"Casi hemos terminado, solo estamos esperando la opinión de..."
¿Te resulta familiar? El proyecto va viento en popa hasta que, de repente, todo se detiene porque el equipo directivo necesita dar su opinión. Y la cuestión no es que la valoración del equipo directivo no sea importante; realmente es tan valiosa que todo el mundo la solicita.
El equipo directivo está ocupado. Cuando llega el momento de dar su opinión sobre un proyecto, sus miembros suelen carecer de los conocimientos previos suficientes para hacerlo (sin numerosas preguntas que ralenticen el proceso) o tardan demasiado en intervenir.
Este hecho retrasa la fecha de finalización del proyecto y puede resultar muy frustrante para los miembros del equipo que participan en el proyecto. Se sienten como si estuvieran en modo de espera y, lo que es peor aún, pueden tener que volver atrás para realizar cambios drásticos rápidamente cuando, por fin, el equipo directivo da su opinión.
La mejor forma de prevenir esta situación es mantener informado desde el principio al equipo directivo. Lo primero es crear un resumen del proyecto en el que todos estén coordinados. Con esta herramienta se estructura el trabajo, y se puede usar para rebatir al equipo directivo en caso de que empiece a hacer peticiones más allá del planteamiento inicial. Por tanto, es necesario compartir información de manera constante, para evitar desviaciones o confusiones.
El quid de la cuestión sigue siendo cómo proporcionar dicho nivel de información sin ralentizarlo todo.
Estas cinco sencillas ideas son el truco para mantener informado al equipo directivo, pero sin estancar el progreso.
1. Organizar una reunión rápida
Durante el ciclo de un proyecto, incluye una reunión diaria de cinco minutos. Hay que asegurarse de que todos (incluidos los asistentes remotos) estén atentos durante la reunión, para que sea rápida y eficaz. En la reunión se deben tratar las novedades sobre el progreso y los obstáculos del proyecto, y se deben evitar largos debates sobre cómo solucionar problemas. La información debe estar resumida y compartirse y, si hay algún tema que debatir en profundidad, es preferible buscar el momento para tratarlo más tarde.
Asegúrate de que las principales partes interesadas y el equipo directivo están presentes en estas reuniones. ¿Por qué? Este formato les ofrece una doble ventaja. En primer lugar, con lo atareados que están, deberían poder dedicarle cinco minutos, al menos algunas veces a la semana, sobre todo si el proyecto es de máxima prioridad. En segundo lugar, como se convocan diariamente, pueden saltarse varias reuniones a la semana sin perder demasiada información.
2. Crear canales de chat
Muchos equipos ya usan herramientas de chat, como Slack, para estar conectados y relacionarse durante el día. Crea un canal de chat para el proyecto e invita al equipo del proyecto y al equipo directivo. El equipo directivo puede silenciar el canal para no recibir todos los chats, solo las notificaciones en las que se les @mencione.
Este método proporciona un diario digital de lo que ha pasado, para que el equipo directivo pueda leer todos los comentarios en su tiempo libre o esperar hasta recibir un chat directo. Se trata de una herramienta bastante útil si se integra con un software de gestión de proyectos.
3. Visualización del flujo de trabajo
Muchos programas de software de gestión de proyectos ofrecen herramientas de visualización del flujo de trabajo, como los paneles de Kanban o Scrum. Estas herramientas presentan un aspecto similar al de un tablón con notas adhesivas, pero con la inteligencia del diseño digital; se pueden compartir sin problemas, incluso entre equipos remotos.
Su caracter visual las convierte en una herramienta excelente para mantener al tanto al equipo directivo. El cerebro humano procesa imágenes 60.000 veces más rápido que el texto. Los ejecutivos con acceso al software de gestión de proyectos pueden iniciar sesión, echar un vistazo rápido a los paneles y obtener la información que necesitan más rápido que si la recibieran por correo electrónico o personalmente.
4. Usar automatización
Zapier y IFTTT son herramientas de automatización que permiten a los usuarios crear fórmulas para automatizar las acciones entre diferentes aplicaciones; por ejemplo, puedes automatizar la publicación de una fuente RSS en cuentas de redes sociales o convertir correos electrónicos en tareas mediante un software de gestión de proyectos.
Consulta qué integraciones se ofrecen entre tu software de gestión de proyectos y las herramientas que el equipo directivo usa diariamente. De esta forma, el equipo directivo no tiene que cambiar entre las distintas herramientas para acceder al proyecto. Puedes enviar sus tareas a su lista de gestión de tareas preferida o directamente a sus calendarios (donde tienes la seguridad de que su asistente se asegurará de que las vean).
5. Designar un intermediario
Independientemente de que tengas o no a algún empleado que ejerza de "gestor de proyectos", es fundamental que todos los proyectos tengan un intermediario entre el equipo del proyecto y el equipo directivo. Esta persona debe filtrar la información en ambas direcciones para que nadie se sienta abrumado con detalles irrelevantes.
El intermediario debe facilitar la información sobre el proyecto que el equipo directivo necesita saber y presentársela por correo electrónico o personalmente. A su vez, el intermediario debe informar al equipo del proyecto sobre las opiniones finales del equipo directivo, obviando detalles innecesarios.
Sobre todo, el intermediario puede ejercer presión si el equipo directivo solicita un cambio drástico respecto al alcance, cronología, creatividad, etc. En este caso, el intermediario debe referiste al resumen del proyecto y defender al equipo.
Según revela un estudio de la Universidad de Ottawa, el 33 % de los proyectos fracasa por la falta de valoraciones por parte de los altos cargos. El equipo directivo aporta un valor añadido único a los proyectos por su visión general de los diferentes departamentos, presupuestos y de la estrategia general.
Pero su tiempo está tan codiciado que resulta igual peligroso para la cronología del proyecto tenerlos en cuenta como para el resultado del proyecto excluirlos. El término medio ideal consiste en crear procesos para mantener informado al equipo directivo, pero que permitan seguir avanzando. Si lo consigues, contarás con las mejores condiciones para el éxito de tu equipo y tu proyecto.
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Taylor Burke es una colaboradora de TechnologyAdvice.com, encargada del marketing y las comunicaciones. Cuando no está delante de su pantalla, te puedes encontrar a Taylor leyendo, cocinando, corriendo o paseando con su perro, pero lo raro sería que estuviera haciendo las cuatro cosas a la vez. Ponte en contacto con ella en LinkedIn.
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