El fácil acceso a las herramientas de colaboración de Google y que, además, estas sean gratuitas, hacen que indudablemente sean una forma sencilla de empezar con el trabajo en equipo en línea. Pero debes tener en cuenta que, si pretendes poner en marcha un proyecto correctamente y seguir avanzando, tienes otras herramientas de gestión del trabajo más específicas a tu alcance. Los trabajadores más jóvenes están muy familiarizados con la suite de colaboración de Google. Esto te puede servir como punto de partida sencillo para animar a tus compañeros de equipo a que trabajen a través de la nube.
No obstante, los responsables deben ir más allá del establecimiento de un conjunto de herramientas de colaboración en línea. Es fundamental que los miembros del equipo sepan cómo colaborar en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google para maximizar su productividad y que ofrezcan actualizaciones del estado del trabajo a las personas que lo necesiten. A continuación te ofrecemos cuatro claves para sacar el máximo partido al uso de Google Drive para la colaboración:
1. Trabajo conjunto en tiempo real
Los equipos pueden aprovechar las herramientas de colaboración de documentos para compartir ideas, desarrollar planes y compartir información importante. Este planteamiento facilita el acceso inmediato a borradores e información actualizada. Llevar a cabo una colaboración en tiempo real en línea permite a cada miembro del equipo desarrollar conceptos y propuestas de forma individual, compartirlos inmediatamente con el grupo, y recibir opiniones al instante.
La redacción colaborativa de un documento o una hoja de cálculo puede convertirse en una de las muchas formas de comunicación para los miembros del equipo, junto con el teléfono, el correo electrónico y la mensajería instantánea. Para los responsables es esencial que todos utilicen estos métodos diferentes adecuadamente. Por eso, las mejores herramientas de colaboración centralizan modos diferentes de compartir información y debatir, y facilitan el paso de una a otra cuando sea necesario.
El vídeo que aparece a continuación muestra un ejemplo de la redacción y la edición colaborativas en Documentos de Google.
2. Organización de los archivos pertinentes
Gracias a la colaboración que ofrece Google Drive, los equipos pueden ordenar documentos, hojas de cálculo y presentaciones relacionados. Con las carpetas compartidas divididas en función de proyectos o clientes concretos es fácil centralizar todo el material de referencia y los documentos de trabajo que los equipos necesitan para completar sus tareas. Todo se puede reunir en una bandeja de entrada colaborativa. Mantener el orden de los archivos y verificar que todos los miembros del equipo tengan las versiones más actualizadas de cada uno de los elementos pertinentes para la edición colaborativa puede ser fundamental para que un proyecto siga su programación.
3. Colaboración con varios equipos y departamentos
Maximizar los resultados de un proyecto a menudo exige trabajar con personas ajenas a un equipo o un departamento. Formar grupos de Google que incluyan a todas las partes interesadas ofrece la posibilidad de descubrir nuevas perspectivas y oportunidades de mejorar los flujos de trabajo. Las herramientas de colaboración de equipos pueden mejorar la colaboración de varias formas:
- La colaboración con Documentos de Google mejora la transparencia ya que permite a los empleados de diferentes departamentos ver los borradores de los demás.
- Las herramientas de colaboración de Google pueden crear nuevas oportunidades para comunicarse y, de este modo, romper las barreras que perjudican a la eficacia.
- Los empleados tienen más oportunidades de compartir sus conocimientos y generar confianza, en lugar de competir con los demás.
4. Uso de las herramientas de colaboración de Google para lograr los objetivos
Para realizar sus tareas diarias, un equipo no necesita conocer todos los entresijos de cómo usar Documentos de Google para colaboración. Sin embargo, dominar estas herramientas de colaboración empresarial puede ayudarles a pasar al siguiente nivel. Se anima a los compañeros de trabajo a que vayan más allá del mero entendimiento (cooperación) y empiecen a dar más pasos de forma proactiva hacia sus objetivos y a la ayuda real del equipo (colaboración).
La función de los gestores de proyectos y otros responsables es guiar a los equipos mientras crean conexiones más estables y productivas. Una declaración inequívoca de los objetivos que se han de conseguir es tan importante como la colaboración con Google Calendar, por ejemplo, para garantizar que todo el mundo sepa lo que está por venir. Al establecer un buen sistema de programación para las tareas, el responsable puede saber cómo cada persona contribuye al objetivo general y en qué punto habría que aplicar una supervisión más estrecha.
Para una mejor colaboración de proyectos, piensa en Wrike
Una solución de software como Wrike aúna todas estas funciones en una herramienta de colaboración de proyectos completa que simplemente permite que el trabajo en equipo fluya. Mientras que las herramientas de colaboración de Google pueden ser un estupendo comienzo para compartir archivos, ideas y proyectos, las empresas deben atreverse a ir más allá y decantarse por un software mejorado que ofrezca visibilidad de las cargas de trabajo, que permita elaborar informes exhaustivos y que sea más personalizable, para que puedas organizarte según tus propias necesidades y tus flujos de trabajo.
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