"Ich möchte Ihnen dazu gerne Feedback geben..."
Läuft es Ihnen bei diesem Satz kalt über den Rücken? Das ist durchaus verständlich — normalerweise leitet eine solche Einführung schlechte Nachrichten oder irgendeine Form konstruktiver Kritik ein. Und wir alle wissen, dass negatives Feedback keine Grund zur Freude ist, egal ob Sie dieses nun selbst geben oder empfangen müssen.
Das ändert jedoch nichts an der Tatsache, dass konstruktive Kritik ein wichtiges Werkzeug für einen Manager ist, um das Team zu unterstützen, zu ermuntern und zu entwickeln. So schön es auch wäre — letztlich kann man solche gefürchteten Unterhaltungen nicht umgehen.
Aber auch wenn man sie nicht vollständig abschaffen kann, gibt es doch einige Taktiken, die man anwenden kann, um die Art und Weise zu verbessern, wie man negatives Feedback gibt. So können Sie die erforderlichen Information teilen und dabei Tränen oder feuchte Hände so gut wie möglich vermeiden.
Warum konstruktive Kritik so wichtig ist
Es gibt kein Wenn und Aber — konstruktive Kritik ist ein absolut wichtiges Mittel, um das Wachstum Ihrer Mitarbeiter zu fördern.
"Es ist sowohl schwierig, sie intelligent zu vermitteln als auch schwer für Mitarbeiter, sie zu hören, aber es gibt keine Alternative dazu, wenn man helfen möchte, die Leistung der Mitarbeiter zu fördern, so dass das Unternehmen erfolgreich funktionieren kann," erklärt Dr. Billie Blair, Organisations-Psychologe und Präsident/CEO von Change Strategists, Inc., auf die Frage, warum konstruktive Kritik so wichtig ist.
Einfach gesagt: Ihre Mitarbeiter sind keine Hellseher — das heißt, sie können nichts ändern oder verbessern, wenn Sie nicht ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass sie an sich arbeiten müssen.
Aber auch im Bewusstsein dieser Tatsache versäumen es viele Leiter aus verschiedenen Gründen, ihren Mitarbeitern das erforderliche Feedback zu geben. "Für Manager kann es verlockend sein, negatives Feedback zu überspringen oder zu beschönigen, um keinen Ärger zu verursachen," erklärt Nick Sanchez, Chief People Officer bei Namely.
Hinzu kommt, dass Manager es oft versäumen, die Relevanz des Feedbacks zu priorisieren, weil sie zu viel zu tun haben . "Viele sind so sehr in ihre eigene Arbeit verwickelt, dass sie sich nicht vorrangig um die Teamführung kümmern, weil sie sich zu beschäftigt fühlen," sagt Tess Ausman, Talent Development Manager bei LendingTree und Eigentümer des Leadership Beratungsunternehmen CLT Leads.
Leider wirkt sich dieser Ansatz schlecht auf Mitarbeiter aus. Tatsächlich sagen 65% aller Mitarbeiter, dass sie von ihren Managern mehr regelmäßiges Feedback erhalten möchten. Und außerdem zucken sie, anders als Sie vielleicht annehmen, auch nicht beim kleinsten Zeichen konstruktiver Kritik zusammen.
Bei einer Harvard Business Review Studie wurde festgestellt, dass Mitarbeiter gerne korrigierendes Feedback erhalten — noch lieber als Lob und positive Bestätigung.
Vielleicht sind solche Gespräche für Ihre Mitarbeiter also doch nicht so furchtbar wie Sie bisher dachten.
Wie man konstruktive Kritik vermittelt
Wie kann man angesichts dessen konstruktive Kritik auf eine Weise vermitteln die, nun ja, konstruktiv ist? Wenden Sie die folgenden Tipps an, um Feedback-Gespräche produktiver zu gestalten.
1. Kontinuierlich Feedback geben
Äußerst unproduktiv ist es, wenn man alle schwierigen Feedback-Punkte zurückhält, um sie dann bei der Leistungsbeurteilung des Mitarbeiters loszuwerden. Das Gespräch wird schnell ins Negative kippen und der Empfänger des Feedbacks sitzt einem überrascht und mit offenem Mund gegenüber.
Eine klügere Strategie wäre es, regelmäßig geplante Einzelgespräche zu führen, bei denen man laufend Feedback gibt.
"Wenn man im ständigen Dialog steht, entzieht es negativem Feedback den Stachel und zeigt den Mitarbeitern, dass man am vollen Umfang ihrer Leistung interessiert ist," erklärt Sanchez.
Diese regelmäßigen Unterhaltungen helfen Ihnen auch, sich etwas zu zügeln — so dass Sie einen Mitarbeiter nicht mit vielen Verbesserungsvorschlägen auf einmal überwältigen.
"Mein bester Tipp ist: Nicht vollstopfen, sondern füttern," sagt Ausman. "Wie würden Sie sich fühlen, nachdem Sie einen vierfachen Cheeseburger verspeist hätten? Wenn man sie mit Feedback vollstopft, dann fühlen sich Ihre Mitarbeiter genauso: miserabel."
Ausman empfiehlt, sich auf ein Verhalten zu konzentrieren und dieses als erstes zu korrigieren — statt dem Teammitglied jeden einzelnen Bereich vor Augen zu führen, wo ihre oder seine Leistung verbessert werden könnte. Das führt zu einer produktiveren Unterhaltung und besseren Ergebnissen.
2. Ausgeglichenheit suchen
Konstruktive Kritik verblümt oder gar versteckt zwischen Lob-Schnipseln zu vermitteln kann zu Verwirrungen führen, aber es ist nichts dagegen einzuwenden, wenn man negatives Feedback mit etwas Anerkennung und Lob ausgleicht.
"Die Information, die Mitarbeitern gegeben wird, muss so ausgeglichen sein wie möglich", erklärt Dr. Blair. "Das bedeutet, dass man sowohl einige positive Aspekte der Mitarbeiter-Leistung nennt, als auch Leistungsbereiche — mit präzisen Beispielen — die Beachtung und Verbesserungen benötigen."
Wie bereits in diesem Artikel der Harvard Business Review erwähnt wurde, gibt es Forschungsergebnisse, die die Kraft von positivem Feedback bestätigen — besonders wenn es darum geht, Personen zu inspirieren und zu fördern, die bereits hohe Leistungen erbringen.
"Nur durch positives Feedback können Menschen motiviert werden, weiterhin das zu tun, was sie schon gut tun, und es mit noch großerer Kraft, Entschlossenheit und Kreativität zu machen," erklärt der Artikel.
Glücklicherweise führt ständiges Feedback meistens automatisch dazu, dass es ausgeglichen ist. Bei wiederholten Gesprächen über Leistungen wird man viel eher auf sowohl Positives, als auch Negatives zu sprechen kommen.
3. Als Gespräch behandeln
Wenn man konstruktive Kritik geben muss, kann es sich oft so anfühlen, als ob man sich an sein Rednerpult stellen muss, um Anweisungen und Ermahnungen zu erteilen. Es ist jedoch wichtig, dass man diese Ansicht ablegt, und stattdessen diese Feedback-Gespräche als das behandelt, was sie sind: Gespräche. Das bedeutet auch, dass nicht nur Sie die ganze Zeit reden sollten.
"Wenn Sie negatives Feedback geben, geben Sie dem Mitarbeiter auch eine Chance, das anzuerkennen und seine oder ihre Meinung dazu zu geben," sagt Ausman. Dadurch werden einige wichtige Dinge erreicht:
- Erstens können Sie wahrnehmen, ob das Gespräch noch schwieriger wird als gedacht. Widerspricht der Mitarbeiter offen Ihrem Feedback oder will er oder sie mehr darüber hören, was Sie beobachtet haben?
- Zweitens geben Sie dem Mitarbeiter das Gefühl, gehört zu werden und an dem Feedback-Prozess beteiligt zu sein. Das ist besonders wichtig, damit der Empfänger engagiert bleibt und es verhindert, dass das Gespräch aggressiv wird.
Wie kann man lernen, dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, sich am Gespräch zu beteiligen?
"Statt eine sofortige Antwort oder ein 'Dankeschön' zu erwarten, zählen Sie innerlich bis fünf und geben dem Empfänger die Möglichkeit, das aufzunehmen was Sie gesagt haben. Danach könnten Sie vielleicht etwas fragen wie, "Ich würde sehr gerne hören, was Sie davon halten oder wie Sie über das denken, was ich eben gesagt habe," empfiehlt Kendra Coleman, weltweite Expertin für Führung and Unternehmenswandel.
4. Einen "SBI"-Rahmen verwenden
Coleman ist fest vom SBI-Modell für konstruktives Feedback überzeugt; dieses Kürzel steht für Situation, Behavior (Verhalten) und Impact (Auswirkung). Bei der Verwendung dieses Modells, sollte Ihr Feedback auf diese drei Elemente zurückgreifen.
Coleman gibt folgendes Beispiel:
- Situation: Erinnern Sie den Empfänger kurz an die Situation (z.B. "Während des gestrigen Meetings...").
- Verhalten: Beschreiben Sie das spezielle Verhalten, über das Sie Feedback geben möchten (z.B. "Sie haben wiederholt Ihre Kollegin unterbrochen, als sie der Gruppe etwas vortrug").
- Auswirkung: Erklären Sie, was sie in der Folge gefühlt oder erlebt haben (z.B. "Ich hatte das Gefühl, Sie wollten die Präsentation übernehmen, statt Hilfe zu geben").
Konstruktive Kritik auf diese Weise zu geben, gibt dem Empfänger nicht nur den erforderlichen Zusammenhang, sondern Ihr Feedback wird mit einem ganz bestimmten Situationsverhalten gekoppelt — dadurch fühlt es sich viel weniger wie eine Attacke auf den persönlichen Charakter an.
5. Vorschlägen vorbereiten
Damit Ihr Feedback als wirklich konstruktiv betrachtet werden kann, ist es wichtig, dass Sie sich nicht nur voller Probleme ankommen — sondern auch mit möglichen Lösungen.
"Bereiten Sie sich darauf vor, einen spezifischen, hilfreichen Vorschlag zu machen," sagt Coleman. "Dadurch wird das Gefühl verstärkt, dass Sie konstruktiv sind, und dass Sie Interesse an einer tatsächlichen Verbesserung Ihres Mitarbeiters haben, statt nur kritisch zu sein."
Nachdem Sie auf ein Verhalten hingewiesen haben, das verbessert werden muss, bieten Sie ein oder zwei umsetzbare Möglichkeiten an, wie der Mitarbeiter vorgehen kann, um sich anzupassen. Durch diesen Schritt erscheinen Sie eher wie ein Coach. Es geht Ihnen nicht darum zu bewirken, dass sich Ihr Mitarbeiter schlecht fühlt. Sie möchten wirklich dazu beitragen, dass er oder sie Fortschritte macht.
6. Üben, üben, üben
Wie bei allen Dingen ist die Vorbereitung ausschlaggebend. Es mag sich zwar merkwürdig anfühlen, Feedback-Gespräche zu proben, aber es kann sehr hilfreich sein, um sicher zu gehen, dass Sie diese nervenaufreibenden Gespräche mit Haltung und Professionalität handhaben.
Ausman sagt: "Die Manager, mit denen ich arbeite, sind oft nervös, wenn sie bisher nicht konsequent Feedback gegeben haben. Die einzige Möglichkeit, das zu überwinden, ist damit anzufangen!"
"Es ist zwar unwahrscheinlich, dass die Situation so laufen wird, wie man es geprobt hat, aber die Erfahrung zeigt, dass einige Proberunden dabei helfen werden, das zu erarbeiten, was man sagen möchte, und es wird auch einfacher, dann im echten Gespräch zu reagieren," fügt Coleman hinzu.
Haben Sie keine Angst, solche schwierigeren Feedback-Besprechungen zu proben. Sie kennen ja den Spruch: Übung macht den Meister.
Und jetzt zu Ihnen
Sie werden sich wahrscheinlich nie begeistert darüber sein, Ihren Mitarbeitern konstruktive Kritik zukommen lassen zu müssen. Es ist aber eines dieser notwendigen Übel, die die Leitung eines Teams mit sich bringt und wenn man jedem einzelnen Mitglied dabei helfen möchte, sein volles Potenzial zu erreichen.
Alle diese Tipps werden Ihnen helfen, Feedback zu geben, das konstruktiv ist und keine Tränen hervorruft. Wenn Sie nur eines aus diesem Artikel mitnehmen, dann sollte es sein, wie wertvoll Transparenz und gute Kommunikation sind.
"Das sind die wichtigsten Bestandteile für gutes Mitarbeiter-Feedback," fasst Sanchez zusammen. "Es gibt verschiedene Tools und Taktiken, wie man konstruktive Kritik ausüben kann, aber letztlich ist es für produktive Gespräche wichtig, dass man die Individualität jeder einzelnen Mitarbeiter-Persönlichkeit respektiert."
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