La transformación digital se desencadenó con la invención del ordenador personal y se aceleró cuando apareció Internet, ya que, gracias a este, las personas pudieron comunicarse instantáneamente en todo el mundo. La siguiente revolución tuvo lugar alrededor de la «nube», cuando los equipos de todo el mundo pudieron acceder a sus datos de forma segura con independencia de su ubicación. Ya en 2020, la pandemia obligó a muchas organizaciones a cambiar su forma de trabajar de un día para otro, y de nuevo colocó en primer plano la transformación digital.
Según la consultora McKinsey, las respuestas a la pandemia han acelerado varios años la adopción de tecnologías digitales y muchos de estos cambios podrían permanecer a largo plazo. Al fin y al cabo, Zoom no se hubiera impuesto tan rápidamente sin la transición obligada de millones de empresas hacia el teletrabajo y la colaboración virtual. El espacio de trabajo continuará evolucionando a medida que las empresas buscan ser más eficaces para trabajar de forma más inteligente. Pero, ¿qué es la transformación digital? ¿Cuáles son los elementos a tener en cuenta por las organizaciones para afrontar el futuro del trabajo? Y, ¿cómo afrontar los desafíos más importantes de la transformación digital para garantizar su éxito en este nuevo entorno?
¿Qué es la transformación digital?
La transformación digital es diferente en cada organización. Implica tener una mentalidad abierta para establecer nuevos paradigmas sobre cómo los equipos trabajan internamente entre sí y externamente con los clientes. Se trata de aprovechar la tecnología moderna para informar sobre las decisiones operativas a todos los niveles de la empresa, desde perfeccionar los procesos comerciales hasta reformar la cultura interna y mejorar las interacciones con los clientes.
Con la digitalización masiva, el aumento de tecnología emergente ha llevado a muchos empleados a experimentar fatiga digital a medida que sus empresas adoptan cada vez más aplicaciones y software para «estar siempre conectados» mientras teletrabajan. Aunque no se trata solo de adoptar tecnología. También se trata de tener una orientación hacia el crecimiento a largo plazo. Desde el lado corporativo, ser capaces de innovar más rápido para avanzar con los tiempos es la principal razón por la que las empresas adoptan la transformación digital.
Existen numerosos motivos para invertir en tecnología, pero el éxito de su implementación a menudo se asocia con los siguientes desafíos de transformación digital.
Cinco desafíos comunes de la transformación digital
Obtener la aprobación de los directivos
Obtener la aceptación de los directivos suele ser el mayor obstáculo porque es posible que ya hayan establecido flujos de trabajo o hayan invertido en tecnología que, en su momento, resultó efectiva, pero que ahora es obsoleta. Con la pandemia parece que todo eso ha cambiado.
A principios de 2020, el 67 % de los directivos de EE. UU. manifestó preocupación en cuanto a la migración de todo su negocio a la nube. Actualmente, la mayoría de las empresas no tiene otra opción que adoptar las tecnologías digitales. Esa vacilación inicial rápidamente se convirtió en necesidad. Tanto es así que el 70 % de los directivos afirma que la creación de nuevos modelos de negocios digitales y flujos de ingresos ha avanzado meses o años a consecuencia de la pandemia.
Los resultados hablan por sí mismos. ¿Qué sentido tiene, entonces, no dar una oportunidad a las nuevas tecnologías o los nuevos procesos?
Gestionar la resistencia de los empleados
Por otro lado, es posible que tu equipo directivo ahora esté desafiando lo establecido cuando se fundó la empresa y apostándolo todo por la transformación digital. El hecho de que los directivos estén convencidos de las ventajas de las nuevas herramientas digitales no significa que todos en la organización lo hayan aceptado. Por lo tanto, si obtener el apoyo de los directivos es la prioridad número uno, ya que ellos aprueban los presupuestos, entonces obtener el apoyo de los diferentes departamentos, tanto a nivel de los jefes de equipo como de los empleados, es la prioridad número dos. Es probable que sean ellos los que utilicen estas herramientas a diario, por lo que su adhesión es más importante que cualquier otra.
Como ocurre con todas las nuevas tecnologías, al principio tu equipo se sentirá incómodo usándolas. Es una reacción normal porque están acostumbrados a procesos que les son familiares y, al introducirse algo nuevo, esa familiaridad se quiebra. La respuesta «así es como siempre lo hemos hecho» no es válida cuando una empresa quiere diferenciarse de sus competidores y crecer. Solo asegúrate de que las razones para adoptar la transformación digital sean de largo alcance. Y recuerda que vuestro viaje de transformación digital no está en manos de una sola persona o un solo departamento.
Haz que los empleados se impliquen durante el proceso de incorporación animándolos a hacer preguntas y a participar en la implementación. Esto les generará la sensación de estar participando en el proceso de toma de decisiones en lugar de sentir que tienen la obligación de usar una nueva tecnología. Además, el hecho de disponer ya de una estrategia agile puede ayudar a tu equipo a afrontar las incertidumbres durante la implementación de las nuevas tecnologías o los procesos asociados a la «nueva normalidad».
Reducir la dependencia de las herramientas tradicionales
Imagina a tu equipo en la época del lápiz y el papel; tendría que usar notas adhesivas para comunicarse, calendarios de escritorio para programar reuniones y confiar en las llamadas telefónicas para hacer seguimiento de los proyectos. Es difícil imaginar que una empresa en 2021 pueda crecer y colaborar de manera eficiente con métodos tan rudimentarios cuando ahora hay tantas soluciones sofisticadas disponibles.
Si confías en herramientas tradicionales como el correo electrónico y las hojas de cálculo (que claramente van un paso por delante de las notas escritas a mano y las llamadas telefónicas), estas tienen sus propias limitaciones. La bandeja de entrada y las hojas de cálculo tienen su utilidad, pero los equipos modernos no pueden conformarse con estas herramientas básicas.
La dificultad reside sobre todo en que no son escalables ni versátiles. Buscar en el correo electrónico actualizaciones de proyectos y comentarios sobre documentos es tedioso y requiere mucho tiempo. Simplemente rastreando el correo electrónico resulta complicado responder con rapidez a preguntas como cuál es la última versión del vídeo de demostración y qué documento debo revisar y aprobar.
En cuanto a las hojas de cálculo, aparte de su apariencia excesivamente abrumadora, sus fórmulas y formatos avanzados carecen de la versatilidad de las herramientas en la nube. Además, es imposible guardar archivos en hojas de cálculo o configurar recordatorios de proyectos porque estas funciones no existen en Microsoft Excel o Google Sheets. Funciones como la revisión en línea de elementos visuales proporcionan una gran visibilidad a los comentarios urgentes e integran notificaciones a los usuarios, que aceleran los tiempos de aprobación.
La colaboración es más fluida que nunca porque todo está en la nube. Cuando utilizas una solución de gestión del trabajo colaborativo (CWM) como Wrike, un sistema centralizado permite almacenar todos tus comentarios y actualizaciones de archivos, automatizar las aprobaciones, realizar un seguimiento de los índices de productividad de tu equipo y mucho más. Asimismo, con funciones incorporadas como las @menciones y las etiquetas cruzadas, puedes mantener a todos informados. Así puedes guardar una «prueba escrita» de todos los trabajos en curso y futuros.
Cuando el objetivo de una organización es ser ágil y escalable, confiar en herramientas tradicionales puede proporcionar «familiaridad», pero no es la mejor decisión empresarial. A largo plazo, es preferible actualizar el entorno tecnológico, incluso si esto supone a corto plazo que tu equipo encuentre dificultades a la hora de adoptar estas innovaciones.
Superar las dificultades financieras
Si bien la transformación digital parece indispensable para innovar más rápidamente y ganar resiliencia, tu presupuesto puede no ser suficiente para modernizar tus procesos. Sin embargo, desarrollar una estrategia de negocio para una nueva tecnología puede resultar intimidante porque a menudo se considera como tu «única oportunidad» para obtener la aprobación del presupuesto.
A la hora de introducir una tecnología nueva en tu equipo, es más fácil derribar las barreras utilizando pruebas gratuitas de software. En el momento de redactar tu estrategia de negocio, incorpora ejemplos de incumplimiento de plazos por tu equipo, o explica cómo este no ha podido lograr sus KPI debido a obstáculos recurrentes. Luego, haz que todo el equipo utilice a modo de prueba el nuevo software para la gestión de algunos proyectos y documenta vuestra experiencia. ¿Cuáles son las ventajas en comparación con el sistema antiguo? ¿Es posible hacer un mejor seguimiento del progreso del proyecto? ¿Cómo influye en la rentabilidad? Analizar el proyecto y responder a este tipo de preguntas puede ser de gran ayuda para obtener la aprobación del presupuesto.
Wrike Free, por ejemplo, permite a un número ilimitado de usuarios gestionar sus tareas en una plataforma centralizada, parecida a las utilizadas por las grandes compañías y organizaciones de rápido crecimiento. El número ilimitado de usuarios significa que el conjunto de los miembros del equipo puede trabajar en la misma plataforma. Con 200 subtareas disponibles, es un punto de partida fantástico para las organizaciones que desean descubrir los beneficios de un sistema robusto de gestión del trabajo colaborativo.
Sincronizar todas tus tecnologías
A medida que consideres agregar nuevas herramientas a tu entorno tecnológico, ciertos aspectos técnicos como el modo de transmisión de datos pueden resultar abrumadores. A menos que tengas una sólida formación tecnológica o de TI, manejar las API puede ser una experiencia confusa y cargada de jerga técnica.
Cuando trabajas con Wrike, la integración es muy sencilla porque Wrike Integrate permite sincronizar más de 400 conectores incorporados con aplicaciones profesionales en las instalaciones físicas y en la nube. Conectores universales permiten asimismo conectar Wrike con miles de otras aplicaciones con API accesibles. Y lo que es mejor, el sistema está diseñado para que todos lo aprendan, no es necesaria ninguna competencia en programación.
No dejes que los desafíos de transformación digital te abrumen
Si quieres adoptar nuevas tecnologías o reinventar tus procesos empresariales, no te rindas ante las dificultades. Cuando estés listo para descubrir cómo las grandes compañías y las organizaciones de crecimiento rápido administran su trabajo con una solución de gestión del trabajo colaborativo, entra aquí para comenzar tu prueba gratuita de Wrike.
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