Jeder weiß, dass klar definierte und reproduzierbare Prozesse der Lebensnerv leistungsstarker Teams und Unternehmen sind. Sie helfen Unternehmen bei der Skalierung, Leistungssteigerung, Kostenminimierung und Qualitätsverbesserung. Andererseits können schlechte Prozesse weit mehr Schaden verursachen, als die meisten Menschen es für möglich halten. Neben Zeitverschwendung, Demotivierung und Qualitätsverschlechterung können schlechte Prozesse dafür sorgen, dass Ihr Umsatz sinkt. Schätzungen zufolge erleiden Unternehmen durch ineffiziente Prozesse jährlich Umsatzeinbußen von bis zu 30 %.
Angesichts der unglaublichen Menge an verschwendetem Potenzial analysieren leistungsfähige Teams ihre Prozesse konsequent und kontinuierlich, um maximale Effizienz zu gewährleisten. Viele Organisationen streben danach, diese Art der kontinuierlichen Verbesserung zu erreichen, aber ab einer bestimmten Größe kann das schwierig werden. Es erfordert, dass Führungskräfte sowohl Makro- als auch Mikro-Ansichten ihrer Teams und Projekte erhalten, damit sie genau feststellen können, wo das Momentum verloren geht.
Justin Liles ist der Chief Product Officer von Advice Local, einem Unternehmen für SEO Management-Software, Lösungen und Dienstleistungen, das jedes Jahr Hunderttausende von Projekten zum Abschluss bringt. Effizienz hat für ihn höchste Priorität und er hat fast jedes auf dem Markt erhältliche Produkt getestet, immer auf der Suche nach einem Tool, das ihm vollständige unternehmensweite Transparenz bieten könnte. Er und sein 20-köpfiges Team sind der Meinung, dass Wrike wesentlich dazu beigetragen hat, dass sie im Laufe der letzten zwei oder drei Jahre Umsätze in Höhe von mehreren Millionen erzielen konnten. Wir haben Justin in Dallas getroffen und ihn gefragt, wie er das erreicht hat und welche Rolle Wrike dabei spielt, seinem Unternehmen zu Operational Excellence zu verhelfen.
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Könnten Sie uns ein wenig über sich selbst und Ihren Lebenslauf erzählen?
Justin Liles: Gern. Ich habe 2011 bei Advice Local angefangen. Also, eigentlich haben sie mein Unternehmen aufgekauft, das nur aus mir und ein paar Freelancern bestand. Davor war ich im Bereich Internet-Marketing tätig. Ich habe HTML, CSS, PHP und SQL gelernt - einfach alles, was ich in die Finger bekommen habe. Ich erhielt meinen Bachelor-Abschluss 2005 und machte 2011, dem Jahr in dem ich aufgekauft wurde, einen zweiten Abschluss im Bereich Internet-Marketing.
Als CPO (Chief Product Officer) bin ich für die Leitung eines internen Teams mit 20 Mitarbeitern verantwortlich. Außerdem leite ich ein externes Team, bestehend aus ungefähr 45 direkten Leuten, die selbst auch ungefähr 100 Leute unter sich haben. Ich beaufsichtige unsere allgemeinen Produkt- und Produktmarketing-Strategien, die API-Strategie, unser Design und die Konfiguration. Ich bin dafür verantwortlich, unsere Visionen in echte Produkte umzuwandeln.
Darüber hinaus bin ich für die manuelle Ausführung vieler unserer direkten Ressourcen verantwortlich, die externe Strategie und Taktik unserer Agentur-Accounts (davon haben wir etwa 50 bis 75). Dazu gehört die Strategie, die wir anwenden, sowie die monatliche Planung für das, was wir tun. Für mehrere Bereiche die ich verwalte, einschließlich der API-Strategie, bin ich dem CEO direkt unterstellt.
Ich bin außerdem an der Ausführungsstrategie, Auslieferungs-Support, Einlieferungs-Support, Account-Support und dem Kundenerfolg beteiligt, ich halte den Kontakt zu ihnen aufrecht. Somit bin ich in nahezu allen Bereichen des Unternehmens integriert.
Wow, das klingt nach einer Menge Arbeit! Wie sah Ihr Arbeitsablauf vor Wrike aus?
Justin Liles: Vorher haben wir mehrere Tools gleichzeitig eingesetzt, weil die verschiedenen Teams unterschiedliche Lösungen mochten und bereits damit arbeiteten. Vor Wrike war ich für einen Großteil der Konfigurationen von Zoho verantwortlich, wie die Vorlagen funktionierten, welche Technik erforderlich war oder wie eine Person hinzufügt werden konnte; im Grunde genommen also für die Gesamtinfrastruktur der Plattformen.
Wir erkannten, dass wir zu viele Plattformen einsetzten und stellten außerdem fest, dass sie uns nicht die Funktionen und Funktionalitäten boten, die wir brauchten, um wettbewerbsfähig zu sein. Wir wussten, dass unser Produkt zukunftsfähig und nachhaltig war und dass das Geschäft in dieser Richtung weitergehen würde, nur mit mehr Volumen.
Einer unserer ehemaligen Mitbegründer fand Wrike und bat mich um eine Analyse. Zu der Zeit hatten wir auch einige andere Plattformen in Betracht gezogen, aber ich erkannte, dass Wrike mit unserem Geschäft wachsen konnte und einfach Sinn ergab. Danach war ich für die Einrichtung der Infrastruktur von Wrike verantwortlich - ab dem ersten Ordner, den wir je erstellt haben. Wir haben viele Fehler gemacht, aber es hat sich gelohnt!
Wodurch sticht Wrike gegenüber anderen Lösungen hervor?
Justin Liles: Ich musste nicht jede Menge neue Dinge lernen, um es zum Laufen zu bringen. Ich musste nur das lernen, was ich tun wollte. Die Methode leuchtete mir ein; wie man seinen Arbeitsablauf organisiert, die organisierten Daten. Es gibt Ordner, die wiederum Unterordner haben können. Je nachdem wonach man sucht, weiß man genau, wo man es findet und wie man überall navigiert. Das erste, was mich angesprochen hat, war die Tatsache, dass es so ähnlich aufgebaut ist, wie wir unsere Dropbox bereits eingerichtet hatten. Ich konnte die Struktur weiterverfolgen, die wir bereits gefunden hatten.
"Als dann die Einführung von Wrike erfolgte, erkannten alle, dass das ein Tool ist, das wirklich funktioniert. "
Hatten Sie Probleme damit, die Unterstützung Ihres Teams zu gewinnen?
Justin Liles: Es wurde ziemlich schnell klar, dass Wrike sehr flexibel sind. Der eine Mitarbeiter kann es ganz anders verwenden als ein anderer, aber am Ende des Tages wird das Endziel trotzdem erreicht. Ich habe mit den anderen Führungskräften des Unternehmens und deren Abteilungen viele Planungsrunden und gemeinsame Arbeitssitzungen veranstaltet.
Sie bearbeiten täglich 200-300 Projekte und Wrike bot uns sofortige, umfassende Einblicke. Wir konnten sehen, was alles vor sich ging. Wir hatten die Aufgabenverwaltung, in der wir erkennen konnten, wem was zugewiesen war. Und dann hatte ich die Möglichkeit Daten zu exportieren und zu filtern, um sie Kunden zu übermitteln, oder Kunden ihren eigenen Zugriff auf ihre Ordner zu gewähren, ohne hierfür unzählige Hürden überwinden zu müssen.
Als dann die Einführung von Wrike erfolgte, erkannten alle, dass das ein Tool ist, das wirklich funktioniert. Die Einführung war ganz einfach. Wir haben eigentlich kein negatives Feedback von mir unterstehenden Mitarbeitern erhalten.
Was die Einarbeitung der Mitarbeiter deutlich beschleunigt hat, ist die Tatsache, dass wir einige Schulungsmaterialien hierfür erstellt und an alle verbreitet haben. Wir hatten interne Quizfragen, die den Mitarbeitern bei richtiger Beantwortung weitergehenden Zugriff gewährten. Hatte jemand nicht bestanden, haben wir die Gründe dafür ermittelt, und dann ist niemand mehr durchgefallen. Deshalb war die Einführung für uns ein echtes Kinderspiel.
Wo befindet sich Ihrer Meinung nach Advice Local auf seiner Reise zur Operational Excellence?
Justin Liles: Als gesamtes Unternehmen und bei all den Initiativen, die wir am Laufen haben, befinden wir uns definitiv in der Optimierungsphase. Beim Durchlaufen der unterschiedlichen Phasen haben wir ein sogenanntes "Phasen-Tor" eingeführt. Das Phasen-Tor ist der Moment, an dem ich mit den Stakeholdern bespreche, an welchem Punkt wir uns gerade befinden.
Ich schaue mir alles an, das manuell erledigt wird, und überlege mir dann, wie jede Art der Interaktion, die nicht unbedingt notwendig ist, automatisiert werden kann. Eine meiner Hauptaufgaben hier besteht darin, Möglichkeiten zu finden, wie wir effizienter und effektiver werden können. Ich erwähne diese Begriffe immer zusammen: effizient und effektiv.
Wir haben so viel Arbeit manuell in Wrike eingetragen - 300.000 Aufgaben - wir wissen also genau, wie man Aufgaben erstellt und erledigt. Was nun als nächstes ansteht, ist die umfassende Verknüpfung unserer Datenbank mit Wrike verknüpfen und die Nutzung der Hinweise, die von der Datenbank ausgelöst werden. Unser Ziel ist es, mithilfe dieser Hinweise automatisch eine Aufgabe zu erstellen, die automatisch zugewiesen werden soll. Das ist unser nächster Schritt.
Wir müssen immer noch tagtäglich hunderte von Aufgaben verwalten. Müsste ein Mitarbeiter das tun, würde das bedeuten, dass diese Person Routinearbeiten erledigen würde. Aber in unserem digitalen Zeitalter verfügen wir über zu viel Technologie, als dass irgendjemand Routinearbeiten übernehmen müsste. Ich schaue mir jeden Tag Tausende von API-Fehlern an.
Ich möchte, dass diese API-Fehler automatisch eine Aufgabe für jemanden auslösen, der sie sich manuell ansehen soll - dann brauchen wir nicht jeden Tag mit Tabellen zu hantieren. Jetzt wo wir die Effizienz-Lücken bei der manuellen Erstellung von Aufgaben kennen, besteht unser nächster Schritt darin, dies alles vollständig zu automatisieren.
"In unserem digitalen Zeitalter verfügen wir über zu viel Technologie, als dass irgendjemand Routinearbeiten übernehmen müsste."
Welche Auswirkungen hatte die Nutzung von Wrike auf Ihre Arbeit?
Justin Liles: Dank der benutzerdefinierten Felder und der Zeiterfassung könnne wir unseren ROI genau ermitteln, das ist großartig. Wir wissen jetzt, ob wir bei Projekten Geld verlieren oder Geld verdienen.
Unsere Projektumsätze reichen von 80$ bis zu 90.000$. Jedes Projekt umfasst verschiedene Personen, die unterschiedlich viel daran verdienen, einige werden pro Projekt bezahlt, andere nach Stundenzahl und andere erhalten ein monatliches Gehalt. Wenn alle ihre Arbeitszeit erfassen, wissen wir, wie hoch das Budget des Projekts ist. So erhalten wir einen Überblick, ob wir als Team das Budget überschritten haben, und dann kann ich der Sache genauer auf den Grund gehen, um herauszufinden, welcher Bereich über das Budget hinausgegangen ist.
Von einer ROI-Perspektive aus gesehen, sind wir also in der Lage, wirklich zu verstehen, ob wir Geld verdienen oder nicht. Bevor wir mit Wrike arbeiteten, hatten wir diese Transparenz nicht. Wir wussten nur, dass wir Dinge zu tun hatten und diese erledigen mussten. Das war's.
Die Qualität unserer Projekte hat sich drastisch gesteigert. Da wir uns nun auf die Planung und Prozesse konzentrierten, konnten wir sie von einer viel klareren Perspektive aus betrachten. Wir konnten die Eigenschaften unseres Produkts analysieren. Wir hatten ein Projekt zur Erstellung einer Website, für das wir 100 Aufgaben benötigten, für eine andere Website benötigten wir nur 50 Aufgaben. Woran lag das? Wir waren in der Lage zu ermitteln, wie das geschehen konnte, und mit Wrike konnten wir einige unserer Aufgaben reduzieren - all das, weil wir mit Wrike über einen besseren Prozess und bessere Planungsfähigkeit verfügten.
Und was das Zeitmanagement betrifft, hatte kein anderes Tool etwas Vergleichbares zu bieten. Wir können einfach auf eine Aufgabe klicken und die Zeit verwalten. Oder wir können ein Gesamtprojekt anklicken, um es zu verwalten und zu verstehen, worum es dabei genau geht. Es ermöglicht uns, mehr darüber zu wissen, wo und wie unser globales Team und die Freelancer arbeiten.
Ganz allgemein hat Wrike alle vier Säulen unseres ROI gestärkt: die Qualität unserer Projekte, unsere aufgewendete Zeit, unsere Budgetverwaltung und die Fähigkeit eine kollaborative Umgebung zu schaffen. Wenn Sie externe Mitarbeiter mit unterschiedlichen Arbeitszeiten haben, können Sie sehr schnell den Überblick verlieren, wenn Sie nicht über die richtige Software verfügen, die Ihnen das Management erleichtert. Und Wrike ist die richtige Software.
Können Sie von irgendwelchen besonderen Verbesserungen berichten?
Justin Liles: Ohne Wrike hätten wir in den letzten Jahren keinen Umsatz in Höhe von Millionen von Dollar aufrechterhalten und sichern können. Millionen von Dollar für ein Unternehmen mit nur 30 Vollzeit-Angestellten - das ist unglaublich.
Ohne Wrike hätten wir bei Auftragsmengen für solche Umsatzahlen überhaupt nicht mehr gewusst, wo uns der Kopf steht. Wir wären nicht in der Lage gewesen, all die Anfragen zu verwalten, die von Unternehmen hereinkommen, die mit uns Geschäfte machen wollen. Daher würde ich sagen, dass Wrike uns dabei geholfen hat, in den letzten zwei bis drei Jahren einen Umsatz in Höhe von Millionen von Dollar aufrechtzuerhalten.
"Wrike hat uns dabei geholfen, in den letzten zwei bis drei Jahren einen Umsatz in Höhe von Millionen von Dollar aufrechtzuerhalten"
Wunderbar! Konnten Sie einen Rückgang bei der Nutzung von E-Mails und Tabellen feststellen?
Justin Liles: Ich würde sagen, dass sich unsere Nutzung von Tabellen mit Sicherheit um 50% reduziert hat. Ich persönlich nutze 90% weniger E-Mails. Mein Team muss nicht mehr so viele projektbezogene E-Mails hin und her schicken. Alle, die Wrike nutzen, brauchen E-Mails nicht mehr so oft. Wir kommentieren unsere Aufgaben. Und wenn wir gerade keine Kommentare zu Aufgaben abgeben, dann nutzen wir einen Live-Chat für unsere Unterhaltungen.
Wir alle haben diese verschiedenen Skype-Gruppen. Ich habe Slack. Ich habe Google-Hangouts. Wenn man mit so vielen verschiedenen Leuten zusammenarbeitet, möchte man nicht ihre Arbeitsgewohnheiten brechen. Alle Kommentare und Chats werden in den Projekt-Ordner eingefügt. Somit ist meine E-Mail-Nutzung um mindestens 90% gesunken.
"Ich würde sagen, dass sich unsere Nutzung von Tabellen mit Sicherheit um 50 % reduziert hat.”
Eine letzte Frage: Sie haben neun Computer-Bildschirme auf Ihrem Schreibtisch. Auf wie vielen haben Sie Wrike?
Justin: Ich habe meine Dashboards, meine gestarteten und meine überfälligen Aufgaben. Ich habe meine Produktionen, an denen ich arbeite. Ich kann alles sehen!
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Justin und sein Team reizen alle Möglichkeiten aus, die es beim Produkt-, Projekt- und Prozessmanagement gibt. Sie haben eine Kultur der Exzellenz aufgebaut und treiben ihr Unternehmen mit jedem Projekt voran. Sind Sie bereit, Ineffizienzen auszuräumen und Ihre Prozesse zu optimieren?
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