Vorbereitung für die Implementierung einer BPM-Software

Business Process Management (BPM; Geschäftsprozessmanagement) ist nichts Neues. In verschiedenen Formen gibt es diese Methode schon seit dem Industriezeitalter, als die ersten Ideen zum Thema Arbeitsteilung und Spezialisierung von Persönlichkeiten wie Adam Smith und Frederick Winslow Taylor aufgeschrieben wurden. Seit Henry Ford die erste Fließmontagelinie in seiner Autofabrik im Jahr 1913 installierte und die Massenproduktion seiner Autos von über 12 auf 2,5 Stunden reduzierte, wurden Prozesse und Kunden stärker in den Mittelpunkt gestellt, um Geschäftsergebnisse zu verbessern. Im Grunde genommen ist Geschäftsprozessmanagement nichts anderes als die Summe der Methoden und Tools, die für die Überwachung, Optimierung und Verbesserung der Geschäftsprozesse eingesetzt werden - mit dem Ziel, schneller zu produzieren, der Kundennachfrage schnellstmöglich nachzukommen und damit den Unternehmenserfolg zu steigern.

Grundlagen des Business Process Managements

Wenn man über BPM spricht, muss man vorab klären, was ein Geschäftsprozess ist. Geschäftsprozesse sind eigentlich nichts anderes als Prozesse, die Personen und Ressourcen einschließen und deren Ergebnis aus einem Wert für das Unternehmen oder den Kunden besteht. Im Idealfall führt ein Geschäftsprozess zu einem positiven Ergebnis, das einen Wert liefert. Er kann allerdings auch zu einem negativen Ergebnis führen, das den Wert reduziert.

Für die Koordination dieser Prozesse braucht man ein BPM-Tool. Eine solche Automation-Software hilft dabei, Arbeitsabläufe und die Informationen eines Unternehmens visuell darzustellen. Auf dieser Grundlage kann man dann Regeln für jeden Prozess aufstellen (z.B. wer für eine konkrete Aufgabe verantwortlich ist, wer informiert werden muss, wenn ein bestimmter Meilenstein erreicht wurde usw.). Diese Regeln machen es leichter, Prozesse auszuführen und zu koordinieren. BPM-Software hilft Ihnen, Prozesse zu überwachen, um Verbesserungen vornehmen zu können. Denken Sie immer an die alte Weisheit: Automation-Software kann bereits effiziente Prozesse noch effizienter machen, aber sie wird ineffiziente Prozesses von alleine nicht verbessern.

Um Technologie und Software erfolgreich einzusetzen, sind Methoden für die Anpassung von Prozess-Abläufen unabdingbar. Inzwischen hat sich eine eigenständige Branche herausgebildet, die Teams weiterbildet und Unternehmen hilft, ein verbessertes Geschäftsprozessmanagement zu implementieren. Oft kommen diese Methoden zum Einsatz:

Lean - eine Methode, die dafür geeignet ist, alles Überflüssige (Waste) aus einem Prozess zu entfernen. Das Ziel ist mit weniger Ressourcen mehr Wert für die Kunden zu erwirtschaften.
Six Sigma - eine quantifizierbare Methode für kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, indem Defekte gemessen und beseitigt werden.
TQM - (Total Quality Management) ist eine Methode zur Optimierung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen durch konstantes Feedback.
Lean Six Sigma - eine Hybridmethode, die alles Überflüssige (Waste) der Prozesse eliminiert, damit die Prozesse höchst effizient und kostengünstig ablaufen und sich darüber hinaus optimal an die Ansprüche der Kunden anpassen.

Ein paar Dinge, die Sie bedenken sollten, bevor Sie ein Geschäftsprozessmanagement-Tool in Ihrem Unternehmen implementieren

Ein geeignetes BPM-System wird die Effizienz fördern. Doch bevor Sie sich an die sorgfältige Auswahl von Anbietern und Software-Lösungen machen, sollten Sie in der Lage sein, folgende Fragen zu beantworten:

Was sind die Ziele der Implementierung eines Geschäftsprozessmanagement-Tools?
Welches Problem möchten Sie lösen? Wird Ihnen BPM-Software dabei helfen? Wenn Sie die Ziele, die Sie mit dem neuen Tool erreichen möchten, nicht deutlich benennen können, drehen Sie sich im Kreis. Zudem vereinfachen klar gesetzte Ziele die Planung für alle Beteiligten.
Wie werden Sie das Tool in Ihrem Unternehmen verwenden?
Um sich im Klaren darüber zu sein, wie eine BPM-Lösung in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann, müssen Sie zuerst verstehen, wie Ihre aktuellen Prozesse funktionieren. Sind Ihre Prozesse datenorientiert, benötigen jedoch eine Reihe von Integrationen? Oder wird das BPM-Tool eher für die Modellierung von Arbeitsabläufen verwendet werden? Wie sieht es mit Faktoren wie Skalierbarkeit und anderen Anforderungen aus?
Ist das Unternehmen auf Prozess-Automation vorbereitet?
Haben Sie Ihrem Team erklärt, warum Sie eine BPM-Lösung einsetzen wollen und welche Auswirkungen das auf die tägliche Arbeit der Mitarbeiter hat? Ein Geschäftsprozess-Manager muss einen Kommunikationsplan erstellen, damit die Einarbeitung so reibungslos wie möglich abläuft und es eine Plattform gibt, auf der Fragen oder Zweifel vorgetragen werden können.

5 Punkte, die Sie bei der Auswahl der passenden Lösung beachten sollten

Wenn Sie bereit sind, Anbieter auszuwählen und Tools zu testen, helfen Ihnen diese 5 Punkte, eine gute Entscheidung zu treffen:

Kundenreferenzen: Fragen Sie nach Kundenreferenzen und versichern Sie sich, dass diese Kunden auch wirklich die Software gekauft haben. Waren die Kunden zufrieden mit der Software und der Dienstleistung?
Support: Probieren Sie das Support-System des Anbieters aus. Erhalten Sie umgehend Antwort? Inwiefern wird sich der Support-Service in der Implementierungs-Phase erweitern?
Informationen: Werfen Sie einen Blick auf die Lernmaterialien, wie z. B. Wissensdatenbanken, Dokumente oder Wikis. Was stellt der Anbieter zur Verfügung, damit sich Kunden selber weiterbilden können?
Beratung: Suchen Sie nach einem Anbieter, der Ihre Situation versteht, sich in der Branche auskennt und dessen Mitarbeiter nicht nur an Verkaufszahlen interessiert sind, sondern nach einer langjährigen Partnerschaft suchen. Wenn das Sales-Team Sie beraten kann, anstatt nur Produkt-Eigenschaften aufzuzählen, haben Sie wesentlich größere Chancen, mögliche zukünftige Herausforderungen problemlos zu meistern.
Entwicklung: Versichern Sie sich, dass der Anbieter eine langjährige Erfahrung im Bereich Entwicklung und Verbesserung seiner Produkte vorweisen kann.

Warum ist Geschäftsprozessmanagement so wichtig für ein Unternehmen? Weil man damit den Wert für Kunden steigern kann, indem man die existierenden Prozesse optimiert. Deswegen ist die Entscheidung für eine BPM-Software von äußerster Wichtigkeit für Unternehmen, die die Ärmel hochkrempeln und sich verbessern möchten.