Ein Aktionsplan ist eine bestimmende Checkliste der Aufgaben und Ressourcen, die zur Durchführung eines Projekts oder zur Erreichung eines Ziels erforderlich sind. Man kann es sich als einen visuellen Countdown zur Projektlieferung oder eine Aufschlüsselung der Liste von Aufgaben vorstellen, die zum Erreichen der gewünschten Ergebnisse erforderlich sind.
Jetzt fragen Sie sich vielleicht: „Was ist der Zweck eines Aktionsplans im Vergleich zu einer To-do-Liste?”
Der signifikanteste Unterschied zwischen Aktionsplänen und To-do-Listen besteht darin, dass Aktionspläne darauf ausgerichtet sind, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Im Gegensatz dazu sind To-do-Listen fortlaufend und beinhalten Aufgaben für verschiedene Ziele und Projekte.
Wenn man diesen Unterschied versteht, wird klar, dass Aktionspläne leistungsstarke Tools zur Zielsetzung und Projektdurchführung sind. Sie helfen Teams dabei, notwendige Ressourcen zu verwalten, Zeitpläne einzuhalten und den Fortschritt in Richtung bestimmter Ziele und Projektinitiativen zu verfolgen.
In diesem Artikel gehen wir auf den Zweck von Aktionsplänen ein, auf die wichtigsten Schritte, die solche Pläne üblicherweise enthalten, auf die Frage, wie sich Aktionspläne im Projektmanagement einsetzen lassen, und auf eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines solchen Plans.
Und als Bonus geben wir Ihnen auch Informationen über Wrikes vorgefertigte Aktionsplan-Vorlage, die den Aktionsplan-Prozess beschleunigen kann.
Was ist der Zweck eines Aktionsplans?
Ein Aktionsplan, manchmal auch als Handlungsplan bezeichnet, hilft dabei, Projektaufgaben in einer logischen und rechtzeitigen Reihenfolge zu ordnen, um ein Ziel zu erreichen. Projektmanager und Einzelpersonen können Aktionspläne verwenden, um ihre Arbeit und persönliche Projektziele zu erreichen.
Bei der Entwicklung eines Aktionsplans werden die zu erreichenden Ziele, die einzubeziehenden Teams und Dienstleister sowie die Aufgaben, Abhängigkeiten, Meilensteine und Ressourcen geklärt, die für den Abschluss des Projekts erforderlich sind.
Das Arbeiten mit einem Aktionsplan stellt sicher, dass alle Aufgaben und Anforderungen erfüllt werden, um die erwarteten Standards eines Projekts zu erreichen. Bei der Entwicklung eines Aktionsplans ermittelt man alle kritischen Pfade und Abhängigkeiten.
Denken Sie daran, dass ein ausgearbeiteter Aktionsplan nicht in Stein gemeißelt ist, denn das Umfeld, in dem Projekte agieren, unterliegt oft Veränderungen. Externe Faktoren wie Marktbedingungen, wirtschaftliche Einflüsse, technologische Fortschritte oder Ausfälle, behördliche Anforderungen und unerwartete Ereignisse können die Umsetzung jedes Plans beeinflussen. Ein dynamisches Dokument ermöglicht Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, sodass man vorhandene Strategien anpassen kann, um auf sich verändernde Umstände zu reagieren.
Warum sind Aktionspläne im Projektmanagement wichtig?
Im Projektmanagement ist ein Aktionsplan eine schnelle und einfache Möglichkeit, Projekte auf Kurs zu halten. Einen Aktionsplan zu erstellen bedeutet, dass man schnell die benötigten Ressourcen und Anforderungen auflisten und einen Zeitplan für die Durchführung der Aufgaben erstellen kann.
Nachfolgend werden die Vorteile eines strategischen Aktionsplans für das Projektmanagement erläutert:
- Sie sind einfach und leicht einzurichten und tragen dazu bei, die Betriebseffizienz aufrechtzuerhalten, ohne viel Zeit in Anspruch zu nehmen.
- Sie entlasten die Projektleiter, indem sie einen Rahmen bieten, um neue Projekte in einer sinnvollen Reihenfolge zu strukturieren.
- Sie klären die Ziele des Projekts und schaffen Einvernehmen darüber, wie die Arbeit erledigt werden soll.
- Sie bereiten die Beteiligten auf vorhersehbare und vermeidbare Herausforderungen vor und richten die vorhandenen Ressourcen auf die Erreichung der Hauptziele des Projekts aus.
- Sie maximieren die persönliche und Teamproduktivität sowie die Ressourcenzuweisung.
- Sie verringern die Gefahr, dass Aufgaben im Projekt vergessen werden.
- Sie generieren einen zielgerichteten Arbeitsablauf, damit man weiß, woran man während des Projekts arbeiten muss.
- Sie bieten eine Möglichkeit, den Fortschritt zu verfolgen, indem man Aufgaben im Aktionsplan abhakt, sobald sie erledigt sind.
Aktionsplan und Projektplan im Vergleich
Aktionspläne sollten nicht mit Projektplänen verwechselt werden. Beide listen die Aufgaben, Ressourcen und Zeitleisten auf, die erforderlich sind, um ein gewünschtes Ziel zu erreichen. Projektpläne gehen jedoch tiefer und beinhalten Details wie Notfallplan, Maßnahmen zur Risikominderung, Qualitätsbewertungskriterien und Kommunikationszeitpläne für Stakeholder. Im Gegensatz dazu werden in Aktionsplänen lediglich die Aufgaben, Ressourcen und Fristen aufgeführt, die zur Erreichung eines Ziels erforderlich sind.
Stellen Sie es sich so vor: Für große, komplexe oder langfristige Projekte erstellt man zunächst einen Projektplan. Nachdem Ihr Projektplan festgelegt wurde, hilft Ihnen ein Aktionsplan, die Schritte und den Ablauf bei der Zuweisung von Ressourcen, beim Teilen und Ausführen von Aufgaben sowie bei der Festlegung von Fristen detailliert zu beschreiben.
Zusammenfassend unterscheiden sich Aktionspläne und Projektpläne in den folgenden Punkten:
- Komplexität: Aktionspläne sind einfacher als Projektpläne. Sie konzentrieren sich ausschließlich auf die Aufgaben, Ressourcen und Zeitleisten, die erforderlich sind, um ein Ziel zu erreichen. Projektpläne beinhalten weitere Abschnitte für andere Maßnahmen, Standards und Verfahren zur Erledigung eines Projekts.
- Dauer: Aktionspläne konzentrieren sich auf spezifische, kurzfristige Ziele. Diese können sich auf einzelne Ziele beziehen oder Teil eines größeren Projekts sein. Projektpläne sind umfassender und decken längerfristige Ziele ab, die Monate oder Jahre dauern können, bis sie abgeschlossen sind.
- Ablauf: Aktionspläne sind linear, wobei eine Aufgabe auf die andere folgt, bis das Ziel erreicht ist. Projektpläne können mehrere Phasen beinhalten, z. B. Planung, Ausführung, Überwachung, Steuerung und Freigabe-Prozess, wobei jede Phase ihre eigenen speziellen Aufgaben und Ergebnisse enthält.
Die Komponenten eines Aktionsplans
Werfen wir einen Blick auf die wesentlichen Komponenten eines Aktionsplans:
- Ziele eines Aktionsplans: Die Ziele des Aktionsplans dienen als Hauptleitfaden für den Aktionsplan und definieren und kommunizieren, was der Plan erreichen möchte.
- Schritte im Aktionsplan: Die Schritte in einem Aktionsplan bilden seinen Kern. Sie beschreiben wesentliche Ziele und setzen Meilensteine, die erledigt werden müssen, um das Ziel zu erreichen. Diese Schritte unterteilen das Ziel oder das Projekt in handhabbare Teilaufgaben und liefern einen Rahmen für die Identifizierung von Aufgaben (Aktionspunkte), die Zuweisung von Ressourcen und die Bestimmung der Zeitleisten.
- Elemente im Aktionsplan: Die Elemente in einem Aktionsplan bilden die wesentlichen Details des Aktionsplans — die eigentlichen Aufgaben, die ausgeführt werden müssen. Jedes Element im Aktionsplan muss klar definiert, umsetzbar und vom beteiligten Team verstanden werden.
- Zeitleiste des Aktionsplans: Die Zeitleiste des Aktionsplans zeigt den Ablauf des Plans von Anfang bis Ende auf. Er ist entscheidend, um Erwartungen zu setzen, den Fortschritt und die Leistung zu verfolgen und sicherzustellen, dass der Projektzeitplan eingehalten wird.
- Ressourcen des Aktionsplans: Dies sind die erforderlichen Eingaben, um den Plan auszuführen, z. B. Arbeit, Zeit, Tools und Mittel. Indem die Ressourcen für den Aktionsplan vor der Ausführung identifiziert werden, wird sichergestellt, dass die Aufgaben nicht aufgrund von Ressourceneinschränkungen verzögert oder beeinträchtigt werden.
- Aktionsplan-Matrix: Die Aktionsplan-Matrix bietet ein strukturiertes Layout für die strategische Planung von Aufgaben. Sie dient als Roadmap und hilft dabei, Ihre Handlungsschritte und Aufgaben basierend auf Priorität, Status und Ressourcenzuweisung zu kategorisieren. Diese Ausrichtung hilft dabei, Abhängigkeiten oder potenzielle Engpässe zu identifizieren.
- Aktionsplan-Bericht: Der Aktionsplan-Bericht bietet einen Überblick über den Fortschritt bei der Umsetzung des Aktionsplans. Er enthält Einzelheiten wie die erledigten Aufgaben, den Zeitaufwand, die entstandenen Kosten, die eingesetzten Ressourcen und alle Abweichungen vom Plan.
- Zuweisungen: Jede Aufgabe sollte einer Person, einem Team oder einer Gruppe zugewiesen werden. Die klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten ist entscheidend für die Rechenschaftspflicht und die erfolgreiche Umsetzung eines jeden Aktionsplans.
Was sind die wichtigsten Schritte eines Aktionsplans?
Der Hauptzweck eines Aktionsplans besteht darin, sicherzustellen, dass keine kritischen Aufgaben und Meilensteine des Projekts übersehen werden. In seiner einfachsten Form umfasst die Entwicklung eines wirksamen Aktionsplans die Auflistung von Aufgaben, die erledigt werden müssen, und die Priorisierung dieser Aufgaben.
Während der Aktionsplan entwickelt wird, entscheidet man, welche Aufgaben sich delegieren, auslagern oder aufschieben lassen. Die folgenden Schritte skizzieren, wie ein solider Aktionsplan ausgearbeitet wird, um die Erfolgschancen zu erhöhen.
Schritt 1: Ziel definieren
Klären Sie, was Sie mit Ihrem Projekt erreichen möchten. Definieren Sie den Aktionsplan in Bezug darauf, wo Sie sich befinden und wo Sie sein möchten. Wenn Ihnen alternative Methoden zur Verfügung stehen, um Ihr Ziel zu erreichen, beurteilen Sie Ihre Situation und entscheiden Sie über die besten Erfolgschancen, je nach Ihren Ressourcen.
Schritt 2: Aufgaben auflisten
Nachdem Sie Ihr Ziel erfasst haben, erstellen Sie eine Liste der Aufgaben und Aktivitäten, die erledigt werden müssen, um es zu erreichen. Ordnen Sie diese dann nacheinander an, indem Sie Schlüsseltermine und Fristen hinzufügen. Dieser sollte einen Zeitrahmen mit Start- und Endterminen für jede Aufgabe enthalten.
Schritt 3: Kritische Aufgaben identifizieren
Gibt es bestimmte Schritte, die abgeschlossen sein müssen, bevor andere beginnen können? Es handelt sich dabei um wichtige, zeitgebundene Aufgaben mit Abhängigkeiten. Priorisieren Sie diese Aufgaben und setzen Sie realistische Fristen. Wenn Sie beabsichtigen, diese Aufgaben Teammitgliedern zuzuweisen, müssen diese über die Abhängigkeiten informiert und ihnen genügend Zeit für die Lieferung eingeräumt werden.
Schritt 4: Aufgaben zuweisen
Da das Projekt jetzt unterteilt ist, kann man mit der Zuweisung von Aufgaben beginnen. Werden Sie neben der Projektmanagement-Arbeit einige Aufgaben selbst übernehmen? Achten Sie darauf, dass Sie Zeit und Personalressourcen sorgfältig zuweisen – Sie können auch bestimmte Aufgaben delegieren oder auslagern.
Schritt 5: Bewerten und verbessern
Am Ende jedes Projekts bewerten Sie die Leistung, analysieren Sie Schlüsselkennzahlen für Leistung (KPIs) und Metriken und lernen Sie aus Fehlern oder Irrtümern, um Ihre Aktionsplanung und Projektumsetzung zu verbessern. Wenn Sie mit einem Team zusammenarbeiten, sammeln Sie Feedback und Verbesserungsvorschläge von den Teammitgliedern, um die Leistung in Zukunft zu verbessern.
Best Practices für Aktionspläne
Mit diesen Best Practices werden Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich sein:
- Das Team einbeziehen: Wenn Sie mit einem Team arbeiten, beziehen Sie das Team frühzeitig in den Planungsprozess ein, um deren Input zu erhalten und Zeit zu sparen. Die Arbeitszeitpläne der Teammitglieder einholen, bevor Sie Aufgaben zuweisen, um Konflikte zu vermeiden. Klare Kommunikation ermöglicht es den zuständigen Parteien, sich auf ihre spezifischen Projektaufgaben vorzubereiten.
- SMART-Ziele setzen: SMART-Ziele sind spezifisch, messbar, ereichbar, relevant und rechtzeitig. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Aktionsplan mit einer soliden Grundlage beginnt, indem Sie klare und SMART-Ziele definieren, die Mehrwert bringen, sei es als persönliches Projekt oder bei der Arbeit.
- Verwandeln Sie Ihre Aktionspläne in Vorlagen: Um weitere Vorteile aus Ihren Aktionsplänen zu ziehen, verwandeln Sie diese in Vorlagen. Nachdem Sie Ihren Aktionsplan am Ende eines abgeschlossenen Projekts beurteilt haben, erstellen Sie eine Kopie des Plans und entfernen Sie daraus alle projektspezifischen Details, damit Sie die Vorlage für die Aktionsplanung auch bei künftigen Projekten verwenden können. Dadurch wird die Notwendigkeit, gleiche Arbeiten zu wiederholen, minimiert, was viel Zeit spart und Fehler reduziert.
Wer muss einen Aktionsplan formulieren?
Aktionspläne sind nicht nur für Projektmanager gedacht — sie sind praktisch für alle möglichen Fachleute und Einzelpersonen, die persönliche oder Business-Projekte in Angriff nehmen. Aktionspläne können auch alleine oder im Team genutzt werden. Bei der Arbeit mit einem Team erstellt der Leiter den Aktionsplan mithilfe von Input aller Beteiligten.
Die Entwicklung eines Aktionsplans hilft Einzelpersonen, Managern und Unternehmen, ihre Projekte erfolgreicher zu erledigen. Sie eignen sich hervorragend, um mit einem Projekt zu beginnen, den Überblick über das zu Erledigende zu behalten und um den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen. Denken Sie daran, während des Projektfortschritts Aufgaben als erledigt anzuticken, die Pläne zu aktualisieren und mit Ihrem Team zu kommunizieren.
Eine Variante eines traditionellen Aktionsplans ist ein Korrekturplan. Projektmanager und Einzelpersonen verwenden Korrekturpläne, wenn wiederkehrende Probleme oder Abweichungen in einem Projekt, Prozess oder einem Unternehmen behoben werden müssen, damit sie in Zukunft nicht mehr auftreten.
Ein Beispiel für einen Aktionsplan
Aktionspläne können schnell und einfach erstellt werden. Es geht darum, festzulegen, was erledigt werden muss, um ein Ziel zu erreichen oder ein Projekt auszuführen.
Hier ist ein einfaches Beispiel eines Aktionsplans für ein Marketingteam, das an einer neuen Kampagne arbeitet:
Ziel des Aktionsplans: Durch eine lokalisierte Multimedia-Marketingkampagne eine Steigerung des Markenbewusstseins und Erhöhung des Produktumsatzes um 30 % bis Ende Q4 2023 erreichen.
| Schritte | Aufgaben | Team | Start | Ende | E-Books, Artikel und mehr | Fortschritt |
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Forschung und Planung |
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1. Jun. 2024 |
15. Jun. 2024 |
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Kampagnengestaltung |
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16. Jun. 2024 |
15. Jul. 2024 |
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Kampagneneinrichtung |
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16. Jul. 2024 |
31. Jul. 2024 |
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Start der Kampagne |
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1. Aug. 2024 |
31. Dez. 2024 |
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Überprüfung der Kampagne und Bericht |
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1. Jan. 2025 |
15. Jan. 2025 |
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Weitere Beispiele für Aktionspläne im Projektmanagement:
- Einführung eines neuen Produkts
- Ein Event organisieren
- Den Kundendienst verbessern
- Mitarbeiterschulungen verbessern
- Ausweitung auf neue Märkte
- Anhängerschaft in den sozialen Medien vergrößern
Maximierung der Effizienz mit Vorlagen für Aktionspläne
Eine Projekt-Aktionsplan-Vorlage ist ein vorformatiertes Dokument, das einen Rahmen bietet, um die Aufgaben und spezifischen Aktionen zu skizzieren, auszuführen und zu verfolgen, die zur Erreichung Ihres größeren Ziels erforderlich sind. Es rationalisiert den Prozess der Aktionsplanung, indem es ein gebrauchsfertiges Format bietet, das sich schnell ausfüllen lässt, um einen leistungsstarken Plan zu erstellen. Auf diese Weise verschwenden Sie keine Zeit damit, einen Aktionsplan von Grund auf mit Excel, Google Docs oder Microsoft Word neu zu erstellen.
Wrikes einfache Aktionsplan-Vorlage verwaltet Projekte und Ziele mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, die entwickelt wurde, um Teams jeder Größe bei der Planung und dem Start von Projekten zu unterstützen. Die Funktionen dieser Vorlage ermöglichen Zusammenarbeit in Echtzeit, einfache Aufgabenzuweisungen, Zeiterfassung und Berichtswesen.
Häufige Probleme wie fehlende Sichtbarkeit bei den Aufgaben von Remote-Mitarbeitern und verwirrende Projektprioritäten lassen sich mildern durch Funktionen wie:
- Die Organisation von Aufgaben nach Abteilungen in Ordnern macht den Übergang von „To-do“ zu „in Arbeit“ zu „Erledigt“ reibungslos
- Die Identifizierung von Abhängigkeiten und die Definition von Prioritäten von Aufgaben, um zu bestimmen, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen
- Die Bereitstellung eines Snapshots der Aufgaben, die jetzt und in den kommenden Wochen anfallen, um sicherzustellen, dass der Projektzeitplan eingehalten wird
- Die Absicherung sensibler Daten vor unbefugtem Personal durch Berechtigungen mit verschiedenen Zugangs- und Sichtbarkeitsebenen für Gastnutzer und Stakeholder
So erstellen Sie einen Aktionsplan mit Wrike
Mit der Hilfe von Projektmanagement-Tools lässt sich Ihr Business-Aktionsplan visuell organisieren und erreichbarer erscheinen lassen. Mit Projektmanagement-Software wie Wrike, erhalten Sie mit Ihrem Abonnement eine kostenlose Aktionsplan-Vorlage — sodass Sie problemlos Ihre Projektressourcen, Anforderungen und Zeitleisten eingeben und den Fortschritt Ihres Projekts verfolgen können.
Wie oben dargestellt, lässt sich Ihr Aktionsplan am besten starten, indem Sie unsere vorgefertigte Aktionsplan- und Meilenstein-Vorlage verwenden. Sie hilft Ihnen, die Kontrolle über Ihre Aufgabenverwaltung zu übernehmen, indem sie Beispielordner zur Organisation von Aufgaben, einen Kalender für die Projektplanung und vorgefertigte Dashboards zur Überwachung des Fortschritts bereitstellt. Sie müssen dann nur Ihre Aufgaben und Fälligkeitsdaten hinzufügen, um einen vollständigen Überblick über alle Projektarbeiten zu erhalten.
Unsere Vorlage funktioniert für alle verschiedenen Arten von Aktionsplänen. Sie lässt sich verwenden als:
- Eine persönliche Aktionsplan-Vorlage für persönliche Projekte
- Eine Business-Aktionsplan-Vorlage zur Vereinfachung des Projektmanagements
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