Procesar, dar prioridad y hacer el seguimiento de las solicitudes de trabajo entrantes requiere mucho esfuerzo, especialmente cuando te llegan desde tantos canales: correos electrónicos, reuniones, mensajes instantáneos y conversaciones informales, entre otros. Gestionar este aluvión de solicitudes lleva mucho tiempo, es complicado de manejar y puede ser difícil de mantener a medida que tu empresa crece.
Estas prácticas recomendadas te ayudarán a ordenar el caos que supone el trabajo entrante, para que puedas emplear más tiempo en proyectos importantes y menos intentando decidir en qué deberías trabajar a continuación.
Prácticas recomendadas para procesos de entrada de trabajo
1. Todas las solicitudes deben enviarse de manera formal.
Delimita el camino a seguir: tanto si un proyecto nuevo se ha tratado formalmente en una reunión, como si se ha mencionado informalmente en el pasillo o se ha solicitado por correo electrónico, deja claro que no se llevará nada a cabo a menos que se envíe a través de Solicitudes.
Determina cuáles son los tipos de solicitudes que recibe tu equipo y toda la información necesaria para completar las tareas. Después, asegúrate de que todas las personas que trabajan con tu equipo comprenden el nuevo proceso y saben exactamente dónde encontrar los formularios de solicitud relevantes.
Al exigir un proceso de entrada de trabajo claro, obtendrás todos los detalles que necesitas por adelantado y esto hará que se reduzca la repetición de ciertas tareas (y el número de suposiciones). Además, sabrás exactamente a quién acudir para cualquier pregunta o aclaración.
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2. Guarda todas tus solicitudes entrantes en un solo lugar.
Las solicitudes nuevas deberían guardarse automáticamente siguiendo una misma ruta que lleve hacia una ubicación centralizada (por ejemplo, Wrike), donde puedan organizarse en carpetas, darles una prioridad y hacerles el seguimiento.
Cuando todas las solicitudes se encuentran en un único lugar (en vez de estar dispersas en correos electrónicos, notas, solicitudes verbales u hojas de cálculo), no se pierde ni se olvida nada. Sabrás también quién es el responsable de cada solicitud y su estado; además, es posible detectar las solicitudes duplicadas y eliminarlas fácilmente de la cola.
3. Organiza las solicitudes conforme van llegando.
En vez de ponerte a revisar todas las solicitudes pendientes después de terminar un trabajo y cuando estás preparado para abordar un nuevo proyecto, mejor mantén organizados los próximos proyectos asignándoles una prioridad en el momento en que se envían.
Esto mantendrá activo el flujo de trabajo y permitirá que tu equipo trabaje más rápido, ya que de esta manera verán exactamente en qué trabajo se tienen que centrar a continuación en vez de tener que suponerlo o quedarse cruzados de brazos esperando a que se tome una decisión o a que les den instrucciones.
4. Hazte con un guardián responsable de priorizar el trabajo entrante.
Bien sea un jefe de equipo, un gestor de proyectos o un director de departamento, tener a una persona que supervise las solicitudes entrantes y que establezca las prioridades resulta esencial para mantener a tu equipo alineado y centrado en el trabajo más importante, sin confusiones ni conflictos.
5. Asigna las solicitudes entrantes a objetivos estratégicos.
Mantén reuniones periódicas (mensuales o trimestrales) para revisar tus objetivos, planificar los próximos trabajos y asegurarte de que las solicitudes a las que estás dando prioridad y a las que estás destinando recursos están impulsando realmente la consecución de tus objetivos de empresa y de departamento más importantes.
Gestiona las solicitudes de trabajo en Wrike
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Si todavía no dispones de un sistema, prueba Solicitudes de Wrike para mantener ordenadas todas tus solicitudes de trabajo entrante y tener a tu equipo trabajando con fluidez.
Fuentes: GrooveHQ.com/blog, churchmarketingsucks.com
