Electrolux optimiert seinen kreativen Prozess mit Wrike

Ein einziger, transparenter Speicherort für alle Unterlagen

Für das Kreativteam, das ständig an zahlreichen Assets und Projekten gleichzeitig arbeitet, war es ein zeitraubender Prozess, die Projektanforderungen zu ermitteln und erste Informationen einzuholen. Das Team von Electrolux brauchte eine Arbeitsmanagement-Lösung, die Transparenz für seine Prozesse schaffen und als zentraler, einfach durchsuchbarer Speicherort für alle projektbezogenen Informationen, Anforderungen und Assets dienen würde.

Rudebeck erklärt, wie dies dem gesamten Team geholfen hat: „Alle von uns haben stets Zugriff auf sämtliche Dateien. Niemand muss per E-Mail oder Chat darum bitten, und man sieht automatisch, ob jemand eine neue Datei hochgeladen hat.“

„Außerdem spart es Zeit, alle erforderlichen Informationen und Materialien für unsere Projekte an einem Ort zu haben“, ergänzt Alm. „Als Manager kann ich jeder Aufgabe die richtigen Teammitglieder zuweisen, und alle sehen auf einen Blick, was sie zu jedem Projekt beitragen müssen. Sie wissen, was die Frist ist und was ihre Aufgaben sind; sie sehen auch die Zeitleiste im Gantt-Diagramm. Wer nicht so gut darin ist, seine Arbeit zu planen, kann sich in Wrike darüber orientieren, welche Tätigkeiten anstehen, wann die Arbeit fällig ist und wo man die nötigen Informationen findet.“

Automatisierte Arbeitsabläufe und Anfrageformulare

Das Team stützt sich in seiner Arbeit auf drei maßgeschneiderte Wrike Blueprints für drei verschiedene Arbeitsabläufe, je nach Umfang des Projekts. Kürzlich wurde auch ein benutzerdefiniertes Anfrageformular eingeführt, um vor dem Start eines Designprojekts die erforderlichen Informationen von anderen Teams anzufordern. „Wir haben unsere Prozesse in Form von Blueprints organisiert, die je nach Größe des Projekts unterschiedliche Aufgaben und Zeitleisten umfassen“, erklärt Alm. 

Weil Aufgaben automatisch auf Grundlage der Blueprints erstellt werden, ist auch die Kommunikation im Team einfacher geworden. Dazu Rudebeck: „Wir haben die Anzahl der E-Mails, die im Team hin und her gehen, erheblich reduziert, weil wir jetzt über Wrike kommunizieren. Das sind weniger E-Mails untereinander und mindestens 50 % weniger E-Mails für Designer.“ 

Wie Rudebeck berichtet, hat sich das Team für Verpackungsdesign zudem aktiv damit befasst, Informationen und Kommunikation in einer Single Source of Truth zusammenzuführen: „Alles ist jetzt miteinander verknüpft, weil wir die Leute bitten, es in Wrike zu speichern.“ 

Integrierte Tools für Proofing und Freigabe 

Als Kreativteam, das pro Projekt oft bis zu 40 Assets entwerfen muss, verbrachte das Team für Verpackungsdesign von Electrolux sehr viel Zeit damit, Feedback aus verschiedenen Quellen zu verwalten. 

Wie Alm erklärt, ist das Stakeholder-Feedback ein wichtiger Aspekt im Designprozess: „Wir verbringen viel Zeit damit, Layouts für die Verpackungen zu entwerfen, und diverse Stakeholder müssen ihre Kommentare dazu abgeben, Entwürfe prüfen und freigeben und notwendige Änderungen vornehmen.“ Mit der Lösung von Wrike lassen sich all diese Kommentare, Änderungen und Fragen direkt im Asset verwalten, und alle Freigaben werden zentral an einem Ort gespeichert. „Wenn wir E-Mails mit Design-Anmerkungen hin und her schicken, dauert das richtig lange und führt zu vielen Fehlern“, sagt Alm. „Jetzt können wir das Layout direkt im Programm prüfen – unsere Designer sind begeistert.“ 

Das Team von Electrolux arbeitet auch regelmäßig mit der Funktionalität für Gäste-Freigaben. Dazu Alm: „Wrike ist da wirklich gut, weil externe Genehmiger die Druckvorlagen ansehen und direkt in Wrike Kommentare eingeben können.“ Dieser optimierte Proofing- und Freigabeprozess hat Zeiteinsparungen von 30 % pro Projekt ermöglicht. 

Fazit

Im Laufe der letzten fünf Jahre hat die Wrike-Plattform für kollaboratives Arbeitsmanagement dem Team für Verpackungsdesign bei Electrolux in vielerlei Hinsicht geholfen: E-Mails wurden um die Hälfte reduziert, die mühsame Informationserhebung zu Projektbeginn und das umständliche Einholen von Freigaben zum Abschluss entfallen und pro Projekt kann das Team nun bis zu 10 Mal so viele Assets produzieren. 

Wrike hat zudem eine bessere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht und die Arbeit für die Marketingabteilung bei Electrolux deutlich verbessert, weil alle Designmaterialien für Verpackungen nun an einem einzigen, zugänglichen Ort gespeichert sind. 

Dank Wrike konnte das Team für Verpackungsdesign sogar seine Produktionsleistungen pro Projekt verbessern. „Wir mögen die gleiche Anzahl an Projekten haben, leisten aber mehr pro Projekt – während wir früher für ein Projekt vielleicht vier Druckvorlagen erstellt haben, schaffen wir jetzt 40“, erklärt Rudebeck. 

„Mit einem Programm wie diesem reduziert sich der Stress für alle Beteiligen, weil man immer direkt zur Quelle gehen und die Informationen finden kann. Man weiß, wo die Dateien sind, man kann mit anderen chatten und Fragen stellen“, so Rudebeck. „Das ist besser für jeden.“