Jedes Projekt ist mit Risiken verbunden – ganz besonders, wenn es sich komplex gestaltet und funktionsübergreifende Teams, Manager und Stakeholder einbezieht. Projektmanager müssen also effektive Strategien zur Risikobewältigung formulieren, um prognostizierte Risiken zu minimieren und für unvorhersehbare Entwicklungen gerüstet zu sein.
Hier erfahren Sie, wie Sie mit positiven und negativen Strategien zur Risikobewältigung einen wirksamen Risikobewältigungsplan formulieren. Wir stellen die vier wichtigsten Kategorien der Risikobewältigung vor und helfen Ihnen mit anschaulichen Beispielen, zuverlässige Risikobewältigungspläne für Ihre neuen Projekte zu entwickeln.
Was ist eine Risikobewältigungsstrategie?
Jeder Projektplan sollte eine Strategie zur Bewältigung von Risiken beinhalten, die umreißt, wie Sie im Falle von Risiken die Kontrolle bewahren und den Projekterfolg sichern.
Um eine solche Risikobewältigungsstrategie zu formulieren, müssen Sie zuerst die Risiken des jeweiligen Projekts identifizieren und quantifizieren. Berechnen Sie die Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens und ihre potenziellen Auswirkungen auf das Projekt. Auf diese Weise verschaffen Sie sich Klarheit darüber, wie schwerwiegend diese Risiken sind, ob sie sich bewältigen lassen und was Sie vermeiden sollten.
Ihr Risikobewältigungsplan kann sich in unterschiedlichster Form auf Ihr Projekt auswirken. Einige Beispiele:
- Sie müssen bestimmte Aufgaben und Liefergegenstände anpassen und folglich den Projektumfang aktualisieren.
- Sie müssen den Projektzeitplan anpassen, weil zusätzliche Aktivitäten zur Handhabung der identifizierten Risiken nötig sind.
- Sie müssen Spezialisten oder Fachdienstleister anstellen, die Sie in spezifischen Risikobereichen unterstützen.
- Sie müssen neue Arbeitsabläufe und Prozesse in das Projekt einführen.
Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich, den Projektplan und den Risikobewältigungsplan gemeinsam gleich zu Beginn der Projektplanung zu erstellen. Wird die Risikobewältigungsstrategie als separate Aufgabe behandelt, kann dies Ihre Pläne wirkungslos machen oder Änderungen in letzter Minute zur Folge haben.
Warum brauchen Sie einen Risikobewältigungsplan für Ihre Projekte?
Es gibt zwei wichtige Gründe für Risikostrategien im Projektmanagement. Erstens gilt es, vorhersehbare Risiken für Ihr Projekt zu identifizieren und zu entschärfen. Anhand von Risikobewältigungsplänen können Projektmanager erwartete Gefahren und Unsicherheiten prognostizieren und eliminieren.
Zweitens geht es darum, etwaige Chancen innerhalb Ihres Projektumfangs zu ermitteln. Ein Risikobewältigungsplan bietet Projektmanagern die Gelegenheit, alternative Vorgehensweisen zur Bewältigung von Projektrisiken und -einschränkungen zu entwickeln und dadurch neue Wege zur Umsetzung eines Projekts zu finden.
Risikobewältigungspläne helfen Projektmanagern, Risiken zu identifizieren, die große potenzielle Vorteile mit sich bringen und sich deshalb lohnen könnten.
Was sind die vier Kategorien der Risikobewältigung?
Es gibt vier übergreifende Kategorien der Risikobewältigung, denen sich Ihre Strategie zuordnen lässt. Ihre Wahl hängt von diversen Faktoren ab, wie der Art der Risiken, denen Ihr Projekt ausgesetzt ist, sowie der Risikobereitschaft in Ihrem Team und Ihrer Organisation.
Zu beachten ist auch, dass sich Ihre Risikobewältigungsstrategie im Laufe der Zeit ändern kann, besonders wenn sich die Projektanforderungen weiterentwickeln oder wenn neue Manager und Projektverantwortliche einbezogen werden. Sobald die ursprüngliche Kategorie nicht mehr den Projektanforderungen entspricht, lohnt es sich, zu einer neuen Kategorie der Risikobewältigung zu wechseln.
Die vier Hauptkategorien der Risikobewältigung
Vermeiden
Bei dieser Strategie besteht Ihr Ziel darin, das Risiko komplett zu vermeiden, indem Sie beispielsweise ein Projekt gar nicht erst anfangen, weil es zu riskant ist. Sie könnten auch spezifische Aufgaben aus dem Projekt streichen, um den damit verbundenen Komplikationen aus dem Weg zu gehen.
Diese Strategie der Risikobewältigung gewährleistet, dass das identifizierte Risiko Ihr Projekt auf keinen Fall gefährden kann. Sie ist deshalb die bevorzugte Strategie bei Risiken, die Ihrem Unternehmen juristische Probleme bereiten könnten, potenziell Verletzungen der Mitarbeiter zur Folge haben oder nur einen geringen Nutzen im Verhältnis zu den Kosten versprechen.
Die Vermeidung von Risiken ist eine der negativen Risikobewältigungsstrategien. Sie empfiehlt sich nicht in allen Fällen, vor allem wenn es erhebliche Vorteile für das Team und das Projekt mit sich bringt, das Risiko in Kauf zu nehmen. Deshalb müssen Projektmanager ein Risiko sorgfältig von allen Seiten betrachten, bevor sie es komplett vermeiden. Verwenden Sie eine Risikobewertungsmatrix, um den Schweregrad der potenziellen Risiken zu bestimmen.
Übertragen
Bei diesem Risikobewältigungsplan wird das Risiko nicht minimiert oder komplett aus dem Projekt ausgeschlossen. Stattdessen übertragen Sie die Verantwortung für das Risiko auf Dritte.
Ein gutes Beispiel ist der Abschluss einer Unternehmensversicherung. Die Gefahr, dass bei Ihrem Projekt, im Unternehmen oder an Ihrer Betriebsstätte etwas schiefgeht, wird dadurch nicht gemindert. Vielmehr übernimmt die Versicherungsgesellschaft das Risiko und muss sich um das Problem kümmern, falls es eintritt.
Mit der Risikobewältigungskategorie „Übertragen“ sorgen Sie dafür, dass Ihr Projekt oder Unternehmen den Eintritt eines identifizierten Risikos relativ unbeschadet übersteht.
Leider lässt sich diese Kategorie nur für bestimmte Risikoarten anwenden. Gefahren für die Marke, den Ruf und das Talent Ihres Unternehmens lassen sich nicht übertragen. Außerdem wird diese Strategie der Risikobewältigung erst wirksam, nachdem das identifizierte Risiko bereits eingetreten ist.
Abmildern
Diese Kategorie bedeutet, dass Sie Geld und Ressourcen in eine Lösung investieren, um die Risiken eines Projekts zu reduzieren. Ein gutes Beispiel findet man bei Unternehmen, die an internationalen Projekten arbeiten.
Schwankende Wechselkurse könnten dazu führen, dass solche Unternehmen mehr für Arbeit und Materialien bezahlen müssen als geplant. Deshalb investieren sie oft in garantierte Wechselkurse, um sich gegen Ungewissheiten rund um Devisen abzusichern.
Die Risikobewältigungsstrategie „Abmildern“ umfasst alle Maßnahmen, die darauf abzielen, die mit einem Projekt verbundenen Risiken zu reduzieren. Auch die Prüfung von technischen Plänen oder Projektvorschlägen durch Dritte ist eine Form der Abmilderung, genauso wie die Vergabe riskanter Aufgaben an Auftragnehmer und Experten mit erwiesenen Kompetenzen.
Risiken werden durch das Abmildern nicht vollständig aus dem Projekt eliminiert, vielmehr wird die Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens reduziert.
Akzeptieren
Von allen Kategorien der Risikobewältigung ist diese mit dem geringsten Aufwand verbunden. Gelegentlich werden Sie Risiken identifizieren, deren Eintreten unwahrscheinlich ist oder die keine schweren Auswirkungen hätten.
In solchen Fällen liegt das Risiko deutlich innerhalb Ihrer Toleranz für das betreffende Projekt. Vielleicht stellt sich auch heraus, dass die Kosten zur Bekämpfung des Risikos im Verhältnis zu seinem Schweregrad einfach zu hoch sind.
Sie können also beschließen, das Risiko zu akzeptieren und nichts dagegen zu unternehmen. Hierbei handelt es sich nicht unbedingt um einen passiven Ansatz. Sie könnten z. B. Wege finden, das Risiko zu teilen, wie durch eine Partnerschaft mit einem anderen Unternehmen.
Positive und negative Risikobewältigungsstrategien im Vergleich
Kategorien der Risikobewältigung lassen sich grob in positive und negative Strategien unterteilen.
Negative Risikobewältigungsstrategien bedeuten, dass Sie dem Risiko nicht direkt begegnen. Das Vermeiden ist z. B. eine negative Strategie, weil Sie nichts gegen das Risiko an sich unternehmen. Dies bedeutet allerdings nicht, dass die Strategie falsch ist. Einige Risiken sind so schwerwiegend, dass es ratsam ist, sie zu vermeiden. Wenn Sie Risiken jedoch ständig vermeiden, entgehen Ihnen eventuell auch Chancen, zu wachsen, zu lernen und ein Projekt zu verbessern.
Das Akzeptieren von Risiken kann auch eine negative Strategie sein – vor allem, wenn Sie einfach mit den Schultern zucken und gar nichts gegen das Risiko tun. Das ist jedoch selten der Fall. Die meisten Teams und Manager, die ein Risiko akzeptieren, haben ihre Handlungsmöglichkeiten vorher genau abgewogen und wissen, dass dieses Risiko nicht wahrscheinlich oder schwerwiegend genug ist, um dem Projekt zu schaden.
Positive Risikobewältigungsstrategien beinhalten einen aktiveren Umgang mit dem Risiko. Die Risikobewältigung durch Abmildern ist eine positive Strategie, weil sie darauf abzielt, die Auswirkungen eines Risikos zu reduzieren, damit das Projekt weiterlaufen kann.
Das Gleiche gilt für die Risikobewältigungsstrategie „Übertragen“, weil Sie dabei das Risiko vom Projekt und Team abwenden und zugleich mehr Chancen schaffen.
Diese bewusste Schaffung von Möglichkeiten ist ein grundlegendes Merkmal einer positiven Risikobewältigungsstrategie. Einige weitere Beispiele für positive Ansätze:
- Sie suchen nach Wegen, das Risiko zu Ihrem Vorteil zu nutzen, indem Sie z. B. Möglichkeiten finden, das Projekt schneller abzuschließen als vorgesehen.
- Sie gehen kalkulierte Risiken zum Nutzen des Projekts ein, indem Sie z. B. schon vor Projektstart bestimmte Ausrüstungsgüter erwerben, weil sie dann günstiger sind als später.
- Sie gehen Partnerschaften ein, um potenzielle Risiken zu verteilen. Gleichzeitig können Sie dadurch vorteilhafte Branchenbeziehungen knüpfen, Ressourcen teilen und potenziell vom Know-how des Partners profitieren.
Obwohl wir diese beiden Vorgehensweisen als „positiv“ und „negativ“ beschreiben, gibt es keine Risikobewältigungsstrategie, die in allen Fällen die richtige ist.
Ihr Ansatz ist abhängig von der Art des Projekts, der Risikobereitschaft Ihres Unternehmens und den identifizierten Risiken selbst. In einigen Fällen könnten Sie sich auch für eine Kombination aus positiven und negativen Ansätzen entscheiden, um einen umfassenden Risikobewältigungsplan zu formulieren.
Beispiele für Pläne zur Risikobewältigung
Es gibt viele verschiedene Beispiele für Pläne zur Risikobewältigung. Im Folgenden stellen wir vier davon vor (eine pro Kategorie der Risikobewältigung), um Ihnen eine Vorstellung davon zu vermitteln, wie eine Risikobewältigungsstrategie in der Praxis aussieht.
Beispielplan zur Risikobewältigung: Scope Creep vermeiden
Nehmen wir an, der Umfang Ihres Projekts ist zu Beginn nicht ganz klar. Es kommen immer mehr Projektanforderungen hinzu, der Umfang wächst – und damit auch das Risiko. Zeit, Personal und Budget, die für Ihr Projekt zur Verfügung stehen, sind schon bald ausgeschöpft.
Erst jetzt beschließen Sie, diese Tatsache als Risiko zu erfassen, um so Projektverantwortliche oder leitende Manager zu informieren, dass jede zusätzliche Erweiterung des Projektumfangs das gesamte Projekt zum Scheitern bringen könnte. Damit wenden Sie die Risikobewältigungsstrategie des Vermeidens an und haben erst dann Maßnahmen ergriffen, als dies unumgänglich wurde. Sie sind nur aktiv geworden, um sicherzustellen, dass der Projektumfang nicht die Möglichkeiten des Unternehmens sprengt und zum Fehlschlag des Projekts führt.
Beispielplan zur Risikobewältigung: Mittels Outsourcing übertragen
Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Ladengeschäft. Nun möchten Sie auch einen Online-Store einrichten, um Ihre Umsätze zu steigern. Da Sie nicht wissen, wie man einen solchen Store erstellt oder pflegt, nehmen Sie eine IT-basierte Risikobewertung vor und beschließen, diese Aufgaben an ein Unternehmen zu vergeben, das sich mit Websites auskennt. Sie übertragen also das Risiko im Zusammenhang mit dem Erstellen und Verwalten Ihrer Website an einen geeigneten, erfahrenen Dritten.
Beispielplan zur Risikobewältigung: Durch Schulung abmildern
Es besteht immer das Risiko, dass Ihre Beschäftigten oder Teammitglieder bei der Arbeit an einem Projekt Fehler machen. Dieses Risiko lässt sich zwar nicht komplett eliminieren, aber durch fortlaufende Schulung abmildern. Als potenzielle Risikobewältigungsstrategie könnte Ihre Organisation z. B. Mitarbeiterhandbücher erstellen und Trainings durchführen, um menschliches Versagen unwahrscheinlich zu machen.
Beispielplan zur Risikobewältigung: Möglichkeit von Maschinenausfällen akzeptieren
In diesem Szenario nehmen wir an, dass Ihr Team eine teure Maschine einsetzt, die Sie brauchen, um Ihre Projekte erfolgreich abzuwickeln. Aufgrund hoher Kosten oder weil Sie kein passendes Angebot finden, entscheiden Sie sich, keine Versicherung für die Maschine abzuschließen. Dies entspricht der passiven Akzeptanz des Risikos, dass Ihre Maschine versagt und Sie dann nicht abgesichert sind.
In der Regel würden Sie nur so vorgehen, wenn es möglich ist, die Maschine im Notfall durch manuelle Arbeit zu ersetzen; andernfalls könnte Ihr Projekt bei einem Versagen der Maschine durch Engpässe in Verzug geraten.
So erstellen und implementieren Sie Risikostrategien im Projektmanagement
Die obigen Beispiele veranschaulichen die verschiedenen Risikostrategien, die Sie beim Projektmanagement anwenden können. Bevor Sie jedoch Ihre eigene Risikobewältigungsstrategie entwickeln, sollten Sie auch wissen, wie man sie wirksam umsetzt.
Dies sind die Schritte, die Sie beim Erstellen und Implementieren eines Risikobewältigungsplans befolgen sollten:
- Nehmen Sie sich Zeit für eine Risikoanalyse, die alle potenziellen Risiken in Verbindung mit Ihrem Projekt aufzeigt. Ordnen Sie die Risiken nach ihrem Schweregrad und heben Sie alle hervor, die Sie und Ihr Team als Priorität angehen müssen.
- Ermitteln Sie gemeinsam mit Ihrem Team, den Stakeholdern des Projekts sowie allen wichtigen externen Beteiligten, welche Risikobewältigungskategorie bei den identifizierten Risiken angewendet werden sollte. Umreißen Sie in einem Risikoregister, wie viel zusätzliche Zeit und Ressourcen Sie aufwenden können, um jedes Risiko zu bewältigen.
- Informieren Sie Teammitglieder, Stakeholder und andere Beteiligte über Ihre Risikobewältigungsstrategie. Holen Sie die erforderlichen Genehmigungen von den betreffenden Personen oder Organisationen ein, bevor Sie mit der Planung und Umsetzung des Projekts fortfahren.
- Überprüfen Sie den Risikobewältigungsplan und ermitteln Sie dabei etwaige verbleibende Risiken, die Sie im ersten Durchgang vielleicht nicht erkannt haben. Gehen Sie alle Schritte noch einmal durch und holen Sie Feedback von Experten ein, um sicherzustellen, dass Sie alle Aspekte abgedeckt haben. Nehmen Sie auch im weiteren Projektverlauf regelmäßige Risikoanalysen vor, die dazu dienen, etwaige zusätzliche Risiken zu identifizieren.
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Bei der Erstellung der ultimativen Risikobewältigungsstrategie ist es entscheidend, die vorhandenen Risiken ausgewogen zu behandeln. Definieren Sie ihren Schweregrad und bestimmen Sie dann die beste Risikobewältigungsstrategie für Ihre Situation.
Sobald Sie den besten Ansatz zur Bewältigung eines potenziellen Risikos gefunden haben, müssen Sie im nächsten Schritt Ihre Teammitglieder, Stakeholder und Projektbeteiligten informieren. Sie sollten jede Person mit den erforderlichen Kenntnissen und Befugnissen ausstatten, damit sie die Risiken in ihrem Verantwortungsbereich meistern kann und dadurch das gesamte Projekt im vorgesehenen Zeitrahmen abgewickelt werden kann.
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