Projektmanager können auf verschiedenste Instrumente zurückgreifen, um potenzielle Hürden und Herausforderungen zu meistern. Eines dieser Instrumente ist das Risikoregister. Aber was ist das eigentlich? Wie arbeitet man damit? Und wie kann es Ihnen helfen, Ihr nächstes Projekt auf Kurs zu halten?
In diesem kleinen Leitfaden erklären wir, was in ein Risikoregister gehört, wann Sie ein Register für Ihr nächstes Projekt anlegen sollten und wie es verwaltet wird.
Was ist ein Risikoregister?
Ein Risikoregister ist ein Instrument, mit dem Projektmanager die potenziellen Risiken für ihre Projekte erfassen und überwachen können. Das Risikomanagement ist ein wesentlicher Aspekt des Projektmanagements, denn nur so können Sie potenzielle Probleme oder Rückschläge proaktiv angehen.
Ein Risikoregister (auch Risikoliste genannt) sollte also ein fester Bestandteil Ihres Risikomanagements sein.
Was ist der Zweck eines Risikoregisters?
Das Risikoregister dient dazu, potenzielle Projektrisiken zu identifizieren, zu erfassen und zu verfolgen. Ein Risiko im Projektmanagement ist jedes ungeplante Ereignis, das eintreten und Ihr Projekt positiv oder negativ beeinflussen könnte.
Jedes Mal, wenn ein Faktor identifiziert wird, der sich auf Ihr Projekt auswirken könnte, sollte dieser vom Team bewertet und in Ihrem Risikoregister erfasst werden.
Warum Sie ein Risikoregister brauchen
Je größer, länger und komplexer Ihre Projekte werden, desto schwieriger ist es, alles im Griff zu behalten – und das macht ein Risikoregister unentbehrlich. Wenn Sie Ihre Risiken nicht zentral erfassen und regelmäßig überprüfen, wird schnell etwas übersehen oder vergessen.
Einige Risiken mögen minimal oder unwahrscheinlich aussehen, bergen aber dennoch das Potenzial, Ihr Projekt zu beeinträchtigen. All dies sind mögliche Projektrisiken:
- Datenschutz-/Datensicherheitsrisiko (Hacking oder Diebstahl von Informationen)
- Rechtsrisiko (Gerichtsverfahren oder gesetzliche Veränderungen mit Relevanz für das Projekt)
- Katastrophales Ereignis (Brand, Flut, Sturmschaden)
- Störungen der Lieferkette
Risikomanagement bedeutet, potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren und bestmöglich zu steuern. Außerdem gibt es Ihnen die Möglichkeit, Risiken und deren Entwicklung über längere Zeiträume zu beobachten.
Vielleicht sehen Sie ein Risiko und halten es für so unwahrscheinlich, dass es sich nicht lohnt, weiter darüber nachzudenken. Aber was ist, wenn es im weiteren Projektverlauf sehr viel wahrscheinlicher wird? Indem Sie Ihre Risiken erfassen und verfolgen, können Sie solche Veränderungen früh genug erkennen, um etwas dagegen zu unternehmen.
Wer erstellt das Projektregister?
Bei sehr großen, komplexen oder geschäftskritischen Projekten haben Sie möglicherweise einen Risiko-Koordinator oder Risikomanager im Team. In solchen Fällen wäre es die Aufgabe dieser Spezialisten, das Risikoregister zu erstellen und zu verwalten.
Meistens fällt das Risikoregister allerdings in den Aufgabenbereich des Projektmanagers.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass Risikomanager oder Projektmanager ganz allein dafür verantwortlich sind, sämtliche Risiken zu identifizieren und zu steuern. Jede Person, die im Projektteam mitarbeitet oder potenziell vom Projektergebnis betroffen ist, sollte sich an der Identifizierung und Bewertung von Risiken beteiligen.
So könnte zum Beispiel der Kunde oder Sponsor potenzielle Probleme sehen, die dem Projektteam nicht bewusst sind.
Was gehört in ein Projektregister?
Ein Risikoregister ist im Grunde eine Tabelle mit Projektrisiken, die Ihnen hilft, jedes identifizierte Risiko und dazugehörige Informationen zu verfolgen.
Ein Risikoregister enthält normalerweise die folgenden Spalten:
- Identifikationsnummer (zur klaren Kennzeichnung jedes Risikos)
- Name oder Kurzbeschreibung des Risikos
- Risikokategorien (intern oder extern, auf Material oder Personal bezogen usw.)
- Wahrscheinlichkeit (wie groß die Chance ist, dass dieses Risiko eintritt)
- Schaden (wie stark sich das Risiko bei seinem Eintritt auf Ihr Projekt auswirken würde)
- Einstufung (an welcher Stelle Ihrer Prioritätsliste dieses Risiko steht
- Ansatz (ob Sie das Risiko überwachen, möglichst weit reduzieren, ganz vermeiden usw.)
- Maßnahme (bei Vermeidung oder Verringerung: welche Schritte dazugehören und wann sie erfolgen)
- Person mit Verantwortung für Überwachung oder Verringerung des Risikos
- Anmerkungen
So erstellen Sie ein Risikoregister
Um ein Risikoregister anzulegen, müssen Sie einfach nur eine Tabelle mit den oben genannten Spalten erstellen und dann anfangen, Ihre Projektrisiken einzutragen.
Sehen wir uns nun anhand einiger Spalten an, wie man das Register ausfüllt:
Risikokategorien: Kategorien helfen Ihnen, Risiken nach Art zu sortieren, sodass sie Sie leichter überwachen und ihre Folgen einschätzen können. Wählen Sie Kategorien, die für Ihr Unternehmen und Projekt relevant sind.
Sie könnten sogar für jede Kategorie eine separate Spalte anlegen. Vielleicht hätten Sie gern eine Spalte, um anzugeben, welcher Sprint potenziell betroffen wäre, und eine weitere Spalte für den potenziell betroffenen Arbeitsbereich (Entwicklung, Testen usw.).
Wahrscheinlichkeit und Schaden: Zur Bewertung von Risiken gibt es zwei Ansätze — qualitativ und quantitativ. Die qualitative Bewertung ist die einfachste und üblichste Methode. Bei diesem Ansatz bewerten Sie normalerweise die Wahrscheinlichkeit und den möglichen Schaden eines Risikos anhand einer 3- bis 5-teiligen Skala, z. B. sehr hoch, hoch, mittel, niedrig und sehr niedrig.
Bei der quantitativen Bewertung ordnen Sie dem Risiko numerische Werte zu. Sie würden es also nicht als „hoch“ einstufen, sondern müssten es in konkreten, quantifizierbaren Zahlen ausdrücken, wie z. B. eine zwei- bis vierwöchige Verzögerung oder ein Kostenanstieg um 5 %.
Einstufung: Wenn Sie eine qualitative Risikobewertung wählen, beruht die Einstufung normalerweise auf Eintrittswahrscheinlichkeit multipliziert mit dem möglichen Schaden. Wenn die Wahrscheinlichkeit hoch ist (4) und der Schaden mittel (3), ergibt sich eine Einstufung von 12 (4 x 3). Dies ist eine einfache Methode zum schnellen Sortieren und Priorisieren von Risiken.
Die quantitative Risikoanalyse ist dagegen nicht ganz so einfach. Wie vergleicht man die 60-prozentige Chance eines zweiwöchigen Projektaufschubs mit der 40-prozentigen Chance einer Kostensteigerung um 10 Prozent? Um hier einen Vergleich anstellen zu können, müssen Sie die jeweiligen Auswirkungen auf Zeitplan und Budget bewerten. Beispielsweise könnten Sie den Schaden einer sechswöchigen Projektverzögerung und einer 10-prozentigen Budgetüberschreitung gleichermaßen mit „sehr hoch“ einstufen und eine 5 zuweisen.
Ganz gleich, mit welcher Methode Sie Ihre Risiken bewerten und verfolgen – wichtig ist vor allem die Standardisierung über das gesamte Projekt hinweg. Wenn Teammitglieder die Risiken nach individuellen Maßstäben bewerten oder Spalten unterschiedlich ausfüllen, wird es sehr viel schwieriger, Ihre Projektrisiken zu beobachten und nach Wichtigkeit einzuordnen.
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