Tu gran proyecto tiene que finalizar obligatoriamente en unas semanas. Organizas una reunión inicial con tu mejor equipo creativo para hablar de lo que hay que hacer y cuándo, mientras los asistentes toman notas y plantean preguntas.
Al cabo de una semana descubres que el equipo no ha comprendido del todo el proyecto. Hay confusión acerca de las responsabilidades, al trabajo finalizado le faltan varias partes y algunas tareas fundamentales ni siquiera se han empezado. Y para colmo, hay un miembro del equipo que no asistió a la reunión inicial y no ha llegado a ponerse al día. Tu equipo apenas ha empezado y ya lleva retraso.
¿Qué puedes hacer?
No es de extrañar que los equipos creativos se sientan abrumados, se comuniquen mal y las responsabilidades no queden claras, especialmente si las cosas solo se comunican verbalmente durante una reunión. Pero si eres capaz de reconocer dónde tiene dificultades el equipo, podrás solucionar el problema antes de que sea demasiado tarde.
Sigue estos cinco consejos para aumentar la productividad de tu equipo creativo:
1. Entra en el mundo virtual
Por sorprendente que suene, los equipos virtuales con frecuencia pueden ser más productivos que los equipos que se encuentran en el mismo lugar.
En un estudio sobre entornos de trabajo con 80 equipos de Estados Unidos, Sudamérica, Europa y Asia se demostró que los equipos virtuales pueden ser más eficaces y productivos. Esto se debe a que cuando los equipos trabajan virtualmente en diferentes partes del mundo, el proyecto nunca se detiene.
Es un flujo de trabajo llamado "Seguir el curso del sol". Cuando se acaba la jornada laboral para algunos miembros del equipo, las tareas se pasan a manos de los equipos de trabajo que se encuentran en otra zona horaria. Se progresa las 24 horas del día y el proyecto se puede terminar antes.
Otra ventaja es que los miembros del equipo de diferentes lugares ofrecen diferentes puntos de vista. Esto es especialmente útil cuando los miembros del equipo se encuentran cerca de los clientes, ya que pueden reunirse con ellos y darles información.
2. Delega los proyectos grandes
La delegación inteligente ayuda mucho a los equipos creativos.
Si tienes una o dos personas que funcionan muy bien en el equipo, es tentador darles toda la responsabilidad. No obstante, esto puede sobrepasarles, y es posible que no tengan el ancho de banda suficiente para hacer todo como se debe. Además, a los otros miembros del equipo les puede molestar que les hagas sentir inútiles.
Claro que tienes empleados con más experiencia que otros, pero intenta asignar las tareas conforme a los puntos fuertes de cada uno o las destrezas que sepas que alguien quiere mejorar. De este modo, pronto verás que tienes un equipo de superestrellas.
Ve este vídeo de 4:42 minutos de duración de Colin Boyd sobre su sistema de delegación P.A.T., en el que la P es de propósito, la A de acción y la T de tiempo:
3. No dependas de las reuniones de equipo
Las reuniones de equipo son perfectas para iniciar proyectos e intercambiar ideas, pero las reuniones frecuentes se pueden convertir en poco tiempo en un lastre.
Y además no está garantizado que se aborden las preguntas o las solicitudes de todos. Los equipos creativos tienen que comunicarse durante todo el proyecto, de forma que se pueda dar respuesta a las preguntas en cuanto surjan y no tres días más tarde, que es cuando está fijada la reunión.
Como líder del equipo debes marcar el camino a seguir mediante una comunicación constante. Con el uso de la tecnología adecuada, los líderes de los equipos pueden estar en contacto con sus equipos más allá de las reuniones.
Uno de los clientes más famosos de Wrike, Redfoo, está constantemente viajando y con frecuencia no puede asistir a las reuniones del equipo. Para superar los obstáculos de la comunicación, utiliza nuestra herramienta de gestión de proyectos; de este modo, puede gestionar su negocio de música y ropa, además de estar informado del progreso de los proyectos. Consulta con frecuencia las actualizaciones de los proyectos y responde a las preguntas de su equipo por teléfono a través de la aplicación móvil de Wrike.
Ve este vídeo de 4:40 minutos de duración sobre cómo usa Redfoo Wrike para sus reuniones. La sección pertinente empieza en el minuto 1:05.
4. Diversifica tu equipo
Esto no es tan sencillo como recabar la opinión de diversas personas sobre tu trabajo. Los estudios han demostrado que lo ideal en un equipo empresarial es contar con el 50 % de hombres y el 50 % de mujeres. Uno de los motivos es que tanto a los hombres como a las mujeres les resulta complicado aportar con confianza cuando se encuentran en minoría.
Este breve vídeo de 34 segundos explica los tres motivos por los que un equipo paritario tendrá una mejor productividad:
También es recomendable tener una mezcla de rasgos de personalidad en tu equipo creativo. Esto permite que haya diversidad de pensamientos y estilos de comunicación, además de ampliar los horizontes creativos del propio equipo.
Recientemente preguntamos a un grupo de fundadores cuáles eran sus consejos para el éxito empresarial y uno de ellos dijo: "Tenemos diferentes personalidades, pero los temperamentos son similares. Es decir, podremos estar de acuerdo o no en muchos temas, pero seguimos evitando las emociones excesivas y la negatividad".
5. Repasa las lecciones aprendidas
Una equivocación muy habitual es considerar que cuando se termina un proyecto no hay nada más que hacer. ¡No te laves las manos una vez se haya entregado el proyecto!
Después de las palmaditas en la espalda, repasa el proceso y valora qué ha funcionado y qué no. ¿Qué comunicaciones han fallado? ¿Cómo os podéis comunicar mejor la próxima vez? ¿Cuál es la forma más eficaz de compartir diseños nuevos? ¿Todos los miembros del equipo creen que tuvieron suficiente tiempo para finalizar sus tareas?
Estas son solo algunas preguntas iniciales que se deben abordar con el equipo para optimizar los proyectos futuros y garantizar el éxito en las entregas siempre.
Este vídeo de 6:13 minutos explica detalladamente cómo hacer una sesión de "lecciones aprendidas" al final del proyecto:
Los equipos creativos pueden trabajar mejor juntos
¿De qué forma tu equipo creativo aumenta la productividad y termina el trabajo colaborativo antes? Comparte en los comentarios tus trucos favoritos para aumentar la productividad del equipo creativo.
5 formas de aumentar la productividad en los equipos creativos
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