A continuación te presentamos 10 frases que los miembros de tu equipo de trabajo nunca deberían oír de tus labios:
1. «Ya sé que aún no has terminado con esa sección, ¡pero necesito que hagas esto ya mismo!»
Saber delegar consiste en establecer prioridades. Si bien es normal que de vez en cuando surjan tareas urgentes, tener una «situación de emergencia» día sí, día también, no ayudará a la productividad del equipo. Atender múltiples tareas al mismo tiempo cambiando constantemente de una a otra sencillamente perjudica a la productividad y la moral del equipo.
Existe una estrategia mejor, que es establecer las metas, las prioridades y los plazos de entrega desde un principio y asegurarte de que tu equipo tenga una visión clara de todo ello, de manera que no dejen aparcadas de golpe sus otras tareas para llegar a tiempo a la fecha de entrega de una en concreto.
Prueba mejor con esto: «Hemos tenido que corregir el programa del proyecto, de modo que cuando acabes con lo que estás haciendo deberías ponerte con esta otra tarea».
2. «Ya sé que nunca has hecho nada parecido, pero estoy seguro de que podrás sacarlo adelante.»
No hay nada que eleve más el nivel de estrés de un miembro de tu equipo que oír esta frase. Todo el mundo quiere tener ocasión de mejorar sus habilidades, ¿pero acaso es justo poner a alguien en esa situación sin la preparación o la formación adecuada? Lo cierto es que no, y así tampoco conseguirás una gestión eficaz de tu proyecto.
Procura siempre delegar las tareas correspondientes a un área concreta en las mismas personas, a fin de que puedan perfeccionar sus habilidades, y, en caso necesario, deja que aprendan de otros. De lo contrario, prepárate para dedicar parte de tu tiempo a dar indicaciones si es que quieres recibir resultados decentes.
Prueba mejor con esto: «He pensado que trabajes con un compañero que pueda enseñarte a hacerlo; así podrás encargarte tú por tu cuenta las próximas veces».
3. «En realidad es una tarea sencillísima, cualquiera podría hacerlo.»
Normalmente esto se dice con idea de que el responsable al que se ha asignado la tarea no se ponga nervioso. La intención resulta encomiable, pero muchas veces la frase tiene un efecto secundario no buscado. La gente podría pensar que lo que quieres decir en realidad es que no están capacitados para ocuparse de algo que sea verdaderamente complejo, que suponga un reto; y ese no es en absoluto el mensaje que deseas transmitir.
Hay dos cosas que debes recordar siempre: nunca minimices la importancia de la tarea que estás delegando ni pongas en duda las capacidades del responsable en quien lo haces. Alguien que siente que se le aprecia y que se confía en él para hacer algo importante aceptará el reto con entusiasmo y hará un mejor trabajo.
Prueba mejor con esto: «Esta tarea es importante para el proyecto, por eso te la confío a ti».
4. «Preséntame algún resultado, y luego veremos si lo podemos utilizar.»
El problema de esta frase es la falta de claridad, y todos sabemos qué consecuencias tiene eso. Si no sabes qué resultados quieres, ¿cómo va a ser capaz de proporcionártelos el responsable de la tarea? Lo más probable es que pierdas un montón de tiempo en revisar las opciones que él te proponga y es posible que no se pueda utilizar ninguna de ellas.
Un mejor planteamiento sería elaborar un listado de criterios para posibles soluciones y pedirle al responsable que piense en distintas opciones, a fin de que puedas seleccionar la mejor de ellas.
Prueba mejor con esto: «Me gustaría que pensaras en cómo resolver esto. Estos son los criterios que debes aplicar para valorar las distintas posibilidades».
5. «Yo no lo habría hecho así.»
El enfoque «a mi manera o nada» te conduce directamente a la microgestión y disuade a la gente de aceptar la responsabilidad de tareas y logros, y esa es exactamente la razón de ser de delegar. De acuerdo, tú habrías tomado otro camino, pero mientras la solución funcione, ¿qué importa que tu compañero hiciera las cosas de un modo distinto? Al final, el proyecto sale beneficiado, porque ahora cuentas con dos maneras viables de enfocar un problema.
Prueba mejor con esto: «No se me había ocurrido abordar así la tarea, ¡pero te felicito por haber dado con una solución tan genial!».
6. «Me voy una semana por un viaje de trabajo. Para cuando vuelva, todo tiene que estar terminado.»
Todos tenemos que hacer viajes de trabajo, pero desaparecer justo antes de que venza el plazo de finalización de un proyecto no es lo más recomendable, especialmente si vas a estar incomunicado durante parte del tiempo que pases fuera. Es precisamente en la recta final de un proyecto cuando los miembros del equipo necesitan hacer preguntas y aclarar algunos detalles, y en esos momentos tienes que estar disponible.
La única excepción a esta regla es que, con la ayuda de una herramienta en línea, puedes seguir manteniendo el contacto con los responsables de las tareas, continuar al tanto de sus progresos y proporcionar orientación si es necesario.
Prueba mejor con esto: «Me voy de viaje de trabajo, pero accederé a nuestro espacio de trabajo [del software de gestión de proyectos de Wrike] todos los días para atender cualquier duda».
7. «Me lo tendrías que haber enseñado antes de la fecha de entrega...»
¿Alguna vez has entregado un proyecto para encontrarte después con un resultado distinto al que esperabas? Es en esas situaciones cuando suele escucharse la frase anterior, pero por lo general su uso implica un fracaso a la hora de organizar el proyecto como es debido.
Puede que los objetivos estén clarísimos, pero la única forma de saber si vas bien encaminado para alcanzarlos es establecer metas intermedias y controles con los responsables de cada tarea, de manera que luego no te lleves una sorpresa negativa al llegar la fecha de entrega del proyecto. Sigue nuestro consejo y conseguirás librarte de los problemas antes de que se conviertan en «problemones».
Prueba mejor con esto: «¿Va el proyecto según el programa? Deberíamos tener una reunión para comprobar los progresos antes de la fecha de entrega definitiva».
8. «¡Deberías haberme consultado antes tomar una decisión tan importante!»
Delegar consiste precisamente en dejar que otros tomen algunas de las decisiones. Pero si las personas involucradas no están al tanto de sus responsabilidades, sus competencias y la jerarquía de toma de decisiones, quizá te lleves ciertas sorpresas desagradables. Debería estar claro qué decisiones pueden tomar por su cuenta los trabajadores a tu cargo, informándote simplemente de los resultados, y cuáles requieren tu permiso.
Prueba mejor con esto: «Aquí tienes una descripción general del equipo del proyecto y las responsabilidades de cada uno, para que sepas qué decisiones puedes tomar».
9. «Le he pedido también a tu compañero que se ocupe de la tarea.»
Delegar la misma tarea en más de una persona es un error clásico. Algunas personas creen que es un modo de estimular una competencia sana, pero por lo general se consigue el efecto contrario: los compañeros se obsesionan con ser quien se lleve el reconocimiento por haber sacado adelante el proyecto. Eso significa que no compartirán información ni colaborarán de manera eficaz, algo que puede perjudicar el resto del proyecto.
Otra posible consecuencia es que comiencen a descargar sus responsabilidades en el otro, de manera que ninguno se sienta ya responsable del resultado. Sea un caso u otro, ¿no es lo que quieres conseguir, verdad?
Prueba mejor con esto: «Quiero que trabajes en esto con un compañero, pero cada uno de vosotros será responsable de una parte diferente del proyecto».
10. «Esto no está exactamente como debería, pero no pasa nada, yo lo acabaré.»
Por último, saber delegar consiste en tener claras las responsabilidades de cada uno. Si se supone que una persona ha de entregar ciertas cosas en ciertos momentos, y el proyecto ha seguido puntualmente el programa previsto, entonces no hay razón para aceptar unos resultados de mala calidad.
Acepta únicamente el trabajo realizado de manera meticulosa, y tus empleados sabrán el nivel al que tienen que estar. Después de todo, si al final tienes que acabarlo tú, ¿qué sentido tiene delegar?
Prueba mejor con esto: «Esto no está del todo bien; ¿te parece que hablemos sobre cómo podrías solucionarlo?».
¿Te gustaría añadir alguna frase a esta «lista negra de la delegación»?
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