Parte de lo que hace que un equipo sea excelente es la combinación de diferentes personalidades y perspectivas que cada persona aporta. Sin embargo, estas diferencias también implican la posibilidad de que en algún momento surjan malentendidos y equívocos. Y cuando surgen, pueden añadir presión al equipo y poner en peligro el éxito del proyecto y quizá también de la organización.
Cuando la comunicación del equipo comienza a aclararse, ¿qué haces? ¿Y cómo minimizas la cantidad de percances mientras tanto?
En Wrike, uno de nuestros principales objetivos es facilitar a los equipos tanto la comunicación como el trabajo. A lo anterior hay que sumarle el hecho de que somos un equipo distribuido y que ya hemos sufrido nuestra parte correspondiente de crisis comunicativas. A continuación te proponemos una serie de estrategias y soluciones comunicativas que hemos probado nosotros mismos y que hemos seleccionado a lo largo de nuestra trayectoria.
Define los objetivos y las expectativas desde el inicio
La colaboración fluye mejor cuando todo el equipo cuenta con la misma información. Por lo tanto, no acabes las reuniones de inicio de proyectos o las sesiones de intercambio de ideas suponiendo que todo el mundo conoce claramente su función, las medidas propuestas, los plazos y los objetivos, o muy probablemente terminarás escuchando eso de: “¿No se supone que Antonio tenía que hacer eso?” y “Pensaba que esto no se entregaba hasta la semana que viene”.
Anota las medidas propuestas, las asignaciones y los plazos durante las reuniones. Al final de cada reunión, resume quiénes son los responsables de cada tarea y los plazos de estas. Envía también una nota de seguimiento para que todo el mundo tenga totalmente claro qué viene a continuación.
Mejor todavía, asigna tareas desde el software de gestión del trabajo. El acuario de la bahía de Monterey utiliza Wrike para documentar las prioridades al inicio de cada proyecto. De este modo, los miembros del equipo pueden consultarlas fácilmente y ver exactamente qué tienen que hacer. Katy Scott, directora de formación digital del acuario de la bahía de Monterey afirma: "La claridad de saber qué se espera y volver a ello es esencial para avanzar a un ritmo constante".
Deja de trabajar con el correo electrónico...
Demasiados mensajes, elementos adjuntos, comentarios imprecisos sin un contexto claro… el correo electrónico es terreno abonado para los errores de comunicación. Además, el desbarajuste digital que supone es innecesariamente estresante.
Traslada la comunicación del equipo a tu herramienta de gestión del trabajo, donde podrás hablar de las tareas y adjuntar los archivos relacionados con ellas. O bien utiliza aplicaciones de chat de equipos, como Slack o HipChat, donde podrás crear canales específicos de cada departamento o proyectos para hablar del trabajo.
"Sin Wrike, las conversaciones por correo electrónico se contaban por cientos. Con Wrike, disponemos de una ubicación central para que las partes interesadas o los creadores de contenido se comuniquen; pueden trabajar en los plazos, el contenido, el diseño o los productos". - Brian Lam, coordinador de operaciones de marketing de Hootsuite
…O bien, haz que el correo electrónico sea más productivo
Para algunos equipos, volver a revisar comunicaciones por correo electrónico no es una opción realista. Sin embargo, cambios sencillos en el protocolo de intercambio de información por correo electrónico pueden contribuir considerablemente a mejorar la comunicación del equipo.
En primer lugar, los asuntos deben ser breves y directos. Si una persona solo lee el asunto, ¿sabría exactamente qué quieres que haga? De este modo, la gente puede analizar sus bandejas de entrada y priorizar el trabajo de forma eficaz, sin tener que hacer clic en cada mensaje. Además, facilita la búsqueda de correos más adelante.
Otro consejo: si respondes a una larga conversación por correo electrónico o añades a un nuevo participante, resume los puntos clave al principio del mensaje con viñetas o una lista numerada. De este modo, facilitarás que los nuevos destinatarios se pongan al día rápidamente y sepan exactamente lo que necesitas que hagan.
Conoce el estilo comunicativo preferido de tu equipo
Algunos miembros del equipo querrán resumirlo verbalmente o soltar las ideas de un extenso grupo. Otros preferirán escuchar y reflexionar sobre lo que dicen otros y, a continuación, plasmar sus opiniones e ideas en papel.
Conoce las preferencias de cada miembro del equipo para comunicarte y adaptarte siempre que sea posible. Si lo haces, les permitirás compartir sus ideas de forma más eficaz y sus compañeros podrán escuchar lo que tienen que decir.
Crea una base de conocimientos
Quizá vayas a incorporar a un nuevo miembro al equipo que tenga que aprender todos los entresijos rápidamente. O tal vez desees guardar las lecciones aprendidas para mejorar la forma de trabajar del equipo. O quizá solo quieras atajar los fallos de comunicación dando a tu equipo acceso a información precisa sobre el trabajo. En cualquier caso, facilitar a tu equipo el registro y la distribución del conocimiento es una forma probada de mejorar la comunicación.
En Wrike utilizamos una base de conocimientos interna para que todo el mundo tenga acceso a información actualizada, instrucciones precisas y plantillas que ayudan a ahorrar tiempo.
Nuestra base de conocimientos funciona de la siguiente manera:
- Cada pedacito de conocimiento o lección aprendida se carga en una tarea y se incluye en la carpeta de la base de conocimientos, a la que tiene acceso toda la empresa. Estas tareas están sin asignar y definidas como atrasadas (no tienen fechas de entrega asociadas), por lo que siempre están disponibles cuando hay que consultarlas.
- Incluimos cada elemento en subcarpetas para departamentos o proyectos. Como las tareas pueden residir en varias carpetas a la vez, no es necesario buscar en cada carpeta para encontrar el artículo necesario y tampoco te perderás información útil que está oculta en la carpeta de otro equipo.
- Para una sencilla consulta, los archivos relacionados se adjuntan directamente a las tareas, con una versión clara para que la información y las instrucciones siempre estén actualizadas.
Técnicas + herramientas = mejor comunicación del equipo
No es necesario que tengas dotes de adivinación para comunicarte bien con el equipo (aunque ayudaría). Usar estas sencillas estrategias, junto con las herramientas de comunicación y colaboración adecuadas, ayudará a establecer relaciones en tu equipo, fomentar el intercambio de ideas y prácticas recomendadas, y mejorar el proceso (y los resultados) de la colaboración del equipo.
Fuentes: Inc.com y FastCompany.com
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