¿Eres director de marketing y elaboras la misma campaña SEO a diario para todos los nuevos clientes que le llegan? ¿O eres gestor de proyectos con un flujo de trabajo complejo de desarrollo de productos cuya configuración lleva horas? Sabes que tiene que haber una forma más sencilla de gestionar todos estos proyectos repetitivos sin tener que darte de cabezazos contra la pared. Tenemos la respuesta: la solución que buscas son las plantillas de proyectos.
Las plantillas de proyectos son una extraordinaria forma de replicar fácilmente el trabajo en Wrike y se pueden configurar en cuestión de minutos. Pero antes de avanzar demasiado en Template Babylon, asegurémonos de que lo que necesitas son las plantillas.
Cómo saber si debes utilizar plantillas de proyectos
Paso 1: Determina la complejidad del proyecto en una escala del 1 al 4 (1 es lo más sencillo y 4 muy complejo).
Paso 2: Determina la frecuencia del proyecto en una escala del 1 al 4 (1 es muy infrecuente y 4 se repite constantemente).
Si tu puntuación está por encima de 3 en todas las categorías, definitivamente debes utilizar las plantillas. Si la puntuación está por encima de 3 en frecuencia, pero es inferior a 3 en complejidad, podrías beneficiarte del uso de las plantillas. Si la puntuación está por debajo de 1 o 2 en ambas categorías, entonces es mejor que utilices tareas, subtareas y flujos de trabajo personalizados para gestionar el trabajo.
¿Sigues sin tenerlo claro? Aquí encontrarás una lista de casos prácticos habituales de creación de plantillas. Son solo algunos ejemplos, pero no significa que te tengas que ceñir a ellos. Si tu situación es diferente a la descrita en estos ejemplos, pero crees que podrías aprovechar las plantillas, te animamos a que las pruebes y veas si funcionan en tu equipo.
Casos prácticos habituales de creación de plantillas:
- Pedidos
- Implementaciones
- Campañas de marketing
- Flujos de trabajo de desarrollo de productos
- Procesos de solicitud (solicitud de patentes, por ejemplo)
- Proyectos que se repiten y tienen varios pasos
¿Crees que necesitas las plantillas? ¡Podemos ayudarte! Sigue leyendo.
Cómo crear plantillas de proyectos en Wrike
Ahora que sabes que necesitas una plantilla, empecemos a crearla.
Paso 1: Crea una carpeta y llámala "Plantillas". Puedes crear esta carpeta bajo la carpeta raíz, o bien, si tienes varios equipos de diferentes departamentos en Wrike, crea esta carpeta en la carpeta específica de tu departamento (por ejemplo, crea la carpeta "Plantillas de marketing" dentro de la carpeta "Marketing" principal).
Paso 2: Dentro de la carpeta "Plantillas" que acabas de crear, crea una subcarpeta para un proyecto que se repita constantemente. Empieza a crear las tareas dentro de esta carpeta desde el inicio del proyecto hasta su finalización. Asegúrate de detallar al máximo todas las tareas de forma que todas las personas que reciban esta tarea por primera vez sepan exactamente qué deben hacer. Cuando hayas finalizado este paso, debes tener tareas para cada paso necesario del proyecto, incluidas todas las subtareas pertinentes.
Paso 3: Define la duración apropiada de cada una de las tareas que acabas de crear. (Por ejemplo, la tarea X tendrá una duración de 2 días). No es necesario que definas una fecha concreta todavía, eso lo haremos más adelante.
Paso 4: Determina si el proyecto tiene dependencias. Si todas las tareas pueden realizarse a la vez, no es necesario utilizar dependencias y podrás continuar con el paso siguiente. No obstante, lo más probable es que las tareas tengan que realizarse siguiendo un orden concreto, por eso tendrás que configurar las dependencias. Para empezar con las dependencias, asigna las fechas de cada tarea a la fecha actual. Desde aquí, pasa a la vista de cronología y empieza a arrastrar y soltar las tareas para volver a programarlas y definir las dependencias entre ellas. Para obtener más información acerca de cómo configurar dependencias concretas, consulta nuestra página de ayuda. Cuando hayas vuelto a programar todo y hayas configurado las dependencias, el resultado debe ser parecido al siguiente:
Paso 5 (opcional): Si quieres, puedes hacer que la última tarea de la plantilla sea un hito. De este modo actuará como plazo de entrega inaplazable para el proyecto. También puedes añadir asignados a las tareas si hay una misma persona que tiene que repetir las tareas. No obstante, no lo recomendamos utilizar este procedimiento porque podrías sobrecargar fácilmente a alguien si olvidas reasignar dichas tareas después de duplicar la plantilla.
Paso 6: Ahora que has configurado todas las dependencias del flujo de trabajo de la plantilla, el último paso es cambiar cada uno de los estados de las tareas a "Aplazado". De este modo garantizarás que una tarea que reside en la carpeta de plantillas no se confunda con las tareas duplicadas que tengan el mismo título. Puedes hacerlo volviendo a la vista de lista, seleccionando todas las tareas y cambiando el estado de la tarea a "Aplazado" en el panel de la derecha de la página. ¡Et voilà!, has creado una plantilla de proyecto en Wrike.
Cómo iniciar un proyecto desde una plantilla
Ahora que ya hemos creado la plantilla, hablemos de cómo utilizarla cuando te llegue un nuevo proyecto.
Paso 1: Duplica la plantilla. Ve a la carpeta de plantillas y haz clic con el botón derecho en la plantilla que desees utilizar. A continuación, haz clic en "Duplicar carpeta". Cuando se te pida, tendrás que copiar la carpeta con las descripciones de las tareas, los asignados (si lo hubiera), los valores de campos personalizados y, a continuación, volver a programar el proyecto nuevo. Si has utilizado un hito como tarea final en la plantilla, programa la fecha de cierre como la fecha de finalización del proyecto. Si no has utilizado un hito, programa la fecha de inicio con el momento en el que desees que comience el proyecto. También tendrás que cambiar el nombre de la carpeta para que incluya de forma precisa el nombre del cliente, el proyecto o el proceso que se va a repetir.
Paso 2: Arrastra y suelta la plantilla en la carpeta pertinente. A continuación, tienes que trasladar esta carpeta al lugar en el que previamente has almacenado los proyectos del mismo tipo (por ejemplo, una campaña de marketing duplicada debe residir en la carpeta de campañas activas).
Paso 3: Asigna las tareas. Revisa cada tarea de la plantilla y asígnala a los miembros del equipo que tengan el ancho de banda suficiente disponible para completar las tareas. La vista de carga de trabajo es estupenda para esta función, ya que puedes ver quién tiene disponibilidad para aceptar otro proyecto y quién ya está ocupado.
¡Listo! Utiliza este proceso para todos los demás proyectos que se repitan. Ya no tienes que darte de cabezazos contra la pared.
¿Tienes preguntas acerca de la creación de plantillas de proyecto en Wrike? Pregúntanos en la sección de comentarios, o envía un correo electrónico a [email protected], estamos disponibles para ayudarte.
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