Formulieren von Erwartungen an Remote-Mitarbeiter

1) Kommunizieren Sie klar und bewusst

Virtuelle Teams können nur dann erfolgreich zusammenarbeiten, wenn die Kommunikation stimmt. Gehen Sie das Thema von Beginn an bewusst und offensiv an. Teilen Sie Ihren Teamkollegen mit, wie, wann und wo sie mit Ihnen und miteinander in Kontakt treten können. Folgende Fragen können helfen, in Bezug auf die Kommunikation im Remote-Team klare Erwartungen zu definieren: 

• Welche Kommunikationskanäle und Tools soll das Team benutzen? E-Mails, Slack oder Collaborative-Work-Plattformen wie Wrike? Nur wenn das Team über spezifische Kommunikationstools verfügt, mit denen es auch ausreichend vertraut ist, kann beispielsweise das Teilen von Dateien und Nachrichten reibungslos funktionieren. 
• Gibt es Meetings zu vorab festgelegten Terminen? Wenn ja, wann? Oder vereinbaren Sie Besprechungen lieber spontan je nach Bedarf? Ist Letzteres der Fall: Wer kann diese Meetings ansetzen und wer gibt den Termin bekannt?
• Wie nehmen Sie Kontakt miteinander auf, wenn ein Notfall eintritt?
• Wie sollen wichtige Informationen weitergegeben werden?

2) Vereinbaren Sie Arbeitszeiten

Auch wenn Ihr Team von zu Hause aus arbeitet, sollten Ihre Mitarbeiter nicht acht Stunden lang durchgehend am Schreibtisch sitzen müssen. Je nach Aufgabe und Position ist Platz für eine flexible Gestaltung der Arbeitszeiten. Um Unklarheiten von Beginn an zu vermeiden, sollten Sie folgende Aspekte in Ihrem Telearbeitsvertrag klären:

• Arbeitet das Team wie sonst auch von 9 bis 17 Uhr? Oder können flexible Arbeitszeiten gewählt werden?
• Müssen die Mitarbeiter Ihre Arbeitszeiten aufzeichnen?
• Sollten sich Mitarbeiter in anderen Zeitzonen nach den standardmäßigen Arbeitszeiten in ihrer Zeitzone richten oder müssen die Arbeitszeiten im Land des Unternehmenssitzes oder des unmittelbaren Vorgesetzten eingehalten werden?
• Wie sollten die Teammitglieder einander benachrichtigen, wenn sie zu einer bestimmten Uhrzeit nicht verfügbar sind?

3) Formulieren Sie klare Anforderungen an die Produktqualität

Auch was die Performance und die tatsächlichen Arbeitsergebnisse angeht, brauchen Remote-Teams unbedingt klare Vorgaben. Welcher Output wird konkret von Ihren Mitarbeitern erwartet? In welchem Zeitrahmen müssen diese Ergebnisse erreicht werden? Achten Sie darauf, nur realistische Meilensteine und Zwischenziele zu setzen, die Ihre Mitarbeiter auch tatsächlich erreichen können. 

4) Legen Sie individuelle Ziele fest

Die Erwartungen an Ihr Team sind formuliert, die Vorgaben sind klar. Doch woran können Ihre Mitarbeiter erkennen, wenn ihre Leistung hinter den Erwartungen zurückbleibt? Welche Metriken und KPIs messen ihren Erfolg? Am besten legen Sie konkrete Ziele für jeden einzelnen Mitarbeiter fest. So bleibt die Arbeitsmoral hoch und Ihre Teammitglieder haben die nötige intrinsische Motivation, sich ihre Zeit gut einzuteilen. 

5) Entscheiden Sie, wie Sie den Teamgeist stärken wollen

Auch in Remote-Teams gibt es ein Bedürfnis nach Zusammenhalt und freundschaftlichem Miteinander. Hier einige Fragen, die Ihnen helfen, diesbezügliche Erwartungen zu definieren.

• Wie stellen wir eine aktive Beteiligung aller Mitglieder in Teammeetings sicher?
• Wie wollen wir neue Teammitglieder willkommen heißen?
• Welche Kommunikationskanäle nutzen wir für arbeitsbezogene Gespräche?
• Was ist mit gemeinsamen Mittagessen und Unternehmungen?
• Wird es neben virtuellen Teammeetings auch persönliche Treffen geben?
• Benutzen wir in virtuellen Meetings die Videofunktion oder ist es in Ordnung, die Kamera abzuschalten?
• Wie stellen wir sicher, dass sich alle Teammitglieder wohl und motiviert fühlen? 

Nur wenn alle Mitarbeiter genau darüber Bescheid wissen, was sie erwartet und was von ihnen erwartet wird, können sie optimal zusammenarbeiten, ihre Aufgaben selbstbewusst in Angriff nehmen und ihre Ziele erreichen.