Durante tus estudios en gestión de proyectos, probablemente te has encontrado con cantidad de herramientas y consejos que has probado y olvidado al cabo de unas semanas.
Al poner en práctica los principios generales de la gestión de proyectos, es importante no olvidarse de pequeños detalles que vale la pena considerar.
En este artículo y su infografía se incluyen 10 buenas prácticas para la gestión de proyectos que frecuentemente se pasan por alto. Siempre que empieces un proyecto, repasa esta lista para asegurarte de no olvidar ni un solo principio, que podría contribuir considerablemente en el éxito del proyecto.
1. Comunícate con todas las partes interesadas del proyecto
Desde el primer día en que se inicia un proyecto, tienes que comunicar sus objetivos y metas. No te centres en unas pocas personas, dirígete a todas las partes interesadas del proyecto. Esto engloba personas clave como miembros del equipo, gestores, patrocinadores del proyecto, clientes y usuarios importantes.
2. Crea un equipo de respuesta a las amenazas
Los proyectos y las tareas están sujetos a diferentes niveles de riesgo. Por eso, siempre debes contar con la ayuda de un equipo de respuesta ante amenazas. Este te puede ayudar a que el proyecto siempre esté en verde, evitar el ámbar… e incluso el temido rojo. Considera al equipo de respuesta ante amenazas como la primera línea de defensa cuando surjan problemas.
3. Celebra una reunión de inicio del proyecto
Con el fin de gestionar un buen proyecto y conseguir que todas las partes interesadas estén en sintonía, celebra una reunión inicial. Tienes que incluir a todas aquellas personas que vayan a participar en el proyecto, de forma que las expectativas se gestionen de antemano. Cuanto antes las controles, mejor.
Esto ayuda a comunicar mejor las tareas y responsabilidades a varios miembros del equipo más adelante. Asegurarte de que todo el mundo esté al tanto del proyecto desde el principio es una forma sencilla y eficaz de llevar un buen proyecto a la fase de producción.
4. Utiliza un documento detallado de definición del trabajo
Un problema habitual en la gestión de proyectos es el de aclarar quién es el responsable de cada parte. Un documento de trabajo detallado acabará con la incertidumbre y la confusión. Documenta claramente qué parte del trabajo tiene que realizar cada equipo o persona, de forma que todos sepan claramente el nivel esfuerzo requerido. Para que cada persona entienda su responsabilidad respecto al proyecto, utiliza un documento detallado de definición del trabajo y pide a todas las partes interesadas que firmen el acuerdo.
5. Crea un plan de trabajo detallado
Formalizar el plan de trabajo del proyecto es fundamental para cumplir los plazos y alcanzar las metas. Sin un plan de trabajo detallado, tampoco hay un plan documentado para las diferentes fases del proyecto. Lo que se puede medir se consigue, por lo que un plan de trabajo detallado es una forma sencilla de medir las partes variables de un proyecto.
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6. Documéntalo todo
Como gestor de proyectos, ¿alguna vez se te ha pasado por alto una asignación durante unos días, o lo que es peor, unas semanas? ¿Por qué sucedió? ¿Cuál fue el motivo del error? ¿Cómo evitamos que vuelva a suceder?
Para responder a estas preguntas, tienes que remitirte a las pruebas. Documentar todo lo que sucede durante un proyecto es una forma segura de garantizar que dispones de toda la información necesaria para tomar mejores decisiones y aprender de las dificultades pasadas. ¡Anótalo todo! Los pasos del proyecto, los obstáculos, los cambios de objetivo, las dependencias de las tareas, etc. Incluso conocer los descansos de las partes interesadas puede resultar útil.
7. Pide información
Nadie es perfecto y habrá algo bueno y algo malo en cada paso del trayecto, incluso en lo que respecta al rendimiento del gestor de proyectos. Ser consciente del margen de mejora personal es una herramienta increíblemente útil que puedes aprovechar. Especialmente si estás dispuesto a recibir críticas del equipo.
Como gestor, tu trabajo es garantizar el éxito del proyecto. Y recuerda que hay personas al otro lado de la asignación de los proyectos. Pedir la opinión de los demás es una estupenda forma de aumentar las probabilidades de éxito y mejorar tus habilidades de gestión.
8. Comunica la repercusión de las solicitudes adicionales del proyecto
Es recomendable aplicar metodologías Agile y, en ocasiones, puede ser tentador decir "Sí" a todos los nuevos proyectos o tareas que surjan. No obstante, esta es una buena forma de adentrarte en el mundo de la sobrecarga de proyectos. Siempre que tengas una nueva solicitud para tu proyecto, es tu responsabilidad demostrar cómo afectará a los plazos o al presupuesto.
9. Gestiona los nuevos acuerdos
Una nueva solicitud a menudo implica un cambio en el objetivo original del proyecto. Si esto sucede, entonces es recomendable que todo el equipo firme un nuevo acuerdo. De este modo, las diferentes partes interesadas estarán informadas sobre el nuevo objetivo del trabajo y qué repercusión tendrá en el panorama general del proyecto. Además, crea un acuerdo documentado para que la confusión sea mínima en caso de que haya que modificar los plazos.
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10. Celebra una reunión de cierre
Al concluir el proyecto es el momento de ver cómo se pueden mejorar los siguientes para alcanzar el éxito. Celebrar una reunión de cierre es la oportunidad perfecta para que todos los miembros del proyecto puedan debatir. Repasa las lecciones aprendidas y las formas de mejorar para la próxima vez. Seguir el mismo proceso erróneo o uno parecido una y otra vez no te ayudará a alcanzar el éxito. Mejorar constantemente la gestión del trabajo contribuirá considerablemente a ahorrarte tiempo y dinero.
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