Vor vier Jahren bestand das Marketing-Team bei Unbounce aus einer Gruppe von acht zusammengewürfelten Mitarbeitern, die für ein schnell wachsendes Startup für Landingpages und Conversion Marketing arbeiteten.
Nach nur 24 Monaten hatte sich das Team zahlenmäßig mehr als verdreifacht. Einige Projekte gingen aufgrund des hohen Arbeitsvolumens unter, wichtige Information waren über Tabellen, Notizbücher und Google Docs verteilt und es gab kaum etablierte Prozesse.
Doch dann kam Chelsea Scholz, Marketing-Managerin für Markenförderung bei Unbounce. Als selbsternannte Verfechterin für Arbeitsorganisation machte sich Chelsea auf die Suche nach einer neuen, flexiblen Projektmanagement-Plattform, um ihr wachsendes, geografisch verteiltes Team zu unterstützen.
Chelsea und ihr Team entschieden sich schließlich für Wrike, da es alle Bedürfnisse ihres Marketing-Projektmanagements erfüllte. Vor kurzem setzte sie sich mit uns zusammen, um die Prozesse zu besprechen, die von ihrem Team eingesetzt wurden, um die mehr als 14.000 Kunden des Unternehmens zu bedienen. Während unseres Gesprächs erklärte Chelsea uns, wie Ihr Team funktionsübergreifend zusammenarbeitet, hochwertige Projekte verwaltet und mehr Arbeit schneller erledigt.
Können Sie uns ein wenig über Ihren Hintergrund und Ihre Rolle bei Unbounce sagen?
Ich bin schon seit beinahe vier Jahren bei Unbounce. Angefangen habe ich als Projektmanagerin für unsere Marketing-Abteilung, dann entwickelte sich meine Funktion schnell in eine Strategieassistenz-Rolle. Jetzt bin ich Marketing-Managerin für Markenförderung, aber ich habe immer noch einen starken Einfluss auf unsere Projektmanagement-Prozesse.
Schon als Kind bin ich immer eine organisierte Person gewesen. Das ist Teil meiner Natur. Deshalb habe ich mich bei Unbounce auch so dafür eingesetzt, wenn es um unseren Ansatz bei Prozessen und Effizienzverbesserung geht. Und ein Teil davon ist die Art und Weise, wie wir Wrike verwenden.
Wie ist das Marketing-Team bei Unbounce aufgebaut?
Das Kern-Team besteht aus 24 Personen. Bis auf unseren Growth Specialist in Spanien arbeiten wir alle hier in Vancouver, haben aber auch einige Remote-Berater.
Unsere Struktur orientiert sich nach den Phasen des Marketing Funnels. Ich arbeite in der Phase in der wir Markenbewusstsein schaffen, dabei geht es um Strategien für Top-of-the-Funnel-Leads. In dieser Phase arbeiten auch unser Content Marketing Manager, PR-Manager, unser Social-Media-Team, Event Manager und Partnerschaft-Spezialisten.
Dann gibt es ein Team für die Evaluierung, das eher auf Leads in der Mitte des Funnels ausgerichtet ist. Dazu gehören unsere Werbetexter, Spezialisten für Marketing-Automatisierung und unser Direktor für Kampagnen-Strategie.
Natürlich gibt es auch Mitarbeiter, die auf allen Ebenen helfen, wie unser Pay-per-Click-Manager und Marketing-Manager für Trichter-Wachstum. Darüber hinaus arbeiten wir eng mit unseren Designern, internationalen Teams und sogar unseren Gründern zusammen.
Wie haben Sie vor Wrike bei Unbounce gearbeitet?
Als ich bei Unbounce anfing, bestand das Marketing-Team aus etwa acht Personen. Um die Arbeit zu organisieren, hatten sie Basecamp erworben, aber es funktionierte damals wie eine einzige riesige Aufgaben-Liste.
Alles war überall verstreut. Es gab wenige Prozesse oder Vorlagen, um bei der Organisation unserer täglichen Aufgaben zu helfen, etwa für die Zusammenstellung einer E-Book-Kampagne. Es lief nicht so richtig rund - und dadurch wurde meine Rolle erforderlich.
Das Team wuchs sehr schnell. Nach etwa einem Jahr hatten wir uns zahlenmäßig verdoppelt und wuchsen im darauffolgenden Jahr weiter. Das war dann auch der Punkt, an dem sehr deutlich wurde, dass unser bisheriges Tool für uns nicht funktionierte. Um zu skalieren, brauchten wir etwas flexibleres, das jeder auf seine Weise verwenden konnte, egal ob es darum ging, remote zu arbeiten oder um einen Überblick über die eigenen Aufgaben und Projekte zu haben.
Wie haben Sie Wrike gefunden? Haben Sie noch andere Tools bewertet?
Unser Operations-Team, der Marketingleiter und ich grenzten unsere Bewertung auf drei Tools ein, einschließlich Wrike. Ich hatte schon von unseren Freunden bei Hootsuite Gutes über Wrike gehört, auch von einigen der Leute in unserer Operations-Abteilung, die Wrike bei ihren früheren Unternehmen genutzt hatten.
Ich hatte weder Wrike noch eines der anderen Tools vorher benutzt. In meinem vorherigen Unternehmen hatten wir Tabellen verwendet, aber ich hatte immer schon gehört, dass es bessere Lösungen gibt. Ich kannte andere Projektmanager und Marketing-Teams, die Wrike oder ähnliche Projektmanagement-Tools erfolgreich einsetzten.
Mit einem Tool wie Wrike ist es uns möglich, unsere Bandbreite genauer zu bewerten, so dass wir zwei oder drei zusätzliche Projekte im Quartal annehmen können.
Was hat Ihr Team schließlich dazu bewegt, sich für Wrike zu entscheiden?
Mir hat Wrike gleich von Anfang an wirklich gut gefallen, denn es hat mehrere unserer Schwachstellen behoben. Nicht alle Menschen können sich so leidenschaftlich für Projektmanagement begeistern wie ich. Sie wollen eine einfachere Lösung fürs Aufgabenmanagement, aber ich möchte ein Tool verwenden, in dem ich Zeiterfassung, eine Arbeitsauslastungs-Liste und Gantt-Diagramme sehen kann. Trotzdem möchte ich aber auch, dass die Leute, die einfach nur eine Aufgabenliste haben wollen, sich aufgehoben fühlen — ohne acht verschiedene Werkzeuge benutzen zu müssen.
Wrike schien dafür die passende Lösung zu sein: Für Kollegen, die einfach nur Aufgaben erledigen wollen, ist es sehr schön einfach aufgebaut, und dennoch kann ich trotzdem sehen, woran das gesamte Team arbeitet. Ich kann mich auch richtig austoben, wenn ich will, und mit benutzerdefinierten Dashboards und tollen Integrationen herumspielen. Für andere mache ich es dabei nicht komplizierter, aber ich benutze genau dasselbe Tool.
Mir war klar, dass ich die Person sein würde, die die Plattform einrichtet, mit unserem Customer Success Manager bei Wrike in Verbindung steht und für das tägliche Händehalten zuständig ist, um 30 Leute in ein neues Tool einzuführen. Meine Entscheidung wurde also auch stark von diesen Aspekten beeinflusst. Ein weiterer wichtiger Faktor war die Wahl eines Tools, das auch für Menschen außerhalb des Marketings funktionieren würde, um den ROI zu maximieren und eine bessere Zusammenarbeit zu fördern.
Wie viele Teams außerhalb des Marketings benutzen Wrike heute?
Eines unserer Teams für Customer Success sowie unsere Operations- und IT-Teams. Einige unserer Ingenieure nutzen es auch.
Die Möglichkeit, dass andere Teams Einblick in die Marketing-Aufgaben erhalten, ist großartig. Wir sind ein großes Team und wir arbeiten an vielen verschiedenen Dingen gleichzeitig. Mit Wrike kann jeder zu einem beliebigen Zeitpunkt auf einen Blick den Status aller Projekte oder jeder Aufgabe abfragen, so lange wie es bzw. sie mit ihnen geteilt werden.
Das ist besonders wichtig für unser Produktmarketing-Team, weil Produktmarketing und Marketing eng zusammenarbeiten müssen. Manchmal ist es schwierig, diese Kommunikationswege offen zu halten und wirklich zu wissen, womit das andere Team seine Zeit verbringt. Wrike gibt uns Sichtbarkeit in die Arbeit der anderen - das macht einen großen Unterschied.
Welche Wrike-Funktionen benutzen Sie am häufigsten?
Die benutzerdefinierten Dashboards haben mein Leben verändert! Jeden Morgen komme ich zur Arbeit, öffne Wrike und mein benutzerdefiniertes Dashboard - und dort halte ich mich dann den ganzen Tag auf. Für mich ist es sehr wichtig, alles zu sehen was heute fällig ist, die Dinge die überfällig sind und alles was sich im meinem Backlog befindet. Ich liebe auch das On-Hold-Widget, denn wenn ich etwas auf On-Hold stelle, also in Wartestellung, dann verschwindet es einfach. Da sie allerdings noch nicht erledigt sind, hole ich sie mir mit dem Widget wieder in mein Blickfeld.
Dynamische Anfrageformulare sind eine der nützlichsten Funktionen in Wrike. Wir haben zwei Software-Entwickler, die uns mit noch größeren, komplizierteren Projekten helfen, und es gibt ein Anfrageformular, das ganz speziell dafür vorgesehen ist, sie etwas zu fragen. Wenn wir eine Änderung am Backend unserer Homepage vornehmen müssen oder mit unserem Blog etwas schief gelaufen ist, senden wir Ihnen über Wrike eine Anfrage. Ein ähnlicher Prozess wird für Anfragen zur Design- und Marketing-Automatisierung genutzt.
Wir speichern auch einige unserer größeren, häufigeren Projekte als Vorlagen in Wrike ab. Wir haben zum Beispiel eine Vorlage zum Erstellen eines E-Books, einschließlich Inhaltserstellung, Design, Werbung usw. Ein weiteres Beispiel ist unsere Webinar-Vorlage, zu der auch die Erstellung von Inhalten, die Terminfestlegung, Werbekampagnen, das Aufsetzen des Webinars, das Follow-Up usw. gehören.
Was ist mit Integrationen — haben Sie einige Favoriten?
Ja, wir lieben die Slack-Integration! Mein Team ist ziemlich groß und manchmal verbringe ich den ganzen Tag in Meetings, so dass ich nicht so viel in Wrike sein kann. Daher ist es sehr praktisch, wenn ich meine ungelesenen Slack-Nachrichten schnell öffne und lesen kann, „Okay, Tania hat dieses abgeschlossen; Rebecca arbeitet an dem Moodboard; mir wird in fünf Tagen ein Briefing zugestellt.“
Ich möchte mein Team in die Lage versetzen, selbstständig zu arbeiten. Dennoch möchte ich aber wissen, was gerade abläuft. Bei fehlender Kommunikation fallen die Dinge auseinander, deshalb macht die Wrike Slack-Integration unser Leben viel einfacher.
Können Sie uns einige Erfolge nennen, zu denen Wrike Ihrem Team verholfen hat?
Es gibt Dinge, die wir ständig machen, wie die Einführung eines E-Books - das wird durch die Vorlagenerstellung in Wrike vereinfacht. Aber wir widmen uns auch einigen recht großen, neuen und einzigartigen Projekten.
Beispielsweise haben wir einmal beschlossen, einen Landing Page Analyzer zu erstellen. Es fing mit einer vagen Idee an und wir mussten den Umfang bestimmen, fast die gesamte Abteilung plus viele externe Leute involvieren, das Projekt ausführen und launchen — alles innerhalb eines Quartals. Ich weiß nicht, ob wir es ohne Wrike geschafft hätten, ohne dabei wahnsinnig zu werden.
Wie gesagt, ich bin eine Person, die wissen muss, wo wir uns befinden, dass wir Fortschritte machen und dass alles berücksichtigt wurde. Dieses Projekt wurde dadurch noch komplizierter, dass unser wichtigster Entwickler nicht bei uns im Büro saß, so dass ich ein Tool benötigte, das uns beide auf dem gleichen Stand hielt.
Letztlich hat alles gut geklappt, unsere Ergebnisse waren wirklich toll. Ohne Wrike, das die ganze Arbeit zusammen hielt, wäre der Prozess viel chaotischer gewesen und wir hätten auch sehr leicht den Starttermin verfehlen können.
Durch Wrike spare ich jeden Tag über 30 Minuten. Das ist die Zeit für meine Mittagspause.
Gibt es irgendwelche messbaren ROI-Statistiken, die Sie mit uns teilen können?
Durch Wrike spare ich jeden Tag über 30 Minuten. Das ist die Zeit für meine Mittagspause. Ich halte mich für eine der organisiertesten Personen, die es gibt, aber auch ich kann Dinge vergessen. Es gibt definitiv Tage, an denen Wrike meinen Hintern rettet. Ich würde auch sagen, mit einem Tool wie Wrike ist es uns möglich, unsere freien Kapazitäten genauer zu bewerten, so dass wir zwei oder drei zusätzliche Projekte im Quartal annehmen können.
Als ich bei Unbounce anfing, bestand das Marketing-Team aus etwa acht Personen. Jetzt sind wir 24. Wenn man in einem großen Team arbeitet, in einer großen Firma, mit großen Zielen, dann kann fehlende Organisation schnell zu Misserfolgen führen . Wrike hat dazu beigetragen, dass unser Team die Produktion steigern und skalieren konnte.
Wir können schneller arbeiten, weil ich einen genauen Überblick haben, wie lange etwas dauert. Die einzelnen Schritte und Aufgaben für ein Projekt kann ich so detailliert darstellen, wie ich möchte. Ich muss nicht nach Einzelheiten in Notebooks, Google Docs, Tabellen suchen - alles ist in Wrike.
Was sind ihre Ziele als Team und wie kann Wrike Ihnen dabei helfen, diese zu erreichen?
Wir arbeiten in der Tech-Branche, in der sich Dinge sehr, sehr schnell ändern können. Die Tools die wir verwenden, brauchen wir, um im Wettbewerb mithalten zu können. In Hinblick auf die Zukunft bin ich sehr zuversichtlich und freue mich darauf, Wrike so anzupassen, dass es mit uns wächst.
Es ist einfacher, Wrike an unsere Bedürfnisse anzupassen, als unser Team auf ein neues Tool einzustellen. Ich bin mir ganz sicher, dass es in einem Jahr wieder eine andere Arbeitsweise geben wird, der wir uns annähern werden, oder ein weiteres Tool, das wir integrieren werden, und ich bin mir sicher, dass Wrike da mithalten wird.
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