Es gibt drei Hauptfaktoren, die den Erfolg eines neuen Projekts oder einer Kampagne bestimmen:
- Ausgezeichnete Kommunikation zwischen allen Mitarbeiter-Ebenen, so ist jeder bei aktuellen Fortschritten, Herausforderungen und Erfolgen auf dem Laufenden;
- Organisiertes Projektmanagement, durch das gewährleistet wird, dass alle Arbeiten rechtzeitig und im Rahmen des Budgets erledigt werden;
- Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und abteilungsübergreifend, so können noch mehr Ideen mit einbezogen und Innovation gefördert werden.
In unserer heutigen innovativen Arbeitsumgebung wäre es jedoch ein Fehler, diese Faktoren getrennt voneinander zu betrachten. Sie können sich in allen drei Bereichen verbessern, indem Sie Ihren Schwerpunkt auf nur einen Aspekt Ihrer Arbeit legen: das kollaborative Projektmanagement. Wenn Sie diesen Aspekt weiterentwickeln, versetzen Sie alle Beteiligten, angefangen beim Geschäftsführer bis hin zur untersten Mitarbeiter-Ebene, in die Lage, effektiv mit Kollegen zu kommunizieren, Projekte und Ideen zu verwalten, aktiv an Aufgaben zusammenzuarbeiten und Arbeit effizient zu erledigen.
Der beste Weg zur Verbesserung Ihres kollaborativen Projektmanagements besteht darin, Ihr Team aus dem dunklen Zeitalter der über hin- und hergesendete E-Mails durchgeführten Konversationen herauszuführen und eine Software einzuführen, die speziell dafür entwickelt wurde, genau diesen Job zu übernehmen.
Die Schlüssel zu einem effektiven kollaborativen Projektmanagement
Ob Sie nun weiterhin an Ihren alten Methoden festhalten möchten oder ein neues kollaboratives Projektmanagement-Tool suchen, hier nun ein paar Dinge, die Sie beachten sollten:
1. Sie benötigen ein Tool, das sich in Echtzeit aktualisiert
Es gibt Cloud-basierte Online-Software, die es Ihrem Team möglich macht, Aktualisierungen in Echtzeit zu teilen und zu überwachen; wird eine Änderung vorgenommen, ist sie umgehend für jedermann sichtbar. Das bedeutet, dass Ihr Team niemals versehentlich mit veralteten Informationen (z.B. Tabellen) arbeitet und somit die Zusammenarbeit reibungslos und effizient voranschreiten kann.
2. Kollegen müssen gleichzeitig arbeiten können
Live-Zusammenarbeit ist das neue Markenzeichen für hervorragende Teamarbeit. Eines der ersten beliebten Tools dieser Art war Google Docs — eine Person aktualisiert das Online-Dokument und eine andere Person kann es gleichzeitig bearbeiten oder dem Aktualisierungsprozess ganz einfach zuschauen. Wrike ist ein kollaboratives Projektmanagement-Tool, das die gleichen Möglichkeiten zur Echtzeit-Zusammenarbeit für Aufgaben und Projekte bietet.
3. Sie können Arbeit genau dort besprechen, wo sie erledigt wird
Statt Arbeit in einem Tool (z.B. Chat-Tools) zu besprechen und in einem anderen zu erledigen, sollten Sie ein Tool finden, das es Ihnen ermöglicht, Arbeit dort zu besprechen, wo sie auch stattfindet. Auf diese Weise können Sie Einblicke in frühere Entscheidungen und projektbezogene Diskussionen geben, wenn Sie jemand Neues in Ihr Projekt einbeziehen oder Arbeit weitergeben müssen. So können Kollegen sofort mit der Arbeit beginnen, ohne dass Sie einen Teil Ihrer Arbeitszeit opfern müssen, um mit ihnen jede Projekteinzelheit durchzugehen.
4. Sie benötigen einen zentralen Ort, an dem alle arbeitsbezogenen Informationen gespeichert und verwaltet werden
Üblicherweise werden Informationen an vielen verschiedenen Orten gespeichert, wie z.B. E-Mail-Posteingänge, Cloud-Speicherdienste und Festplatten von Computern. Dies macht es nahezu unmöglich, sicherzustellen, dass Ihr gesamtes Team mit den neuesten Informationen arbeitet.
Wenn Sie Ihr kollaboratives Projektmanagement verbessern wollen, müssen Sie einen zentralen Ort finden, an dem Sie sämtliche arbeitsbezogenen Elemente speichern — alle Ihre einmaligen Aufgaben, langfristigen Projekte, Dateien, Diskussionen, Meetingnotizen und Berichte. Auf diese Weise haben Ihre Mitarbeiter jederzeit sofortigen Zugriff auf die von ihnen benötigten Informationen, ohne dass sie mehrere verschiedene Tools durchforsten müssen.
5. Es sollte Ihnen möglich sein, Projektdetails zu ändern und Ihr Team umgehend darüber zu informieren
Jedes Team muss von Zeit zu Zeit Projektdetails oder Prioritäten ändern. Ihr Verfahren oder Tool sollte es Ihnen ermöglichen, Arbeit zu aktualisieren und Ihr Team sofort darüber in Kenntnis zu setzen, damit alle Mitarbeiter zu jeder Zeit an den wichtigsten Projekten und mit den genauesten Informationen arbeiten.
6. Sie sollten in der Lage sein, zu sehen, was als nächstes auf Sie zukommt
Effektive Projektmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, z.B. mittels Zeitplänen, Gantt-Diagrammen und Aufgaben-Abhängigkeiten für zukünftige Aufgaben und Projekte zu planen. Dann sind Sie in der Lage, Ihre Aufgaben und Projekte logisch zu organisieren; Arbeitsabläufe einzurichten, die sämtliche Arbeiten von Anfang bis Ende durchlaufen; Fortschritte zu überwachen, damit nichts in Verzug gerät; und sich mit Kollegen in Verbindung zu setzen, um herauszufinden, ob sie Hilfe benötigen. Ist ein Projekt abgeschlossen, kann Ihr Team sofort mit der nächsten priorisierten Arbeit beginnen.
Kostenloses kollaboratives Projektmanagement-Tool
Wenn Sie sich dazu entschieden haben, eine kollaborative Projektmanagement-Software einzuführen, dann testen Sie doch einmal Wrike 2 Wochen lang kostenlos. Danach können Sie aufrüsten oder beim kostenlosen Tarif bleiben. Laden Sie Ihr Team zu Wrike ein, führen Sie mittels des Tools gemeinsam ein kurzes Projekt durch und erleben Sie, wie wir Ihnen dabei helfen können, noch bessere Ergebnisse zu erzielen.
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