Imagina que quieres construir una casa. ¿Te lanzarías directamente a construir los cimientos en el solar más cercano? Probablemente no. Lo mismo sucede cuando se trata de elegir una nueva herramienta: se necesita un plan.
Tratarías de conocer todos los diferentes pasos y equipos que se verían implicados en el proceso. Averiguarías el orden de las tareas que se tienen que ejecutar (después de todo, no puedes poner el tejado sin tener paredes). Y lo más importante, crearías un cronograma para poner en movimiento todas estas piezas.
La importancia de la planificación parece obvia en este contexto, ¿verdad?
Si bien es posible que no estés construyendo casas, como gestor de proyectos eres el responsable de conseguir que los proyectos se finalicen de una manera eficaz y eficiente. El proceso de planificación resulta decisivo para eliminar obstáculos, hacer un uso eficiente de tus recursos y entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.
Aquí es precisamente donde entra en juego los plazos de entrega y el cronograma de tus proyectos. Vamos a hablar sobre qué es y sobre cómo puedes usar Wrike para construir un cronograma de entrega para cumplir con los plazos de tus proyectos y evitar acabar construyendo la casa (ejem, el proyecto) sobre cimientos inestables.
¿Qué es exactamente el cronograma de entrega?
Un cronograma de actividades es una herramienta clave de gestión que organiza todas las tareas de un proyecto en orden cronológico. Permite a los miembros del equipo visualizar rápidamente la hoja de ruta, los hitos, las asignaciones de tareas y sus dependencias. Así, el gestor de proyectos y su equipo pueden identificar qué tareas están pendientes, su orden de ejecución y quién es responsable de cada una.
Este cronograma (a menudo con la forma de un diagrama de Gantt) detalla todos los pasos que se requieren para finalizar un proyecto: partiendo desde el inicio y pasando por todo el recorrido hasta llegar al proceso de entrega del proyecto.
Es importante tener en cuenta ese punto final de la entrega: no deberías terminar tu cronograma solo cuando se hayan completado las piezas del proyecto y se haya recopilado todo.
Por ejemplo, una agencia de marketing no debería considerar completo un proyecto de creación de un ebook para un cliente cuando tengan en la mano un PDF diseñado, sino que solo se consideraría finalizado cuando se ha entregado: una vez que el cliente ha hecho comentarios, se ha autorizado y se ha lanzado oficialmente en su sitio web.
La entrega es un importante (o incluso el más importante) paso final. De hecho, muchas organizaciones cuentan en realidad con un gestor de entrega de proyectos responsable de revisar el proyecto hasta el final, además de un gestor de proyectos que coordina y supervisa el progreso.
¿Y qué pasa si no tienes estos dos roles? No pasa nada. El cronograma de entrega del proyecto te ayudará a tener una visión general de todo el proyecto para que puedas asegurarte de que realmente llegas hasta la meta (y no a un punto cercano a ella).
Beneficios de un cronograma
- Cumple con los plazos. Proporciona información clave sobre el estado del trabajo y las fechas límite.
- Visualiza el objetivo común. Permite que todos reconozcan su papel y evalúen su contribución.
- Evita cuellos de botella. Controla las dependencias y anticipa desviaciones.
- Mantiene a todos informados. Hace los procesos transparentes y mejora la comunicación con el cliente. Sirve como fuente única de información.
- Muestra el impacto de los cambios. Con software de planificación, puedes ajustar actividades y el cronograma.
- Completa el plan del proyecto. Crea el calendario del proyecto con un resumen visual y temporal del trabajo.
- Muestra el orden cronológico. Ayuda a entender el orden de las tareas.
- Destaca lo más importante. Permite que el equipo trabaje unido hacia el objetivo principal.
6 pasos para bordar tu cronograma de entrega del proyecto
El cronograma es importante, pero solo es realmente eficaz cuando se hace correctamente.
¿Qué necesitas saber para crear tu cronograma de entrega y cumplir con todos los plazos en la gestión de tus proyectos? Aquí tienes 6 pasos a seguir.
1. Define el alcance de los trabajos
Antes de empezar a planificar el programa de tu proyecto, debes tener una buena comprensión de los productos finales que implica. Esto te ayuda a planificar en consecuencia y, al mismo tiempo, a poner a todos los miembros del equipo del proyecto en sintonía sobre lo que implica el mismo.
Empieza escribiendo una breve declaración de objetivos y condiciones del proyecto. Puede ir desde lo más simple hasta lo más complejo (dependiendo de las dificultades del proyecto). No obstante, a un nivel muy básico, tu declaración debería incluir:
- Objetivos: proporciona el contexto por el que se produce este proyecto y lo que se supone que se debe conseguir
- Productos finales: explica cuáles son los productos finales clave que te gustaría incluir en tu cronograma de entrega del proyecto
- Criterios de aceptación: describe los criterios que se deben cumplir con el fin de que los productos finales se consideren completos
Muchas declaraciones de objetivos y condiciones también incluyen aspectos como presupuesto, partes interesadas, restricciones o limitaciones, exclusiones y premisas. Pero mantengamos las cosas simples por ahora.
Ajustándonos al ejemplo de la agencia de marketing que está produciendo un ebook para un cliente, aquí tenemos un ejemplo de lo que podría ser una simple declaración de condiciones de un producto:
Produciremos y lanzaremos un ebook de 12 páginas para el cliente XYZ en el que se detallan consejos y estrategias para un proceso de contratación inclusivo con el objetivo de aumentar la lista de suscriptores de correo electrónico del cliente.
¿Ves cuáles son los componentes principales de esta declaración de condiciones del producto? Son los siguientes:
- Objetivo: aumentar la lista de suscriptores de correo electrónico del cliente
- Producto final: un ebook centrado en procesos de contratación inclusivos
- Criterios de aceptación: el ebook debe tener 12 páginas
Particularmente, este paso te podría parecer una formalidad innecesaria cuando estás ansioso por comenzar el proyecto. Pero resulta increíblemente útil para garantizar que todo el mundo esté trabajando con instrucciones y expectativas compartidas.
Piensa que esto puede ser como decidir el tipo de casa que vas a construir antes de empezar a planear los blueprints. ¿2 plantas? ¿Minimalista? ¿Estilo Craftsman americano? ¿Colonial? Este es un contexto importante que se debe disponer antes de seguir adelante con nada más.
2. Crea tu estructura desglosada de trabajo (EDT)
Ahora que has identificado los productos finales principales, es el momento de desglosarlos en productos finales más pequeños. Una estructura desglosada de trabajo puede sonar a algo guay o a algo intimidante, pero no tiene por qué serlo.
Durante este proceso, solo tienes que pensar en qué hitos te conducirán hasta tu proyecto completo. No confundas estos con las responsabilidades o las tareas individuales. Tienen que ser productos finales reales y tangibles relacionados con tu proyecto.
Así que para nuestro ejemplo del ebook, sabemos que el producto final principal es un ebook de 12 páginas completo. Pero a lo largo del proceso del proyecto tendremos varios productos finales más pequeños como:
- Diseñar el contenido escrito
- Elaborar el diseño completo del ebook
- Página de inicio
- Envío de un correo anunciando el ebook
Estos 4 productos finales se tienen que completar con el fin de recopilar el proyecto entero. Divide tu propio proyecto en varias partes de trabajo similares.
3. Haz una lista de tus tareas
Ahora, en vez de tener un proyecto grande, tienes los 4 hitos con los que vas a trabajar (el diseño del contenido, la elaboración del diseño, la página de inicio y el lanzamiento del correo electrónico).
Con esta estructura más manejable sobre la mesa, lo tendrás más fácil para identificar cada una de las tareas relacionadas con tu proyecto. Piensa ahora cuáles son las tareas implicadas en cada uno de esos productos finales más pequeños. ¿Qué pasos se tienen que seguir para completar cada tarea?
Por ejemplo, para completar el diseño del contenido del ebook el equipo tiene que:
- Llevar a cabo una investigación
- Programar entrevistas con fuentes expertas
- Completar entrevistas
- Hacer un esquema
- Crear un borrador
- Editar el borrador
Repite este mismo proceso para cada producto final que identifiques. Terminarás con una lista amplia de tareas que se recopilarán para crear tu proyecto.
4. Identifica las dependencias entre las tareas
Por sí solas, las tareas pueden parecer bastante simples. Pero todos los gestores de proyectos saben que en realidad están muy interconectadas, lo que hace que todo el proyecto sea más complejo.
Esto habla de la importancia de detectar pronto las dependencias de los proyectos en estas fases de planificación: antes de planificar tu cronograma de entrega del proyecto. Entendiendo qué tarea depende de otra puedes diseñar un orden de proyecto que sea mucho más sensato y eficaz.
Con tu lista de tareas en mano, echa un vistazo para ver cómo están conectadas entre sí. El equipo de diseño tiene que crear diagramas e infografías para el ebook. Pero, ¿crees que pueden empezar a hacerlo antes de tener el texto y las estadísticas del equipo de contenido? Probablemente no.
Toma nota al principio de estas dependencias para tenerlas en cuenta durante los siguientes pasos.
5. Estima el tiempo necesario para las tareas
Para crear un cronograma de entrega del proyecto que sea lo más preciso posible, al menos debes disponer de una firme comprensión del tiempo que se tarda en cada una de estas tareas. De este modo, podrás ser más realista sobre tu programa y tus fechas de entrega.
Seamos sinceros: estimar el tiempo que necesita una tarea para ser completada puede ser difícil, en particular, cuando culpables como la falacia de la planificación y la tendencia al optimismo entran en juego. Para ayudarte a combatir este idealismo innato que te inspira a definir fechas de entrega inalcanzables, involucra en este proceso a los implicados en tu proyecto.
6. Diseña tu diagrama de Gantt
Ya vienes cargado con los objetivos de tu proyecto, tus productos finales, tus tareas, tus dependencias y tus estimaciones de tiempo, lo que significa que tienes todo lo que necesitas para crear tu cronograma de entrega del proyecto: en forma de diagrama de Gantt.
Si no estás familiarizado con esto, un diagrama de Gantt muestra las tareas del proyecto en relación con el tiempo. En el diagrama, las tareas se representan por medio de barras horizontales. La longitud de cada barra indica la cantidad estimada de tiempo que cada tarea requiere para ser completada. Este diagrama es una visualización útil para comprender (¡y controlar!) tus plazos, además de entender el flujo general de tu proyecto.
Durante el ciclo de vida del proyecto, un gestor de proyectos puede utilizar un diagrama de Gantt para reajustar las duraciones, las fechas de entrega y las dependencias para alinearlas con los cambios en las prioridades y evitar posibles retrasos.
Para tener mayor impacto, puedes compartir tu diagrama de Gantt con todos los miembros del equipo del proyecto desde el principio del mismo (en vez de hacerlo cuando las piezas individuales entren en juego). Se emplea un método de entrega de proyectos más integrado, que es un enfoque extremadamente colaborativo, donde están implicados desde el principio todos los miembros del proyecto en lugar de ir participando en las diferentes fases. Así mejora la transparencia y aumenta la responsabilidad entre tu equipo.
No descuides la entrega
Tu proyecto técnicamente no se ha completado hasta que no se ha entregado, por lo que es probable que la gestión de entrega de proyectos sea una función totalmente separada en numerosas organizaciones. Este paso final importa, ¡y mucho!
No obstante, ten la seguridad de que no necesariamente debes tener un miembro de tu equipo dedicado exclusivamente a la entrega con el fin de bordar este importante paso.
El cronograma de entrega del proyecto te puede ayudar a crear un plan útil, supervisar todo el progreso de tu proyecto y asegurarte de que realmente consigues llegar a la meta. Para saber más sobre cronogramas de proyectos, lee Por qué tu cronograma del proyecto no es preciso (y cómo solucionarlo).
Simplifica tu cronograma de entrega de proyectos con Wrike
Wrike puede ser una herramienta invaluable para construir un cronograma de entrega efectivo para tu proyecto. Con su software de diagramas de Gantt, puedes supervisar, ajustar y comunicar los detalles de tus proyectos, tareas y cronologías de manera eficiente. La capacidad de crear dependencias e hitos te permite entender mejor el progreso de tu proyecto y marcar eventos críticos, asegurando que nada se pase por alto. La claridad y facilidad de uso del diagrama de Gantt de Wrike hacen que la creación de un cronograma de entrega sea un proceso sencillo y transparente.
En resumen, Wrike no solo te ayuda a planificar y visualizar tu cronograma de entrega, sino que también mejora la colaboración y la eficiencia en todo el ciclo de vida del proyecto, asegurando que llegues a la meta de manera efectiva y puntual.
