Unter idealen Umständen würde jedes Projekt, das Sie leiten, genau nach Plan verlaufen. Doch erfahrene Projektmanager wissen, dass der Idealfall nur selten eintritt. Jedes Projekt bringt eine Fülle von Risiken und Ungewissheiten mit sich – ganz besonders im Bauwesen.
Genau deshalb ist ein leistungsfähiges Projektabwicklungssystem so wichtig. Es berücksichtigt Stakeholder wie Inhaber, Designer und Auftragnehmer und beschreibt, „wie die Interaktion dieser Akteure organisiert ist, um die Projektziele des Inhabers in ein fertiges Projekt zu verwandeln“, so ein Artikel für Project Connections.
Einfach ausgedrückt: Das System sorgt dafür, dass alle auf das gemeinsame Ziel hinarbeiten. Doch selbst mit guter Planung gibt es immer wieder Überraschungen. In solchen Situationen muss der Projektabwicklungsmanager einschreiten und Korrekturmaßnahmen ergreifen.
Sehen wir uns nun an, welche Hauptverantwortungen mit dieser Position verbunden sind, welche typischen Projektrisiken auftreten und wie man sie erfolgreich abfangen kann.
Was ist die Rolle eines Projektabwicklungsmanagers im Bauwesen?
Das entscheidende Wort ist „Abwicklung“, denn im Mittelpunkt steht die Durchführung von Projekten. Diese Projektmanager planen, steuern und optimieren die Projektabwicklung, um ein hochwertiges Ergebnis zu gewährleisten – d. h. ein Projekt, das die Erwartungen erfüllt, die Zeitplanung einhält und den Budgetrahmen unterschreitet.
Wie diese Stellenbeschreibung zeigt, kann die Position eines Projektabwicklungsmanagers folgende Aufgaben umfassen:
- Ausarbeitung von Baustandards
- Einstellung von Fachkräften für ein Projekt
- Durchführung von Datenanalysen, um die Einhaltung der Zeitplanung sicherzustellen
- Entwicklung von langfristigen Beziehungen zu Kunden
In Unternehmen, die eine formellere Projektabwicklungsmethode anwenden (wie beispielsweise Design-Bid-Build oder Construction Manager at Risk), ist der Projektabwicklungsmanager für die Überwachung und Verwaltung dieser Methoden verantwortlich.
Welche typischen Risiken ergeben sich bei der Projektabwicklung im Bauwesen?
Jedes Projekt ist mit Risiken verbunden, doch im Bauwesen können solche Risiken für Projektmanager besonders beunruhigend sein, weil es dabei um Menschenleben geht. Laut dem Bureau of Labor Statistics der USA gilt das Bauwesen als riskanteste Branche für tödliche Arbeitsunfälle.
Sicherheit ist also von entscheidender Bedeutung, aber auch davon abgesehen gibt es typische Risiken, mit denen sich ein Projektabwicklungsmanager auseinandersetzen muss. Sie mögen nicht ganz so schwerwiegend sein wie das Überleben der Arbeiter, können Bauprojekte aber trotzdem gefährden, wenn sie nicht angemessen gehandhabt werden.
Risiko Nr. 1: Arbeitskräftemangel
Dies ist ein Problem, mit dem viel zu viele Projektmanager vertraut sind: Es gibt einfach nicht genügend Personal, um die Arbeit termingerecht zu schaffen.
Ein Mangel an Arbeitskräften ist besonders in der Bauindustrie keine Seltenheit. Eine Umfrage des US-Fachverbands Associated General Contractors of America (AGC) ergab, dass 80 % von Bauunternehmen Mühe haben, qualifizierte Arbeitskräfte zu finden. Und im April 2019 meldete das Bureau of Labor Statistics erstaunliche 404.000 unbesetzte Stellen im Baugewerbe.
Eine unzureichende Personalausstattung kann Projekte schnell auf eine steile Talfahrt schicken. Wie die Umfrage „Pulse of the Profession“ 2018 des Project Management Institute ergab, schlagen 21 % aller Projekte wegen Personalknappheit fehl.
Projektmanager im Bauwesen müssen also Personalausstattung und Arbeitsauslastung genau im Blick behalten, um einen planmäßigen Projektabschluss sicherzustellen.
So reduzieren Sie dieses Risiko
Eine erfolgreichen Stellenbesetzung beginnt schon in der Planungsphase. Eine Projektmanagement-Plattform hilft Projektmanagern, Einblick in die Arbeitsauslastung und Zeitpläne ihrer Mitarbeiter zu erhalten und Aufgaben dann entsprechend zu verteilen.
Wrike Resource ist hier eine großartige Lösung. Mit der Funktion für Aufgabenaufwand können Projektmanager erfassen, wie viel Zeit eine bestimmte Aufgabe erfordert (sehr nützlich z. B. für Aufgaben, die nur ein paar Stunden beanspruchen, sich aber über mehrere Tage erstrecken). Mit Arbeitsauslastungs-Diagrammen gewinnen Sie den kompletten Überblick über die Teamverfügbarkeit.
Das Ergebnis? Ein Projektplan, der die tatsächlichen Kapazitäten Ihres Projektteams widerspiegelt, keine allzu optimistischen Schätzungen.
Risiko Nr. 2: Verpasste Termine
Personalknappheit kann einen Schneeballeffekt auslösen und sich auf andere Aspekte Ihres Bauprojekts auswirken, darunter auch die Terminerfüllung. In der bereits erwähnten AGC-Umfrage gaben 44 % der Teilnehmer an, dass Projekte länger dauerten als vorhergesehen.
Zahlreiche andere Daten bestätigen dies. McKinsey beschreibt Terminüberschreitungen in der Bauindustrie als die Norm, wobei große Projekte 20 % länger dauern als geplant.
Dies stellt eine große Herausforderung und Belastung für Projektentwicklungsmanager dar, deren Hauptaufgabe schließlich darin besteht, das fertige Projekt planmäßig abzuliefern.
So reduzieren Sie dieses Risiko
Dies ist ein weiterer Aspekt, bei dem ein Projektmanagement-Tool sehr helfen kann, vor allem wenn es Funktionen zur Erstellung von Gantt-Diagrammen bietet.
Ein Gantt-Diagramm stellt projektbezogene Aufgaben im Zeitverlauf dar und ist ein enorm nützliches visuelles Hilfsmittel, um die Projektzeitleiste zu verfolgen und den gesamten Ablauf zu verstehen.
Wrike bietet eine Gantt-Diagramm-Funktion, mit der Sie die Zeitleiste Ihres Projekts darstellen und den Fortschritt verfolgen können. Dies funktioniert sehr viel besser als andere, manuelle Methoden (wie z. B. Tabellen), weil Gantt-Diagramme automatisch aktualisiert werden. Falls Sie bei einer Aufgabe die Frist verpassen oder die Reihenfolge von Projektschritten anpassen müssen, gleichen sich die Zeitleisten und sogar Aufgaben-Abhängigkeiten automatisch an, ganz ohne Zusatzaufwand für Sie.
Risiko Nr. 3: Überschrittene Budgets
Wenn Projekte länger dauern als geplant, steigen natürlich auch die Kosten. Sie erfordern mehr Arbeitsstunden und mehr Ressourcen, was Budgetüberschreitungen unvermeidlich macht.
In der AGC-Umfrage gaben 43 % der Teilnehmer an, dass die Kosten von Bauprojekten höher waren als vorgesehen. Auch McKinsey stellte fest, dass bis zu 80 % großer Bauprojekte ihr Budget überschreiten. Nicht ideal.
So reduzieren Sie dieses Risiko
Leider gibt es kein einfaches Rezept, um Budgetüberschreitungen ganz zu vermeiden (irgendetwas passiert immer, nicht wahr?). Projektmanagement-Tools wie Wrike bieten jedoch Funktionen, mit denen Sie Budgetprobleme von Anfang an minimieren können.
Indem Sie beispielsweise die erwartete Arbeitsauslastung definieren, den Ressourceneinsatz planen und potenzielle Engpässe identifizieren, erhalten Sie ein realistischeres Bild vom Umfang Ihres Bauprojekts und können das Budget bestmöglich einsetzen.
Risiko Nr. 4: Veraltete Prozesse und Dokumentierung
Angesichts der vielen potenziellen Projektrisiken in der Bauindustrie sollte man meinen, dass der Einsatz von Technologie zur Vermeidung dieser Probleme selbstverständlich ist. Die Realität ist jedoch, dass sich Innovationen in diesem Sektor nur sehr langsam durchsetzen.
„Die Projektplanung zwischen Büro und Baustelle beispielsweise bleibt unkoordiniert und erfolgt oft auf Papier“, heißt es in einer Studie von McKinsey.
Durch dieses Festhalten an veralteten, überwiegend manuellen Arbeitsweisen entstehen für Projektabwicklungsmanager sehr viel mehr Risiken, die sich durch moderne Technologien leicht vermeiden ließen.
So reduzieren Sie dieses Risiko
Die gute Nachricht ist, dass mittlerweile 29 % der Bauunternehmen in Technologien zur Automatisierung ihrer Arbeitsabläufe investieren.
Die Implementierung einer Projektmanagement-Lösung bietet zahlreiche Vorteile für Projektabwicklungsmanager: Sie können ihren Projektplan mithilfe vorkonfigurierter Vorlagen erstellen, repetitive Aufgaben rationalisieren, die Qualität ihrer Zeitplanung verbessern und für eine detailliertere, angemessenere Berichterstattung sorgen.
Das beste Mittel, um Risiken bei Bauprojekten zu minimieren und Ihre Projektabwicklungssystem zu verbessern? Ein Projektmanagement-Tool
Von Sicherheitsgefahren bis zu Budget- und Zeitüberschreitungen – Projektabwicklungsmanager im Bauwesen müssen viele potenzielle Risiken einplanen (und hoffentlich vermeiden).
Das ist eine gewaltige Aufgabe, wird aber mit der richtigen Technologie sehr viel einfacher. Eine Projektmanagement-Plattform gibt Ihnen einen besseren Einblick in Arbeitsauslastung, Zeitleisten, Ressourcen und Budgets, so dass Sie sich ganz auf die Hauptsache konzentrieren können: die erfolgreiche Abwicklung Ihres Bauprojekts.
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