Siemens Smart Infrastructure und Wrike: Standardisierung von Prozessen und Automatisierung der Projektabwicklung auf globaler Ebene

Die Herausforderung

„Unsere größte Herausforderung besteht nicht nur in der Durchführung von Großprojekten“, erläutert Hannes Leitner, Process Owner Project Execution bei Siemens Smart Infrastructure. „Wir wickeln auch viele kleine Projekte im Wert von rund 50–100.000 US-Dollar ab und stehen dabei vor der Herausforderung, bei diesen Projekten Margeneffizienz zu erzielen. Die Anzahl und die Vielfalt der Projekte sind herausfordernd. Darüber hinaus sind an diesen Projekten mehrere Gruppen beteiligt, unter anderem die Inbetriebsetzung, der Einkauf, die Geschäftsführung, die technische Abteilung, das Qualitätsmanagement, das Management von Umwelt, Gesundheit und Sicherheit, externe Auftragnehmer und Installationspartner, das Kundenmanagement und weitere Parteien.“

„Wir wollten die Arbeitszeit senken, um unsere Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen, und gleichzeitig ein Collaboration-Tool auf globaler Ebene bieten“, fährt Leitner fort. „Früher verwendeten die Mitarbeiter eine Vielzahl von Eingabetools, die Unterschiede in Bezug auf Standards, Zuverlässigkeit und Datensicherheit aufwiesen. Wir wussten, dass wir eine bessere Möglichkeit finden mussten, um die Effizienz zu steigern und unsere operativen Ziele zu erreichen.“

„Unsere Projektmanager, ihre Teams und die beteiligten Parteien in den Regionen führen Kundenprojekte durch — das ist auch ihre Kernkompetenz“, meint Christina Fischer, Global Product Manager bei Siemens Smart Infrastructure. „Sie schaffen jeden Tag einen wichtigen geschäftlichen Mehrwert für unsere externen Kunden. Darauf sollten sie sich fokussieren können. Wir hatten die Vision, eine zentrale, hochmoderne Collaboration-Plattform für Projektmanager zu bieten, die alle an den Kundenprojekten beteiligten Mitarbeiter miteinander vernetzt sowie die Transparenz und die Harmonisierung zugunsten der Kunden erhöht.“

Die Lösung

Vor etwa vier Jahren begann das Global Standardization Team, nach einem globalen Arbeitsmanagement-Tool zu suchen. „Sehr wichtig für uns waren die Benutzerzufriedenheit, die Anwenderfreundlichkeit und die Intuitivität des Tools“, erinnert sich Leitner. „Wir wollten, dass die Mitarbeiter sagen: ‚Das ist ein Tool, mit dem ich arbeiten kann. Hier erhalte ich die Unterstützung, die ich für meine Arbeit benötige.‘“

Nach der Evaluierung mehrerer Tools entschied sich Leitners Team für die vielseitige und intuitive Arbeitsmanagement- und Collaboration-Plattform von Wrike. Mit der in sich schlüssigen und kompetenten Lösung konnten die Arbeitszeit deutlich verkürzt, die Wettbewerbsfähigkeit erhöht, die Zufriedenheit der Mitarbeiter gesteigert, die Kapitalrendite optimiert und Vorteile für Kunden erzielt werden.

„Anhand meiner Erfahrung mit all den Tools, die wir in unserem Team in Nord- und Südamerika eingeführt haben, kann ich sagen, dass Wrike sehr gut aufgenommen wird“, sagt Operations Standards Manager Damian Robles aus dem nordamerikanischen Team.

Die Implementierung von Wrike bei Siemens Smart Infrastructure ist von einem agilen, fast vier Jahre lang dauernden Ansatz gekennzeichnet, der die kontinuierliche Bereitstellung in über 20 Ländern umfasst, das individuell abgestimmte Onboarding der Nutzer nach Land sowie die Entwicklung neuer Funktionen auf Grundlage von Feedbackschleifen, an denen Regionsleiter und aktive Länder beteiligt sind.

Höhere Datensicherheit und stärkere globale Standardisierung

„Vor Wrike verwendeten die Mitarbeiter voneinander getrennte Eingabetools. Für die Zusammenarbeit oder Kommunikation richteten sie Chatgruppen ein oder verwendeten Cloud-Speicher zur gemeinsamen Bearbeitung von Projektdokumenten“, merkt Leitner an. In Silos angeordnete Systeme können zu einer fragmentierten Kommunikation führen, die Einholung von Antworten oder Suche nach Assets behindern und das Sicherheitsrisiko erhöhen.

„Die Sicherheit ist wichtig“, betont Leitner. „Jetzt ist Wrike auf unsere internen Unternehmensstandards abgestimmt und die Nutzer können all ihre vertraulichen Daten in Wrike hinzufügen, ohne sich Sorgen über Sicherheitsverstöße oder Compliance-Probleme machen zu müssen.“

„Die Projektmanager können sich auf die Zuverlässigkeit und Sicherheit von Wrike verlassen und mobile Endgeräte verwenden, was ein sehr wichtiger Pluspunkt ist“, fügt Fischer hinzu. „Wir erhalten zum Beispiel gutes Feedback von Technikern im Außendienst, die Wrike auf Tablets nutzen. Sie können Kunden Dokumente direkt unterschreiben lassen, Änderungen an Arbeitsdokumenten vornehmen oder ihre Kollegen unterwegs über Anpassungen informieren.“

Durch die Konsolidierung der Projektdurchführung und Zusammenarbeit im Team im digitalen Workspace von Wrike hat das Global Standardization Team die Datensicherheit erhöht, einen globalen Ausganspunkt für die Standardisierung geschaffen und internationalen lokalen Teams ermöglicht, von überall aus zu arbeiten.

Intuitive Benutzeroberfläche fördert die Akzeptanz

Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe standardisieren Prozesse und gewähren Flexibilität für die lokale Arbeit

Siemens Smart Infrastructure bietet eine große Vielzahl von Lösungen und Services in verschiedenen geografischen Regionen an. Das heißt, dass viele seiner Teams unterschiedlich arbeiten oder bei der Durchführung von Projekten unterschiedliche Anforderungen und Einschränkungen berücksichtigen müssen.

„In Wrike richten wir Projektvorlagen und End-to-End-Arbeitsabläufe ein, die den Realitäten der Länder entsprechen“, erzählt Leitner. „Wir haben eine flexible Projektvorlage erstellt, in der das Projekt den Umfang und die Komplexität des Kundenprojekts widerspiegelt. Außerdem haben wir Wrike auf vier unterschiedliche Baudisziplinen ausgerichtet: Komfort, Sicherheit, Brandschutz sowie Energie- und Performance-Services. Bei Brandschutzprojekten müssen zum Beispiel viele Aufgaben ausgeführt werden, die ausschließlich den Brandschutz betreffen. Darüber hinaus kann das Projekt je nach Kunde variieren. Es macht einen Unterschied, ob es sich zum Beispiel um ein Rechenzentrum, ein Krankenhaus, ein Hotel oder einen Industriekomplex handelt.“ Wrikes Vielseitigkeit gibt den Ländern und lokalen Teams die Flexibilität, Projekte anhand der lokalen Anforderungen durchzuführen und gleichzeitig globale Standards einzuhalten.

Siemens Smart Infrastructure nutzt die Flexibilität von Wrike auch für die Entwicklung wichtiger API-Integrationen zur Optimierung des Projekteingangs. „Wir verwenden eine Integration mit unserem SAP-System. Sobald ein Projekt in Auftrag gegeben wurde, wird es in Wrike automatisch mit der richtigen Projektvorlage erstellt und mit Daten gefüllt“, merkt Fischer an. „In Wrike wird dann automatisch der Projektmanager zugewiesen, der auch in SAP angegeben ist.“ Dank der Automatisierung dieser wiederholbaren und administrativen Aufgaben können lokale Teams schneller arbeiten und die verantwortlichen Länder ihren Fokus stärker auf strategische Initiativen richten, von denen das Unternehmen profitieren wird.

Bessere Zusammenarbeit und Unterstützung

Das Global Standardization Team von Siemens Smart Infrastructure schätzt, wie Wrike die Kollaboration unterstützt und dem Team hilft, besser zusammenzuarbeiten. „Die Zusammenarbeit ist der wichtige menschliche Faktor“, sagt Fischer. „Wir motivieren und begeistern Mitarbeiter für die Arbeit in einer digitalen kollaborativen Plattform. Alles geht darauf zurück, dass Wrike ein anwenderfreundliches, wirkungsvolles und kollaboratives Tool ist, das einen aussagekräftigen Austausch zwischen unseren Experten auf der ganzen Welt fördert.“

Das Global Standardization Team lobt auch den Premium-Support von Wrike. „Uns gefällt, dass die Mitarbeiter so reaktionsschnell und engagiert sind“, merkt Leitner anerkennend an. „Wir haben sogar einen eigenen Customer Success Manager, der Änderungen unterstützt und Probleme eskaliert.“ Robles fügt hinzu: „Der große Umfang an Anleitungsvideos, Hilfeartikeln und Community-Support von Wrike-Nutzern ist sehr hilfreich.“

Fazit

Wrikes vielseitiges und kollaboratives Arbeitsmanagement-System hat dem Global Standardization Team — sowie den Stakeholdern von Siemens Smart Infrastructure in den verschiedenen Regionen und Ländern — geholfen, Arbeitskosten zu reduzieren, Systeme zu optimieren und die Zusammenarbeit zu intensivieren. Durch die Bereitstellung von Wrike für mehr als 14.000 Nutzer in über 20 Ländern möchte Siemens Smart Infrastructure die Produktivität um rund 10 % steigern.

„Wrike hilft uns, bestmöglich zusammenzuarbeiten, und unterstützt unsere Teams so, dass sie besser arbeiten können. Wir konnten ein Tool weltweit einführen, das sicher und integriert ist“, fasst Leitner zusammen.

„Die Benutzer suchen ständig nach Möglichkeiten, unsere aktuellen Anwendungsfälle zu verbessern, weil Wrike verhindert, dass sie ins Stocken geraten“, fügt Robles hinzu. „Außerdem ist der Wert ihrer Arbeit besser nachvollziehbar.“

„Jetzt können wir sicherstellen, dass bestimmte Schritte unserer standardisierten Prozesse eingehalten, genehmigt und von den richtigen Leuten angesehen wurden“, erläutert Fischer. „Wrike hilft Mitarbeitern ganz einfach dabei, gut zusammenzuarbeiten.“