Tienes un proyecto con un plazo ajustado, lo que ya supone suficiente estrés. Pero también tienes un equipo interdisciplinario formado por personas de varios departamentos que nunca antes han trabajado juntas y, de repente, te tienes que encargar de que todo el mundo piense y trabaje como una unidad integrada.
Así pues, ¿cómo haces para que coordinen sus esfuerzos y trabajen como un equipo?
Hemos recurrido a los expertos para que nos den consejos y trucos de colaboración de eficacia probada, y esto es lo que nos han contado.
Trucos de colaboración para mejorar la comunicación
1. Comunícate de forma directa
Laura MacLeod, consultora de recursos humanos, trabajadora social y colaboradora de From The Inside Out Project®, afirma que el mejor truco es hablar de forma clara y sencilla cuando surgen los problemas. Sin paños calientes y sin edulcorar la situación: "Sin honestidad y autenticidad no vas a ningún lado; es decir, tienes que reconocer y aceptar que hay un problema y, después, comunicarlo. 'Joe, parece que no has avanzado con esto. Tu proyecto no está respetando los plazos, hablemos de lo que pasa'".
2. No solo hables, ¡dibuja!
William Gadea, fundador y director creativo de IdeaRocket, una empresa encargada de crear vídeos animados para empresas, tiene un truco: todas las nuevas herramientas de conferencia por vídeo cuentan con una herramienta de pizarra. ¡Utilízala! "Teniendo en cuenta cuánto le gusta a todo el mundo una pizarra durante las reuniones, creo que las funciones de dibujo de las aplicaciones para realizar teleconferencias se utilizan menos de lo que deberían. Casi todas las aplicaciones cuentan con una función similar, por ejemplo, WebEx, Gotomeeting, Skype y Hangouts. Puedes dibujar sobre tu escritorio o en una pantalla vacía. También es útil para describir los flujos de trabajo con diagramas. Para nosotros es una bendición, porque a menudo pasamos instrucciones artísticas a personas que están lejos".
3. Política de puertas abiertas
Evan Harris, cofundador y director general de SD Equity Partners, centra sus esfuerzos en crear una cultura colaborativa. ¿Su mejor consejo? Una política de puertas abiertas. Afirma lo siguiente: "Incluso aunque tus empleados no dispongan de una puerta física en su oficina, es importante crear un entorno en el que el personal pueda comunicarse de forma abierta y plantear preguntas o exponer sus dudas en cualquier momento, no solo durante una reunión. Es una forma de demostrar que las ideas y las opiniones de todo el mundo se valoran y se pueden expresar en cualquier momento".
Trucos de colaboración para fomentar el espíritu de equipo
4. Intercambio de mesas
Sam Shank, director general y cofundador de HotelTonight, escribió recientemente acerca de su consejo de colaboración favorito: el intercambio de mesas. Básicamente se trata de que el personal se mueva físicamente y trabaje en diferentes zonas de la oficina para entablar relaciones con otras personas con las que normalmente no tratan. El resultado final son unas sólidas relaciones laborales. Shank escribe lo siguiente: "Tuve una revelación mientras estaba sentado con el equipo financiero, hablábamos de su trabajo, yo les contaba a qué dedicaba mi tiempo y entablábamos una relación".
5. ¡Dales vacaciones!
Simon Slade, director general y cofundador de SaleHoo, ha hallado la manera perfecta de unir a su equipo remoto: ofrecerle un beneficio adicional. Según sus palabras: "24 de mis 29 empleados trabajan de forma remota, por lo que es complicado crear una sensación de compañerismo entre los miembros del equipo y fomentar que se sientan orgullosos de la empresa. Como más de la mitad de mis empleados remotos trabajan en Filipinas, me decidí a volar allí una vez al año, junto con mis empleados y sus familias para unas vacaciones con todos los gastos pagados. No solo mis empleados disfrutan de un increíble regalo de la empresa, sino que además desarrollan un extraordinario trabajo en equipo, nada común en muchos teletrabajadores".
6. Halla los puntos fuertes de los demás
David Finkelstein, gerente de compras de Bedgear.com, nos recuerda que todos tenemos diferentes habilidades y que hay que conocer los puntos fuertes del personal para aprovechar al máximo la capacidad del equipo. "Al principio de mi carrera profesional leí el libro StrengthsFinder 2.0 y me abrió los ojos. También pedí a mi equipo que lo leyera y, a continuación, hicimos ejercicios de dramatización para saber cómo aplicar los puntos fuertes de cada persona en los proyectos."
7. Déjales que expongan
Bill Winn, director de relaciones públicas digitales y visualización multimedia de Inseev Interactive, una agencia de marketing de San Diego, tiene un truco único para fomentar rápidamente el compañerismo en cualquier equipo: somételes al estrés que supone hablar en público. Afirma lo siguiente: "Haz que el equipo desarrolle y exponga una presentación ante un público numeroso. Deja que elijan un tema relacionado con un nuevo proceso, una herramienta, prácticas recomendadas o algún avance del sector, o bien el estudio del caso de un cliente. Permite al equipo determinar quién será el líder y cómo se organizará. Asegúrate de que cada miembro del equipo se encargue de un aspecto de la presentación de forma que todos sean responsables y se tengan que poner ante el público y dar su charla. Como muchas personas temen hablar en público, y tienen que investigar y producir una buena presentación, esto será suficiente prueba para fomentar la colaboración y el trabajo en equipo. Además, las ventajas de este ejercicio durarán mucho tiempo después de finalizar la presentación".
8. Sube el volumen de esta lista de reproducción a media semana
Jordan Wan, fundador y director general de CloserIQ, fomenta el trabajo en equipo creando una atmósfera divertida en su organización; y una forma de hacerlo es gracias a la música. "La música es una excelente forma de crear una cultura y hacer que el lugar de trabajo sea divertido. Prueba con una sesión improvisada el lunes por la mañana y anima a la gente a que muestren sus propios gustos musicales".
Trucos de colaboración para una mejor ejecución
9. Discutir nada más empezar
Airto Zamorano, director general de Becker Ears, Nose, and Throat Center, reta a su equipo a negociar las responsabilidades con él al inicio: "En la fase de planificación, animamos al personal a que cuestione algún aspecto del plan con el objetivo de intentar eliminar trabajos innecesarios o ajustar el plan según proceda. Bromeo con ellos y les digo: "Discute conmigo todo lo que quieras un día, pero después espero que todos nos ciñamos a lo acordado". Es un planteamiento que les convence. Cuando participan en la planificación y sienten que tienen el control de su trabajo, las personas demuestran realmente un sentido más fuerte de la responsabilidad".
10. Realiza revisiones conceptuales en la fase inicial
Brad Palmer, director general y cofundador de Jostle Corporation, propone una forma de convencer a las partes interesadas del proyecto, incluso antes de crear un producto mínimamente viable: "Llevar a cabo revisiones conceptuales informales que pongan de acuerdo a las partes interesadas en las primeras fases de un proyecto. De este modo, quedan claros los requisitos, se detectan las dificultades y se amplían los razonamientos desde el principio. Compartir las ideas por medio de resúmenes o bocetos invita mucho más a realizar aportaciones constructivas y creativas. La gente es reacia a criticar las cosas cuando se han terminado y perfeccionado".
11. Deja que se autogestionen
Tyler Benedict, fundador y editor de BikeRumor.com, tiene un truco único para enfrentarse al flujo constante de lanzamientos de producto diarios y al clamor de los redactores (tanto internos como autónomos) para las nuevas asignaciones. En lugar de tener a una persona distribuyendo el trabajo, creó una bandeja de entrada general de tareas pendientes y dio acceso a todo el equipo. Afirmó lo siguiente: "De este modo, varios editores pueden simplemente enviar noticias a ella y todos los redactores tendrán acceso por orden de llegada a las nuevas ideas para sus artículos. Simplemente se las enviaban cuando estaban preparados para empezar con ella y las borraban de la bandeja de entrada".
12. Crea manuales de estrategia
Steven Benson, fundador y director general de Badger Maps, cree que la clave de fomentar la colaboración es proporcionar a tu gente una plataforma para que todos aprendan unos de otros. "Esta estrategia funciona especialmente cuando hay muchas personas en el equipo que realizan trabajos y tareas similares, como un equipo de ventas, por ejemplo. Hemos compartido presentaciones de Google que todos podemos editar y que están organizadas por temas. Cuando a alguien le surge una duda o da con la forma de hacer algo, puede crear una diapositiva sobre el tema para que todos se puedan beneficiar de ello. Como se organizan según la función, estos recursos han demostrado ser también muy eficaces para incorporar rápidamente nuevos trabajadores a los equipos".
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