Las recientes y rápidas innovaciones en las tecnologías empresariales ha dado lugar a un aumento exponencial de la velocidad de trabajo y los beneficios, pero no ha afectado a las horas de trabajo ni a la carga de trabajo de los empleados de la misma manera. A medida que la tecnología evoluciona para resolver problemas antiguos, surgen otros nuevos (y a veces más complejos) que dificultan la tarea a los empleados, que buscan consejos y trucos de productividad de efecto rápido para aprovechar al máximo cada jornada laboral.
Una gestión eficiente de la carga de trabajo ayuda a los gestores de proyectos y a los equipos a maximizar la productividad a la vez que reduce el riesgo de exceso de trabajo y de agotamiento.
Este artículo analiza varias estrategias para crear un sistema eficaz de gestión de la carga de trabajo . Vamos a compartir 10 consejos y cinco pasos para llevar a cabo el proceso de analizar y gestionar las cargas de trabajo de los equipos y analizaremos cómo crear un proceso simplificado usando el software de gestión de proyectos de Wrike.
¿Qué es la gestión de la carga de trabajo?
La gestión de la carga de trabajo es el proceso de identificar, priorizar y distribuir tareas, responsabilidades y recursos dentro de un equipo para completar proyectos y alcanzar los objetivos establecidos.
El proceso tiene dos vertientes. Por un lado, está la planificación, es decir, la identificación y asignación de los recursos necesarios (como el tiempo, el personal, el presupuesto y los materiales) para movilizar a los equipos y activar los proyectos.
Por otro lado están los flujos de trabajo y la gestión de procesos empresariales, es decir, definir roles y expectativas y establecer estructuras y sistemas que permitan a los miembros del equipo trabajar mejor juntos para entregar proyectos exitosos en todo momento.
¿Por qué es importante la gestión de la carga de trabajo?
Una gestión de la carga de trabajo eficaz ayuda a los gerentes a aprovechar al máximo todos los recursos disponibles. En cada nuevo proyecto se tienen en cuenta los puntos fuertes y las capacidades de los miembros del equipo y se hace un seguimiento del rendimiento a lo largo del tiempo para recopilar información para la planificación de proyectos futuros.
Con la planificación y la gestión de la carga de trabajo, los equipos reducen los casos de indolencia social, una situación en la que algunos miembros del equipo trabajan menos en grupo, dejando que otros asuman la mayor parte de las tareas y lleven el proyecto hasta su finalización.
Otros beneficios importantes de la gestión de la carga de trabajo incluyen:
- Mejora la planificación de proyectos: Una gestión planificada de la carga de trabajo recopila datos que muestran la capacidad individual y del equipo y el rendimiento, la duración estimada de las tareas y el alcance de los recursos críticos del proyecto. Con el tiempo, estos se convierten en información valiosa que ayuda a los gestores de proyecto a mejorar la planificación de los proyectos futuros.
- Reduce el desperdicio: Los sistemas de gestión de la carga de trabajo hacen un seguimiento de los recursos compartidos en una organización. Ya sea en relación con el personal, los materiales, los costes o el tiempo, un sistema de gestión de la carga de trabajo ayuda a los equipos a garantizar que los recursos de la organización se asignen y utilicen de manera óptima para lograr los objetivos principales de la empresa. Implementar un software de gestión de la carga de trabajo en los flujos de trabajo del equipo facilita a todos los involucrados ver dónde puede haber despilfarro o un exceso de esfuerzo.
- Facilita la ejecución satisfactoria de los proyectos: Las empresas que cuentan con unos procesos eficaces de gestión de la carga de trabajo permiten a los empleados hacer su mejor trabajo en plazos razonables. Esto crea espacio para que los empleados ofrezcan un trabajo de calidad, conserven la salud mental y alcancen siempre el éxito. Los equipos con buenas prácticas de gestión de la carga de trabajo están más concentrados y comprometidos y producen mejores resultados en general.
- Mejora la moral del equipo: Sin una gestión de la carga de trabajo, la indolencia social y otros comportamientos laborales negativos pueden no controlarse, lo que lleva a una disminución de la productividad y la moral de los empleados. Los que trabajan duro pueden desmotivarse, mientras que los que hacen poco puede que nunca tengan la oportunidad de crecer. Una gestión eficaz de la carga de trabajo garantiza que todos contribuyan al máximo de sus capacidades, con los retos suficientes para ayudarlos a aprender y mejorar sin agotarse.
- Racionaliza la colaboración: Por último, los sistemas de gestión de la carga de trabajo fomentan un entorno de trabajo que promueve la comunicación abierta, el intercambio de comentarios y la colaboración de los equipos para lograr los objetivos establecidos. Los gerentes pueden decidir cuál es la mejor manera de compartir los recursos disponibles, delegar y comunicar los plazos a los miembros del equipo. Los miembros del equipo pueden hablar con los gerentes cuando se sienten abrumados por la carga de trabajo o buscar el apoyo de los miembros de su equipo.
¿Cómo se analizan las cargas de trabajo?
Para gestionar las cargas de trabajo del equipo de forma eficaz, debes comenzar con un análisis de la carga de trabajo. Piensa en lo que esperas lograr con tu gestión de la carga de trabajo: por ejemplo, mejorar la productividad del equipo, identificar los recursos de bajo rendimiento o reducir el exceso de trabajo entre los jugadores estrella del equipo.
Cuando conozcas el resultado deseado, puedes iniciar un análisis de la carga de trabajo para identificar los desequilibrios y detectar las áreas de mejora en tus procesos y sistemas de trabajo actuales.
Pregunta lo siguiente:
- ¿Cómo se dividen los proyectos y cómo se asignan a los miembros del equipo?
- ¿Quién revisa y aprueba el trabajo entregado?
- ¿Cuánto tiempo llevan las tareas recurrentes? ¿Se pueden eliminar con herramientas de automatización del flujo de trabajo?
- ¿Se asignan demasiados o muy pocos recursos a proyectos específicos?
Revisa quién hace qué y examina las responsabilidades y cargas de trabajo de los miembros del equipo. Toma nota de los desequilibrios y los posibles ajustes que puedes hacer para mejorar el flujo de trabajo y la distribución de la carga de trabajo. Luego, reúnete con tu equipo para escuchar su opinión y obtener información sobre cómo se sienten con respecto a sus cargas de trabajo y cómo las gestionan.
Una vez que tengas esta información, podrás empezar a tomar medidas para resolver los desequilibrios y gestionar las cargas de trabajo del equipo de forma más justa y eficaz. Revisa periódicamente el desempeño de tu equipo para ver hasta qué punto son eficaces los cambios efectuados en la carga de trabajo. Muestra disposición a revisar y ajustar el proceso según sea necesario.
Los 10 mejores consejos para gestionar las cargas de trabajo de los empleados
Existen varios enfoques para gestionar las cargas de trabajo de los empleados. Según los sistemas y los resultados de la organización, los líderes pueden centrarse en estrategias como el control y la gestión del tiempo, la priorización de tareas o las herramientas automáticas de gestión de la carga de trabajo.
Independientemente del enfoque de tu empresa, los siguientes consejos pueden ayudarte a gestionar mejor las cargas de trabajo de los empleados:
- Establece metas y objetivos claros: Los líderes y gerentes de la empresa deben tomarse tiempo para aclarar las metas y objetivos principales para el próximo período o proyecto. Establecer metas deja claro a todos los involucrados lo que se debe lograr y cómo pueden participar. Las metas definen el alcance de un proyecto, el tamaño del equipo y los límites o similitudes con otros proyectos en curso.
- Identifica y asigna los recursos: A partir de los objetivos, los gestores de proyectos pueden diseñar un plan para compartir la carga de trabajo y adecuar los puntos fuertes y las habilidades de los miembros del equipo a las tareas de cada proyecto. Recursos como el tiempo, los materiales, el equipamiento y el presupuesto también se comparten en esta etapa.
- Establece funciones y una cadena de mando: Según el tamaño y la envergadura del equipo del proyecto, puede ser necesario definir las funciones y responsabilidades dentro del equipo para garantizar que el trabajo avance en cada fase y cumpla con los estándares. Definir los roles implica delegar responsabilidades a miembros o grupos específicos del equipo, manteniendo a todos al tanto de lo que están haciendo los miembros del equipo y de lo que deben hacer a continuación.
- Prioriza las tareas: La priorización de tareas ayuda a los gerentes y empleados a canalizar su esfuerzo diario de manera eficiente por el procedimiento de identificar y empezar a trabajar primero en las tareas más importantes o urgentes. Las tareas se pueden priorizar en función de la urgencia, la importancia, la alineación estratégica o el retorno de la inversión (ROI).
- Crea un programa o una cronología: Desarrollar un programa de trabajo o una cronología ayuda a dividir las tareas o proyectos más grandes en partes manejables y a garantizar que los proyectos se completen a tiempo. Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es útil para esta etapa. Wrike ofrece una plantilla EDT para simplificar el proceso y ahorrar tiempo evitando empezar de cero con cada nuevo proyecto.
- Supervisa el progreso y ajusta los planes según sea necesario: La gestión de la carga de trabajo va más allá de la creación del plan y la agenda del proyecto. Evaluar el desempeño individual y del equipo y el progreso del proyecto mientras un proyecto está en marcha ayuda a descubrir las limitaciones, los riesgos potenciales o los conflictos de agenda, lo que permite a los equipos mitigarlos de forma proactiva.
- Comunícate claramente con los miembros del equipo: La comunicación entre los miembros del equipo es la piedra angular de la gestión de la carga de trabajo. Ayuda a identificar posibles problemas o cuellos de botella antes de que se conviertan en problemas graves. Fomenta la comunicación abierta sobre las cargas de trabajo, las expectativas y los plazos. Lo mejor es usar un software de gestión del trabajo para agilizar las conversaciones relacionadas con los proyectos y garantizar que todos estén en sintonía en todo momento.
- Realiza un seguimiento y controla la duración de las tareas: Supervisa y revisa el tiempo que lleva completar las tareas recurrentes del proyecto. Esto proporciona datos completos que ayudan a desarrollar proyectos más exitosos y a aprovechar las capacidades de los empleados sin agotarlos demasiado. Revisa el progreso de cada uno y ajusta sus cargas de trabajo si notas que alguien tiene dificultades. Esto puede significar ajustar la magnitud del proyecto al equipo o redistribuir las tareas de cada uno. Anima a los miembros del equipo a utilizar su tiempo de manera eficiente y minimiza las distracciones mientras estén trabajando.
- Busca ayuda o apoyo cuando lo necesites: Aconseja a los miembros del equipo que busquen ayuda de forma proactiva cuando estén abrumados por sus cargas de trabajo actuales. En lugar de incumplir un plazo o dejar que las tareas programadas queden a un lado, pueden buscar la ayuda de otros miembros del equipo o hablar con un gerente. En situaciones en las que todos tienen mucho que hacer, los gerentes pueden revisar las prioridades de las tareas para ver qué se puede dejar en un segundo plano o considerar la posibilidad de delegar algunas tareas al personal de apoyo o a colaboradores externos.
- Ofrece formación: Considera la posibilidad de proporcionar formación o recursos adicionales a los miembros del equipo que tienen dificultades para cumplir con su carga de trabajo. Esto puede ayudarles a desarrollar sus habilidades y aumentar su capacidad para asumir más tareas, aumentando la capacidad general de carga de trabajo de la empresa.
Cinco pasos esenciales para llevar a cabo una gestión eficaz de la carga de trabajo
Ahora llegamos al meollo de la creación de un proceso de gestión de la carga de trabajo . Sigue los pasos que se indican a continuación para aprender a gestionar las cargas de trabajo de los empleados:
1. Comienza con una plantilla de plan de proyecto
Antes de gestionar las cargas de trabajo de los empleados, debes comenzar con un plan de proyecto definido. Esto te ayuda a establecer objetivos claros y a dividirlos en proyectos y tareas que tu equipo pueda gestionar en un plazo razonable.
Utiliza una plantilla de plan de proyecto para estandarizar la planificación de tus proyectos y ahorrar tiempo a la hora de crear y organizar nuevos proyectos. Con una plantilla, puedes iniciar proyectos similares rápidamente simplemente copiando la plantilla en una nueva carpeta de proyecto y ajustando las fechas, el ámbito y otros detalles.
Las plantillas de plan de proyecto mejoran la visibilidad de todo el plan de trabajo. Sirven como documentos integrales para recopilar y gestionar todas las partes móviles de tus proyectos: los plazos, las funciones, las fechas de entrega y los recursos asignados se pueden introducir, actualizar y comunicar mediante una plantilla de plan de proyecto.
2. Compara la capacidad actual de tu equipo con la carga de trabajo actual
Una vez trazado el plan de proyecto, el siguiente paso es verificar y alinear la carga de trabajo con la capacidad de tu equipo. Un software de gestión de la carga de trabajo te permite ver las cargas de trabajo detalladas de los miembros del equipo y su disponibilidad, lo que te ayuda a hacer un cálculo realista de cuánto puede hacer tu equipo y con qué rapidez. Esta información te permite planificar con más confianza, maximizar los recursos disponibles y reducir las posibilidades de que cualquier miembro del equipo trabaje demasiado.
Ten en cuenta los siguientes factores al estudiar la capacidad de tu equipo frente a su carga de trabajo actual:
- Proyectos actuales y futuros: Estudia los proyectos que están actualmente en marcha o que están por venir. Considera cuánto tiempo y recursos requerirá cada uno y cómo afectará esto a la carga de trabajo del equipo.
- Tiempo de vacaciones de los empleados (PTO): Revisar las vacaciones y la agenda de PTO de los miembros de tu equipo te permitirá saber exactamente cuántas personas estarán disponibles para trabajar en los proyectos en un momento dado.
- Áreas de especialización: Ten en cuenta las habilidades y la experiencia de los miembros de tu equipo. ¿Hay ciertas tareas que solo unos miembros específicos del equipo pueden realizar? Toma nota de su disponibilidad y organiza la carga de trabajo teniendo esto en cuenta.
- Capacidad individual y de equipo: Ten en cuenta la capacidad de trabajo de los miembros de tu equipo. ¿Pueden realizar trabajos adicionales o ya están sobrecargados? Si el equipo está al máximo de su capacidad, puede ser necesario posponer proyectos menos importantes o contratar personal de apoyo o colaboradores externos.
- Priorización de proyectos: Evalúa la prioridad de cada proyecto y determina cuáles deben tener prioridad. Esto ayuda a garantizar que las tareas más críticas se completen a tiempo, incluso si otras menos esenciales se retrasan.
3. Delega tareas según la urgencia y las competencias
Después de determinar la disponibilidad de tu equipo, el siguiente paso es delegar las tareas del proyecto según la urgencia y las competencias de cada miembro. Esto determinará la ruta crítica de los flujos de trabajo y los plazos de tu proyecto, y también la carga de trabajo de cada miembro del equipo.
Puedes utilizar métodos de priorización de proyectos como MoSCoW o la matriz de Eisenhower para garantizar que se aborden primero las tareas más urgentes e importantes. Comparte tu matriz con los miembros del equipo para que puedan entender qué tareas son importantes y por qué; luego, asigna las tareas de mayor prioridad a los miembros del equipo más adecuados.
Los sistemas de gestión de la carga de trabajo son muy útiles aquí. Estas herramientas facilitan el ordenar y comunicar las prioridades de las tareas del proyecto y gestionar las cargas de trabajo de acuerdo con la capacidad individual y del equipo. En el momento de decidir qué miembro del equipo debe completar cada tarea, ten en cuenta sus competencias, su capacidad y su disponibilidad. ¿Podrán asumir esta nueva tarea y hacer un gran trabajo a tiempo?
Ten en cuenta las siguientes consideraciones al priorizar y delegar tareas:
- Cronología del proyecto: Identifica la ruta crítica (tareas que deben completarse antes de que otras puedan comenzar) para cumplir con los plazos del proyecto y delégalas en los miembros o grupos del equipo más adecuados. Luego, pasa a las tareas menos críticas y asígnalas a otros miembros del equipo disponibles, teniendo en cuenta sus puntos fuertes y su disponibilidad. Suma algo de tiempo libre a la agenda del proyecto para garantizar que el trabajo se entregue antes o a tiempo, no después.
- Ámbito del trabajo: Asegúrate de que las tareas delegadas cubran el ámbito general del proyecto y que los miembros del equipo entiendan cómo su trabajo encaja en el panorama general. Revisa el objetivo principal y las tareas asignadas. Es posible que descubras desequilibrios u oportunidades de dividir las tareas de tamaño mediano en partes aún más pequeñas para una ejecución más rápida.
- Competencias colectivas: Las competencias, las capacidades y el compromiso de tu equipo son cruciales para gestionar las cargas de trabajo y maximizar los recursos. Si un proyecto es delicado, urgente o muy selecto, querrás trabajar con los miembros del equipo más fiables y experimentados. Pero no querrás sobrecargarlos de trabajo y dejar a los demás con poco que hacer. Encuentra un equilibrio para mantener a tus jugadores estrella interesados, motivados y comprometidos mientras entrenas a otros para que maximicen sus puntos fuertes.
- Asignación de recursos: A veces, varios proyectos en curso en una organización pueden requerir utilizar los mismos recursos al mismo tiempo. Anima a los gerentes a trabajar juntos para compartir y asignar recursos (por ejemplo, personas, tiempo, presupuesto y materiales) a las diversas tareas por orden de prioridad.
- Gestión de cambios y riesgos: Ten en cuenta cualquier riesgo o problema potencial que pueda surgir a medida que los miembros del equipo trabajan en las tareas del proyecto. Desarrolla y comunica los planes de contingencia destinados a abordar los riesgos en caso de que ocurran. Esto ayuda a prevenir los cuellos de botella que se producen en las tareas que requieren permiso de la dirección y capacita a los miembros del equipo para gestionar sus cargas de trabajo y mantener los proyectos en movimiento.
4. Establece expectativas de rendimiento con tu equipo
Ahora que tienes tu plan de proyecto y has asignado recursos y tareas a los miembros del equipo, debes establecer expectativas de rendimiento claras para todos los involucrados, ya sean equipos internos o colaboradores externos.
Aclara y comunica los estándares de entrega. Informa a los miembros del equipo sobre lo que podría considerarse una tarea o proyecto exitoso. ¿Será suficiente con un producto mínimo viable (MVP) ? ¿O los patrocinadores esperan un producto completamente ultimado?
Informar de las expectativas de rendimiento garantiza que los resultados de las tareas del proyecto cumplan con los estándares, lo que mejora la satisfacción de los clientes y de todas las partes interesadas. Dos formas comunes de calificar las expectativas de desempeño son:
- Gestión de proyectos agile: Los equipos agile trabajan en períodos cortos y se centran en mejorar y ofrecer un valor cada vez mayor a lo largo del tiempo.
- Gestión de proyectos tradicional: Los equipos trabajan con una técnica de gestión tradicional y se centran en crear resultados perfectos desde el principio.
Las plataformas de gestión del trabajo proporcionan herramientas como tablas Kanban para facilitar la transmisión de información y la colaboración, gráficos de Gantt para realizar un seguimiento de los plazos y el progreso de los proyectos, e informes en tiempo real que muestran cuándo te estás desviando de los objetivos o plazos establecidos. Estas herramientas sincronizan la planificación y la gestión de la carga de trabajo con el seguimiento del rendimiento, lo que significa que es más probable que logres el éxito.
5. Sé flexible y adáptate según sea necesario
En este punto, la mayor parte del arduo trabajo de gestión de la carga de trabajo está hecho. Supervisar el progreso del proyecto, la disponibilidad de recursos y el entorno externo te ayuda a predecir y mitigar los riesgos antes de que se conviertan en grandes problemas u obstaculicen todo el proyecto.
Revisa y evalúa periódicamente el progreso del proyecto y el desempeño del equipo y realiza los cambios necesarios en el plan. Esto puede implicar la reevaluación de las prioridades, el ajuste de los plazos o la búsqueda de recursos o apoyo adicionales.
Problemas inesperados como la enfermedad de un miembro del equipo pueden desviar tu proyecto si no tienes configurado un proceso de gestión de cambios . Muestra disponibilidad a recibir comentarios de los empleados y las partes interesadas, así como a iterar para producir mejores resultados para el equipo y la organización.
Usa las herramientas y el software de gestión de la carga de trabajo de Wrike
Plataformas de gestión del trabajo como Wrike eliminan las complejidades de la gestión de la carga de trabajo . Wrike proporciona plantillas y espacios de trabajo colaborativos virtuales para planificar, delegar y hacer un seguimiento del rendimiento de los proyectos de principio a fin.
Wrike también ofrece funciones de automatización del flujo de trabajo que ayudan a los equipos a ahorrar tiempo en trabajos repetitivos y de bajo valor, por ejemplo, la actualización de las hojas de cálculo y la preparación y distribución de los informes. Con estas funciones, los líderes y gerentes de la empresa pueden administrar fácilmente sus cargas de trabajo con menos esfuerzo.
Además, Wrike proporciona una vista de la carga de trabajo para simplificar más la gestión de la carga de trabajo del equipo . El uso de la vista de carga de trabajo permite a los gerentes entender de un vistazo las tareas pendientes de todos los miembros del equipo en un período específico. Puedes acercar o alejar la imagen. La vista es dinámica e interactiva, lo que le permite realizar cambios y optimizar los elementos de acción del flujo de trabajo. Cuando realizas un cambio en un proyecto en curso, las nuevas tareas y actualizaciones se comparten automáticamente con el equipo mediante notificaciones por correo electrónico y flujos de actividad de Wrike.
¿Estás preparado para tomar el control de tu proceso de gestión de la carga de trabajo y diseñar mejores sistemas para que tus equipos puedan aportar su mejor trabajo con buena salud? Prueba hoy mismo la plataforma de gestión del trabajo de Wrike. Comienza con una prueba gratuita de dos semanas.
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