Bei vielen Geschäftsleuten steht Projektmanagement eher im Hintergrund. Geschäftsausweitung und Rendite stehen bei Führungskräften ganz oben auf der Liste, während Projektmanagement entweder weiter unten steht oder gar nicht auf der Liste ist. Die meisten Leute sind sich nicht bewusst, dass sie ohne ein gut funktionierenden Arbeit-Management-Prozess Geld verlieren.
Wir haben uns mit Robert Kelly, dem PMO-Leiter und geschäftsführenden Gesellschafter von Kelly Project Solutions, LLC über die große Bedeutung des Projektmanagements und dessen Auswirkungen auf Unternehmen unterhalten. Wir setzten uns auch mit den Themen auseinander, wie man chronisch niedrige Produktivität bekämpfen kann, wie sich Projektmanagement-Technologie weiterentwickelt hat und wie sich Kelly Projektmanagement im Jahr 2020 vorstellt. Lesen Sie das vollständige Interview:
1. Erzählen Sie uns etwas über sich selbst.
Ich bin stolzer Vater von drei wunderbaren Kindern und bin seit 12 Jahren glücklich mit meiner Frau Jasmin verheiratet. Beruflich bin ich aus Versehen ein Projektmanager geworden, der nach 15 Jahren immer noch daran arbeitet, diesen Bereich zu perfektionieren. Als Mitgründer und Moderator für #PMChat bei Twitter arbeite ich konstant mit einigen der besten Köpfe im Bereich Führung, Projektmanagement und weiteren Geschäftsthemen zusammen. Zusätzlich bin ich geschäftsführender Gesellschafter von Kelly Project Solutions, einer Unternehmensberatung spezialisiert auf Projektmanagement und Führung durch Kommunikation für kleine und mittelgroße Unternehmen.
2. Was sind die häufigsten Probleme, mit denen Sie als PMO-Leiter konfrontiert werden?
Ich bin der Meinung, dass es einige Herausforderungen für PMO-Leiter gibt, die in allen Unternehmen wiederholt vorkommen:
1. Hochqualifizierte Mitarbeiter. Die Kommerzialisierung des Projektmanagements (schlüsselfertige Vorlagen, Wundermittel-Methoden usw.) hat das Niveau im Talent-Pool der Kandidaten, die die Branchen-Sprache wirklich beherrschen, stark gesenkt. Personalvermittler haben es immer schwerer, solide Leiter für Projekte zu finden.
2. Investitionen. Anstatt als Einnahmequelle anerkannt zu werden, werden PMOs oft immer noch als ein Unkostenfaktor angesehen. Egal was für ein Unternehmen Sie haben, Projektmanagement ist eine Dienstleistung. Ihr Projektmanagement hat deutlich mehr Touchpoints (Kontaktpunkte) mit Ihren Kunden (vor allem externe) als die Vertriebsabteilung oder die internen Führungskräfte. Studien der Technology Services Industry Association (TSIA) belegen, dass ein engagiertes Vertriebsmodell (bei IT-Dienstleistungen) 15:1 Touchpoints im Vergleich zu einer normalen Vertriebsabteilung vorweisen kann. Gewinne und Kundenzufriedenheit (Customer Satisfaction Score CSAT) verdoppeln sich und die Unkosten für Verkaufszyklen und Kundengewinnung werden drastisch reduziert. Die Unternehmen müssen in die Ausbildung von Projektmanagern und kundenorientierte Tools investieren sowie Reise-Budgets zur Verfügung stellen, um Beziehungen aufzubauen. Das betrifft auch die PMOs, deren Arbeit sich auf den internen Bereich des Unternehmens bezieht.
3. Identitätskrise. PMOs standen schon immer vor der Entscheidung, ein Ressourcen-Pool oder die Leitungsverantwortlichen zu sein. Diese Herausforderung hat sich mit der wachsenden “Schatten-IT” erheblich vergrößert. Die PMOs müssen klare Anleitungen vom IT-Vorstand (CIO, Chief Information Officer) erhalten, ansonsten wird diese Herausforderung auch 2016 weiterbestehen.
3. Sind Sie als PMO-Leiter der Meinung, dass es für Unternehmen unbedingt erforderlich ist, standardisierte Projektmanagement-Methoden zu übernehmen? Wenn ja, warum?
Unter der Berücksichtigung, das meistens mehrere Methoden notwendig sind, würde ich vorsichtig mit Ja antworten. Wenn Sie Lean Six Sigma, das traditionelle Stage-Gate-Modell, Agile, MS Dynamics Implementation usw. in Betracht ziehen, können Sie ein Toolkit aus Kernprozessen und Tools zusammenstellen, das für Ihr Unternehmen und Ihre üblichen Projektarten maßgeschneidert ist. Man sollte allerdings die Veränderungen auf ein Minimum reduzieren, weil die wichtigsten Vorteile von Projektmanagement nur erzielt werden, wenn man die Prozesse wiederholen kann, sie skalierbar sind und sie außerdem schnell gelernt werden und im ganzen Unternehmen implementiert werden können. Wenn eine allgemeine Methode angewendet wird, können Lexikon-Projektmanager, Teammitglieder und Partner dazu gebracht werden, leistungsfähiger zu werden. Erfahrungen und Messungen können mit Grundlinien verglichen werden, um ein Umfeld für stetige Verbesserung zu gestalten.
4. Welche Auswirkungen hat schlechtes Projektmanagement auf Unternehmen?
Auch wenn es übertrieben klingt, kann schlechtes Projektmanagement ein Unternehmen zum Untergang verurteilen. Niedrige Anforderungen können dazu führen, dass entsetzliche Produkte vermarktet werden und das kann den Markenwert über Jahre schädigen! Wenn Ihr Unternehmen in einem stark regulierten Sektor tätig ist, können Sie mit Strafen, Lizenzentzug usw. jahrelange Arbeit zu Nichte machen, nur weil Sie die Prozesse nicht richtig dokumentiert haben. Wenn bei den tagtäglichen Arbeitsabläufen kein fachmännisches Projektmanagement eingesetzt wird, werden Ressourcen oft nicht optimal genutzt, Arbeitsvorgänge verdoppelt, Unkosten fallen aufgrund von Änderungsanforderungen an, Zeitverschwendung wegen fehlender oder schlechter Kommunikation und viele weitere Aspekte wirken sich negativ auf das Unternehmen aus.
"Ihr Unternehmen kann aufgrund von schlechtem Projektmanagement untergehen"
5. Wie beeinflussen Technologien das Projektmanagement und wie werden sie von Personen angenommen?
Technologien unterstützten Projektmanager mit großartigen Tools für die Optimierung von Zusammenarbeit, Planung und Effizienz in ihren Projekten. Alles in einer einzigen Plattform zu planen, zu kommunizieren sowie Budgets und Zeit zu überprüfen spart wöchentlich viele Stunden ein! Produktplanungs- und -managementsysteme (PPM) helfen dem PMO, die Nutzung von Ressourcen besser zu überprüfen und zu planen, sie können Projektstatus und Aufgaben auf Dashboards überblicken usw. Dank PPM-Tools müssen Projektmanager die Teammitglieder nicht mehr die ganze Zeit mit Statusfragen überhäufen und stehen somit ihrem Team auch nicht mehr bei der Arbeit im Weg.
6. Welche drei Tipps würden Sie jemanden geben, der auf der Arbeit gegen niedrige Produktivität ankämpft?
1. Lassen Sie gegen Ende Ihres Arbeitstags etwas Zeit für Organisation. Überdenken Sie den Tag: Müssen Sie noch etwas für jemanden erledigen, bevor Sie gehen? Denken Sie über morgen nach: Wie sieht der Kalender aus? Was sind die wichtigsten Aufgaben, die ich in den nächsten 24/48 Stunden erledigen sollte? Damit können Sie verhindern, dass Sie im Verlauf Ihres Arbeitstags überrumpelt werden und Sie bereiten sich in Gedanken auf den nächsten Tag vor.
2. Erinnerungen. Egal, ob sie mit einer ausgeklügelten Projektplattform arbeiten oder nicht, fast jede E-Mail-Plattform verfügt über eine Erinnerungsfunktion. Stellen Sie Zeit und Datum ein, damit Sie bei Fertigstellungsterminen benachrichtigt werden.
3. Gehen Sie kurz raus. Bei den heutigen Großraumbüros ist es manchmal notwendig, einen Konferenzraum zu benutzen, um sich 30 Minuten hinter geschlossenen Türen voll auf seine Aufgabe konzentrieren zu können.
7. Was ist Ihre Vorstellung von Projektmanagement im Jahr 2020? Glaube Sie, dass es sich sehr verändern wird?
Meiner Ansicht nach gibt es zwei Möglichkeiten. Wenn wir es nicht schaffen von dem schlüsselfertigen Checklisten-Konzept Abstand zu nehmen, dann wird sich Projektmanagement in eine Fähigkeit verwandeln, die alle Angestellten ausführen können. Da immer mehr Technologie über Self-Service (Selbstbedienung) zur Verfügung steht, ist Cloud-Automatisierung ein noch größeres Risiko. Ich kenne jemanden, der eine Self-Service-Plattform entwickelt hat: Genau wie bei einer Hostingfarm die nur wenige Ingenieure benötigt, braucht auch diese Art von Plattformen nur wenige Projektmanager.
Die andere Möglichkeit wäre, dass professionelle Projektmanager über die Projektsatzung und Projektabläufe hinaus gehen und Führungs- und Geschäftsfähigkeiten entwickeln. Wenn wir als Beruf/Disziplin mehr Wert auf den Tisch legen können, werden wir auch geschäftsorientierte und strategische Initiativen in die Hand nehmen. Wenn wir mehr Geschäftswerte einbringen, werden wir enger mit dem Vorstandsvorsitzenden (CEO) und dem IT-Vorstand (CIO) zusammenarbeiten.
8. Nennen Sie mir einen großen neuen Trend, dem nicht genug Aufmerksamkeit gewidmet wird?
PMO als Dienstleistung. Unternehmen überlassen inzwischen oft ihr Projektmanagement den Unternehmensberatungen, weil der Arbeitsaufwand nicht hoch genug ist, um eine Person einzustellen. Allerdings verbraucht die Zusammenarbeit und Einführung von neuen Unternehmensberatungen einen Teil der Einnahmen des Unternehmen und verringert somit den erwarteten Profit. In der heutigen Gesellschaft wollen Menschen nur für das bezahlen, was sie auch tatsächlich verbrauchen, allerdings wollen sie es auch benutzerdefiniert haben. Ein PMO als Dienstleistungs-Modell ist diesen Ansprüchen gewachsen. Ein Unternehmen kann sich an ein Projekt Management Office wenden, wann immer sie möchten und der Dienstleistungsanbieter kann Ihnen den selben Projektmanager zuordnen. Das Unternehmen muss kein Geld für Bescheinigungen, Ausbildung für Projektmanager, Lizenzen von PPM-Software usw. ausgeben. Wir haben festgestellt, dass ein großes Interesse an diesem Modell besteht.
Wie haben sich erfolgreiche Projektmanagement-Prozesse auf Ihr Unternehmen ausgewirkt?
Teilen Sie bitte in den Kommentare Ihre Vor- und Danach-Geschichte mit uns. Wir sind uns sicher, dass wir alle voneinander lernen können!
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Biografie: Robert Kelly leitet seit 15 Jahren Projekte und Projektteams. Seine Projektteams stammen aus über 40 Ländern, er verfügt über ein breit gefächertes Portfolio mit allerlei Projekten, einschließlich Vertrieb, Marketing und IT-Initiativen, innerhalb von unterschiedlichen Branchen. Robert ist geschäftsführender Gesellschafter bei KPS, einer Projektmanagement-Unternehmensberatung in Raleigh, North Carolina (USA). Er ist er auch der Mitgründer und Moderator von #PMChat, einer globalen Gemeinschaft von Projektmanagern und Geschäftsführern, die sich bei Twitter über Best Practices und Erfahrungen austauschen. Folgen Sie Robert Kelly auf Twitter @rkelly976
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