Schlechte Projektplanung kann Ihr Projekt schon vor der Ausführung zum Scheitern verurteilen. Veränderte Erwartungen, frustrierende Fehlkommunikation und schrumpfende Budgets können sogar das einfachste Projekt entgleisen lassen – und das Leben aller Beteiligten unnötig belasten.
Ein sorgfältiger Projektplan kann eine schleichende Ausweitung der Zweckbestimmung, überzogene Budgets und verpasste Ziele verhindern. Aber eine solche Planung in Angriff zu nehmen, kann ein Gefühl der Überforderung mit sich bringen. Wie soll man genau voraussagen, welcher Zeitaufwand für Aufgaben erforderlich sein wird? Wie setzt man Stakeholder-Erwartungen in konkrete Leistungen um? Was, wenn etwas schiefläuft?
Wir haben den Rat 5 erfahrener Projektmanagement-Experten eingeholt, die genau wissen, was erforderlich ist, um einen erfolgreichen Projektmanagement-Plan zu erstellen.
Essenzielle Komponenten für erfolgreiches Projektmanagement
- Projekt-Definition: Gemeint ist das 'was' und 'warum' Ihres Projektes: eine kurze Zusammenfassung über den Zweck, die Ziele und die zu erbringende Leistung(en).
- Ausführungsstrategie: Erklären Sie das 'wie' Ihres Projektes. Welche Methode soll verwendet werden? Erfolgt die Lieferung als finales Produkt oder stufenweise?
- Umfang: Was beinhaltet das Projekt (und was nicht)? Nennen Sie dabei die Struktur der Arbeitsaufteilung und die wichtigsten Leistungen.
- Zeitplan: Je nachdem, wie gut Ihr Projekt definiert ist, kann es sich hierbei um eine grobe Übersicht darüber handeln, wann bestimmte Elemente fertiggestellt sein werden, oder der Zeitplan kann in einem ausführliches Gantt-Diagramm einschließlich Meilensteinen und Lieferterminen dargestellt werden.
- Organigramm: Eine Übersicht über die Hierarchie Ihres Projektteams, die Rollen und Verantwortlichkeiten. Sind an Ihrem Projekt mehrere Teams und Abteilungen beteiligt, muss daraus erkennbar sein, wie diese Teams zusammenarbeiten werden, wer die Stakeholder sind und wer die Leitung für die jeweils zu liefernden Leistungen innehat.
- RACI-Diagramm: Aus diesem Diagramm geht speziell hervor, wer genau was für Ihr Projekt machen wird. Es handelt sich um eine Matrix sämtlicher Projektaktivitäten, gepaart mit den auszuführenden Rollen, einschließlich wer verantwortlich ist (wem die Fertigstellung der Arbeit zugewiesen wurde), wer rechenschaftspflichtig ist (hat Ja/Nein/Veto-Rechte), wer konsultiert wird (seine Freigabe erteilen oder einen Beitrag leisten muss) und wer informiert wird (über eine Maßnahme oder Entscheidung Bescheid wissen muss). An jedem Schnittpunkt zwischen Aktivität und Rolle muss eine bestimmte Person dieser Rolle zugewiesen sein.
- Risikomanagement-Plan und Risiko-Protokoll: Auch wenn Sie Ihr Budget sehr genau planen und jeden Meilenstein genau festlegen, kein Projekt, egal wie klein, ist risikofrei. Erstellen Sie gleich von Beginn an einen Plan, der die Risiken identifiziert und mindert. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung für die Risikobeurteilung und das Risikomanagement.
- Budget-Details: Einschließlich veranschlagter Überstunden, Schulungskurse, Beratungsgebühren, Geräte und Verbrauchsmaterialien, Software-Kosten, Reisekosten usw. Bei einigen Zahlen kann eine Vorhersage schwierig sein. Seien Sie aber so genau wie möglich und weisen Sie alle darauf hin, dass es sich bei Ihrem Budget um eine Schätzung handelt.
- Kommunikationsplan und Berichtsplan: Einschließlich Einzelheiten darüber, mit wem Sie kommunizieren werden, und was, wie häufig und in welcher Form Sie dabei mitteilen werden.
- Beschaffungsplan: Wenn Sie etwas für das Projekt einkaufen müssen (Software, Materialien usw.), ist dies der Ort, wo Sie erklären, wie Sie entsprechende Nachforschungen vornehmen, einen Lieferanten wählen und den Vertrag verwalten werden.
- Informationsmanagement-Plan: Einzelheiten darüber, wie Sie Projektinformationen speichern und mitteilen, die Dokumentation kontrollieren und Projektdaten sicher verwahren werden.
- Qualitätsmanagement-Plan: Erklären Sie, wie das Qualitätsmanagement für Ihr Projekt erfolgen soll, welche Qualitätsstandards zugrunde gelegt werden und wie Sie für die Einhaltung dieser Standards sorgen wollen. Nennen Sie auch den Terminplan für Qualitäts-Audits bzw. Kontrollpunkte.
Das scheinen sehr viele Informationen zu sein, um die Sie sich kümmern müssen! Vergessen Sie jedoch nicht, dass es sich hierbei nur um einen beispielhaften Projektmanagement-Plan handelt. Ein guter Projektplan muss nicht notwendigerweise alles beinhalten, was in dieser Liste aufgeführt ist.
Harrin sagt dazu: "Durch ein umfangreicheres Dokument sieht man nicht unbedingt intelligenter oder organisierter aus. Es erhöht jedoch die Wahrscheinlichkeit, dass niemand außer Ihnen es lesen wird." Am besten ist ein einfacher Projektplan, der leicht zu befolgen ist.
Beginnen Sie mit einer Leistungsbeschreibung
Gemäß Brad Egeland, einem erfahrenen IT-Projektmanager, Autor und Berater, ist ein erfolgreicher Projektplan stets auf einer Leistungsbeschreibung aufgebaut. Warum ist das so? Weil dadurch jeder Projektbeteiligte auf dem gleichen Stand beginnt. Später, wenn neue Anforderungen auftauchen und Scope Creep - also die schleichende Umfangsausweitung - eintritt, kann die Leistungsbeschreibung wieder herausgeholt und genau nachgesehen werden, welche Ziele das Projekt ursprünglich verfolgte.
Beinhalten sollte Ihre Leistungsbeschreibung eine allgemeine Erklärung zum Zweck/Geschäftswert, eine Beschreibung der Projektleistungen, eine Definition der Meilensteine, Schätzungen für Aufwand, Zeitrahmen und Kosten sowie eine ausführliche Beschreibung der Team-Rollen und Verantwortlichkeiten.
Starten Sie eine Stoppuhr
- Schritt 1: Stakeholder. Schreiben Sie auf, wer kontaktiert werden soll für Hilfe, Informationen oder Freigaben, und definieren Sie den Projekt-Sponsor. Wird die Liste lang, unterteilen Sie sie nach wichtigen und weniger wichtigen Mitspielern.
- Schritt 2: Komponenten. Das ist Ihr Arbeits-Strukturplan. Führen Sie alle Arbeitselemente sowie Vorschläge auf (jetzt erstmal alles aufzeichnen, bewertet wird später). Begrenzen Sie die Anzahl der Elemente auf 30, und wenn es scheint, dass Ihr Team nach weiteren Elementen suchen muss, beenden Sie diesen Schritt und fahren mit dem nächsten fort.
- Schritt 3: Ziele und Outputs. Schreiben Sie die Projektziele auf und definieren Sie dann, was die Ergebnisse sein sollten. Überprüfen Sie Ihre Arbeit mit der Frage: "Wenn wir alle Arbeitselemente aus Schritt 2 erledigen, würden wir dann unsere Ziele erreichen?"
- Schritt 4: Mögliche Alternativen. Welche Alternativen würden ebenfalls das Projektziel erfüllen? Gibt es eine wirkungsvollere Möglichkeit, Ihre Ziele zu erreichen?
- Schritt 5: Wirtschaft und Probleme. Wie sieht die Finanzierungsstrategie des Projektes aus? Wie wird dies in Zusammenhang mit anderen Projekten priorisiert? Welche Ressourcen werden Sie benötigen? Auf welche Probleme werden Sie treffen?
- Schritt 6: Vorgehensplan. Schauen Sie sich Ihre Liste mit den Arbeitselementen an. Entscheiden Sie, was als Erstes gemacht werden soll. Kennzeichnen Sie das als A. Danach mit B, C, D usw. fortfahren. Dann fragen Sie, was gleichzeitig mit A oder B usw. erfolgen kann. Auf diese Weise richten Sie Ihren Arbeitsplan ein.
- Schritt 7: Annahmen und Risiken. Welche Probleme könnten bei den einzelnen Aufgaben entstehen? Wie können Sie Risiken mindern und Behelfslösungen schaffen?
- Schritt 8: Wichtige Erfolgsindikatoren. Ermitteln Sie die 3-4 wichtigsten Stakeholder und fragen Sie sich: "Was würde sie am wahrscheinlichsten glücklich machen?” Das sind dann die Indikatoren für Projekterfolg. Überlegen Sie sich, wie jeder von diesen nach Abschluss des Projektes gemessen werden kann.
Überplanen Sie nicht
Nach Ansicht von Ricardo Vargas, einem international angesehenen Projektmanagement-Spezialisten, ist Dringlichkeitsbewusstsein eines der wichtigsten Komponenten für ein erfolgreiches Projekt. Projektmanager müssen in der Lage sein, auf Anfragen des Kunden und der Stakeholder schnell zu reagieren, und das bedeutet eine aktive Handlung - und nicht am Konferenztisch zu sitzen und Zeitleisten und Budgets auszuklügeln.
Niemand hat einen Nutzen, wenn das Projekt nur auf dem Papier steht. Straffen Sie also Ihren Planungsprozess so gut wie möglich, bauen Sie nur das ein, was für Ihren Projektplan wichtig ist, und legen Sie dann einfach los!
Vargas benutzt eine konsolidierte Version des im PMBoK dargestellten Planungsleitfaden, und in seinem Blog können Sie mehr über die Einzelheiten jedes Aspekts seines Planungsprozesses erfahren.
Halten Sie es einfach
Projektpläne können sehr schnell unhandlich werden, besonders wenn Stakeholder und Projektsponsoren anfangen, sich einzuschalten. Um sicherzugehen, dass Sie die Dinge nicht zu verkomplizieren, empfiehlt Projektmanagement-Blogger Kiron Bondale, mit 5 W-Fragen zu beginnen, um Ihrem Projektplan Inhalt und Perspektive zu geben.
- Warum: Was sind die grundlegenden Geschäftsvorteile, die dieses Projekt erbringen soll?
- Was: Was ist im Projektumfang beinhaltet?
- Wer: Welche kritischen Rollen sind erforderlich, um das Was zu liefern?
- Wann: Wann muss das Was geliefert werden, um das Warum zu erreichen?
- Wo: Wo ist der beste Ort für die Ausführung der Arbeit? Wo wird das Was von Kunden und Endbenutzern verwendet werden?
Best Practices für Projektmanagement-Planung
Wie Sie festgestellt haben, gibt es auch unter Projektmanagement-Experten unterschiedliche Ansätze bei der Erstellung eines Projektplanes. Es gibt keinen einen richtigen Weg, aber es gibt ein Best Practice, dem erfahrene PMs zustimmen: Bevor Sie mit der Ausführung beginnen, nehmen Sie sich die Zeit, zusammen mit den Stakeholdern des Projektes, die Hauptziele des Projektes zu definieren und darüber übereinzukommen.
Ein weiteres Best Practice ist: ein Kick-off-Meeting abzuhalten. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr Team auf die Projektziele einzustimmen, Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären, Standards für den Erfolg zu bestimmen und die Projektmanagement-Methodologie und -Tools zu wählen. Holen Sie sich unsere Tipps zur Organisation eines perfekten Kick-off-Meetings, wodurch Ihr Team dann in die richtige Grundhaltung versetzt wird.
Und zum Schluss: dokumentieren Sie so viel wie möglich. Dadurch, dass Sie den Fortschritt des Projektes dokumentieren, werden Sie in der Lage sein, Ihre Performance zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Weitere Projektplanungs-Materialien
- Projektmanagement Grundlagen: 6 Schritte zu einem narrensicher Projektplan
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