Ein Businessplan ist ein einfaches Dokument. Darin werden Sie Marktforschung, Ihre allgemeinen Ziele für das Geschäft und Ihre Strategien zur Erreichung dieser Ziele einbeziehen.
Aber was ist ein Business Case und warum benötigt man einen, wenn ein Businessplan bereits alles andere umreißt?
Mit einem Business Case untersucht man genauer ein spezifisches Problem und wie man es löst. Betrachten Sie einen Business Case als den Grund, warum Sie ein Projekt das Sie verwalten wollen, überhaupt ins Leben rufen.
Der Artikel bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines erfolgreichen Business Case, einschließlich einer Checkliste zur Identifizierung von Problemen, zur Recherche von Lösungen und zur Präsentation vor den Stakeholdern. Als Bonus zeigen wir Ihnen, wie Sie Wrike nutzen können, um Ihre Produkt-Business-Cases mit einer Anfrage-Verwaltungsvorlage verwenden oder mit einer Projektzeitplan-Vorlage Implementieren können.
Was ist ein Business Case?
Ein Business Case ist ein Projekt, das man zusammenstellt, um ein bestimmtes Geschäftsproblem zu identifizieren, anzugehen und zu lösen.
Der Schlüssel zu einem Business Case ist die Veränderung, die er in Ihrem Unternehmen schafft. Die Entwicklung eines Business Case beginnt damit, ein Problem zu identifizieren, das eine dauerhafte Lösung benötigt. Ohne diese dauerhafte Änderung ist ein Business Case nur eine Beobachtung dessen, was falsch läuft. Ein vollständiger Business Case beschreibt, wie ein Unternehmen seine Strategie ändern kann, um dieses Problem zu lösen.
Ein Business Case ist von vorn bis hinten eine vollständige Geschichte. Es hat einen Anfang, einen Mittelteil und ein Ende. Typischerweise sieht es so aus:
- Anfang: Jemand identifiziert ein Problem im Unternehmen und legt den Hauptentscheidern die Business Case vor.
- Mitte: Mit der Projektfreigabe richtet das Unternehmen ein internes Team ein, das sich mit dem Business Case befasst und Ergebnisse liefert.
- Ende: Das Team hält eine Präsentation zu den vorgenommenen Änderungen und ihren langfristigen Auswirkungen.
Kurz gesagt, ein Business Case ist die Geschichte eines Problems, das gelöst werden muss.
Beispiele von Business Cases
Das Problem vieler Unternehmen besteht darin, dass sich die Herausforderungen, die direkt vor ihnen liegen, einfach ignorieren lassen. Dies ist sogar dann der Fall, wenn das Unternehmen ein überzeugendes Produkt zu verkaufen hat.
Sehen wir uns das Beispiel von Febreze an. Mitte der 1990er Jahre arbeitete ein Forscher bei Procter & Gamble mit Hydroxypropyl-Beta-Cyclodextrin. Seiner Frau fiel auf, dass seine Kleidung nicht mehr nach Zigaretten roch, was ein häufiges Ärgernis war.
P&G hatte so etwas wie Wunderprodukt in der Hand. Ihr Ansatz war jedoch falsch. Zunächst vermarkteten sie Febreze als Mittel zur Beseitigung peinlicher Gerüche. Wie vorherzusehen war, floppte das Produkt.
Aber P&G hielt daran fest. Sie hatten es mit einem potenziellen Business Case zu tun: Ein hochgradig marktfähiges Produkt erwies sich als schwierig zu vermarkten. Was lief schief? Eine vollständige Bearbeitung des Business Case von Anfang bis Ende lieferte die Antwort.
Nach einigen Tests mit Fokusgruppen stellte P&G fest, dass nur wenige Verbraucher die unangenehmen Gerüche wahrnahmen, an die sie gewöhnt waren. Stattdessen erkannte das Unternehmen, dass für den Einsatz von Febreze ein anderer Business Case anzuwenden war: Jetzt war es ein Reinigungsprodukt, eine Möglichkeit, dass das Haus gut riecht, wenn die Böden gesaugt und die Oberflächen sauber gewischt sind. Sie gaben ihm einen angenehmen Geruch und verwandelten es in ein Reinigungsprodukt. Und weil es so gut funktionierte, funktionierte auch die Kampagne.
Das ist ein Beispiel für einen Business Case insgesamt. Werden wir nun konkreter: Ein Business Case lässt sich einfacher entwickeln, wenn man eine Vorlage vor Augen hat. Gestalten wir ein Beispiel mit einem fiktiven Unternehmen, ABC Widgets, und einem hypothetischen Business Case. Nennen wir unser Business-Case-Beispiel „Operation Super-Widgets“:
Business Case: ABC-Widgets
Abschnitt 1: Zusammenfassung
Beschreiben Sie kurz das Problem und die Möglichkeiten.
Das neueste Widget von ABC Widgets, das Super-Widget, leidet unter Lieferproblemen, was höhere Versandkosten zur Beschaffung der notwendigen Ressourcen erfordert und die Gewinne schmälert. Wir müssen zu einem neuen Lieferanten wechseln, um die Lebensfähigkeit des Super-Widgets wiederherzustellen.
Abschnitt 2: Projektumfang
Dieser Abschnitt sollte Folgendes beinhalten:
- Finanzielle Bewertung der Situation. Super-Widgets sind jetzt 20 % teurer in der Produktion als im Vorjahr, was bei jedem verkauften Super-Widget zu einem Verlust von -1 % führt.
- Businessziele. Um die Einnahmen wieder zu steigern, müssen wir für jedes Super-Widget die Gewinnmargen pro verkaufter Einheit auf das Niveau von 2020 zurückbringen.
Vorteile/Einschränkungen. Die Wiederherstellung der Kosten pro verkaufter Einheit wird 5 % der rückläufigen Einnahmen wiederherstellen. Wir sind jedoch auf drei Möglichkeiten für neue Super-Widget-Lieferanten beschränkt. - Umfang und Auswirkungen. Wir werden Lieferketten-Manager und Super-Widget-Projektmanagementteams einbeziehen müssen, was vorübergehend die Anzahl der Widgets, die wir produzieren können, verringern kann, was möglicherweise zu einem Einnahmeverlust von 25.000 $ führt.
- Plan. In den nächsten zwei Wochen werden Projektmanagement-Teams A und B Preisangebote von Lieferanten einholen und eines auswählen, während sie einen sofortigen Plan zur Einführung neuer Super-Widget-Teile für die Fertigung innerhalb von vier Wochen integrieren.
- Organisation. Teammitglied Sarah wird die Leitung bei der Operation Super Widget Profit übernehmen. Beide Teams sind Sarah unterstellt.
Dies ist ein einfaches Beispiel dafür, wie ein Business Case aussehen könnte, aber es trifft die wichtigsten Punkte: Was ist das Problem, wie kann man es lösen, was ist der Plan zur Lösung und was wird passieren, wenn man erfolgreich ist?
Wie schreibt und entwickelt man einen Business Case?
Beim Verfassen eines eigenen Business Case ist das obige Beispiel ein guter Leitfaden, dem man folgen kann, wenn man mit den Grundlagen beginnt.
Sobald man sich mit den Grundlagen vertraut gemacht hat, sollte man sich jedoch auch auf einige potenzielle Hindernisse vorbereiten, denen man auf dem Weg begegnen könnte.
Herausforderungen beim Verfassen eines guten Business Case
Warum erarbeiten nicht mehr Unternehmen einen Business Case aus? Es könnte auf einen Mangel an guter Kommunikation hinauslaufen. Viele Menschen wissen nicht einmal, wie man einen Business Case schreibt, geschweige denn präsentiert.
„Die Idee mag großartig sein, aber wenn sie nicht gut kommuniziert wird, wird sie nicht an Fahrt gewinnen“, sagte Nancy Duarte, Kommunikation und Autorin von The HBR Guide to Persuasive Presentations.
Die größte Herausforderung, erläutert Duarte, besteht darin, abstrakte Geschäftskonzepte (wie rückläufige Zahlen) in ein sofort erkennbares Problem zu verwandeln. Denn wenn ein Unternehmen bereits genau wüsste, dass es einen Fehler begeht, würde es wahrscheinlich einen Weg finden, den Fehler schon im Keim zu ersticken.
Ein Business Case ist herausfordernd, weil es meist bedeutet, dass man erst einmal jemanden überzeugen muss, dass eine Veränderung notwendig ist. Und Veränderungen können schwierig sein. In einem florierenden Geschäft ist das besonders problematisch, denn man kann leicht auf die Ergebnisse zeigen und sagen, dass das, was das Unternehmen macht, bereits funktioniert.
Wie präsentiert man einen Business Case?
Die oben genannten Tipps und Beispiele geben Ihnen einige schöne Mittel, um einen Business Case zu erstellen, ohne die typischen Probleme. Aber Sie sollten trotzdem einen Business Case mit den einfachen Vorschlägen und Zahlen vorlegen, die Sie mit jedem neuen Projekt in Verbindung bringen würden.
Im Wesentlichen hängt alles davon ab, wie gut Ihr Business Case die Entscheidungsträger überzeugen kann. Deshalb sollten Sie sich nicht nur auf reine Zahlen verlassen, um einen Business Case zu entwickeln. Das Endergebnis könnte ein überzeugendes Argument sein, aber es ist nicht immer das, was „klickt“.
Wer einen Business Case präsentiert, ist ein Verkäufer. Und nicht jeder Verkauf ist eine Frage der präzisen Logik. Es geht auch um Emotionen – die Geschichte, warum etwas schiefgelaufen ist und was getan werden muss, um das Problem zu beheben.
Die Kunst eines guten Business Case ist die Kunst der Überzeugung. Beachten Sie beim Verfassen eines eigenen Business Case die folgenden Punkte:
- Weisen Sie auf ein Beispiel für einen schlechten Business Case und vergleichen Sie ihn mit dem aktuellen Fall. Niemand mag die Vorstellung, sich selbst dabei zuzusehen, wie er in eine Fehlhandlung läuft. Das Beispiel eines Unternehmens zu präsentieren, das denselben Fehler gemacht hat wie Ihr Unternehmen, und diesen Fehler dann auf die aktuelle Situation zu übertragen, ist eine überzeugende Methode, um einen Business Case zu erstellen, der aufhorchen lässt.
- Eine Erzählung entwickeln. Nancy Duarte hob hervor, dass in einem bestimmten Business Case ein Kunde einen CEO überzeugte, einem Projekt zu folgen, indem er einfache Illustrationen nutzte. Es ging nicht darum, dass die Idee, Illustrationen zum Business Case hinzuzufügen, besonders toll war. Es geht darum, dass die Illustrationen eine überzeugende Geschichte erzählen konnten, warum der Business Case umgesetzt werden musste.
- Verdichten Sie Ihre Idee in einer 30-Sekunden-Präsentation. Probieren Sie die folgende Übung: Fassen Sie Ihren Business Case in einem einzigen Satz zusammen. Wenn Sie es nicht einfacher erklären können, besteht die Gefahr, dass Ihr Business Case nicht so einprägsam ist wie nötig, um Entscheidungsträger zu beeinflussen.
- Verwenden Sie Analogien, um den Punkt klarzumachen. Angenommen, Sie haben ein Problem in einem wachsenden Geschäft entdeckt. Insgesamt sind die Einnahmen gut – aber Sie haben einen damit verbundenen Kostenfaktor bemerkt, der das Potenzial hat, in Zukunft außer Kontrolle zu geraten und das Geschäft zu gefährden. Da aber das Geschäft gut läuft, wäre eine Argumentation mit Dollar und Cent nicht überzeugend. Stattdessen sollten Sie den Business Case mit einer einfachen Analogie einführen: „Ohne Reparatur wird jedes undichte Boot einmal sinken“. Sie haben jetzt ihre Aufmerksamkeit. Nutzen Sie die Zahlen, um den Punkt einzuprägen, aber nicht, um ihn einzuführen.
Wenn Sie Entscheidungsträgern einen Business Case präsentieren, sollten Sie daran denken, dass nicht nur die Logik Ihrer Argumente Menschen überzeugen wird – es geht auch darum, wie überzeugend Sie selbst sein können.
Business-Case-Checkliste
Bevor Sie in Ihrer Liste den Punkt „Lernen, wie man einen Business Case schreibt“ streichen können, müssen Sie das Wesentliche wissen. Vergewissern Sie sich, dass Sie die folgenden Elemente in Ihre Business-Case-Checkliste (und natürlich in Ihrem Business Case selbst) aufnehmen:
- Gründe. Dies sollte der überzeugendste Teil Ihres Business Case sein. Hier können Sie eine Geschichte erzählen. Und die überzeugendsten Geschichten beginnen mit einem Verlust oder einer Art Komplikation. Welche Bedrohung gegen das Geschäft muss behoben werden? Welche Gründe gibt es, voranzugehen?
- Mögliche Maßnahmen. Die Geschichte ist nicht vollständig, bis wir das nächste Kapitel kennen. Ein Business Case befasst sich nicht nur mit dem Problem – es geht darum, wie das Problem durch die Lösung behoben werden kann. Empfehlen Sie einige spezifische Maßnahmen, um eine Diskussion darüber anzuregen, was als Nächstes zu tun ist.
- Risiken und Vorteile. Nicht jede Lösung wird perfekt sauber sein. Es wird auch Lösungen mit Nachteilen geben. Mit den Vorteilen werden Kosten einhergehen. Sorgen Sie dafür, dass alle Aspekte einbezogen werden, um ein klares und vollständiges Bild zu geben. Dies ist die Zeit, um mit Erwartungen umzugehen – aber auch die Zeit, um Handlungen zu inspirieren.
- Kosten. Was wird es kosten, das Projekt abzuschließen? Die Entscheidungsträger müssen die Zahl unter dem Strich kennen, um zu beurteilen, welche Business Cases priorisiert werden sollen.
- Zeitleiste. Ein gutes Projekt wird nicht nur in Dollar gemessen, sondern in Tagen, Wochen und Monaten. Welche Zeitleiste wird für den Business Case erwartet? Wie schnell kann das Problem seine Lösung finden?
Bei jedem Business Case ist die Spezifizierung entscheidend. Eine vage Zeitleiste ist nicht hilfreich – eine Zeitleiste mit spezifischen wöchentlichen Meilensteinen sieht erreichbarer aus. Um Ihren Business Case überzeugender zu gestalten, suchen Sie immer nach den spezifischen Details, die Ihre Geschichte zusammenführen.
Business-Case-Vorlage
Eine Business-Case-Vorlage ist ein Dokument, das die Schlüsselelemente eines Business Case in einem strukturierten Format umreißt. Durch die Verwendung einer standardisierten Vorlage können Unternehmen sicherstellen, dass alle relevanten Informationen erfasst und in klarer und konsistenter Weise geteilt werden.
Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und dem Umfang Ihres Projekts kann Ihre Business-Case-Vorlage so detailliert oder einfach sein, wie Sie möchten. Bei einem kleineren Projekt können Sie mit einem One-Pager beginnen, der die Hauptpunkte Ihres Projekts beschreibt und Folgendes beinhaltet:
- Kurzfassung: Ein Überblick über Ihr Projekt, seine Ziele und die Vorteile seiner Erledigung für Ihr Unternehmen
- Team und Stakeholder: Eine Liste der relevanten Personen, die an Ihrem Projekt beteiligt sind, und ihre Kontaktdaten
- SWOT-Analyse: Eine Analyse, wie Ihre Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen im Vergleich zu Ihren Wettbewerbern abschneiden
- Risikoanalyse: Ein Überblick über die Art von Risiken, die mit Ihrem Projekt einhergehen, und wie Sie diese vermeiden können
- Budget und Finanzplan: Details zu Ihrem Budget und wo Sie möglicherweise eine Finanzierung für Ihr Projekt sichern können
- Projektplan: Ein Zeitplan, wie Sie Ihr Projekt umsetzen möchten und welche Aufgaben darin enthalten sind
Schauen wir mal, wie das aussehen könnte.
| Kurzfassung | |
| Team und Stakeholder | |
| SWOT-Analyse | |
| Risikoanalyse | |
| Budget | |
| Projektplan |
Wie man einen Business Case mit Wrike schreibt
Wrikes Projektmanagement-Software kann einspringen und einen Business Case von der Keimzelle einer Idee her bis zu einer vollwertigen Initiative verwandeln.
Die vorgefertigte Vorlage für Anforderungsmanagement kann Ihnen dabei helfen, die Projektanforderungen in strukturierter Form zu dokumentieren und nachzuverfolgen. Die Vorlage enthält Abschnitte zur Erfassung von Stakeholder-Anfragen und Business Cases sowie etwaige Einschränkungen, die den Erfolg des Projekts beeinflussen könnten. Mithilfe dieser Vorlage können Sie sicherstellen, dass alle notwendigen Anforderungen identifiziert und potenzielle Probleme frühzeitig im Projektplanungsprozess angesprochen werden.
Wenn Sie von der Business-Case-Beschreibung zur tatsächlichen Umsetzung schneller übergehen möchten, sollten Sie die Projektplanungs-Vorlage in Betracht ziehen. Diese Vorlage kann Ihnen helfen, eine detaillierte Projektzeitleiste mit Meilensteinen zu erstellen, Aufgabenabhängigkeiten zu identifizieren und Ressourcen zuzuweisen. Mit dieser Vorlage können Sie sicherstellen, dass das Projekt realistisch umsetzbar ist und alle Geschäftsanforderungen erfüllt – was den Stakeholdern Vertrauen in den Erfolg des Projekts gibt.
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