Lassen Sie sich nicht hinters Licht führen: Egal was die Werbung Ihnen weismachen möchte, für höhere Leistungsfähigkeit im Büro brauchen Sie keinen weiteren Chat oder weitere Instant-Messaging-Apps.
Mit diesem Thema wurden wir konfrontiert, als wir in unserem Büro von Skype, das von vielen individuell genutzt wurde, zu HipChat gewechselt sind, einem Tool, das für die Nutzung in Unternehmen konzipiert wurde und von Administratoren gesteuert wird. Allerdings war HipChat bald nicht mehr unseren Ansprüchen gewachsen und wir wechselten zu Slack. Alle waren sofort beeindruckt von den Funktionen und Integrationen. Einige Befürworter wagten sogar Aussagen darüber, welche großartigen Auswirkungen das neue Tool auf Ihre Leistungsfähigkeit haben wird. Nachdem Microsoft kürzlich Microsoft Teams und die neuen Business-Chats in Office 365 vorgestellt hat, worauf Slack mit einer ganzen Seite in der New York Times geantwortet und dem Software-Giganten dazu gratuliert hat, endlich mal etwas Wettbewerb auf den Markt zu bringen, ist es höchste Zeit laut zuzugeben, was wir alle schon seit Langem im Stillen denken: die Nutzung von Chats/Instant-Messaging-Apps kann die Leistungsfähigkeit stark beeinträchtigen.
Ihre Messaging-App unterbricht Sie
Hipchat Pop-up-Nachrichten sind super nervig. Hört auf mich bei der Arbeit zu stören!
— t.kirk (@luuhaann) 1. Juli 2016
Auf der Liste der 3 Top Produktivitäts-Killer steht diese Eigenschaft Ihres Instant-Messaging-Tools zweifellos ganz oben: Sie werden pausenlos abgelenkt!
Niemand ist davon begeistert, wenn ein Kollege ohne Vorwarnung am Schreibtisch auftaucht, um einige Ideen zu besprechen, wenn man gerade in der Fertigstellung eines Reports oder Blog-Artikels vertieft ist oder eine E-Mail schreibt. Was passiert allerdings, wenn Ihre Chat-App klingelt? Sie lassen instinktiv alles stehen und liegen und klinken sich in das Gespräch ein.
Teils liegt das an der Chat-Benutzeroberfläche, die zum irrtümlichen Glauben verleitet, dass man per Chat schneller Antworten erhält als per Telefon oder per E-Mail. Dazu kommt allerdings noch, dass Sie süchtig nach diesen Ablenkungen und Unterbrechungen werden. All diese kleinen Benachrichtigungen zu bearbeiten fördert die Dopamin-Ausschüttung im Gehirn. Dadurch entsteht die große Suchtgefahr von Chats, die häufig dazu führt, dass Sie an Gesprächen teilnehmen, nur weil Sie denken, dass diese Gespräche eventuell von Bedeutung für Sie sein könnten.
Hören Sie auf in Echtzeit zu antworten!
Wenn sich Ihr Team daran gewöhnt, sofort eine Antwort von Ihnen auf Anfragen per Messaging-App zu erhalten, werden Ihre Teammitglieder immer auf eine Echtzeit-Antwort bestehen. Nicht jede Anfrage ist dringend und erfordert Echtzeit-Kommunikation.
Stattdessen erstellen Sie zusammen mit Ihrem Team Leitlinien zum Umgang mit Chats. Teams können so festlegen, dass Echtzeit-Antworten per App nicht erwartet werden. In dieser Art von Teams antworten die Mitarbeiter, wenn Sie mit einer Aufgabe fertig sind. Als Alternative stellen manche Teams Regeln zum „Bitte nicht stören Status“ auf. Manche Führungskräfte legen sogar „virtuelle Bürozeiten“ fest, in denen Sie von jedermann und zu jedem Thema per Chat erreichbar sind und in Echtzeit antworten können.
Ihre Messaging App überlastet Sie
Slack ist einfach Spitze, es hat meinen E-Mail-Posteingang komplett ersetzt! *hat jetzt 95 verschiedene Inboxes*
— Cabel Sasser (@cabel) 27. Februar 2016
Niemand ist von einem mit Spam-E-Mails verstopften Posteingang begeistert. Wie sieht das mit einem Tool wie Slack oder HipChat aus? Mit der Zeit schließen Sie sich Chat-Gesprächen an oder starten Ihre eigenen Gespräche zu sämtlichen Themen von Website-Layouts bis hin zu den neueste Katzenvideos. Was schließlich dazu führt, dass Sie 20 Nachrichten von den 55 Chatrooms, an denen Sie beteiligt sind, erhalten und das obwohl Ihr Unternehmen nur 40 Mitarbeiter hat. Man nennt dieses Phänomen Fragmentierung der Aufmerksamkeit.
Eine Studie, die von Baba Shiv an der Stanford University durchgeführt wurde zeigt auf, dass in dem Moment, in dem wir unsere „kognitive Belastungsgrenze“ erreicht haben, keine Energie mehr übrig bleibt, um gute Entscheidungen zu fällen. Deswegen ist es so schwierig, einem ungesunden Burger mit fettigen Pommes nach einem anstrengenden Arbeitstag zu widerstehen. Möglicherweise stresst Ihr Chat-Programm gerade Ihre kognitive Belastung, während Sie diesen Artikel lesen.
Reduzieren Sie den Lärm
Es ist an der Zeit, ein bisschen disziplinierter zu sein! Befreien Sie sich von Kanälen, die Sie nicht für Ihre Arbeit brauchen. Oder reduzieren Sie diese Kanäle zumindest auf ein absolutes Minimum. (Nur weil es 20 unterhaltsame Kanäle gibt, denen Sie sich anschließen *könnten*, heißt das noch lange nicht, dass Sie sich auch wirklich anschließen *müssen*.) Ein schlagfertiges Argument für das Verlassen dieser Chaträume ist, dass Sie sich jederzeit wieder einklinken können, wenn es Ihnen langweilig ist oder wenn Sie mit Ihrer Arbeit fertig sind.
Ihr Messaging App liefert Ihnen nicht den nötigen Kontext
Zusammenhanglose Links im Projekt-Slack-Channel ohne Kontext. Viel Spaß! #headdesk
— huracan (@staticnull) 2. September 2016
Manchmal erhalte ich kontextlose Nachrichten per Chat, mit der Bitte, einen Satz zu bearbeiten. Ich bearbeite den Satz nach den geltenden Grammatikregeln — und stelle danach fest, dass der Satz als Nachricht für die Benutzeroberfläche gedacht ist und dementsprechend prägnanter hätte sein müssen und die Zeichensetzung überflüssig war. Hätte ich vorher nachgefragt, hätte ich den Kontext in meine Arbeit einbeziehen können. Aber das habe ich nicht gemacht, weil ich so schnell wie möglich antworten wollte. Es ist eine Sucht.
Indem Sie Aufgaben per Chat-App weitergeben, nehmen Sie Aufgaben den Kontext. Zu welchem Projekt gehört die Aufgabe und was sind die Ziele? Wer benötigt das Ergebnis und wann ist der Fälligkeitstermin? Auf all diese Fragen erhalten Sie eine Antwort, wenn Sie ein zweckmäßiges Arbeitsmanagement-Tool verwenden — z. B. Wrike.
Wie Wrike Ihrem Team helfen kann, produktiver zu werden
Wir haben es schon oft wiederholt: für effiziente Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens braucht man mehr als nur ein Instant-Messaging-Tool oder einen Speicherort für Dateien: Man braucht auch ein Tool, mit dem man Aufgaben, Projekte und Arbeitsabläufe verwalten und bearbeiten kann. Wrike bietet Ihnen alles, was Sie brauchen: Sie können neue Aufgaben erstellen, verwalten und Ihrem Team zuweisen. Gleichzeitig haben Sie einen Einblick in die Arbeitsauslastung von jedem einzelnen Teammitglied und in den Status laufender Projekte.
Aber im Unterschied zu einer Chat-App haben Sie die Möglichkeit, zu antworten, wenn es Ihnen am besten passt — Sie werden nicht bei der Arbeit gestört. Es besteht keine Überlastungsgefahr, da Sie die Kontrolle darüber haben, wie vielen Aufgaben/Projekten Sie folgen möchten. Auch die Benachrichtigungen können Sie nach Ihren Wünschen einstellen. Ein weiterer wichtigerer Vorteil ist, dass Sie bei jeder Aufgabe den kompletten Kontext von dem sehen, was von Ihnen erwartet wird.
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