Eine einfache CRM-Lösung ist ein oft unterschätztes Tool, das erstaunlich effizient und leistungsstark sein kann.
In diesem Artikel führen wir Sie durch die Grundlagen eines CRM-Systems und stellen diverse praktische Möglichkeiten vor, um Ihr Kundenmanagement mithilfe einer einfachen Kontaktmanagement-Lösung auf eine neue Stufe zu heben. Außerdem zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit Wrike Kontakte verwalten und Leads verfolgen können. Los geht's!
Was ist CRM-Software und was sollte sie leisten?
CRM steht für „Customer Relationship Management“, auf deutsch „Kundenbeziehungsmanagement“. Wie der Name schon sagt, hilft Ihnen diese Software beim Erfassen, Organisieren und Aktualisieren von Kunden- und Kontaktdaten. Sie kann in praktisch jeder Branche eingesetzt werden und unterstützt Vertriebs- und Marketingabteilungen bei zahlreichen geschäftskritischen Aufgaben.
Welche Arten von CRM-Software gibt es?
- Kollaborativ: Mit dieser Software können Sie Kundeninformationen unter relevanten Abteilungen austauschen und alle Beteiligten auf dem Laufenden halten.
- Operativ: Diese Art von CRM-Software dient dazu, Vertrieb-, Marketing- und Kundendienstabläufe zu automatisieren, darunter die Erfassung von Leads und die Weiterleitung von neuen Kontakten entlang der Pipeline.
- Analytisch: Die Software erfasst und analysiert Daten automatisch in Form detaillierter Berichte, die Ihnen verständliche und praktisch umsetzbare Informationen liefern.
Die wichtigsten Merkmale und Vorteile eines effektiven CRM-Systems
Auf den ersten Blick hilft Ihnen ein CRM-System vor allem dabei, Ihre Kontakte, Projekt-Zeitleisten und Nachrichten an einem einzigen, leicht zugänglichen Ort zu organisieren. Doch diese Software kann noch mehr! Sie strafft tagtägliche Geschäftsprozesse und hilft Ihnen so, die Kundenakquise auszubauen.
Weil Mitarbeiter von lästigen Routineaufgaben befreit sind, haben sie mehr Zeit für wertschöpfende Aktivitäten, darunter die Pflege von Kundenbeziehungen und die Bereitstellung eines hervorragenden Kundendienstes. So bieten Ihnen die meisten CRM-Lösungen zum Beispiel die Möglichkeit, Kundendaten in Echtzeit zu aktualisieren sowie zeitnahe Folgemaßnahmen und Aufgaben-Erinnerungen für Teammitglieder einzurichten. Informierte Teammitglieder und gute Kommunikation führen letztendlich zu treuen Kunden.
Neben diesen Vorteilen bieten die meisten Systeme folgende nützliche CRM-Funktionen:
- Kontaktverwaltung
- Lead-Erfassung
- Aufgabenzuweisungen
- Projektmanagement
- Übersichtliche Dashboards
- Team-Kommunikation in der App
- Berichte und Analysen
Die Verwendung von Wrike als einfache CRM-Lösung
Folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, um ein Arbeitsablauf-System mit Ordnern und Aufgaben in Ihrer einfachen CRM-Software einzurichten.
1. Ermitteln Sie Ihre Prioritäten und Ziele
Dies hilft Ihnen, Kontakte zu klassifizieren und spezifische Leads mit suchbaren Tags zu versehen. Formulieren Sie dazu Ausdrücke mit maximal drei Wörtern, die häufig gesuchte Kundenmerkmale und Trichter-Stufen am besten beschreiben.
2. Erstellen Sie einen neuen Ordner und fügen Sie Kunden als Aufgaben hinzu
Geben Sie Vornamen, Nachnamen und Firmennamen im Titel ein. Beziehen Sie dann folgende Informationen in Ihre Aufgabenbeschreibung ein:
- Website des Kunden
- Account-Notizen
- Kontaktinformationen
- Gesprächsnotizen
- Erfasste Aktivitäten
- Nächste Schritte
- Professionelles Foto
3. Nutzen Sie Aufgaben als Deadlines und/oder Erinnerungen für nächste Schritte
Weisen Sie dem Auftrag spezifische Mitarbeiter zu, die dann automatisch Benachrichtigungen und Erinnerungen erhalten.
4. Erstellen Sie eine zweite Gruppe von Ordnern für Ihre Prioritäten und Ziele
Verwenden Sie Labels, die Sie im Team abgesprochen haben. Es ist kein Problem, diese später zu ändern, wenn Sie das System besser kennen.
5. Erstellen Sie einen weiteren Ordner mit personalisierten Kundenstatus-Tags
Im Verlauf Ihrer Beziehung mit dem einzelnen Kunden können Sie dann diese Tags zuweisen und aktualisieren.
6. Erstellen Sie abschließend einen Ordner für Vorlagen
Wir würden vorschlagen, dass Sie hier Antworten auf kundenspezifische Fragen, FAQs und andere häufig benötigte Materialien zur Kundenbeziehung speichern.
Lead-Tracking mit einer CRM-Lösung
Nachdem Sie nun Ihr einfaches Kontaktmanagement-System eingerichtet haben, werden wir uns ansehen, wie Sie Wrike als genauso einfache Lead-Tracking-Lösung im Vertrieb einsetzen können. Das Erfassen von Leads in einer CRM-Lösung hilft Vertriebsmitarbeitern, jeden Kontakt mit dem Kunden bestmöglich zu nutzen, und gewährleistet, dass keine Verkaufschancen durch das Netz fallen. Weil jeder CRM-Kontakt auch Beziehungsdetails, Notizen zur Trichter-Stufe und nächste Schritte enthält, können sich die Vertriebsmitarbeiter untereinander in Echtzeit über alle wichtigen Informationen auf dem Laufenden halten.
Erstellen Sie Unterordner für jede Phase Ihres Vertriebszyklus
Ordnen Sie jedem Kunden einen Tag zu, der auf die aktuelle Phase bzw. den Ordner hinweist.
Planen Sie Folgemaßnahmen und weisen Sie Aufgaben spezifischen Vertriebsmitarbeitern zu
Ihre Mitarbeiter können die Aufgaben nicht nur in ihrem Dashboard sehen, sondern nach deren Abschluss auch den Projektstatus aktualisieren. Sie können sogar Ereignis-Trigger einrichten, um die zuständige Person über den nächsten Schritt zu benachrichtigen.
Aktualisieren Sie den Tag für jede neue Phase
Ihr Vertriebsteam kann Ihr einfaches CRM-System nutzen, um den Weg seiner Leads durch den Vertriebstrichter zu verfolgen.
Einrichtung und Optimierung Ihrer CRM-Lösung
Zuerst sollten Sie Ihre CRM-Lösung mit Salesforce verbinden. Diese App-Integration ermöglicht Ihnen die Konsolidierung all Ihrer Lead- und Kontaktinformationen in einer einzigen Plattform – Sie müssen also nicht dauernd mehrere Seiten offen haben oder bei jedem Datenzugriff verschiedene Systeme durchsuchen.
Tatsächlich können Sie mehrere Kategorien auf einmal suchen, indem Sie zuerst nach Ordner und dann nach Aufgabe suchen. Und wenn Sie spezifische Dateien brauchen, finden Sie diese schnell anhand der Stichwörter, die Sie dem Kontakt zugeordnet haben (einschließlich Telefonnummern).
Als Nächstes verfolgen Sie die Vertriebsleistung anhand von Berichten. Sie gewinnen dadurch nicht nur einen guten Überblick über die vergangene und aktuelle Leistung, sondern können auch realistische, umsetzbare Ziele für die Zukunft aufstellen. Definieren Sie einfach den Zeitraum (wie z. B. Abschlüsse der vergangenen Woche), die Phase (neue Leads) oder den Vertriebsmitarbeiter anhand von Filtern.
Laden Sie Leads dann ein, Kostenvoranschläge, Projektentwürfe und mehr anzusehen, direkt in Ihrer CRM-Lösung. Sie sparen sich dadurch unübersichtliche E-Mail-Ketten und beschleunigen zeitkritische Freigaben dank der integrierten Messaging-Funktion in der App. Außerdem steigert diese umfassende Prozess-Transparenz das Vertrauen Ihrer Kunden, weil sie Zugriff auf relevante Daten, Notizen und Fortschritte haben (natürlich nur, wenn Sie ihnen den entsprechenden Zugriff gewähren).
Nicht zuletzt liefert Ihre CRM-Lösung aktuelle Informationen zu sämtlichen Kundendateien, indem Sie einfach einen Blick auf den Aktivitätsstream werfen. Dies hilft Ihnen, laufend über wichtige Updates und Benachrichtigungen informiert zu bleiben, ohne jedes Mal individuelle Dateien suchen und aufrufen zu müssen.
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