¿Cómo recibe tu equipo las solicitudes de proyectos procedentes de los clientes internos y externos? ¿Acaso es un desastre total?
¿Quedan los mensajes sepultados en cadenas de correo electrónico y conversaciones de chat interminables? ¿Los plazos no son más que un conjunto de suposiciones? ¿Entras en pánico intentando dar con la información que necesitas?
Si tu respuesta es afirmativa (y se te acelera el pulso), no estás solo. Mejorar el proceso de entrada de trabajo es un problema para muchos equipos. No podemos negar que la forma en que se aceptan los proyectos añade mucho estrés al trabajo de cada uno, por no hablar de la pérdida de tiempo que supone.
La herramienta adecuada puede ayudar a mejorar el sistema por el que tú y tu equipo aceptáis solicitudes de proyectos, poniendo fin a los dolores de cabeza y confusiones.
¿Suena bien? Eso es lo que pensamos, por eso te contamos lo que pretendes encontrar al empezar a buscar una herramienta para el proceso de entrada de trabajo.
Cinco funciones imprescindibles de tu herramienta para el proceso de entrada de trabajo
1. Campos obligatorios
Te llega una solicitud de proyecto, y tu equipo y tú estáis deseando poneros en marcha y empezar a avanzar.
Solo hay un problema: apenas habéis empezado y ya os habéis dado cuenta de que os falta mucha información básica. Por eso ahora te toca dedicar tiempo a perseguir a los clientes o los miembros del equipo con el fin de conseguir la información necesaria.
Es un problema habitual. De hecho, en una encuesta realizada entre 300 líderes de agencias, el 27 % de los participantes consideraban que los briefings creativos eran incompletos e incoherentes.
Por este motivo, el mejor primer paso de tu proceso de entrada de trabajo es iniciar la marcha con un breve cuestionario que los solicitantes tendrán que rellenar para pedir formalmente un proyecto.
Tu herramienta de entrada de trabajo debería facilitar la creación de este cuestionario, además de permitirte configurar campos obligatorios para garantizar la coherencia y obtener la información necesaria de antemano.
Como mínimo, cada cuestionario o briefing creativo debe contener lo siguiente:
- El objetivo del proyecto
- El público al que se destina
- Las limitaciones presupuestarias
- El plazo ideal para la compleción del proyecto
Eso es lo básico, pero puedes determinar qué otros campos habría que marcar como obligatorios en función de tu equipo y los proyectos que suele recibir.
¿Lo sabías?
Con Wrike, configurar campos obligatorios en tus formularios de solicitud de trabajo es muy sencillo. Basta con hacer clic en la casilla “Obligatorio” situada debajo de cualquier pregunta del formulario que requiera una respuesta antes de enviar el cuestionario.
2. Varios tipos de preguntas
Tienes pensado utilizar esta herramienta para gestionar las solicitudes de trabajo entrantes. Aunque también debes tener en cuenta que la herramienta solo servirá si la gente realmente la usa, y estarán más inclinados a hacerlo si les resulta indoloro.
Usar varios tipos de preguntas hace que rellenar tus briefings de entrada de trabajo sea lo más sencillo y eficaz posible. Por ejemplo, tal vez sea más fácil para el solicitante seleccionar su rango de presupuesto en un desplegable, pero necesitarán un cuadro de respuesta breve para desarrollar los objetivos de su proyecto.
Busca una herramienta para el proceso de entrada de trabajo que ofrezca tipos de preguntas flexibles, de forma que puedas estructurar tus formularios en función del modo en que la gente los quiera usar realmente.
¿Lo sabías?
Los formularios de solicitud de Wrike te permiten guardar información usando diferentes campos, entre los que se incluyen las respuestas breves, los párrafos, las casillas de verificación, las fechas, los desplegables, información numérica e incluso archivos adjuntos.
3. Funciones dinámicas
Sabemos lo frustrante que resulta rellenar un formulario que parece ser totalmente irrelevante.
La gente siente lo mismo si tiene que rellenar un formulario de entrada de trabajo o un briefing creativo que no parece estar hecho a su medida o a la de su proyecto concreto. Es muy probable que pronto se sientan desalentados y simplemente te envíen la solicitud por correo electrónico (que es justo lo que no quieres que ocurra, ¿verdad?).
Tienes que ofrecer una experiencia que esté de algún modo personalizada, pero te has quedado sin tiempo ni recursos para crear un briefing creativo para cada solicitud. En lugar de lo anterior, empieza por una plantilla de briefing que se pueda personalizar automáticamente en función de las respuestas a preguntas iniciales, como si fuera un libro de tipo “Elige tu propia aventura” de los que tenías cuando eras niño.
Por este motivo tienes que buscar una herramienta de entrada de trabajo que ofrezca funciones dinámicas. Este tipo de funciones te permite guardar una respuesta inicial usando un campo desplegable y, a continuación, mostrar páginas adicionales y preguntas dirigidas a esa respuesta específica.
Si, por ejemplo, la primera pregunta del briefing es “¿Qué tipo de proyecto es este?” y el solicitante selecciona “Campaña en las redes sociales” en el menú desplegable, las siguientes preguntas se dirigirán automáticamente hacia tu plantilla de redes sociales, de forma que los solicitantes no tengan que sortear preguntas que solo pertenezcan a publicaciones de blogs o webinars.
¿Lo sabías?
Los formularios de solicitud dinámicos de Wrike facilitan la orientación de los esfuerzos del briefing creativo y no solo son más útiles y relevantes, sino que evitan malgastar el tiempo de todas las personas implicadas en el proceso.
4. Creación automática de tareas y proyectos
Incluso si tienes el mejor briefing, el más detallado, puede seguir existiendo una demora entre la recepción de la información y el inicio del proyecto. Has hecho un buen trabajo gestionando las solicitudes de trabajo, pero ahora tienes que traducir la solicitud en hechos.
Dar el salto de la mera idea a una asignación real es muchas veces un problema, especialmente si nadie del equipo asume la responsabilidad y lleva el proyecto a producción.
Esto se relaciona con la importancia de contar con una herramienta de entrada de trabajo que automatice la creación de tareas y proyectos. En lugar de precisar una labor manual para configurar una tarea o un proyecto en tu plataforma de gestión del trabajo, tu herramienta de entrada debería automatizar el proceso en función de activadores específicos que configures en tu briefing creativo.
Según un estudio reciente de McKinsey Global Institute, más del 70 % del tiempo dedicado a recopilar y procesar datos se puede automatizar gracias a la tecnología actual.
Así pues, usar una herramienta que automatice los procesos complicados propensos a sufrir olvidos y demoras se traduce en que tu equipo y tú podréis concentraros en lo que realmente importa: poner en marcha el proyecto.
¿Lo sabías?
Los formularios de solicitud de Wrike convierten al instante las solicitudes de proyectos en tareas o proyectos totalmente creados a partir de plantillas predefinidas que se pueden personalizar.
5. Asignaciones automáticas
Crear el proyecto o la tarea es una cosa, pero también necesitas que alguien se ponga manos a la obra. Es probable que los miembros del equipo no estén constantemente consultando tu herramienta de entrada de trabajo para ver si hay nuevas tareas y trabajando en ellas sin tener que pedírselo.
Además, el reparto de responsabilidades puede ser una auténtica batalla para muchos equipos a pesar del hecho de que un estudio ha revelado que el 91 % de los participantes lo clasificaban como una de las principales necesidades de desarrollo que les gustaría ver en su organización. Es mucho más sencillo pasar trabajo que asumirlo.
Necesitas que las personas entiendan quién es el responsable de cada parte. Sin embargo, asignar manualmente o comunicar personalmente la asignación de una nueva tarea añade un paso necesario extraordinario teniendo en cuenta que el objetivo último es agilizar todo el proceso.
Por eso la herramienta de entrada de trabajo debe asignar automáticamente las tareas o los proyectos a las partes interesadas o los miembros del equipo pertinentes. Estas asignaciones automáticas y notificaciones subsiguientes no solo acaban con las confusiones acerca del cometido de cada uno, sino que mejoran el reparto de las responsabilidades en tu equipo.
¿Lo sabías?
Con Wrike puedes asignar automáticamente diferentes tipos de trabajo en función de respuestas de campos personalizados como ubicación, tipo de proyecto u otros requisitos específicos.
Los proyectos de éxito lo son desde el principio
Cuando se trata de gestionar un proyecto de éxito, se pone mucha atención al principio. Sin embrago, ¿sabes qué va antes? El proceso de entrada de trabajo.
Se trata de un momento delicado a la par que importante y se tiene que mejorar para preparar a todo el equipo para el éxito del proyecto. Por suerte, utilizar la herramienta adecuada te puede ayudar a establecer y mejorar un proceso de entrada de trabajo ágil que consigue la información que necesitas, sin agobiar a tus clientes o a otros miembros del equipo.
Para obtener más información sobre los procesos de entrada de trabajo, consulta lo siguiente:
- Cuatro síntomas de que tu proceso de entrada de trabajo está obsoleto
- 5 prácticas recomendadas para gestionar solicitudes de trabajo entrantes
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