Cinco formas de mejorar las reuniones virtuales que gustarán a tu equipo

Probablemente, la idea de asistir a una reunión virtual no te resulte ajena. Encuentras una sala (mejor tranquila) con conexión a Internet decente y pones en marcha ese software de reuniones virtuales para descubrir que no ha llegado la mitad de los asistentes, el sonido de micrófono del orador principal aparece y desaparece y alguien está emitiendo un desagradable sonido sibilante.

Seamos realistas: las reuniones virtuales no son plato de buen gusto. Las personas se distraen, a nadie le gusta encender el vídeo y las presentaciones siempre se prolongan más de lo debido.

Según una encuesta sobre reuniones virtuales que realizamos a principios de año, solo el 30 % de los encuestados respondieron que la mayoría o todas (80-100 %) sus reuniones en línea son productivas.

Pero con el crecimiento de los equipos a distancia y los desplazamientos cada vez más largos, no parece que las reuniones virtuales vayan a desaparecer.

Si padeces este bache de colaboración virtual, ha llegado el momento de un curso de actualización sobre cómo celebrar una reunión virtual eficaz para que tu equipo no esté deseando cerrar la sesión.

Reuniones virtuales frente a presenciales

No hay discusión posible en cuanto a la eficacia: las reuniones presenciales son las claras ganadoras; el 68 % de los encuestados expresó que prefiere las reuniones en persona frente a las virtuales. No obstante, es importante entender cuándo es más conveniente celebrar reuniones virtuales en lugar de presenciales.

Cuando te reúnes con alguien cara a cara, cuentas con su atención constante y puedes observar su lenguaje corporal. Las interacciones cara a cara son más adecuadas para las reuniones con clientes potenciales y actuales, y entrevistas de trabajo.

Sin embargo, cuando los equipos están a distancia y no existe otra opción, las reuniones virtuales se hacen necesarias para tomar decisiones importantes y hacer avanzar la actividad empresarial.

Veamos algunas recomendaciones para celebrar reuniones virtuales eficaces y ciertas ventajas que las hacen más productivas e interesantes.

Mejores prácticas de reuniones virtuales

1. Preséntate a ti mismo

Aunque sea obvio, a veces hay que recordar que no todo el mundo es necesariamente conocido en una llamada virtual.

Sobre todo con equipos a distancia, es una buena práctica inaugurar una reunión virtual haciendo que todo el mundo se presente y comparta lo que hace (no en lo que está trabajando, reserva eso para las actualizaciones de estado).

Además de las presentaciones, transmite positividad haciendo que los asistentes compartan un triunfo o algo bueno que haya sucedido desde la última reunión. Puede ser cualquier cosa, desde el lanzamiento de una gran campaña, la reunión con un cliente potencial o simplemente la consecución de un trabajo.

Descubrirás que la mayoría de los logros en una organización no los consigue una sola persona. Compartir estos triunfos ayuda a impulsar la motivación en todos los ámbitos, e incia la reunión con buen pie.

2. Cuida tus modales

Cuando hay diferencias horarias, siempre existe la posibilidad de celebrar una reunión virtual programada de madrugada o bien entrada la noche. Durante estas horas, los modales y la etiqueta de las reuniones se quedan por el camino y toda esperanza de reunión productiva se desvanece; y eso no hay café que lo salve.

Centrarte en cuidar los modales adecuados para reuniones te mantendrá atento e implicado, y mostrará respeto y consideración hacia los que exponen. Además, lograrás que el resto de asistentes te brinde el mismo respeto cuando sea tu turno. Algunos modales para reuniones a tener en cuenta:

Viste adecuadamente
Llega a tiempo o temprano
Cierra todas las pestañas o navegadores irrelevantes
No revises tu teléfono ni correo electrónico
Pon en silencio tu micrófono mientras otros hablan
Nunca mantengas conversaciones paralelas
Reserva las preguntas para el final de la presentación
Agradece a todos su tiempo

3. Implica a los asistentes

Es muy fácil iniciar la sesión, apagar el vídeo y salir mentalmente de una reunión virtual (en ese orden). No obstante, apagar el vídeo facilita que te distraigas y trabajes en otras tareas, lo que no te hace ningún favor.

Incluso los días con más trabajo, simultanear actividades con una reunión virtual no te beneficia en absoluto. No solo estás prestando menos atención a la reunión, también tardas un 40 % más en llevar a cabo las mismas tareas que si las hicieras individualmente. Así que nadie gana.

Al encender tu vídeo promueves la atención. Como todos se ven entre sí, evita que los asistentes revisen su teléfono o escriban correos electrónicos.

Donna Dennis, presidenta de Leadership Solutions Consulting, y creadora y facilitadora del seminario de tres días de la American Management Association sobre dirección de equipos virtuales y remotos, recomienda hacer que todos compartan su función en la reunión antes de iniciar el debate. Según sus palabras, "Todo lo que puedas imitar de las reuniones presenciales es positivo". Escuchar presentación tras presentación puede impedir la compartición de pensamientos e ideas, y posiblemente llevar al pensamiento colectivo. Incentiva la compartición de todas las preguntas e ideas (no importa cuán "fuera de lugar" estén) muéstrate dispuesto a mantener un debate abierto sobre grandes decisiones y, al mismo tiempo, dejad los juicios fuera.

4. Permanece centrado

Cuantos más participantes sean, más fácil es salirse del tema y descarrilar la reunión virtual. Esto hace que la reunión se prolongue, los participantes pierdan interés y no se cumpla ninguno de los objetivos.

Entonces, ¿cómo evitamos salirnos del tema y seguir la ruta correcta? Roger Schwarz, autor de Smart Leaders, Smarter Teams: How You and Your Team Get Unstuck to Get Results escribió un artículo en Harvard Business Review en el que detalla cómo evitar el fracaso de una reunión:

Acuerda la ruta antes de recorrerla. Haz que todos acepten el tema y los objetivos de la reunión de antemano.
Asegúrate de que has cubierto todo antes de seguir. En lugar de decir, "Vale, pasemos a otro tema", di algo como, "Creo que hemos cubierto todo lo relativo al tema A. ¿Estáis todos de acuerdo en pasar al tema B?"
Prueba tu asunción de que la reunión se está descarrilando. Si alguien decide tratar un tema fuera de lugar, pregunta por la relación entre ambos temas exponiendo algo como, "Mike, no estoy seguro de que tu opinión sobre X tenga que ver con el tema B. ¿Me explicas la relación?"

Una vez que hayas cubierto todos los objetivos de la reunión, finalízala. No asumas que tienes que emplear todo el tiempo programado en el calendario. Celebra un trabajo bien hecho finalizando la reunión temprano para que todos puedan tomarse unos minutos para un café u otras tareas.

5. Revisa los siguientes pasos

Es importante recordar que en una reunión virtual debes trazar un rumbo para el futuro. Una reunión productiva emplea tiempo centrándose en avanzar, en lugar de mirar atrás.

Cuando es presencial, puedes finalizar una reunión con un potente y motivador discurso, y captar la atención de todos durante los minutos restantes. Sin embargo, es más difícil transmitir el mismo mensaje en línea. Para cuando la reunión se ha terminado, la mayoría de los asistentes tienen el dedo sobre el botón de "finalizar reunión".

En lugar de un discurso emotivo o de preguntar el ambiguo "¿hay algo más que debamos tratar?" finaliza la reunión revisando lo que se ha logrado y lo que sucederá en el futuro. Sumariza las grandes decisiones y nombra a las personas a las que se le han asignado elementos de acción para asegurarte de que se queda claro. Acuerda plazos de entrega y bloquéalos creando y asignando tareas en tu herramienta de gestión de trabajo. Reserva los discursos para los encuentros en persona.

Cuando finalices una reunión con todo el mundo acordando lo que sucederá a continuación, empezarás a ver que tus reuniones se vuelven más productivas y efectivas.

¡Es tu turno!

Es la hora de poner todo lo aprendido en práctica.

Aunque las reuniones en persona son las ideales, existen formas de mejorar tus reuniones virtuales para que sean igual de productivas. Algunos aspectos a recordar: Siempre preséntate a ti mismo y comparte los triunfos
2. Viste adecuadamente y sé respetuoso con los que hablan
3. Realiza preguntas que involucren y evita simultanear tareas
4. Manten la ruta y reorienta a los "descarriladores"
5. Trata siempre los elementos de acción