Para que los equipos puedan trabajar más rápido y obtener resultados positivos, se deben cumplir dos condiciones esenciales. En primer lugar, los equipos deben poder comunicarse de forma asíncrona. Mientras que no se imponga un método de comunicación sencillo y comprensible, la capacidad de un equipo para colaborar de manera efectiva se verá afectada. (Uno de los mayores obstáculos de la productividad es el tiempo dedicado a buscar las últimas actualizaciones en Slack, correo electrónico y demás). En segundo lugar, todos deben usar la misma plataforma de gestión del trabajo colaborativo para proporcionar comentarios y otorgar las aprobaciones necesarias para el progreso del trabajo. Si estas dos condiciones no se cumplen, el progreso se ralentizará, los equipos se dividirán y la productividad disminuirá.
En la parte uno de nuestra serie «selección de la mejor solución CWM», hemos identificado las cuatro grandes dificultades a las que se enfrentan las empresas modernas en hipercrecimiento:
- La falta de proceso dificulta la aceptación y asignación de solicitudes de trabajo.
- Gestionar el trabajo de un equipo en hojas de cálculo requiere mucho tiempo y es ineficiente.
- La ausencia de seguimiento (visibilidad del progreso del proyecto) significa que los equipos están aislados.
- Trabajar con varias herramientas evita que los equipos permanezcan sintonizados.
En la segunda parte, nos centraremos en la colaboración entre los diferentes miembros de un equipo y la aceleración de las aprobaciones.
Problema: La solución no está en tener más herramientas
Son muchas las empresas que emplean soluciones y tecnologías como Slack, Zoom, Microsoft Teams y el correo electrónico. También están los software especializados que únicamente utilizan determinados equipos con acceso. Por ejemplo, los equipos de producto trabajan con Atlassian y Miro. Por su parte, los equipos creativos utilizan Adobe y Figma para colaborar. El equipo de éxito del cliente utiliza Totango, Accelo o ChurnZero para controlar las cuentas, supervisar la rotación y buscar oportunidades de ventas adicionales. Con todas estas herramientas desconectadas unas de otras y con acceso limitado, ¿cómo brindar visibilidad entre los miembros de estos equipos para que puedan compartir archivos, tareas, informes, y conocer el progreso del proyecto? Sin una solución única que permita que todos tengan acceso a las actualizaciones del proyecto, y puedan aprobar y gestionar activos y consultar los calendarios, es difícil lograr dicha visibilidad.
Por supuesto, las @menciones mejoran la visibilidad atrayendo la atención y suscitando una conversación. Las herramientas de gestión del trabajo colaborativo deben incluir las @menciones de forma predeterminada. Estas son solo el primer paso para una buena colaboración entre compañeros y partes interesadas. Compartir archivos y proporcionar comentarios sobre contenido HTML y activos de diseño también son funcionalidades importantes porque permiten que todos colaboren en la misma interfaz. Si una de estas dos funcionalidades está ausente, tendrás que trabajar en varias plataformas, con el riesgo de perder por el camino comentarios importantes.
Problema: La aprobación de activos de diseño tarda mucho tiempo
Las campañas de marketing no se lanzan hasta que se finalizan todos los activos. Solo hace falta un activo no aprobado para retrasar toda una campaña. Cuando varios activos están almacenados en ubicaciones distintas, puede resultar complicado localizarlos. El resultado es un proceso de aprobación prolongado en el que varias partes interesadas deben firmar y no todos tienen acceso a todas las herramientas.
Los aprobadores deben poder acceder al mismo software y comunicarse en tiempo real. Aún mejor si todos pueden comparar los historiales de versiones para ver lo que ha cambiado. Los comentarios sobre el diseño permiten identificar las áreas específicas donde se han realizado modificaciones, lo que resulta muy práctico porque deja de ser necesario reproducirlo todo en una captura de pantalla. Tu solución de CWM debe asimismo establecer flujos de trabajo en los que los activos (y los proyectos) puedan ser desplazados automáticamente hacia la siguiente persona y pasar a la etapa de producción.
La colaboración está inscrita en el ADN de Wrike
Las @menciones son una forma sencilla de atraer la atención de alguien hacia una conversación o mensaje de prioridad alta. Mientras que algunas herramientas de gestión del trabajo colaborativo permiten a sus usuarios @mencionar a compañeros en áreas limitadas, otras no admiten la colaboración a nivel de proyecto o carpeta. Los equipos que trabajan en empresas en hipercrecimiento necesitan más.
Por supuesto, Wrike tiene las @menciones, pero es magnífico que las conversaciones estén optimizadas al nivel de las carpetas, proyectos, tareas y subtareas. Las descripciones se organizan sobre hilos de conversación y pueden ser modificadas en tiempo real por varios usuarios.
Además de las conversaciones, los equipos pueden haber almacenado ficheros en muchos lugares distintos en los que otras partes interesadas deberán colaborar para los proyectos. Las funcionalidades de Wrike para compartir y cargar ficheros admiten archivos de tu ordenador, Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft One Drive, SharePoint, YouTube, y enlaces de sitios web, junto con los proveedores de gestión de activos digitales MediaValet y Bynder. Wrike puede cargar ficheros de cualquier fuente (o casi).
Lanza tus campañas a tiempo con la aprobación acelerada de activos
Ahora que has subido el archivo, tu equipo debe trabajar en conjunto para finalizar el activo. Las funcionalidades de revisión de Wrike aumentan la productividad del equipo y la producción creativa porque permiten marcar y comparar visualmente imágenes, vídeos, PDF, documentos de Word, PowerPoint y contenido web HTML para realizar ediciones fáciles y aprobaciones rápidas. Resalta el texto pertinente, haz clic en las imágenes o selecciona marcadores temporales para dejar comentarios claros y coherentes con el contexto. Debate las opiniones y da respuesta a los comentarios mientras se van haciendo modificaciones.
Puedes acceder a las funcionalidades de las aplicaciones Adobe® Creative Cloud® para ver los comentarios y hacer cambios sin tener que ir alternando entre herramientas o pestañas.
También puedes invitar a revisores externos si no forman parte de tu empresa porque todo está protegido con contraseña:
Aerotek acelera la aprobación de sus activos con Wrike
Aerotek ha logrado ahorrar semanas en su planificación usando Wrike, y a Matt Andrews, director de campañas de marketing, le encantan las funciones de revisión:
«Tener la capacidad de comentar el trabajo, marcarlo dentro de la herramienta y reenviarlo directamente al equipo nos ahorra mucho tiempo… Las soluciones de correo electrónico no incluyen ninguna función de marcado. Ahora podemos omitir algunas reuniones y hacer todo en línea, al tiempo que disponemos del historial de todos los comentarios y revisiones».
Wrike marca la diferencia
Evaluar un software CWM va mucho más allá de leer las opiniones de los clientes y comparar características en una página de precios. No es una decisión que deba tomarse a la ligera: el trabajo de tu equipo depende de tener una solución que les permita trabajar a su manera. Descarga nuestro nuevo ebook, Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them para descubrir las 16 funcionalidades CWM más importantes para equipos de empresas en hipercrecimiento.
Ya sea que tu equipo haya optado por el teletrabajo, por un modelo híbrido, o por regresar a la oficina a tiempo completo, siempre podrás colaborar mejor y aprobar el trabajo con más rapidez. Deja que Wrike te muestre cómo hacerlo iniciando una prueba gratuita hoy mismo.
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