Una planificación inadecuada puede arruinar tu proyecto incluso antes de empezar a trabajar. El cambio de expectativas, el recorte de presupuestos y los frustrantes malentendidos pueden descarrillar incluso el proyecto más sencillo y estresar a todos los que participan en él.
Un plan de proyecto minucioso puede prevenir el síndrome del lavadero, presupuestos exagerados y objetivos perdidos. No obstante, sentarte para planificar un proyecto puede resultar una tarea abrumadora. ¿Cómo puedes prever con precisión cuánto durará una tarea? ¿Cómo traduces las expectativas de las partes interesadas en productos concretos? ¿Y qué pasa si algo sale mal?
Hemos recopilado consejos de 5 expertos avezados en gestión de proyectos que saben perfectamente qué se necesita para crear un plan de gestión de proyectos de éxito.
Componentes fundamentales de un plan de gestión de proyectos
- Declaración sobre la definición del proyecto: se trata de información sobre de qué trata el proyecto y cuál es su objetivo; es decir, una declaración breve que resume el propósito, los objetivos y los productos finales.
- Estrategia de ejecución: explica cómo se desarrolla el proyecto. ¿Qué metodología utilizarás? ¿La entrega se realizará con un solo lanzamiento o por etapas?
- Ámbito: ¿qué se incluye y qué no en el proyecto? Incluye la estructura desglosada de tu trabajo y los productos clave.
- Programa: en función de la minuciosidad con que se defina el proyecto, puede tratarse de información general de alto nivel de cuándo se completarán elementos específicos o puede incluir tu diagrama de Gantt detallado completo con hitos y fechas de entrega.
- Organigrama: una descripción general de la jerarquía del equipo del proyecto, las funciones y las responsabilidades. Si en tu proyecto participan varios equipos o departamentos, debe tratar cómo estos equipos trabajarán juntos, quiénes son las partes interesadas y quién es el responsable de cada producto.
- Matriz RACI: este diagrama ayuda a determinar exactamente quién hará qué en tu proyecto. Se trata de una matriz de todas las actividades de un proyecto, asociadas con todas las funciones pertinentes, incluidas las personas responsables (asignadas para completar el trabajo), ante las que se rinden cuentas (tienen competencias de aprobación, negación o veto), a las que se consulta (necesitan aprobar o contribuir) y ser informadas (necesitan saber información sobre la acción o decisión). En cada intersección de actividad y función, se asigna una persona específica a cada función. Obtén una plantilla de la matriz RACI descargable aquí.
- Plan de gestión de riesgos y registro de riesgos: aunque incluyas cada céntimo en el presupuesto y definas cada hito, ningún proyecto, por pequeño que sea, está libre de riesgos. Crea un plan para identificar y mitigar los riesgos desde el principio. Puedes acceder a una guía paso a paso para evaluar y gestionar los riesgos aquí.
- Detalles presupuestarios: incluye las horas extraordinarias previstas, los cursos formativos, las tarifas de consultoría, los equipos y consumibles, las adquisiciones de compra, los gastos de viaje, etc. Algunas de estas cifras pueden ser difíciles de concretar con anticipación, pero trata de ser lo más preciso posible y recuerda a todo el mundo que tu presupuesto es una estimación.
- Plan de comunicaciones y programa de informes: incluye detalles sobre cómo con quién te comunicarás, qué compartirás, con qué frecuencia y de qué forma.
- Plan de adquisición: si necesitas comprar algo como parte del proyecto (software, materiales, etc.), aquí es donde debes explicar cómo buscarás y elegirás un proveedor y gestionarás el contrato.
- Plan de gestión de información: detalla cómo almacenarás y compartirás la información del proyecto, cómo controlarás la documentación y de qué forma preservarás la seguridad de los datos del proyecto.
- Plan de gestión de calidad: explica cómo gestionarás la calidad del proyecto, cuáles son tus normas de calidad, cómo pretendes cumplir tales normas y qué programa propones para los puntos de control o las auditorías de calidad.
Puede parecer que hay demasiada información que tratar, pero recuerda que este es solo un plan de gestión de proyecto de ejemplo. Un buen plan de proyecto no tiene que incluir necesariamente todos los elementos de esta lista.
Como Harrin indica, “Un documento más largo no hace que parezcas más inteligente u organizado. Lo único que plantea es la posibilidad de que nadie lo leerá aparte de ti". Lo mejor es un plan de proyecto sencillo y fácil de leer.
Empieza por una declaración de trabajo (SOW)
Según Brad Egeland, gestor de proyectos de TI profesional, autor y consultor, la base de un plan de proyecto de éxito es una declaración de trabajo. ¿Por qué? Porque posiciona a todo el mundo en la misma página al inicio. Después, cuando surgen nuevas necesidades y se crea el síndrome del lavadero, puedes volver al documento de la declaración de trabajo para consultar cuál era el propósito exacto del proyecto cuando se creó.
La declaración de trabajo debe incluir una declaración general del propósito o el valor empresarial, la descripción de los productos del proyecto, la definición de los hitos, la estimación de esfuerzos, la cronología, el coste y una descripción de alto nivel de las funciones y responsabilidades del equipo.
Configura un temporizador
- Paso 1: partes interesadas. Anota con quién hay que ponerse en contacto para obtener ayuda, información o aprobaciones, y define el patrocinador del proyecto. Si la lista es larga, clasifícala por agentes más y menos importantes.
- Paso 2: componentes. Se trata de la estructura desglosada de tu trabajo. Enumera todos los elementos y las sugerencias relevantes para tu trabajo (deja la evaluación para más adelante; por el momento, solo tienes que indicarlos). Limítate a 30 elementos y, si empieza a parecer que el equipo está buscando elementos para añadirlos, deja este paso y avanza.
- Paso 3: objetivos y resultados. Anota el objetivo del proyecto y luego define cuáles deberían ser los resultados. Verifica tu trabajo; para ello, plantea: "Si lleváramos a cabo todos los elementos de trabajo indicados en el paso 2, ¿deberíamos conseguir los objetivos?"
- Paso 4: posibles alternativas. ¿Qué otras alternativas permitirían conseguir el objetivo del proyecto? ¿Existe una forma más eficaz de alcanzar tus objetivos?
- Paso 5: economía y problemas. ¿Cuál es la estrategia de financiación del proyecto? ¿Qué prioridad se le da con respecto a otros proyectos? ¿Qué recursos necesitarás? ¿Qué problemas se plantearán?
- Paso 6: plan de ataque. Mira la lista de elementos de trabajo y decide cuáles debes llevar a cabo primero. Etiquétalos con una A y continúa con las letras B, C, D, etc. Luego, plantéate qué se puede hacer simultáneamente con los elementos A o B, y así sucesivamente. Esta es la forma en que definirás el programa de tareas.
- Paso 7: previsiones y riesgos. ¿Qué problemas puede plantear cada tarea? ¿Cómo puedes mitigar los riesgos o crear soluciones alternativas?
- Paso 8: indicadores clave de éxito. Identifica a las 3 o 4 partes interesadas más importantes y pregúntales "¿Con qué podríais estar más contentos?". Las respuestas son los indicadores del éxito del proyecto. Decide cómo se puede medir cada uno cuando el proyecto haya acabado.
No planifiques en exceso
Según Ricardo Vargas, un especialista en gestión de proyectos con prestigio internacional, una noción de urgencia es el ingrediente más importante de un proyecto de éxito. Los gestores de proyectos necesitan tener la capacidad de satisfacer con rapidez las necesidades de los clientes y de las partes interesadas, para lo que es preciso actuar, y no sentarse en una mesa de reuniones para debatir sobre los plazos y los presupuestos.
El proyecto no resulta atractivo para nadie sobre el papel, por lo que debes mejorar el proceso de planificación lo máximo posible. Incluye en el plan de proyecto solo lo que resulte fundamental y, después, ponte en marcha.
Vargas usa una versión consolidada de las instrucciones de planificación descritas en la guía de los fundamentos de gestión de proyectos, y tú puedes obtener más información sobre las particularidades de cada aspecto de su proceso de planificación en su blog.
Elabora un plan sencillo
- Por qué: ¿Cuáles son los beneficios empresariales fundamentales que aporta la realización de este proyecto?
- Qué: ¿Qué se incluye en el ámbito del proyecto?
- Quién: ¿Cuáles son las funciones básicas necesarias para lograr lo que abarca el ámbito del proyecto?
- Cuándo: ¿Cuándo debe entregarse lo que se incluye en el ámbito del proyecto, a fin de conseguir los beneficios?
- Dónde: ¿Cuál es el lugar más propicio para desarrollar el trabajo? ¿Dónde usarán los clientes y usuarios finales lo que se incluye en el ámbito del proyecto?
Prácticas recomendadas para planificar la gestión de proyectos
Como puedes observar, incluso entre los propios expertos en gestión de proyectos existen algunos enfoques distintos en cuanto a la creación de un plan de proyecto. No existe una única manera correcta, sino una práctica recomendada con la que los gestores de proyectos profesionales están de acuerdo: dedicar tiempo a definir y acordar los objetivos principales con las partes interesadas del proyecto antes de empezar a ejecutarlo.
Otra práctica recomendada que se debe seguir es convocar una reunión inicial sobre el proyecto. Aprovecha la oportunidad de adecuar el equipo a los objetivos del proyecto, aclarar funciones y responsabilidades, establecer normas para el éxito y elegir la metodología y las herramientas para la gestión del proyecto. Sigue nuestros consejos para celebrar la reunión inicial perfecta del proyecto que permitirán marcar las pautas acertadas para el equipo.
Por último, documéntate todo lo que puedas. Registrar el progreso del proyecto te ayudará a analizar el rendimiento y a tomar decisiones más informadas.
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