Marketing Operations skaliert und verbessert die Transparenz mit Wrike
Hootsuite — Lösung für Social Media Management und Brand Management, Hauptsitz in Vancouver, Kanada
Die Geschichte
Die Qualität der Arbeit war unzureichend, ebenso die Projekttransparenz. Alle Anstrengungen konzentrierten sich darauf, die vielen Aufgaben zu bewältigen
Hootsuite ist die am häufigsten verwendete Social-Media-Plattform mit über 10 Millionen Kunden in 175 Ländern der Welt. Angesichts der zunehmenden Zahl der Kunden und Marketing-Assets musste das Marketing-Operations-Team überlegen, wie die vielen Aufgaben bewältigt werden sollten. Zur größten Herausforderung wurde schnell der bloße Umfang der Aufgaben. Es wurde schwieriger, den Projektfortschritt zu kontrollieren und die Kommunikation über verschiedene Arbeitsblätter und Plattformen sicherzustellen. Da jede Abteilung die Tools anders nutzte, wurde es ein Problem, die richtigen Daten zu finden. "Wir hatten keine Möglichkeit, Berichte zu erstellen, daher konnten wir auch nicht erkennen, wie viele Projekte wir eigentlich für wen erledigten und wie lange das dauerte", unterstrich Kate Chalmers, Director of Marketing Operations.
Da wir die Aufgaben nicht verwalten konnten, begann die Qualität der Arbeit aufgrund des schlechten Aufgabenmanagements nachzulassen. "Aufgrund des Umfangs der Projekte konnte wir nicht so viel Zeit für die wertvollsten Projekte aufwenden wie gewünscht", betonte Brian Lam, Marketing Operations Coordinator.
Auch war es problematisch, die Ressourcen zu kontrollieren. Da bei den Projekten keine oder fast keine Transparenz vorhanden war, wurden Ressourcen und Anstrengungen vergeudet und mitunter doppelt eingesetzt, was sehr viel Zeit kostete. Die Produktivität ließ nach, und das Marketing-Operations-Team suchte nach neuen Tools, um das Arbeitsmanagement zu verbessern.
Der Erfolg
Wrike verschaffte den Entscheidungsträgern Transparenz und erlaubte die Vergabe von Prioritäten für Aufgaben, dadurch konnten Managementberichte zur Produktivität pro Quartal leichter erstellt werden.
Wrike bot eine zentrale Plattform für die Verwaltung vieler Aufgaben und Berichte zur Produktivität. "Vor Wrike hatten wir nur zahllose Threads in den E-Mails," unterstrich Lam, "mitunter fünf oder sechs E-Mail-Threads zum gleichen Projekt. Mit Wrike haben wir eine zentrale Plattform für die Entscheidungsträger, und alle Mitarbeiter, die Content erstellen, können sie zur Kommunikation nutzen. Sie können Zeitvorgaben festlegen, Content sowie Designs oder Problemlösungen austauschen." Mit diesem zentralen Tool kann das Marketing Operations-Team die Quartalsberichte vergleichen und die Produktivität pro Zeiteinheit kontrollieren. "Wir hatten eine spezifische Struktur in Wrike konfiguriert, sodass wir unsere Kampagnen und Releases quartalsweise kontrollieren und die Quartalsergebnisse vergleichen konnten," unterstrich Chalmers. "Ich erstelle Quartalsberichte für die Führungskräfte und melde, wie viele Projekte wir erledigt haben und wie lange es dauerte, diese auf den Markt zu bringen. Wir arbeiten laufend daran, Stabilität zu erhalten oder unsere Aufgaben schneller erledigen."
Das Marketing Operations-Team konnte nicht nur Transparenz in die Organisation bringen, sondern seinen Arbeitsablauf auch nach Priorität der Aufgaben organisieren und strukturieren. "Mit Wrike können wir Prioritäten festlegen und entscheiden, was dringlich ist und was wir später erledigen können," unterstrich Lam.
Hootsuite nutzte eine geplante E-Mail-Kampagne als Projekt zur Implementierung von Wrike. Anschließend koordinierten Hootsuite mit Wrike die Übersetzung und das Design sowie die Lokalisierung in verschiedenen Märkten. Dank Wrike wurde die Kampagne für alle Kunden weltweit pünktlich gestartet. "Die Kampagne war sehr erfolgreich und wir sind sehr froh, dass wir Wrike dafür eingesetzt haben," so Power.
Die Superkräfte
Aufgaben kopieren
Weil verschiedene Aufgaben des Marketing-Operations-Teams immer wieder auftreten, beispielsweise der Versand von E-Mails und die Organisation von Kampagnen, war eines der nützlichsten Tools in Wrike die Möglichkeit, Aufgaben zu kopieren. Statt jede Woche neu zu beginnen, weist Power nun nur noch eine Aufgabe zu und kopiert sie für die Zukunft. Auf diese Weise spart er Zeit, und die Prozesse und Anfragen bleiben jede Woche konsistent.
@Mentions
Eine weitere Funktion, die das Team jeden Tag nutzt, ist @mentions. Wie in Social Media werden die Personen, die Sie mit @mention versehen, sofort innerhalb der Software benachrichtigt und erhalten eine E-Mail. "Mit dieser Funktion kann ich Kontakt mit Mitarbeitern halten, die eine spezifische Aufgabe haben, den Status abfragen und abschätzen, wie weit sie mit ihrer Aufgabe gekommen sind. Sehr praktisch ist die Möglichkeit, den Mitarbeitern sofort eine E-Mail zu senden und schnell eine Antwort und ein Status-Update zu erhalten."
Übersicht der Arbeitsauslastung
Wenn Hootsuite Anfragen zu einem wichtigen kreativen Projekt erhält, nutzt das Marketing Operations-Team die Ansicht zur Arbeitsauslastung, um die am besten geeignete Person für den Zeitrahmen zu finden. Diese Transparenz hilft dem Team, die Aufgaben schneller zu erledigen und verhindert, dass Einzelpersonen überlastet und überbeansprucht werden.
Es ist wunderbar, dass wir nun über ein Tool verfügen, mit dem wir zusammenarbeiten können, und dass unsere Mitarbeiter die gleiche Vision teilen und ihre Aufgaben perfekt erledigen wollen.
Brian Lam, Marketing Operations Coordinator
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