Wann haben Sie zum letzten Mal einen Blick auf Ihre E-Mails geworfen? Vor ein paar Stunden? Haben Sie Ihren Posteingang überprüft, kurz bevor Sie angefangen haben diesen Artikel zu lesen? Statistiken von Business-Insidern besagen, dass ein Drittel aller Amerikaner ihre E-Mails ständig im Laufe des Tages überprüfen. Bei der AOL-Umfrage von 2010 gaben 47% der befragten Personen an, von E-Mails abhängig zu sein, 25% können nicht länger als 3 Tage ohne E-Mails auskommen, 60% rufen Ihre E-Mails während des Urlaubs ab und 59% überprüfen Ihre E-Mails im Badezimmer.
Es ist an der Zeit mit dieser Gewohnheit Schluss zu machen!
Warum das Abrufen der E-Mails schwerwiegende Probleme verursacht
Bevor wir uns auf das Thema stürzen, sollten wir uns überlegen, ob das Abrufen von E-Mails wirklich eine gefährliche Sucht oder absolut notwendig für die Büroarbeit ist. Immerhin gaben 59% der Befragten in unserer letzten Umfrage an, dass ihr Team Projektinformationen in E-Mails speichert und 13% sagten, dass ihr Team sogar ausschließlich E-Mails benutzt, um sich über den Projektstatus auf dem Laufenden zu halten. Es scheint ein wichtiges Tool für die Erledigung der Arbeit zu sein.
Aber wie Sie weiter unten feststellen werden, wurde bewiesen, dass E-Mails zu überprüfen eher ein Hemmschuh für die Leistungsfähigkeit ist und sich zusätzlich negativ auf unsere Stimmung auswirken kann:
1. Wenn Sie die ganze Zeit mit E-Mails beschäftigt sind, bedeutet das Zeitverschwendung
Der durchschnittliche Arbeitnehmer unterbricht seine Arbeit alle 10 Minuten oder im Durchschnitt 56 Mal am Tag und braucht ungefähr 25 Minuten, um sich wieder komplett auf seine Arbeit zu konzentrieren. Leider gehört konstantes E-Mail-Abrufen zu den lästigen Unterbrechungen, die dazu führen können, dass Sie Ihre Konzentration verlieren. Die Arbeitsplatzstudie Jackson (2002) u.a. belegt, dass auf 70% der erhaltenen E-Mails innerhalb von 6 Sekunden reagiert wird und auf 85% innerhalb von 2 Minuten. Nach der Unterbrechung brauchten die Teilnehmer dieser Studie 64 Sekunden, um vom “Wo-war-ich-nochmal-Stadium” zu ihrem vorherigen Gedankengang zurückzukehren.
Laut einer Umfrage des McKinsey Global Institute wird 28% der Arbeitswoche damit verbracht, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Wenn Sie einen normalen 40-Stunden-Job haben, bedeutet das, dass Sie wöchentlich mehr als 11 Stunden damit verbringen Ihre E-Mails zu bearbeiten, anstatt “echte Arbeit” zu leisten.
2. E-Mails abzufragen senkt die Leistungsfähigkeit
Wir benutzen E-Mails, um unserer Arbeit aufzuschieben. Wenn wir die Aufgabe, an der wir gerade arbeiten, nicht weiter bearbeiten wollen, denken wir: “Ich beantworte kurz meine E-Mails”. Wir fühlen uns wesentlich besser, wenn wir unsere Arbeit mit E-Mails aufschieben, da es sich ja schließlich auch um “Arbeit” handelt. Diese Denkweise führt schnell zu schlechten Gewohnheiten und sich ein “paar Minuten” den E-Mails widmen, kann schnell wesentlich länger dauern als geplant.
Tatsächlich geben viele Menschen zu, dass häufiges E-Mail-Abrufen ihre Leistungsfähigkeit negativ beeinträchtigt. Bei der Arbeitsmanagement-Umfrage 2015 von Wrike gaben 40% der Befragten an, dass E-Mails einer der Hauptgründe für die Verringerung der Leistungsfähigkeit sind. Auf der Liste für Arbeits-Hemmschuhe stand E-Mail-Bearbeitung auf dem dritten Platz. E-Mails zu beantworten wurde als schädlicher für die Leistungsfähigkeit eingestuft als unklare Prioritäten, Arbeit aufschieben und sogar kurze Fristen.
3. Auf E-Mails zu warten, kann Sie in schlechte Stimmung versetzen
Das nächstes Mal, wenn Sie bei der Arbeit das Gefühl haben, dass Sie mit dem falschen Fuß aufgestanden sind, denken Sie daran: Von E-Mails abhängig zu sein, versetzt Sie in schlechte Laune. Sie überprüfen ihren Posteingang noch einmal und noch einmal (und noch einmal) in der Hoffnung, gute Nachrichten zu erhalten. Aber die guten Nachrichten kommen nicht an oder sind so unregelmäßig, dass Sie sich hunderte Male im Stich gelassen fühlen. Bei Psychology Today nennt es Nancy Colier "lottery brain". Der anpassungsfähige Teil unseres Gehirns “erhält die Hoffnung und die Möglichkeit aufrecht, solange diese Hoffnung durch unsere eigene proaktive Handlung geschürt wird”. Das konstante Überprüfen von E-Mails lässt Hoffnung aufkommen – und enttäuscht ständig, wenn die gute Nachricht nicht ankommt.
Außerdem ist es sehr stressig für uns. In einer Studie der University of British Columbia wurde festgestellt, dass Teilnehmer der Gruppe 1, die ihre E-Mails so oft wie möglich abfragten, sich wesentlich gestresster fühlten als Teilnehmer der Gruppe 2, die nur drei Mal am Tag ihre E-Mails abrufen durften. Außerdem war Gruppe 1 nicht der Meinung, dass sich ihre Leistungsfähigkeit erhöht hätte. E-Mail-Süchtige verschlechtern ihre eigene Stimmung, ohne dass das notwenig wäre.
4. Wenn Sie konstant ihre E-Mails abrufen, blockieren Sie Ihren Arbeitsablauf (Flow)
Für Sie und mich ist Flow ein Zustand, in dem man hochkonzentriert ist und maximale Leistungsfähigkeit erzielt (getting into the zone). Forscher haben festgestellt, dass eine hohe Konzentration beim Arbeitsablauf die Leistung ausschlaggebend erhöht – Es ist die beste Art und Weise, Aufgaben effizient zu erledigen. Psychologe Mihály Csíkszentmihályi erklärt:
“Flow ist das Gefühl eines mentalen Zustandes völliger Vertiefung (Konzentration) und restlosen Aufgehens in einer Tätigkeit (Absorption), die wie von selbst vor sich geht. Die Zeit vergeht wie im Flug. Jeder Vorgang, jede Bewegung und jeder Gedanken erfolgt automatisch aus dem vorherigen, so als wenn man Jazz spielen würde. Ihr ganzes Wesen ist miteinbezogen und Sie nutzen Ihre Fähigkeiten auf das äußerste.”
Leider kommt es eher selten vor, dass jemand auf diese Weise auf seinen Arbeitsablauf konzentriert ist. Unser Posteingang lenkt uns öfters ab, als wir es uns bewusst sind. Teilnehmer an der Renaud Study (2006) u.a. gaben an, dass sie dachten, sie würden Ihre E-Mails nur einmal pro Stunde abrufen. Als sie allerdings von den Forschern beobachtet wurden, stellte sich raus, dass sie fast alle fünf Minuten den Posteingang überprüften. Dieses Hin und Her zwischen Posteingang und Arbeitsaufgaben, fordert vom Gehirn, sich ständig auf etwas Neues konzentrieren zu müssen.
Wir unterbrechen konstant unsere Arbeit und sind uns dessen nicht einmal bewusst!
Die Psychologie, die hinter der Sucht steckt
Um das Problem zu lösen, müssen wir verstehen was in unserem Kopf vorgeht. Warum sind wir so besessen von unserem Posteingang? Es gibt verschiedene Theorien zu diesem Thema:
1. Instrumentelle und operante Konditionierung
Instrumentelle und operante Konditionierung ist die am weitesten verbreitete Theorie zu dem Thema, warum wir ständig unseren Posteingang überprüfen, auch wenn wir wissen, dass wir höchstwahrscheinlich keine neuen E-Mails erhalten haben. Oder noch genauer: Verstärkung in variablen Zeitabständen. Instrumentelle und operante Konditionierung ist ein weitbekanntes Psychologie-Konzept das besagt, dass jegliches Verhalten durch bisher erlebte Verhaltenskonsequenzen beeinflusst wird. “Verstärkung in variablen Zeitabständen” bedeutet, dass jede Handlung belohnt (verstärkt) wird, wenn wir sie ausführen, allerdings nicht immer und nur in unbestimmten Zeitabständen. Es ist eine ganz normale Lernmethode, die sich allerdings in ein Problem verwandelt, wenn das erlernte Verhalten sich kontraproduktiv auf unsere Arbeit auswirkt.
In Bezug auf E-Mails, spielt instrumentelle und operante Konditionierung die folgende Rolle: Wenn Sie Ihren Posteingang überprüfen, erwarten Sie, eine neue Nachricht zu erhalten. Da sich allerdings nicht immer einer neue E-Mail in Ihrem Posteingang befindet, überprüfen Sie immer wieder aufs Neue, in der Hoffnung: “Dieses Mal werde ich eine E-Mail erhalten!” Sie klicken auf aktualisieren, sogar mehrere Male innerhalb von nur wenigen Sekunden und erwarten, dass Ihr Verhalten (E-Mails abrufen) belohnt wird (mit einer neuen E-Mail).
Nir Eyal, der Autor von Hooked: How to Build Habit-Forming Products und langjähriger Erforscher der Schnittstelle zwischen Psychologie, Technik und Wirtschaft bestätigt, dass die einfache Handlung, eine E-Mail zu beantworten, schon unser Verhalten verstärkt und uns dazu führt, immer wieder aufs Neue den Posteingang zu überprüfen:
“Jedes Mal, wenn ich eine E-Mail beantworte, entsteht ein Auslöser (Trigger), weil die Wahrscheinlich besteht, eine Antwort zu erhalten. Diese Antwort ist ein externer Auslöser, der den Teufelskreis vervollständigt. Deswegen ist es so schwierig, die E-Mail-Gewohnheiten los zu werden.” (13:10)
Langfristig gesehen, wenn Sie regelmäßig brauchbare E-Mails erhalten, wird Ihr Verhalten verstärkt und Sie werden konstant weiterhin Ihre E-Mails abrufen.
2. Es tut unserem Ego gut, wichtige E-Mails zu erhalten
Eine weitere Theorie über die Ursache unserer E-Mail-Sucht ist das Gefühl des Einzelnen, wichtig zu sein. Auch wenn wir angeblich E-Mails hassen, lieben es einige von uns, E-Mails zu erhalten. Linda Stone, Autorin, Beraterin und technische Forscherin ist der Meinung, dass es sich Nir Eyal, Autor von Hooked: How to Build Habit-Forming Products, legt dar:
"Wenn Sie über die [...] internen Auslöser vom E-Mail-Abrufen nachdenken, werden Sie zu dem Schluss kommen, dass es sehr viele gibt: da ist die Langeweile, die Besorgnis, die Unsicherheit darüber, ob Sie in Ihrem Job alles richtig machen... All diese internen Auslöser können ein bisschen geschwächt werden, wenn Sie ihre E-Mails überprüfen.” (11:22)
Aber die ständigen Überprüfungen und Unterbrechungen geraten außer Kontrolle. Die Herausforderung besteht darin, wegen E-Mails nicht in einen Zustand zu verfallen, in dem unterbewusst das Bedürfnis aufkommt, unseren Posteingang zu überprüfen, um nachzusehen ob uns noch jemand braucht.
3. Wir lieben einfach zu erreichende, kleine Erfolgserlebnisse
Noch eine letzte Theorie. Eine Studie von Theresa Amabile von der Harvard Business School zum Thema "Wie man Mitarbeiter motiviert", brachte die folgenden Ergebnisse: Leute lieben es, Fortschritte zu machen. Wenn ein Mitarbeiter das Gefühl hat, Fortschritte erzielt zu haben, erhöht das seine Motivation weiterzuarbeiten, um das Endziel zu erreichen. Fortschritt – auch wenn es nur ein kleiner Schritt nach vorne ist – der sich täglich bemerkbar macht, wirkte sich positiv auf die Teilnehmer der Studie aus und sie bestätigten, sich wesentlich besser gelaunt zu fühlen. Dem Bericht von Amabile und ihrem Team zufolge sollten Manager große Projekte in kleinere Projekte unterteilen, mit einfacher erreichbaren Zielen, damit ihre Teams mehrere kleine Erfolge erleben anstatt nur ein großes Erfolgserlebnis am Ende des Projekts.
Das Bearbeiten von E-Mails löst bei uns das motivierende Gefühl von Zufriedenheit aus, weil wir etwas bewältigt haben. Jedes Mal wenn wir eine E-Mail beantworten, ist das ein kleiner Schritt nach vorne. Jedes Mal wenn wir unseren Posteingang komplett leeren, haben wir erfolgreich eine Aufgabe erledigt, die wir uns vorgenommen haben, und wir fühlen uns gut, weil wir etwas geschafft haben. Deswegen wiederholen wir es immer wieder und immer wieder... auch wenn wir deswegen unsere “richtige Arbeit” vernachlässigen und dabei täglich mehrere Stunden vergeuden, weil wir uns wieder aufs Neue auf unsere Arbeit konzentrieren müssen.
Wie Sie die Abhängigkeit von Ihrem Posteingang bekämpfen können
Das konstante E-Mail überprüfen ist ein konditioniertes Verhalten, dass Ihnen die Energie aussaugt, Sie unglücklich macht und Ihre Leistungsfähigkeit stark beeinträchtigt. Wir geben Ihnen einige Tipps, wie Sie diese schlechte Angewohnheit loswerden können:
1. Lassen Sie Ihren Posteingang zu, um sich bewusst zu werden, wie häufig Sie ihn öffnen
Lassen Sie ihren Posteingang auch nicht in einer anderen Registerkarte offen und versuchen Sie die Häufigkeit des E-Mails-Abrufen einzuschränken. Wenn Sie das Gefühl haben, Ihre E-Mails überprüfen zu müssen, können Sie in diesem Moment Ihren Posteingang öffnen. In der selben E-Mail-Stress-Studie von der University of British Columbia, die wir oben angegeben haben, kamen die Forscher zu folgender Schlussfolgerung:
“E-Mails nicht so häufig abzurufen, verringert den Stress bei der Ausführung einer besonders wichtigen Tätigkeit und vermindert insgesamt den alltäglichen Stress. [...] diejenigen, die häufig ihre E-Mails abgerufen haben, hatten auch nicht das Gefühl, leistungsfähiger zu sein als diejenigen, die auf “E-Mail-Diät” waren.
Verfolgen Sie genau, wie oft Sie am Tag Ihre E-Mails abrufen. Der Psychologe James Claiborn bestätigt, dass die Quantifizierung von etwas grundsätzlich dazu führt, dass es verändert wird und dass die Leute sich dessen erstmals richtig bewusst werden. Überprüfen Sie bei jedem E-Mail-Abrufen, ob es auch tatsächlich notwendig war. (Haben Sie seit der letzten Überprüfung eine wirklich wichtige E-Mail erhalten?) Wenn Sie darauf aufmerksam werden, dass Sie Ihre Registerkarte so oft öffnen, dass die Gesamtanzahl zweistellige Nummern erreicht, sollten Sie ihr Verhalten überdenken, um festzustellen, ob es wirklich notwendig ist, Ihren Posteingang so oft zu überprüfen.
2. Suchen Sie andere Methoden für effektivere Kommunikation auf der Arbeit
Verunsichert Sie es, sich von E-Mails loszureißen, da es für Sie die einzige Möglichkeit ist, wichtige Nachrichten zu erhalten? Ersetzen Sie Ihre E-Mails mir einem neuen Tool, das Ihren Arbeitsrhythmus nicht mit Spam und unwichtigen Pings verlangsamt. Verlagern Sie Ihre Arbeit auf ein Work-Management-Tool wie Wrike (oder andere), damit Sie nicht mehr so sehr von der Kommunikation per E-Mail abhängig sind, um Ihre Projekt-Aufgaben zu erledigen, Information zu speichern und von Ihren Kollegen auf dem neusten Stand gehalten zu werden.
3. Setzen Sie sich das Ziel, die E-Mails zu verringern (und schreiben Sie es auf)
Wussten Sie, dass, wenn Sie ein Ziel aufschreiben und es mit einem Freund teilen, die Wahrscheinlichkeit Ihr Ziel zu erreichen um 33% höher ist? Nehmen Sie sich einen Stift und einen Zettel. Notieren Sie Ihren “Spielplan”: “Ich werde meine E-Mails um 11:00 Uhr und um 15:00 Uhr abrufen” oder “ich werde meine E-Mails nur dreimal am Tag überprüfen”. Vielleicht sollten Sie den Zettel zur Erinnerung auf Ihren Laptop kleben. Auch sollten Sie eine Liste aufstellen (diesmal auf einem richtigen Blatt Papier) mit den Gründen, warum Sie Ihre E-Mails nicht mehr so oft abrufen möchten: “Ich will Zeitverschwendung vermeiden” oder “ich will konzentrierter arbeiten, um meine Leistungen zu verbessern”.
Sobald Sie die Liste fertig haben, informieren Sie Ihren Chef und Ihre Kollegen darüber, dass E-Mails nicht mehr die beste Methode ist, Sie für eine wichtige Angelegenheit schnell zu erreichen. (Wer weiß, vielleicht bringen Sie Ihren Chef und Kollegen sogar dazu, ihren eigenen Anti-Posteingang-Abhängigkeits-Plan zu erstellen.)
4. Ergreifen Sie extreme Maßnahmen: blockieren Sie ihren Posteingang
Wollen Sie wirklich Ihre neue Gewohnheit verstärken? Laden Sie die Browser-Erweiterung StayFocusd vom Webbrowser Chrome herunter, um tägliche Zeitverschwendung regelrecht unmöglich zu machen. Mit Hilfe von StayFocusd können Sie die Zeit, die Sie Ihrem Posteingang widmen auf die Minute genau festlegen. Wenn die festgelegte Zeit abgelaufen ist, wird der Zugang zum Posteingang bis zum nächsten Tag blockiert. Das funktioniert natürlich nur bei Leuten, denen keine zusätzlichen Desktop-Apps wie Outlook oder Apple Mail zur Verfügung stehen.
5. Geben Sie nicht auf!
Sich auf eine neue Gewohnheit einzustellen kann bis zu zwei Monate dauern und je nachdem sogar fast ein Dreivierteljahr! In unserem Fall geht es darum, mit Hilfe der neuen Gewohnheit, eine alte Gewohnheit aufzugeben, deswegen ist es so kompliziert. Aber geben Sie deswegen nicht auf. Auch wenn Sie nach einem Monat immer noch nervös werden, wenn Sie nicht konstant Ihre E-Mails abrufen, versuchen Sie es weiterhin. Lesen Sie ihre Liste durch, warum Sie nicht so oft Ihre E-Mails abrufen sollten, um sich erneut Ihr Ziel zu bestätigen. Um sich neue Gewohnheiten anzueignen, braucht man hauptsächlich Willenskraft: Wenn Sie es heute nicht schaffen, dann versuchen Sie es morgen nochmal!
Sie können Ihre E-Mail-Gewohnheiten ändern
Ist E-Mail-Abrufen eine Sucht? Haben Sie Maßnahmen ergriffen, um das E-Mail-Überprüfen erfolgreich einzuschränken? Bitte teilen Sie Ihre Geheimnisse mit uns unten in den Kommentaren, damit wir alle von Ihnen lernen können!
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