Im Projektmanagement werden diverse Instrumente und Methoden eingesetzt, um Aufgaben und Ressourcen zu planen, zeitlich einzuteilen und zu koordinieren. Ein solches Instrument ist das PERT-Diagramm. Aber was genau ist ein PERT-Diagramm und wie hilft es Ihnen, komplexe Projekte zu vereinfachen?
Dieser Artikel bietet eine Einführung zu PERT-Diagammen im Projektmanagement, mit ausführlicher Definition des Begriffs, Überblick über Vor- und Nachteile von PERT-Diagrammen und Tipps zur Verwendung eines PERT-Diagramms für Ihr nächstes Projekt.
Was ist ein PERT-Diagramm?
Ein PERT-Diagramm ist ein visuelles Projektmanagement-Tool, mit dem sich Projektaufgaben kartieren und umfassende Projektzeitpläne erstellen lassen.
PERT-Diagramme werden oft mit PERT verwechselt, und deshalb lohnt es sich, erst einmal beide Begriffe zu unterscheiden.
PERT steht für „Program Evaluation Review Technique“ und bezeichnet die Methode, mit der ein PERT-Diagramm erstellt wird. Ein PERT-Diagramm wiederum ist ein visuelles Schaubild, das mithilfe von PERT erstellt wird. PERT ist also der Prozess und ein PERT-Diagramm das Ergebnis.
PERT-Diagramme veranschaulichen wichtige Zeitplanungsdetails wie Aufgabenabhängigkeiten, geschätzte Aufgabendauern und die Mindestzeit, in der sich ein Projekt durchführen lässt. Allerdings sind sie nicht besonders benutzerfreundlich oder gar allgemein bekannt.
Was ist der Unterschied zwischen PERT-Diagrammen und CRM-Diagrammen?
PERT und Kritischer Pfad (Critical Path Method, CRM) sind zwei Zeitplanungsmethoden für Projektmanager, um Aufgabenabhängigkeiten darzustellen und Projektdauern zu schätzen. Die daraus resultierenden Diagramme sind in beiden Fällen Netzplandiagramme und sehen deshalb recht ähnlich aus.
Der Hauptunterschied liegt in den verwendeten Zahlen. Beim CRM-Diagramm wird jede Zeitdauer mit einer Zahl dargestellt, im PERT-Diagramm dagegen mit drei Zahlen: bester Fall, schlechtester Fall und wahrscheinlichster Fall. PERT-Diagramme resultieren also in mehreren potenziellen Projektlaufzeiten.
Was ist der Unterschied zwischen PERT-Diagrammen und Gantt-Diagrammen?
Gantt-Diagramme sind ein beliebtes Hilfsmittel zur Veranschaulichung von Projektzeitplänen – eine Art von Balkendiagramm, das Aufgabenabhängigkeiten und Projektzeitleisten darstellt.
Gantt-Diagramme sind generell weniger technisch und einfacher zu verstehen, weil sie nicht so sehr ins Detail gehen wie PERT-Diagramme.
Aus diesem Grund empfehlen sich PERT-Diagramme eher für die anfängliche Schätzung der Projektzeitleisten, während Gantt-Diagramme oft gewählt werden, um Stakeholder während des Projekts auf dem Laufenden zu halten.
Was ist ein Beispiel eines PERT-Diagramms?
Hier sehen Sie ein Beispiel für ein PERT-Diagramm:
Jeder Kasten repräsentiert eine Projektaktivität oder -aufgabe. Er ist jeweils in sieben Felder mit unterschiedlichen Informationen über die Aufgabe unterteilt:
- Das lange Feld in der Mitte enthält die Nummer bzw. den Namen der Aufgabe.
- Das Feld oben links „Early Start“ (ES) zeigt das früheste Anfangsdatum der Aufgabe.
- Das Feld oben in der Mitte zeigt die Aufgabendauer, ermittelt nach der PERT-Methode.
- Das Feld oben rechts „Early Finish“ (EF) zeigt das früheste Enddatum der Aufgabe.
- Das Feld unten rechts „Late Finish“ (LF) zeigt das späteste Enddatum der Aufgabe.
- Das Feld unten in der Mitte steht für den Zeitpuffer, d. h. den Zeitraum, um den die Aufgabe sich verschieben kann, ohne das Enddatum des Projekts in Gefahr zu bringen.
- Das Feld unten links „Late Start“ (LS) zeigt das späteste Startdatum der Aufgabe.
Wozu dienen PERT-Diagramme im Projektmanagement?
Durch die Berechnung all der Zahlen für ein PERT-Diagramm erfahren Sie, wie lange das Projekt voraussichtlich insgesamt dauert, welche Aufgaben zum kritischen Pfad gehören und wie viel Puffer Sie für die einzelnen Aufgaben haben.
Anhand dieser Informationen können Sie die Projektdauer schätzen und genau die Aufgaben priorisieren, bei denen eine Verzögerung die schwersten Auswirkungen auf den Gesamtzeitplan hätten.
Befolgen Sie diese Schritte, um im Projektmanagement ein PERT-Diagramm einzusetzen:
- Erstellen Sie zunächst eine Liste aller Aufgaben, die für Ihr Projekt erforderlich sind.
- Notieren Sie etwaige Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten.
- Legen Sie eine Tabelle mit sechs Spalten an:
- Aufgabenname oder -nummer
- Vorgängerereignis (Name oder Nummer der Aufgabe, die stattfinden muss, bevor eine Aktivität beginnen kann)
- Optimistischste Schätzung der Dauer
- Durchschnittliche Schätzung der Aufgabendauer
- Pessimistischste Schätzung der Dauer
- Erwartete Zeit
- Schätzen Sie für jede Aufgabe die beste, schlechteste und durchschnittliche Dauer.
- Ermitteln Sie anhand folgender Formel die erwarteten Zeiten: (beste Dauer + (4 x Durchschnitt) + schlechteste Dauer) / 6
- Verwenden Sie eine PERT-Diagrammvorlage, um Ihr Diagramm anzulegen. Tragen Sie von links nach rechts die Aufgabennamen in ihrer tatsächlichen Abfolge ein.
- Tragen Sie auch die zuvor berechneten, erwarteten Zeitdauern ein.
- Ihre erste Aufgabe hat einen ES-Wert von 0, weil sie ganz am Anfang steht. Der EF-Wert entspricht ES + Dauer.
- Der ES-Wert der nächsten Aufgabe entspricht dem EF-Wert des Vorgängerereignisses. Arbeiten Sie von links nach rechts und füllen Sie für jede Aufgabe diese beiden Felder aus.
- Wenn ein Feld zwei oder mehr Vorgängerereignisse hat, entspricht der ES-Wert dem spätesten der betreffenden EF-Werte (d. h. wenn Aufgabe A einen EF-Wert von 2 und Aufgabe B einen EF-Wert von 4 hat und beide abgeschlossen sein müssen, bevor Aufgabe C beginnen kann, dann ist der frühestmögliche Start von Aufgabe C = 4).
- Wenn Sie die letzte Aufgabe erreichen, wird deren EF-Wert der LF-Wert („Late Finish“) – dies ist die längstmögliche Dauer des Projekts.
- Anschließend arbeiten Sie zurück von rechts nach links, um die LF- und LS-Werte zu kalkulieren.
- Beginnen Sie mit dem zuletzt eingetragenen LF-Wert und ziehen Sie die Dauer ab, um den LS-Wert für diese Aufgabe zu erhalten.
- Dieser LS-Wert wird dann der LF-Wert der Aufgabe direkt davor.
- Die letzte Zahl, die Sie berechnen, ist der Puffer. Puffer = LF – EF. Dieser Wert zeigt, um wie viel sich eine Aufgabe ab dem geplanten Startdatum verspäten kann, ohne den gesamten Zeitplan zu beeinträchtigen.
- Aufgaben mit einem Puffer von 0 gehören zum kritischen Pfad. Sie können diese in einer anderen Farbe hervorheben.
Was sind die Vor- und Nachteile von PERT-Diagrammen?
PERT-Diagramme bieten u. a. folgende Vorteile:
- Sie veranschaulichen Aufgabenabhängigkeiten und Ihren kritischen Pfad.
- Sie ermöglichen genauere Schätzungen als nur mithilfe der geschätzten Dauer einzelner Aufgaben.
- Sie zeigen, um wie viel Zeit nicht kritische Aufgaben sich verschieben können, ohne das Enddatum des Projekts zu gefährden.
PERT-Diagramme bieten u. a. folgende Nachteile:
- Zeitdauern sind weiterhin nur Schätzungen. Wenn Ihre Zeitberechnungen ungenau sind, liefert diese Methode keine besseren Informationen als die Methode des kritischen Pfads.
- Das Erstellen und Aktualisieren von PERT-Diagrammen kann zeitraubend und kompliziert sein.
- Sie sind für Stakeholder manchmal schwierig zu verstehen.
- PERT setzt voraus, dass eine Aufgabe enden muss, bevor die nächste beginnt. Andere Arten von Abhängigkeiten lassen sich mit dieser Methode nicht gut abbilden.
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