Stellen Sie sich vor, Sie sind der zugewiesene Projektmanager eines hochkarätigen Projekts. Der Projektumfang ist festgelegt, die wichtigsten Stakeholder sind sich einig, Sie sind zuversichtlich, dass Sie das Budget einhalten können, und das Projektteam ist bereit, loszulegen.
Alle beginnen unermüdlich zu arbeiten, um die vereinbarten Ziele zu erreichen – und dann tritt mitten im Projekt ein unerwartetes Risiko auf. Damit haben Sie nicht gerechnet, daher wissen Sie nicht, wie Sie das Projekt wieder auf Kurs bringen sollen, um es zum Erfolg zu führen.
Hätten Sie das Risiko während der Projektplanungsphase identifiziert und bewertet, wären Sie vielleicht besser darauf vorbereitet gewesen, es zu bewältigen. Dazu wird eine Risikobewertungs-Matrix verwendet und deshalb benötigen Sie dieses strategische Risikoanalyse-Tool für Ihre Projekte.
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Was ist eine Risikobewertungs-Matrix im Projektmanagement?
Risiken im Projektmanagement sind unerwartete Ereignisse, die möglicherweise auftreten und irgendwie das Ergebnis Ihres Projekts beeinflussen können. Laut dem Project Management Institute (PMI) ist die Analyse und Verwaltung von Risiken eine wichtige Praxis im Projektmanagement. Es verbessert die Chancen auf einen erfolgreichen Projektabschluss und reduziert dabei die Risikowirkung und alle daraus resultierenden Konsequenzen.
Risiken können in Bezug auf jeden Aspekt eines Projekts auftreten, einschließlich des Budgets, der Ressourcen, der Prozesse oder der Technologie, um nur einige zu nennen. Bei einem Projekt könnte man etwa auf operationelle Risiken wie eine Störung in der Team-Kommunikation, technische Risiken wie eine Datenpanne oder sogar externe Risiken wie Naturkatastrophen stoßen. Man könnte leicht annehmen, dass alle Risiken negative Folgen mit sich bringen, aber man muss verstehen, dass während des Projektlebenszyklus auch positive Risiken auftreten können.
Eine Risikobewertungs-Matrix (manchmal auch Risikokontroll-Matrix genannt) ist ein Tool, das in der Risikobewertungs-Phase der Projektplanung verwendet wird. Es identifiziert und erfasst die Wahrscheinlichkeit von Projektrisiken und bewertet den potenziellen Schaden oder die Unterbrechung, die durch diese Risiken verursacht werden.
Die Risikobewertungs-Matrix bietet eine visuelle Darstellung der Risikoanalyse und kategorisiert Risiken basierend auf ihrem Wahrscheinlichkeitsgrad und ihrer Schwere oder Auswirkung. Dieses umfassende Tool ist eine einfache, wirksame Möglichkeit, eine ganzheitliche Ansicht der Projektrisiken für alle Teammitglieder und wichtige Stakeholder zu gewinnen.
Beispiel einer Risiko-Matrix
Schauen wir uns den Rahmen einer Vorlage für eine einfache Risikobewertungs-Matrix an, und zwar für ein Projekt. In diesem Matrix-Beispiel verwenden wir eine 5×5, Fünfpunkte-Skala für die Auswirkungen und die Eintrittswahrscheinlichkeit, aber Sie selbst können natürlich ein Skalensystem verwenden, das für Ihr Team am besten geeignet ist. Sie können beispielsweise auch eine 3x3-Matrix für weniger Feinabstimmung verwenden.
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Auswirkung oder Schweregrad |
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Wahrscheinlichkeit |
Unbedeutend |
Gering |
Mäßig |
Hoch |
Katastrophal |
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Sehr wahrscheinlich |
Niedrig-Mittel |
Mittel |
Mittel-hoch |
Hoch |
Hoch |
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Wahrscheinlich |
Niedrig-Mittel |
Niedrig-Mittel |
Mittel |
Mittel-hoch |
Hoch |
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Möglich |
Niedrig |
Niedrig-mittel |
Mittel |
Mittel-hoch |
Mittel-hoch |
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Unwahrscheinlich |
Niedrig |
Niedrig-mittel |
Niedrig-mittel |
Mittel |
Mittel-hoch |
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Sehr unwahrscheinlich |
Niedrig |
Niedrig |
Niedrig-mittel |
Mittel |
Mittel |
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In diesem farbcodierten Beispiel sehen Sie Risikokategorien, die von niedrig bis hoch reichen, und die Wahrscheinlichkeit von sehr wahrscheinlich bis sehr unwahrscheinlich. Die Matrix lässt sich verwenden wie jede andere auch: Um die Risikoeinstufung zu erhalten, suchen Sie nach dem Punkt, an dem sich Ihre beiden Kriterien treffen.
Angenommen, Sie sind der Projektmanager für die Einführung eines neuen unternehmensweiten Software-Tools und arbeiten mit einem Berater zusammen, um es zu implementieren. Bei diesem Projekt sind Verzögerungen durch den Berater möglich, da es auf seiner Seite an Ressourcen mangelt – sollte eine Verzögerung eintreten, wären die Auswirkungen erheblich, da sie den gesamten Plan beeinflussen würden. Anhand der Beispielmatrix würden wir dieses Risiko als mittel-hoch einstufen.
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Welche Vorteile bietet eine Risikobewertungs-Matrix?
Vielleicht fragen Sie sich, ob es sich lohnt, die Zeit zu investieren, um Risiken zu bewerten und eine Matrix für all Ihre Projekte zu erstellen. Nun, die Vorteile einer Risiko-Matrix am Arbeitsplatz sprechen für sich:
- Wenn Sie den Schweregrad verstehen, können Sie alle Risiken priorisieren. Wenn Sie einen Überblick über alle potenziellen Risiken haben, können Sie diese gegeneinander abwägen, falls mehr als ein Risiko auftritt. Diese Priorisierung wird Ihrem Projekt-Team zugutekommen und ihnen helfen, auf Kurs zu bleiben, falls das Projekt doch aus den Fugen gerät.
- Sie können Strategien entwickeln und Ressourcen für das Unerwartete zuweisen. Obwohl es unmöglich ist, Unwägbarkeiten vollständig einzuplanen, bietet die Anerkennung und das Verständnis der möglichen Risiken die Möglichkeit, Aktionspläne für diese unerwarteten Ereignisse zu erstellen. Durch eine angemessene Einplanung von Risiken steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt abgeschlossen und erfolgreich sein wird.
- Die Auswirkungen auftretender Risiken werden verringert oder neutralisiert. Die unerwarteten Konsequenzen eines Risikos, das im Voraus nicht bedacht wurde, können schwerwiegender und schädlicher erscheinen als ein Risiko, das frühzeitig erkannt und analysiert wurde. Ein Bewusstsein für die potenziellen Auswirkungen kann die Wirkung eines Projektrisikos verringern oder neutralisieren, bevor es eintritt. Hoffen Sie auf das Beste, aber bereiten Sie sich auf das Schlimmste vor.
Welche Herausforderungen sind mit einer Risiko-Matrix verbunden?
Während Risiko-Matrizen sehr nützlich sein können, um Projekt-Risiken zu identifizieren und sich darauf vorzubereiten, sind sie keine Lösung für alle Ihre Projekt-Probleme. Nachfolgend einige der Herausforderungen von Risiko-Matrizen:
- Ungenaue Beurteilungen: Die Kategorien der Risiko-Matrix sind möglicherweise nicht spezifisch genug, um Risikostufen genau zu vergleichen und zu unterscheiden. Die Wahrscheinlichkeit und der Schweregrad bestimmter Risiken sind oft subjektiv und daher unzuverlässig.
- Schlechte Entscheidungsfindung: Falsch kategorisierte Risiken können zu einer schlechten Entscheidungsfindung führen, da man kein genaues Bild über potenzielle Probleme hat.
- Berücksichtigt keine Zeitrahmen: Risikomatrizen unterscheiden nicht zwischen Risiken, die in zwei Wochen auftreten könnten, und Risiken, die in zwei Jahren auftreten könnten. Es wird nicht berücksichtigt, wie sich die Risiken im Laufe der Jahre verändern könnten.
- Risiken können übermäßig vereinfacht werden: Die Komplexität und Volatilität von Risiken kann vereinfacht werden — einige Risiken bleiben im Laufe der Zeit gleich, während sich andere über Nacht ändern können.
Wie berechnet man das Risiko in einer Risiko-Matrix?
Eine Risiko-Matrix ist ein wertvolles Tool für Ihre Projektplanung, und die Erstellung einer solchen Matrix muss nicht unbedingt kompliziert sein. Folgen Sie diesen Schritten, um das Risiko für ein eigenes Projekt zu berechnen.
Schritt 1: Identifizieren Sie die Risiken, die mit Ihrem Projekt einhergehen
Um Ihre Risikobewertungs-Matrix auszuarbeiten, müssen Sie zunächst ein tiefes Verständnis Ihres Projekts haben — den Umfang, das Budget, die Ressourcen, die Zeitleiste und das Ziel. Sie benötigen diese Informationen, um potenzielle Risik(en) zu erkennen.
Identifizieren Sie so viele Risiken wie möglich zusammen mit Ihrem Projektteam. Berücksichtigen Sie Aspekte wie Scope Creep, Budgetbeschränkungen, die Auswirkungen des Zeitplans und die Ressourcenzuweisung als Ausgangspunkte für Ihren Risikobewertungsprozess. Erstellen Sie ein Risiko-Register, das alle ermittelten Risiken beinhaltet – das wird die Erstellung Ihrer Matrix erleichtern.
Schritt 2: Definieren und bestimmen Sie Risikokriterien für Ihr Projekt
Keine zwei Risiken und keine zwei Risiko-Matrizen sind gleich, was bedeutet, dass Sie mit Ihrem Projektteam und den wichtigsten Stakeholdern zusammenarbeiten müssen, um die Risikokriterien zu definieren und festzulegen, die Sie zur Bewertung jedes identifizierten Risikos verwenden werden.
Denken Sie daran, dass zwei sich überschneidende Kriterien spezifiziert werden müssen, jedes mit seinen Ebenen: die Wahrscheinlichkeit oder Möglichkeit, dass das Risiko eintritt, und die Schwere oder die Auswirkung, die das Risiko haben wird.
Schritt 3: Analysieren Sie die identifizierten Risiken
Nachdem Sie alle potenziellen Risiken identifiziert und beschrieben haben, besteht der nächste Schritt darin, sie zu analysieren. Verwenden Sie in der Analyse Ihre Risikokriterien, um jedes Risiko in den entsprechenden Schweregrad und die entsprechende Wahrscheinlichkeit einzustufen.
Viele Matrizen weisen den Kriterien einen Zahlenwert zu. Kommen wir wieder zu unserem Beispiel: Sie könnten die Auswirkungen von eins (unbedeutend) bis fünf (katastrophal) bewerten und dasselbe mit der Wahrscheinlichkeit tun, wobei eins sehr unwahrscheinlich und fünf sehr wahrscheinlich bedeutet.
Mit der Matrix lässt sich dann bequem der Schweregrad mit der Wahrscheinlichkeit multiplizieren, um eine Auswirkungsbewertung in Form eines Zahlenwerts zu erhalten. Ein Risiko, das katastrophal und sehr wahrscheinlich ist, würde als 25 bewertet werden, während eines, das unbedeutend und sehr unwahrscheinlich ist, als eins rangieren würde. Es ist eine einfache und intuitive Möglichkeit, Risiken zu vergleichen und zu verstehen.
Schritt 4: Die Risiken priorisieren und einen Aktionsplan erstellen
Der letzte Teil Ihrer Risikobewertungs-Matrix besteht darin, die Risiken zu priorisieren und einen Risikomanagement-Plan zu erstellen, um die Risiken abzumildern oder zu neutralisieren, wobei die Risiken entsprechend kategorisiert sind. Die Vorgehensweise besteht darin, die Schritte aufzuführen, die Sie ergreifen werden, wenn das Risiko eintritt, und die Strategien, die Sie einsetzen werden, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
Eine Risiko-Matrix hilft dabei, Risikobewertungen und Risikominderung wirksam durchzuführen. Erstellen Sie noch heute eine mit Wrike.
Wie erstellt man eine Risiko-Matrix in Excel?
Sie fragen sich, wie man eine Risiko-Matrix in Excel erstellt? Richten Sie zunächst eine Tabelle ein, die die Wahrscheinlichkeits- und Schweregradskalen widerspiegelt, die Sie für Ihre Risikobewertung definiert haben. Hier sind einige Tipps und Best Practices, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:
- Nachdem Sie Ihre Tabelle erstellt haben, beschriften Sie die Zeilen und Spalten. Verwenden Sie die Spalten für den Schweregrad und die Zeilen für die Wahrscheinlichkeit des Auftretens.
- Nachdem Sie alle Ihre Spalten- und Zeilentitel beschriftet haben, fügen Sie für jeden Wahrscheinlichkeits- und Risikoschweregrad unter dem Überschrifttitel die Definitionen hinzu, die Sie mit Ihrem Team beschlossen haben. Dies hilft sicherzustellen, dass alle in Ihrem Team beim Einstufen von Risiken innerhalb der Matrix auf dem gleichen Stand sind.
- Mit den Formatierungsoptionen können Sie die Matrix farblich koordinieren und so die beste visuelle Darstellung erzielen. Mit dem Ampelsystem (Rot, Gelb, Grün) könnten Sie etwa hohe, mittlere und niedrige Risiken kennzeichnen. Durch die Farbkodierung kann jeder Betrachter die Risiken leicht unterscheiden, basierend auf der Wahrscheinlichkeit, dass sie eintreten, und dem Umfang des Schadens oder der Unterbrechung, die sie verursachen.
Wie erstellt man eine Risiko-Matrix in Wrike?
Wenn eine Excel-Tabelle für Sie nicht das Wahre ist, um Risiken zu verfolgen und zu überwachen, können Sie mit Wrike eine umfassende Risiko-Matrix erstellen und anpassen. Zu den wichtigsten Funktionen von Wrike, die Sie zur Bewertung von Projektrisiken nutzen können, gehören:
- Benutzerdefinierte Felder, die es Ihnen ermöglichen, die Schwere und Wahrscheinlichkeit auf jede beliebige Weise zu gestalten. Sie könnten diese in Dropdown-Rankings auf einer Skala von eins bis fünf umwandeln oder die Textoption verwenden, um Ihre Kategorien zu beschriften.
- Tabellen-Ansicht, um eine bessere Sichtbarkeit der Risiken zu ermöglichen und eine ähnliche Tabelle wie die, die Sie in Excel erstellen können.
- Berichte und berechnete Felder, um die mit Ihren bewerteten Risiken verbundenen Daten zu automatisieren.
- Interaktive Gantt-Diagramme, mit denen Sie Aufgabenabhängigkeiten erstellen und die Automatisierung der Änderung von Projektterminen und Fristen optimieren können. Der Projektfortschritt kann in Echtzeit überwacht werden, wodurch Ihr Team die Risiken stets im Auge behält, damit Wichtiges nicht übersehen wird.
Das Beste bei der Nutzung einer Plattform wie Wrike besteht darin, dass es sich automatisch aktualisieren und anpassen kann, während Ihr Projekt voranschreitet, wodurch Ihnen die manuelle Arbeit in Excel erspart bleibt.
Was machen Sie mit den Ergebnissen der Risiko-Matrix?
Was bringt Ihnen also eine Risiko-Matrix? Die kurze Antwort ist, dass Ihnen die Matrix-Ergebnisse helfen, einen Risiko-Plan zu erstellen.
Zunächst ist es wichtig, sich mit allem zu befassen, was ein hohes Risiko darstellt. Je nach Projekt und den Ressourcen Ihres Teams müssen Sie möglicherweise nur die mittel- und niedrig-Risiko-Kategorien überwachen, anstatt sofort Maßnahmen zu ergreifen.
Und abschließend, halten Sie sich während des gesamten Projekts an Ihre Risiko-Matrix, bis das Projekt erledigt und erfolgreich ist. Machen Sie nicht den Fehler, dass Sie Risikomanagement nicht als fortlaufenden Prozess erkennen. Mit diesen Tools zur Risikobeurteilung haben Sie eine leistungsstarke, proaktive Methode zur Hand, um Ihr Projektteam zu unterstützen und alle Engpässe zu minimieren, die ihnen und einem erfolgreichen Projekt im Weg stehen.
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