La distancia ya no es un obstáculo para la colaboración. Las herramientas de colaboración en línea nos permiten trabajar con compañeros que se encuentran a miles de kilómetros de distancia. Estas nos permiten movernos más, además de acceder a la información del proyecto desde el lugar y en el momento que sea necesario.
Pero los mismos problemas que obstaculizan la colaboración en nuestros espacios físicos nos han perseguido a Internet. Las comunicaciones que se solían perder en una pila de papeles, ahora quedan enterradas en nuestras bandejas de entrada; los datos importantes que desaparecían en un polvoriento armario archivador, ahora se pierden en jerarquías de carpetas caóticas y se duplican en varias versiones. Sigue habiendo problemas de comunicación, la información y las asignaciones se siguen perdiendo en la confusión, y continuamos haciendo cuentas y actualizando hojas de cálculo para recoger información importante del trabajo. Las herramientas de colaboración ofrecen una solución que permite a tu equipo aprovechar las ventajas en tiempo real de la colaboración en línea, mientras se deja de lado el desorden que surge al trabajar a través de correo electrónico, las hojas de cálculo y la mensajería instantánea. Entonces, ¿cómo se puede mejorar el rendimiento del equipo con una herramienta de colaboración?
1. Mejor calidad
Trabajar en solitario implica trabajar con un solo conjunto de ideas, las tuyas. Al colaborar, puedes construir las capacidades colectivas de tu equipo para elaborar la mejor idea, o probar planes diferentes para encontrar la solución óptima. Las herramientas de colaboración te ofrecen un lugar designado donde almacenar las ideas. Todas las personas involucradas en un proyecto pueden incluir sus propuestas sin que se les interrumpa (como ocurre a veces durante las reuniones para aportar ideas), además de inspirarse con las ideas y las discusiones de sus compañeros. Cuando el equipo revisa la lista completa de posibilidades creativas, puede empezar a trabajar directamente para convertir la idea elegida en una realidad. Las ideas no se pierden en bandejas de entrada y tampoco se ignoran las voces más tímidas de forma accidental.
2. Mayor velocidad
Los programas de colaboración reúnen en un solo espacio colectivo todos los recursos, las ideas y las personas. Los miembros del equipo no tendrán que malgastar el tiempo buscando importantes elementos adjuntos en correos electrónicos, ni esperar actualizaciones de estados o aprobaciones, ni buscar a compañeros para que les ayuden. Cada parte del proyecto, desde la idea inicial a la publicación final, se puede crear y completar en un solo lugar y se puede acceder a ella en cualquier momento. De este modo, las personas pueden conectarse a la información del trabajo siempre que sea necesario o cuando conciban una nueva idea. El equipo puede colaborar como, cuando y donde quiera, sin tener que ceñirse a los horarios de oficina o la próxima reunión presencial para avanzar.
3. Refuerza la responsabilidad
Si has estudiado los equipos de alto rendimiento, sabes que la responsabilidad pública es una baza ganadora en el juego del progreso de los proyectos. Las personas son un 33 % más proclives a alcanzar un objetivo cuando lo anotan e informan a otras personas de que están trabajando en ello. Las herramientas de colaboración ofrecen a los miembros de tu equipo una forma de comprometerse públicamente con sus tareas y objetivos, de forma que puedan compartir su progreso, pedir ayuda y completar proyectos con total transparencia. Además, cuando todas las personas del equipo saben, no solo de qué son responsables, sino también de qué son responsables los demás miembros del equipo, desaparece el gasto de tiempo asociado a la repetición de los trabajos.
4. Desata la innovación
Es verdad: dos cerebros piensan mejor que uno. Cuando una herramienta de colaboración te permite mirar y descubrir los nuevos proyectos en los que trabajan tus compañeros, esta perspectiva puede dar lugar al nacimiento de ideas innovadoras para proyectos actuales o futuros. "Veo que Lucy está trabajando en nuestra nueva función... Espera, ¿qué pasaría si le damos un giro? Lo sugeriré". Las herramientas de colaboración ofrecen a las personas un acceso a la información que puede impulsar la creatividad a diario, en lugar de limitar los momentos de avance a las reuniones informativas semanales o a las conversaciones informales que se producen de forma accidental.
Las herramientas de colaboración también liberan ideas de las limitaciones impuestas por la jerarquía organizativa. La visibilidad completa de toda la empresa implica que las nuevas ideas e iniciativas pueden surgir de cualquier empleado, no solo de los ejecutivos. Las propuestas que podrían haberse desestimado, o que nunca se llegaron a enviar formalmente, ahora circulan libremente para hacer crecer y atraer la atención en función del mérito, y no del acceso limitado a las personas encargadas de la toma de decisiones.
El equipo es el principal recurso
En ultima instancia, el equipo es tu recurso más valioso. Al ofrecerles herramientas que les ayuden a colaborar con menos estrés y más eficacia, les estás permitiendo centrarse en los resultados de sus esfuerzos, en lugar de enredarse en el proceso. Después de todo, una buena herramienta de colaboración facilita el flujo de trabajo de todos. Reduce el número de archivos perdidos, facilita la ideación del proceso y acorta el tiempo dedicado a esperar por información o instrucciones. Y lo que es más importante, ayuda a aumentar la relevancia de sus ideas, de forma que el equipo pueda alcanzar todo su potencial.
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