Los confinamientos a escala mundial y las cuarentenas autoimpuestas que ha suscitado el nuevo coronavirus (COVID-19) han trastornado la vida social y profesional.
Las estadísticas más recientes coinciden. El 80 % de los directivos dicen que confían en la videoconferencia para las comunicaciones internas del equipo. La explicación es que esta tecnología permite que los comentarios y las respuestas sean instantáneos.
Muchos de nosotros apenas podemos sobrevivir a las reuniones en persona sin ponernos en evidencia, y ahora tenemos que adaptarnos colectivamente a las reglas de etiqueta para las videoconferencia. Una vez empezada la sesión, los asistentes a menudo hablan al mismo tiempo, comen o consultan sus teléfonos.
Presentamos, a continuación, 6 reglas de etiqueta para asegurarte de que tus compañeros y tus clientes tengan una experiencia agradable cuando realicen videoconferencias contigo.
6 prácticas recomendadas en la realización de videoconferencias
Todos hemos visto los memes y los vídeos virales que circulan por internet.
¡No seas como ellos!
Presentamos aquí algunos consejos de eficacia probada para realizar videoconferencias, que te ayudarán a evitar convertirte en la fuente de un meme viral que tus compañeros nunca te permitirán olvidar.
Mantén el contacto visual
Esto puede sonar un poco contradictorio porque tienes que mirar la pantalla para ver a los otros participantes. Pero, durante una llamada, mira de vez en cuando a la cámara para establecer contacto visual y asegurarte de que tus compañeros sienten que estás escuchando y prestando atención activamente.
Una forma de hacerlo correctamente es colocando la cámara lo más cerca posible de la pantalla si se trata de una cámara web externa.
Elimina cualquier distracción de la habitación: apaga la televisión, cierra pestañas innecesarias en tu navegador web y deja fuera a las mascotas. Todo lo que tienes que hacer para que la videoconferencia salga bien es mostrarle amor a esa cámara.
Evita interrumpir a los demás
Si interrumpes a un participante, asegúrate de que tienes una buena razón para hacerlo: tal vez quieres presionar a tus compañeros para que tomen una decisión o salgan de una acalorada discusión.
Asegúrate de que tus recursos tecnológicos funcionan a la perfección
Prueba con antelación cualquier hardware o aplicación de vídeo que vayas a usar para asegurarte de que todo funciona correctamente.
Nada parece menos profesional y amateur que llegar tarde porque tu aplicación de vídeo se está actualizando, o iniciar sesión en una reunión y gritar «¿Me oís ahora?».
El 20 % de los usuarios señalan como el principal problema de la videoconferencia la calidad del audio.
Silencia el micrófono cuando no estés hablando
Si crees que, al estar callado mientras habla otra persona, no emites ningún sonido, estás equivocado.
Esto puede distraer mucho a otros participantes de la llamada y ser causa de molestia. Si el maullido de tu gato suena de fondo, los demás no podrán hacer bien su trabajo. Así que asegúrate de encender el micrófono solo cuando tengas que hablar. Tus compañeros o tus clientes no tienen por qué enterarse de las peleas de tus hijos o de la charla de tu madre para que laves los platos lo antes posible.
Sé amable con los demás participantes
El hecho de que estés a varios kilómetros de los demás participantes de la reunión no significa que puedas ser desagradable o maleducado con ellos.
Es muy importante que te comportes educadamente, tal como harías si te reunieras con ellos en persona. Esto implica prestar atención a cada hablante, minimizar las distracciones y evitar la necesidad de realizar varias tareas.
Un consejo útil para las videoconferencias: sonríe y muestra confianza. Es una táctica simple pero muy eficaz para suscitar un ambiente positivo durante las reuniones virtuales.
Viste adecuadamente
Ya hemos comprobado que el pijama se ha puesto de moda y que muchos pasan días sin peinarse, pero al menos tú haz un esfuerzo para la videoconferencia, ¿vale?
No se trata de arreglarse mucho. Una camisa limpia, la cara lavada y el pelo peinado es todo lo que se necesita para causar una buena impresión en una videollamada.
Las primeras impresiones permanecen durante mucho tiempo. Ahora que te has familiarizado con las principales reglas de etiqueta para realizar videoconferencias, estamos seguros de que lo bordarás en cada reunión virtual a la que asistas. También puedes leer aquí sobre problemas habituales durante las reuniones virtuales y descubrir soluciones sencillas. O si deseas obtener más información sobre las herramientas y el software que pueden facilitar el teletrabajo de tu equipo, inicia una prueba gratuita hoy mismo.
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