sie das dahinterliegende Grundprinzip kennen und verstehen. Wenn Menschen eine Änderung nicht begeistert annehmen, dann ist das ein Zeichen dafür, dass sie den Grund für diese Änderung nicht verstehen.
Das kann einen der folgenden Gründe haben:
- Es gibt keinen starken Fürsprecher aus der Führungsetage für die Änderung. Jemand mit Einfluss und Respekt, oft eine Führungsperson, sollte die neue Software befürworten und für sie einstehen.
- Es hat einen Mangel an Transparenz und Kommunikation gegeben. Jede erfolgreiche Veränderung erfordert Transparenz darin, warum sie erfolgt, wann und wie. Menschen wollen nicht das Gefühl haben, dass ihnen Informationen vorenthalten werden.
- Die Kommunikation ist vage oder unwirksam gewesen. Auch häufige Kommunikation ist nicht genug, wenn nicht die richtige Information geteilt wird, in der richtigen Weise, durch die richtigen Kanäle.
Wie man das beheben kann: Konzentrieren Sie sich auf das „Warum“
Wie bei jedem Projekt ist es wichtig, einen starken Sponsor oder Befürworter zu haben und eine gute Kommunikation zu fördern.
Um zu gewährleisten, dass die Mitarbeiter das erfahren, was sie verstehen müssen, um das Tool zu akzeptieren, ist es wichtig, das „Warum“ zu betonen. Es ist wichtig, sich nicht allein darauf zu konzentrieren, wie die neue Projektmanagement-Software zu verwenden ist oder was für unverzichtbare Funktionen sie bietet. Sie sollten Ihrem Team nicht einfach nur sagen, dass sie das neue Tool nutzen müssen.
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, warum es für das Unternehmen wichtig ist und welche Vorteile sie selbst davon haben. Wird es ihre Arbeit vereinfachen? Oder werden sie dadurch Zeit gewinnen, um wertvollere Arbeit zu erledigen? Stellen Sie sicher, dass Sie die Vorteile hervorheben, die sie durch den Einsatz des Tools erfahren werden. Verwenden Sie außerdem wenn möglich Daten und Statistiken, um diese Punkte zu veranschaulichen.
Es kann sich dabei um Daten aus anderen Unternehmen handeln und wie diese Unternehmen mehr Effizienz und Effektivität durch den Einsatz dieses Tools erfahren konnten. Oder Sie können auf Ihre eigenen internen Daten zurückgreifen, während Sie die neue Software einführen und anfangen, eigene Vorteile daraus zu erzielen.
Hier sind einige Gründe, die Sie mit ihrem Team teilen können, warum sie die beste Projektmanagement-Software verwenden wollen sollten:
- Sie werden weniger Zeit mit der Suche nach Projektdetails verbringen.
- Sie werden in der Lage sein, Projekte in kürzerer Zeit abzuschließen.
- Sie werden besser in der Lage sein, den Wert ihrer Arbeit wichtigen Stakeholdern zur Schau zu stellen.
Erfolgreiche Akzeptanz von Projektmanagement-Software
Der Schlüssel zu jeder erfolgreichen Änderung besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter engagiert sind. Konzentrieren Sie sich darauf, sie so zu involvieren, wie es zu ihren jeweiligen Persönlichkeiten passt, und sorgen Sie für gute Kommunikation während des gesamten Prozesses. Heben Sie die Vorteile hervor, die Ihre Mitarbeiter erleben werden, und unterstützen Sie sie bei der Anpassung.
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