Sony Pictures Television optimiert globale kreative Aktivitäten mit Wrike

Die Herausforderung

Sony Pictures Television beschäftigt viele Kreativ-Teams in den USA und auf der ganzen Welt, und diese Teams brauchten eine einfachere Lösung, um ihre kreativen Projekte zu verwalten und Assets zu liefern. „Ich wurde ursprünglich als Technologie-Consultant eingestellt, um die Softwareauswahl für diese globalen Kreativ-Teams zu leiten“ erinnert sich Nicki Batelli, Vice President of Operations & Production im Creative Center von Sony Pictures Television. „Wir analysierten 25 Tools und sammelten die Anforderungen all unserer Teams rund um die Welt, um herauszufinden, wonach sie suchten.“

Da so viele Teams auf unterschiedliche Weise arbeiten, war es schwierig, ein ausreichend flexibles Tool zu finden, das sich individuellen Bedürfnissen anpassen lässt, aber gleichzeitig leistungsstark genug ist, um dem Management die erforderlichen Einblicke und Berichte zu bieten, die den Wert der Creative Centers für Sony insgesamt belegen.

Die Lösung

Nach fast einjähriger Suche entschied sich das Sony Creative Center, Wrike als Plattform für kollaboratives Arbeitsmanagement bei den Kreativ-Teams einzuführen. Die Implementierung begann in den USA an den Standorten Los Angeles und Miami sowie in Lateinamerika für das Team in Bogota (Kolumbien). Später wurde Wrike auch an den europäischen Standorten in London (GB) und Budapest (Ungarn) eingeführt.

„Ich habe noch nie ein Tool erlebt, das es so einfach macht, damit zu arbeiten, neue Nutzer aufzunehmen, den Einsatz zu skalieren und die Verwendung an eigene Arbeitsabläufe, Prozesse, Kundengruppen und sich verändernde Umgebungen anzupassen“, sagt Cheryl Venable, Senior Manager of Operations im Creative Center von Sony Pictures Television. „Die flexible Struktur von Wrike lässt sich auf so vielfältige Weise individuell einrichten. Viele andere Enterprise-Programme funktionieren sechs Monate gut und erreichen dann ihre Grenze. Aber Wrike bietet uns so viel mehr.“

Mit dem fortgesetzten Wachstum des Sony Creative Center und der zunehmenden Zahl von Kreativ-Teams an verteilten Standorten erkannten Batelli und Venable, dass Wrike ihnen auch beim Onboarding der neuen Teammitglieder helfen konnte. „[Venable] hat diesen enorm skalierbaren Onboarding-Prozess gestaltet“, freut sich Batelli. „Dank des operativen Prozesses, den sie entwickelt hat, konnten wir die Art der Arbeit und der Assets, die wir produzieren, sehr erfolgreich ausbauen.“

Kreative Prozesse verbessern

Mit Wrike haben die Creative Centers die perfekte Kombination aus operativer Effizienz und individueller Kreativität gefunden, die auch in großem Umfang funktioniert. „Für mich ist Wrike das Fundament“, erklärt Batelli. „Es gibt dem Produktionschaos ein Gerüst, das allen hilft, organisiert zu bleiben und Verantwortung für die zugewiesenen Aufgaben zu übernehmen. Außerdem beendet es das ständige Rätselraten, was getan werden muss, wer mit wem spricht und wie dieser Kommunikationsfluss funktionieren soll — all die Protokolle, die unser Wrike-Arbeitsablauf niederlegt, helfen unseren Kreativen tatsächlich, mehr Zeit in ihre kreative Arbeit zu stecken.“

Vom Konzept bis zur Lieferung strafft Wrike die kreativen Abläufe der Teams von allen Standorten aus. „Das Proofing-Tool ist ein enormer Vorteil bei den Prüfungs- und Freigabe-Abläufen mit Kunden“, berichtet Batelli. „Es erspart uns so viele E-Mails. Eine der fantastischen Funktionen ist, dass Kommentare aus der Proofing-Session in die Projekt-Kommentare einfließen. Das ist super“. Und während das Team aufgrund der Coronakrise verteilt arbeitet, verwendet es die Proofing-Funktionen in Wrike, um auch das interne Feedback zu kreativen Assets zu konsolidieren.

Belegen, dass Kreative einen Wert für das Unternehmen haben

Die Sony Creative Centers nutzen zudem die Reporting-Funktionen von Wrike, um Kunden auf dem Laufenden zu halten und die Qualität der Ergebnisse sicherzustellen. „Wir analysieren ständig, wie viel Arbeit wir für unsere Kunden tun“ sagt Batelli, „und erstellen dann einen Monats-Report zur Abrechnung. Das Reporting in Wrike hilft uns also, unseren Wert für das Geschäft zu beweisen.“ Das robuste, aber zugleich intuitive und benutzerfreundliche Reporting-Modul in Wrike bietet Batelli und seinem Team auch Echtzeit-Einblick in den Wert ihrer Arbeit für interne Stakeholder. Projekt-Metadaten sind bei der Arbeit mit vielen verschiedenen Studio-Partnern und Hunderten von Assets absolut entscheidend.

Entwicklung neuer Arbeitsabläufe in der Coronakrise

Als Unternehmen in aller Welt inmitten der Coronakrise begannen, ihre Büros zu schließen, erkannte das Sony Creative Center, wie wichtig ein digitaler Workspace ist, um die Arbeit und Zusammenarbeit an verteilten Standorten fortzuführen. „Die Zusammenlegung der Kreativ-Teams auf einer einzigen Plattform, wo sie Projekte und Assets teilen können, hat uns wahre Transparenz gegeben“, berichtet Batelli. „Wir können jetzt alle Daten von den Creative Centers rund um die Welt zusammenfassen, um Kennzahlen, Projekte, Kunden und Fortschritte zu verfolgen. Diese globale Sicht ist unglaublich wertvoll. Wir sehen, wie andere Teams zusammenarbeiten, und entdecken selbst ein paar neue Effizienzvorteile in Wrike.“

Darüber hinaus fördert das Tool bessere Beziehungen zwischen den kreativen Mitarbeitern der Sony Creative Centers, während die Pandemie weiter andauert. „Wrike hilft uns, diese Teams zu verbinden“, sagt Batelli.

Fazit

Dank des kollaborativen Arbeitsmanagement-Systems von Wrike waren die Creative Centers von Sony Pictures Television in der Lage, während der ersten sechs Monate der Pandemie 2.000 Projekte auszuführen — es wurden also alle Projekte planmäßig abgeschlossen, trotz der Umstellung zur Remote-Arbeit.

„Ich denke, wir waren damit so erfolgreich, weil wir uns so einfach auf diese neuen Herausforderungen und neuen Kunden einstellen und die Arbeit skalieren konnten, ohne proportional mehr Ressourcen zu brauchen“, sagt Batelli. „Für das Unternehmen war es unglaublich wertvoll, ein internes Team zu haben, das diese zusätzliche Arbeit mit den vorhandenen internen Prozessen und der Flexibilität von Wrike bewältigen konnte.“

„Wrike hat viel dazu beigetragen, unsere Beziehungen zu anderen Teams zu stärken, mit denen wir nicht unbedingt direkt zusammenarbeiten“, ergänzt Batelli. „Andere Abteilungen kommen jetzt zu uns und fragen: ,Was benutzt ihr für das Projektmanagement? Können wir das auch benutzen? Habt ihr noch Lizenzen übrig?' Wir zeigen ihnen gern, wie wir mit Wrike arbeiten, und viele andere sind jetzt darauf umgestiegen, weil unser Team so erfolgreich damit war.“