Software-Hersteller TeamViewer optimiert die Ausführung von Marketingkampagnen
TeamViewer — Mit einer umfassenden Gesamtlösung für IT-Abteilungen gehört TeamViewer zu den Weltmarktführern für Remote-Support und Remote-Access. Die Software des 2005 in Göppingen gegründeten Unternehmens ist mittlerweile auf 1,5 Milliarden Geräten weltweit installiert. Über 700 Mitarbeiter mit 40 Nationalitäten arbeiten daran, die Mission von TeamViewer zu verwirklichen und kontinuierlich technische und geografische Grenzen abzubauen.
Die Geschichte
Ein reaktives Arbeiten auf Zuruf war aufgrund des schnellen Wachstums nicht mehr möglich
Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie man einen Windkraftpark steuert, wenn sich der kleine Computer, auf den man zugreifen muss, in mehreren 100 Metern Höhe befindet? Dank der Software von TeamViewer geht das ganz einfach – per Fernzugriff von einem Mobiltelefon zum Beispiel. Als einer der Weltmarktführer für Remote-Support und Remote-Access bietet das Göppinger Unternehmen ein Gesamtpaket für IT-Abteilungen, das unter anderem auch ein Produkt für Online-Meetings, ein Ticket-System und eine Monitoring-Lösung umfasst. Seit Dezember 2017 gehört auch eine IoT-Lösung zum Portfolio. Die TeamViewer-Software wird unter anderem von Organisationen wie Philips, Avaya und der französischen Raumfahrtbehörde (CNES) genutzt und ist weltweit auf 1,5 Milliarden Geräten installiert.
Mit der Nutzeranzahl ist auch das Unternehmen selbst rasant gewachsen: Seit der Gründung im Jahr 2005 sind acht neue Büros in Deutschland, Großbritannien, Australien, Armenien und den USA dazugekommen; in den letzten 5 Jahren ist die Mitarbeiterzahl von 80 auf 700 gestiegen. Das hat sich auch auf den Arbeitsalltag der Marketing-Abteilung ausgewirkt, die mit ihren Kampagnen zum Bekanntheitsgrad und dem Wachstum von TeamViewer beigetragen hat. Während früher reaktiv und auf Zuruf gearbeitet wurde, sah sich das Marketing-Team bald mit zu vielen Anforderungen konfrontiert, um mit E-Mails, Tabellen oder gar im Kopf einen Überblick zu behalten. „Wir haben gemerkt, dass wir an einem Punkt waren, an dem es nicht mehr ohne ein Projektmanagement-Tool ging“, sagt Fabian Schenk, Marketing Project Manager bei TeamViewer.
Die fehlende Transparenz im Freigabe- und Review-Prozess sowie die steigende Zahl an Projekten erforderte ein Projektmanagement-Tool, das auch eine Freigabe-Funktion hat. Dank Wrike konnten wir zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen.
Der Erfolg
Wrike hilft dem Marketing-Team dabei, die gesamte Kommunikation zu einer Kampagne transparent und an einem Ort zu sammeln
Bevor sich das Marketing-Team für eine Software-Lösung entschied, hatte Fabian Schenk eine Matrix erstellt, um die zur Auswahl stehenden Tools auf ihre Tauglichkeit zu prüfen. Zu den Anforderungen, die er an das Projektmanagement-Tool stellte, gehörten eine einfache und intuitive Bedienung, die die Mitarbeiter nicht überfordert. Trotzdem sollte das Programm auch genug Flexibilität und Funktionen mitbringen, um über die klassische Projektplanung hinaus genutzt zu werden. Denn für das Marketing-Team unbedingt nötig war vor allem eine Prüfungs- und Freigabefunktion, damit der Review-Prozess zielgerichteter und nicht mehr über E-Mail-Konversationen stattfindet. Diese Methode hatte dazu geführt, dass Informationen verloren gingen und nicht alle Mitarbeiter involviert waren, die involviert sein sollten. „Die fehlende Transparenz im Freigabe- und Review-Prozess sowie die steigende Zahl an Projekten erforderte ein Projektmanagement-Tool, das auch eine Freigabe-Funktion hat”, erklärt Fabian Schenk. “Dank Wrike konnten wir zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen.” Die Entscheidung fiel letztlich zugunsten der Enterprise-Version von Wrike, da diese mit Single Sign-On den strengen TeamViewer-internen Sicherheitsrichtlinien entsprach und die Zusatzfunktion für Prüfung & Freigabe zu dieser Version hinzugefügt werden konnte.
Der Hauptanwendungsfall für Wrike im Marketing-Team ist die Erstellung von Materialien, die zur Ausführung von Kampagnen, z.B. für Leadgenerierung oder Brand Awareness, dienen. Bei der Einführung von Wrike wurden im kleinen Team die Kampagnen definiert und Vorlagen für Standardaufgaben und –prozesse erstellt: Wie viele E-Mails sollen versandt werden? Werden Poster oder Werbeanzeigen benötigt? Was muss produziert werden? „Ab diesem Punkt wird der gesamte Produktionsprozess in Wrike abgebildet“, erklärt Fabian Schenk. „Es gibt zum Beispiel eine Vorlage mit bestimmten Tasks, die zur Erstellung einer E-Mail-Kampagne notwendig sind.“ Wrike hilft dem Marketing-Team vor allem dabei, die gesamte Kommunikation zu einer Kampagne transparent und an einem Ort zu sammeln. „Jede Task hätte früher zehn E-Mails bedeutet, jeder dritte Kommentar wäre nochmals eine E-Mail gewesen“, sagt Fabian Schenk. „Wrike hat also definitiv unsere Anzahl an internen E-Mails reduziert – und Frust!“
Das Team war anfangs etwas skeptisch, da jeder seine eigenen Prozesse hatte und befürchtete, dass das Tool von nun an vorschreibt, was zu tun ist. Doch nach dem Training für alle wandelte sich die Skepsis zu einer guten Adaption, da das Team Wrike als intuitiv und übersichtlich empfand. Fabian Schenk hat allerdings einen Tipp für künftige Wrike-Nutzer: „Ich würde empfehlen, dass man die Deployment-Angebote von Wrike in Anspruch nimmt”, sagt er. „Und auch die sonstige Unterstützung. Der Support, die Online-Hilfe und der Kontakt mit den Mitarbeitern von Wrike sind einfach super.“ Das Marketing-Team experimentiert gerne mit den unterschiedlichen Funktionen von Wrike, um zu sehen, wie sich einzelne Prozesse damit noch weiter optimieren lassen. So werden beispielsweise Anfrageformulare bereits für Anpassungen der Website genutzt und das Team plant, sie auch für das Übersetzungsmanagement zu nutzen, um von Anfang an festzuhalten, was übersetzt werden soll, in welche Sprachen, für welche Länder und bis wann. Die ständige Weiterentwicklung nicht nur der Nutzung, sondern auch des Tools, ist für Fabian Schenk sehr wichtig. „Man merkt, dass extrem viel Zeit in die Entwicklung und neue Funktionalitäten gesteckt wird – alle zwei Wochen kommen neue Funktionen hinzu. Daher bin ich sicher, dass wir mit Wrike zukunftsfähig sind.“
Before Schenk rolled out Wrike for all marketing staff, he convened a small internal focus group to test how it might work, going forward. This team got busy brainstorming the kinds of deliverables they would need for typical campaigns: the number of emails that should be sent, for example, or if posters and advertisements might be needed. When these processes were mapped out, Wrike was deployed team‑wide.
After the roll out, some of the squad had reservations, though: they were nervous about moving to a whole new system. But they found Wrike extremely easy to use and TeamViewer provided internal training in order to make the transition as smooth as possible.
In addition, Wrike provides companies with deployment specialists to help with transitions like this. "I would recommend taking advantage of Wrike's deployment expertise," Schenk adds. "The support, the online help, and the direct contact with Wrike employees is just great."
The marketing team loves customizing Wrike features. Right now, they are using request forms to update the TeamViewer website but they also plan to use them for localization management in the near future. This will allow the team to keep track of everything that needs to be translated. Schenk likes that the tool not only allows users to customize existing features, but that Wrike releases new features regularly.
"You realize that a lot of time is devoted to development and new functionalities – new features are added every two weeks. Therefore, I am sure that we are fit for the future with Wrike,” says Schenk.
Man merkt, dass extrem viel Zeit in die Entwicklung und neue Funktionalitäten gesteckt wird – alle zwei Wochen kommen neue Funktionen hinzu. Daher bin ich sicher, dass wir mit Wrike zukunftsfähig sind.
Die Superkräfte
Zeitleiste
Die Zeitleiste (Gantt-Diagramm) in Wrike ist eine der Lieblings-Funktionen für das Team von TeamViewer. „Durch die Darstellung der Abhängigkeiten und Status hat man einen guten Überblick über das, was gerade passiert, was passieren muss und was passieren wird“, sagt Fabian Schenk. Mit der Zeitleisten-Ansicht kann man nicht nur die gesamte Planung visualisieren, sondern man kann auch schnell und einfach Anpassungen an der Zeitleiste eines Projekts vornehmen, zum Beispiel Aufgaben samt Abhängigkeiten verschieben oder die Dauer einer Aufgabe verändern.
Kommentar- und @Erwähnungs-Funktion
Die Möglichkeit, einzelne Aufgaben zu kommentieren und Kollegen mit @Erwähnungen zu benachrichtigen, macht die Kommunikation zu einer Aufgabe oder einem Projekt transparent und für jeden zugänglich. Fabian Schenk findet vor allem die E-Mail-Benachrichtigungen gut: „Egal, ob ein Team-Mitglied mehr in Outlook oder mehr in Wrike arbeitet, man sieht Status-Updates sofort. Das fördert das Wissensmanagement und die Transparenz.“ Mit der Zusatzfunktion für Prüfung & Freigabe können Kommentare und @Erwähnungen auch direkt in Bild- oder Videodateien abgegeben werden, um Feedback zu hinterlassen.
Vorlagen
Statt immer wieder ähnliche Aufgaben, Ordner oder Projekte einzurichten, können in Wrike Vorlagen erstellt werden. Wenn ein neues Projekt ansteht, kann man es mithilfe der Vorlage schnell erstellen und direkt mit der Arbeit beginnen. „Wir nutzen Vorlagen vor allem für projektbasierte Aufgaben, wie zum Beispiel die erwähnten E-Mail-Kampagnen“, erklärt Fabian Schenk. Vorlagen eignen sich vor allem für häufige Projekte, die zu komplex sind, um sie in einer Aufgabe mit einem benutzerdefinierten Arbeitsablauf darzustellen.
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