Estás ocupado respondiendo a la tecnología más novedosa y maravillosa para el marketing, generando contenido, concibiendo campañas, identificando la imagen del comprador o actuando como recurso para tu equipo (y la lista continúa). Toda esta actividad dificulta que te puedas ocupar de cómo se hace el trabajo, siempre que se haga.
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No realizar las tareas de la forma más eficaz posible se come la productividad de tu equipo. En lugar de automatizar los flujos de trabajo, puede que lo estés haciendo todo manualmente; un uso nada eficaz de tu tiempo. Pero claro, siempre que ello no afecte a los resultados, ¿no?
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Analicémoslo...
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Supongamos que el equipo fue un 10 % más eficaz. Entre 300 empleados con un salario medio de 50 $ y unos 5 $ de ganancia de productividad por hora, verás un incremento medio de la productividad de 2,7 millones de dólares al año.
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¿Convencido de que ha llegado el momento de mejorar el flujo de trabajo?
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Echemos un vistazo a los problemas de flujo de trabajo más habituales (y sus soluciones) que están acabando con la productividad del equipo:
Error n.º 1: carecer de un proceso formal para recopilar ideas y ponerlas en práctica
Seguro que celebras sesiones de intercambio de ideas y animas a pensar de forma original, pero ¿permites poner en práctica tales ideas? Utilizar una hoja de Google o (si eres de la vieja escuela) papel y boli es una forma extraordinaria de tomar notas y plasmar ideas. No obstante, no hay forma material de vincular esas ideas con un proyecto más global o combinarlas con tareas más breves utilizando solo esas herramientas. Simplemente estás malgastando el tiempo del equipo... y tinta.
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En su lugar, debes instaurar una manera formal de intercambiar ideas eficazmente probando buenas técnicas de intercambio de ideas. No te estamos diciendo que dejes el papel y el boli; de hecho, algunas técnicas, como la ideación rápida te animan a utilizar la mayor cantidad de soportes posible.
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Sin embargo, sería estupendo dar con una plataforma que te permita consolidar todas las ideas y ponerlas en práctica vinculándolas a los objetivos. Con la herramienta de gestión de trabajo adecuada puedes conseguir que todas las ideas se relacionen con un tema o un objetivo concreto para que el equipo pueda acceder a ellas fácilmente.
Error n.º 2: imposibilidad de gestionar las solicitudes entrantes
Según nuestro informe sobre gestión del trabajo, en el que encuestamos a 1400 trabajadores cualificados, el principal obstáculo para la productividad para el 60 % de los encuestados fue “trabajar en demasiadas cosas a la vez”, seguido de “prioridades poco claras” (31 %) y “demasiadas solicitudes procedentes de otras personas” (28 %).
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No resulta sorprendente que las solicitudes ad hoc sean lo que más mata la productividad en el lugar de trabajo y por eso tenemos que enfrentarnos a los hechos: las solicitudes ad hoc son inevitables. Recibir solicitudes aleatorias de varios equipos forma parte del juego de la colaboración.
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Por eso, en lugar de enfocar la energía del equipo en rechazarlas y evitarlas, busca la forma de incorporar estas solicitudes en el flujo de trabajo para que puedas manejarlas hasta cierto punto.
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Adoptar una metodología Agile que permita al equipo de marketing cambiar y adaptarse cuando se presente un obstáculo hace que el flujo de trabajo sea mucho más flexible cuando se trata de solicitudes entrantes.
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Además, contar con una ubicación centralizada desde la que puedas dirigir todas las solicitudes entrantes y recibir toda la información necesaria para ponerte en marcha te ayudará a gestionar mejor todo el caos.
Error n.º 3: sin modo alguno de recopilar opiniones
Desde siempre dos cabezas han pensado más que una, pero más de dos se considera multitud. Esperar a que otras personas ofrezcan información no solo provoca confusión en cuanto a qué opinión hay que prestar atención, además crea impedimentos en el flujo de trabajo.
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Sin un proceso claro para navegar y priorizar la información, recibes mensajes de chat, correos electrónicos, mensajes de texto e incluso toquecitos en el hombro para hablar contigo, todo ello con opiniones contrarias sobre la última campaña.
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Al pedir información, es importante implicar solamente a las partes interesadas fundamentales y, tal vez, una o dos personas de otros equipos que creas que pueden ofrecer algún tipo de valor. Cuando hayas definido un flujo de trabajo adecuado de aprobación/información, y lo hayas compartido con las partes interesadas, vincula una fecha de vencimiento para introducir la información, de forma que no solo se trate de ceñirse a la lista de tareas pendientes durante semanas de una sola vez.
Error n.º 4: medir solo los resultados al final
Siempre habrá un cierto nivel de especulación al crear contenido y diseñar campañas. No obstante, si no incluyes la información de los clientes y los parámetros en las decisiones fundamentales solo vas a conseguir dañar las oportunidades en curso.
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Según el informe de referencia de análisis de marketing de Demand Metric, mientras que el 92 % de los agentes de marketing creen que los análisis son importantes para gestionar los procesos de marketing, solo el 39 % usan los análisis de marketing de forma eficaz.
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Uno de los motivos es que los agentes de marketing solo se fijan en un solo punto de los análisis, en lugar de hacerlo en varias fases del flujo de trabajo de marketing.
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Al configurar el flujo de trabajo, deja espacio para que los miembros del equipo entren y evalúen el progreso. ¿A qué público no estamos llegando? ¿Qué es lo que no funciona? ¿Qué debemos incluir en un test A/B? Responder a estas preguntas en todo el flujo de trabajo en lugar de solo durante las fases finales puede ayudar a tu campaña a ganar algo de fuerza adicional.
Error n.º 5: no repasar las lecciones aprendidas
Se dice que hacer algo del mismo modo una y otra vez, y pretender obtener un resultado diferente es algo estúpido. Evitemos caer en la estupidez y aprendamos de los errores para duplicar el éxito.
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No repasar las lecciones aprendidas solo dispone al equipo para repetir los mismos errores y no comprender por qué algunos de los aspectos fueron positivos.
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Hablar de las lecciones aprendidas es útil, pero impide ponerlas en práctica. Busca una herramienta que te permita guardar las lecciones aprendidas y permitir el acceso a sus conclusiones. De este modo, todos los equipos pueden compartir sus conclusiones y aprender de los demás.
Avanzar con confianza
Al final, es cosa tuya identificar los fallos del flujo de trabajo del equipo. Busca formas de cubrir dichas carencias del siguiente modo:
- Instaura un proceso formal para ejecutar ideas nuevas.
- Adopta Agile para gestionar mejor las solicitudes ad hoc.
- Restringe el número de partes implicadas en la introducción de información.
- Mide los análisis y el rendimiento de toda la campaña.
- Repasa y registra las lecciones aprendidas para que todo el mundo pueda acceder a ellas.
Al reforzar estos procesos estás haciendo de la productividad una prioridad y permites que el equipo colabore con el tipo de eficacia que influye en el resultado final.
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